Bewerbermanagement-Prozess: So optimierst du deine Candidate Experience

1. Was ist der Bewerbermanagement-Prozess?
2. So läuft der Bewerbermanagement-Prozess ab
3. Herausforderungen im Bewerbermanagement-Prozess
4. Wie moderne HR-Software das Bewerbermanagement verbessert
5. So sorgt DPS Business Solutions für mehr Effizienz im Unternehmen
6. Fazit: Der Weg zum perfekten Bewerbermanagement-Prozess

Der Arbeitsmarkt wandelt sich seit Jahren immer mehr zum Arbeitnehmermarkt und insbesondere durch den Fachkräftemangel wird es für Unternehmen zunehmend schwieriger, passende Kandidat*innen zu finden. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit begrenzten HR-Ressourcen ist es daher essenziell, einen effizienten Bewerbermanagement-Prozess zu haben. Ein gut strukturierter Bewerbungsprozess hilft nämlich dabei, die besten Talente zu gewinnen und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu minimieren. Bei der Implementierung und Prozess-Optimierung helfen dir wiederum Dienstleister wie die DPS Business Solutions GmbH.

In diesem Artikel erhältst du einen umfassenden Überblick über den Bewerbermanagement-Prozess, die damit verbundenen Herausforderungen und wie eine moderne HR-Software hier wertvolle Unterstützung bietet.

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Was ist der Bewerbermanagement-Prozess?

Der Bewerbermanagement-Prozess umfasst alle Schritte und Aktivitäten, die notwendig sind, um offene Stellen in einem Unternehmen zu besetzen. Dazu gehören unter anderem die Erfassung und Verwaltung von Bewerbungen, die Kommunikation mit den Kandidat*innen, die Organisation von Vorstellungsgesprächen sowie das Aussprechen von Angeboten beziehungsweise Absagen. Der Hauptzweck dieses Prozesses besteht darin, einen strukturierten und effizienten Ablauf zu gewährleisten, der sowohl den Bedürfnissen des Unternehmens als auch denen der Bewerber*innen gerecht wird.

Unterschied zwischen Recruiting und Bewerbermanagement

Während das Recruiting alle Aktivitäten von der Bedarfsanalyse über die Stellenausschreibung bis hin zum Onboarding neuer Mitarbeiter*innen umfasst, ist das Bewerbermanagement ein spezifischer Teilbereich dieses Gesamtprozesses. Es konzentriert sich hauptsächlich auf die Verwaltung und Bearbeitung der eingehenden Bewerbungen sowie die anschließenden Auswahlverfahren. Somit ist das Bewerbermanagement das operative Rückgrat des umfassenderen Recruiting-Prozesses.

Ziele des Bewerbermanagements

Die zentralen Ziele eines effektiven Bewerbermanagements sind:

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung und Strukturierung der einzelnen Prozessschritte können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen. Dies ermöglicht es dem HR-Team, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

• Bessere Candidate Experience: Eine schnelle, transparente und personalisierte Kommunikation mit den Bewerber*innen trägt maßgeblich dazu bei, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren. Eine positive Candidate Experience erhöht die Wahrscheinlichkeit, hochqualifizierte Talente für sich zu gewinnen. Doch nicht nur das – es stärkt zudem auch deine Attraktivität als Arbeitgebermarke.

• Optimierte Personalentscheidungen: Durch den Einsatz strukturierter Verfahren und digitaler Tools können Bewerbungen besser verglichen und bewertet werden. Dies führt zu fundierteren und objektiveren Personalentscheidungen.

So läuft der Bewerbermanagement-Prozess ab

Schauen wir uns einmal genauer an, wie der Bewerbermanagement-Prozess in der Praxis abläuft:

1. Bewerbungseingang

Der Prozess beginnt mit dem Eingang und der Erfassung der Bewerbungen. Hier kommt es darauf an, alle Bewerberinformationen zentral zu sammeln. So kannst du sicherstellen, dass die Anschreiben jederzeit von allen relevanten Stakeholdern eingesehen und bearbeitet werden können.

2. Vorauswahl

Im nächsten Schritt erfolgt die Vorauswahl der Kandidat*innen. Dabei identifizierst du bestimmte Schlüsselqualifikationen und relevante Erfahrungen. Eine gezielte und methodische Vorauswahl konzentriert sich auf die Bewerber*innen, die das größte Potential mitbringen.

3. Kommunikation mit Bewerber*innen

Ist die Vorauswahl getroffen, geht es an die Kommunikation mit den Bewerber*innen. Hier sind vor allem Tempo und Transparenz gefragt – Bewerber*innen erwarten heutzutage eine zeitnahe und persönliche Antwort auf ihre Schreiben. Auf diese Weise signalisierst du deinen Kandidat*innen, dass du sie schätzt und sorgst für eine positive Candidate Experience.

4. Organisation des Auswahlverfahrens

Anschließend folgt die Organisation der Interviews und Assessments. In diesem Abschnitt des Bewerbungsprozesses musst du Termine effizient planen und koordinieren. Eine klare und strukturierte Terminplanung gewährleistet eine reibungslose Abstimmung zwischen den Bewerber*innen und den zuständigen Fachabteilungen im Unternehmen.

5. Entscheidungsfindung

Nach den Bewerbungsgesprächen, Assessment-Centern oder dem Probearbeiten steht die Entscheidungsfindung an. Dies ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, die oft in Abstimmung mit mehreren Entscheidungsträger*innen getroffen wird. Dabei ist es wichtig, strukturierte und einheitliche Kriterien für die Bewertung der Kandidat*innen zu formulieren. So kann die Auswahl objektiv und nachvollziehbar erfolgen und du stellst sicher, dass die beste Entscheidung im Sinne des Unternehmens und der Bewerber*innen getroffen wird.

6. Vertragsangebot oder Absage

Sobald die Entscheidung getroffen ist, geht es an die Erstellung eines Vertragsangebots. Dieser Schritt im Bewerbungsprozess erfordert eine klare und fehlerfreie Ausarbeitung von Dokumenten. Achte darauf, alle rechtlichen Vorgaben und Unternehmensrichtlinien einzuhalten, um Klarheit zwischen beiden Parteien zu schaffen. Doch auch zeitnahe, respektvolle und nachvollziehbare Absagen sind heutzutage ein absolutes Muss.

7. Onboarding-Vorbereitungen

Der Bewerbungsmanagement-Prozess endet mit der Vorbereitung des Onboardings. Stelle sicher, dass von Anfang an alle notwendigen Informationen und Willkommens-Materialien vorliegen, damit sich deine neuen Kolleg*innen gut betreut fühlen.

Herausforderungen im Bewerbermanagement-Prozess

Wie du siehst, gibt es im Laufe des Bewerbungsmanagement-Prozesses einiges zu beachten. Optimierst du diese kritische Phase des Recruitings nicht, läufst du Gefahr, vor folgenden Herausforderungen zu stehen:

Zeitaufwendige manuelle Prozesse

Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit manuellen Methoden zur Verwaltung und Ablage eingehender Bewerbungen. Diese Prozesse sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Das Durchsuchen und Sortieren von Excel-Tabellen oder gar Papierstapeln kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöht auch das Risiko, wichtige Bewerbungen zu übersehen oder Daten falsch zu erfassen. Automatisierte Bewerbermanagementsysteme können hier Abhilfe schaffen, indem sie Routineaufgaben effizienter gestalten und so Ressourcen für strategisch wertvollere Tätigkeiten frei bleiben.

Fehlende Transparenz und ineffiziente Kommunikation

Eine der größten Herausforderungen im Bewerbermanagement ist die fehlende Transparenz und die ineffiziente Kommunikation sowohl intern im HR-Team als auch extern mit den Bewerber*innen. Verzögerte oder unklare Kommunikation kann den Eindruck vermitteln, dass das Unternehmen unorganisiert oder desinteressiert ist. Dies wirkt sich negativ auf die Candidate Experience aus und führt im schlimmsten Fall dazu, dass qualifizierte Kandidat*innen mitten im Prozess abspringen.

Schwierigkeiten bei der Kandidatenverwaltung

Jede*r Kandidat*in bringt unterschiedliche Stärken und Schwächen mit sich. Eine objektive und sachliche Bewertung dieser Kriterien stellt Unternehmen deshalb häufig vor Herausforderungen. Ohne Tools zur Verwaltung und Bewertung der Kandidat*innen besteht die Gefahr, dass qualifizierte Bewerber*innen übersehen oder falsch eingeschätzt werden.

Wie moderne HR-Software das Bewerbermanagement verbessert

Um den oben genannten Herausforderungen entlang des Bewerbermanagement-Prozesses zu begegnen, bietet sich der Einsatz von moderner Software fürs Bewerbermanagement an. Diese adressiert viele große und kleine Aspekte des Hiring-Prozesses und hilft dir dabei, eine positive Candidate Experience zu schaffen:

• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: Eine der größten Stärken moderner HR-Software ist die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Von der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen über den Eingang und die Erfassung von Bewerbungen bis hin zur Terminplanung für Interviews – all diese Schritte können durch Automatisierung beschleunigt werden. Dadurch sparst du wertvolle Zeit und kannst dich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren.

• Strukturierte Datenverwaltung: Die Zeiten von Papierbergen oder unüberschaubaren Bewerbungs-Archiven sind vorbei, denn Bewerbermanagementsysteme ermöglichen eine zentrale Erfassung, Speicherung und Analyse von Bewerberdaten. Dies sorgt für eine geordnete und leicht zugängliche Datenverwaltung. Du hast jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen und kannst Daten effizient auswerten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

• Optimierung der Candidate Experience: Viele moderne HR-Tools unterstützen dich auch bei der Kommunikation mit deinen Kandidat*innen. Zum Beispiel stellen sie E-Mail-Vorlagen bereit oder dienen als zentrale Kommunikationsplattform, die personalisierte Interaktionen erlaubt. Auf diese Weise positionierst du dich als moderne und attraktive Arbeitgebermarke.

• Bessere Team-Zusammenarbeit: Auch die Team-Zusammenarbeit profitiert von digitalen Workflows, die durch HR-Software unterstützt werden. Kollaborative Recruiting-Prozesse ermöglichen es deinem Team, Bewertungen und Kommentare transparent zu teilen und gemeinsam fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität der Auswahlprozesse.

Du siehst also: Die Implementierung eines Bewerbermanagementsystems spart langfristig nicht nur Zeit und Geld, sondern sorgt auch dafür, dass dein Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird, der die besten Talente an sich binden kann. Häufig stehen jedoch vor allem mittelständische Betriebe vor zahlreichen Herausforderungen, wenn es an die Umsetzung geht. Praxisferne Planung, die falsche Software-Wahl oder fehlendes Know-how im Team sind nur einige Hürden, die es zu bewältigen gilt. Ein Dienstleister, der sich genau dieser Probleme für den Mittelstand annimmt, ist die DPS Business Solutions GmbH:

So sorgt DPS Business Solutions für mehr Effizienz im Unternehmen

Die DPS Business Solutions GmbH ist ein IT-Dienstleister, der mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Mit über 25 Jahren Erfahrung und mehr als 130 Mitarbeiter*innen an neun Standorten bietet DPS | BS maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen ERP (Enterprise Resource Planning) und HR (Human Resources). Als größter Sage-Partner in der DACH-Region liegt der Schwerpunkt auf der Implementierung und Betreuung von Softwarelösungen, ergänzt durch IT-Dienstleistungen wie Cloud-Hosting, IT-Sicherheit und Support. Großen Wert legt man hierbei vor allem auf die Automatisierung von Workflows, intelligente Matching-Funktionen und die DSGVO-konforme Datenverwaltung.

Im Bereich Human Resources optimiert DPS | BS zentrale Abläufe:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung für eine rechtskonforme und effiziente Abwicklung

• Recruiting & Bewerbermanagement mittels Digitalisierung von Auswahlprozessen

• Zeitmanagement und zuverlässige Arbeitszeiterfassung

• Personalkostenplanung durch die Erstellung präziser Planungsszenarien

• Mitarbeiterportale zur Förderung der internen Kommunikation durch Self-Service-Lösungen

Für KMU bedeutet das langfristig vor allem eine große Zeitersparnis, bessere Übersicht und nahtlose Integration in bestehende HR-Prozesse.

Fazit: Der Weg zum perfekten Bewerbermanagement-Prozess

Der Bewerbermanagement-Prozess birgt zahlreiche Herausforderungen wie zeitaufwendige manuelle Prozesse, fehlende Transparenz in der Kommunikation und Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Bewertung von Kandidat*innen. Eine moderne HR-Software kann dir helfen, diese Probleme zu lösen: Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, strukturierte und zentrale Datenverwaltung, schnelle und personalisierte Kommunikation mit Kandidat*innen sowie eine bessere Zusammenarbeit der Fachabteilungen sind nur einige Vorteile.

Gerade für KMU lohnt es sich, bei der Implementierung von Dienstleistern wie der DPS Business Solutions GmbH unterstützen zu lassen. Diese übernimmt für dich den gesamten Prozess von der Bedarfsanalyse bis zur finalen Umsetzung inkl. Support bei der Einführung des passenden HR-Systems – und sorgt damit für einen optimalen Bewerbungsmanagement-Prozess in deinem Unternehmen.