Deine Checkliste für eine erfolgreiche Bewerberkommunikation

Wenn du heute nach einem Job suchst, hast du in den meisten Fällen eine große Auswahl. Du kannst von Beginn an aussortieren und dich nur auf das wirklich Reizvolle konzentrieren. Und was sortierst du als Erstes aus? Genau, Arbeitgebende oder Stellenanzeigen, die nicht den richtigen Ton treffen, die einen nicht ansprechen. Veraltetes Wording, zu lange Antwortzeiten oder fehlende Ansprechperson - raus damit. 

Aber was bedeutet das für uns als Arbeitgebende und HR Verantwortliche? Es bedeutet, dass wir dem Thema Bewerberkommunikation unsere volle Aufmerksamkeit schenken sollten. Der Job kann noch so attraktiv sein, das Gehalt ist super und auch der Bewerbungsprozess ist extrem ausgefeilt. Du musst das 1 × 1 der Kommunikation mit möglichen Kandidaten und Kandidatinnen beherrschen, um genau diese Pluspunkte zeigen und ausspielen zu können.  

Was gehört denn alles zur Bewerberkommunikation und wie kommuniziere ich als Arbeitgebende richtig? Welche Dos and Don'ts muss ich beachten und was ist vor allem der Generation Z in der Kommunikation wichtig? First of all: keine Panik. Wir zeigen dir in diesem Artikel, wie du eine erfolgreiche Bewerberkommunikation auf die Beine stellst oder deine bisherige Form zu kommunizieren etwas genauer unter die Lupe nehmen und verbessern kannst. 

Was ist Bewerberkommunikation?

Zur Bewerberkommunikation gehört jeder Weg, auf dem du mit potenziellen Bewerbenden in Kontakt trittst. Von der Stellenanzeige, über den Instagram Account des Unternehmens bis hin zur Einladung zum Video Call per Mail - man hat viele Touchpoints mit Kandidat*innen.

In allen Formaten und Kommunikationsformen geht es darum, wie du dich ausdrückst und ob du deine Zielgruppe damit erreichst. Denn du willst hauptsächlich eins: als attraktives Unternehmen wahrgenommen werden und bestenfalls viele qualifizierte Bewerbungen erhalten. 

Was dir definitiv bewusst sein sollte: Bewerbungen liegen nicht nur in deinem Postfach. Bewerbende haben oft den direkten Vergleich mehrerer Bewerbungsprozesse. Deine Kommunikation macht hier den Unterschied. Wir können die Bezeichnung alle nicht mehr hören, aber wir befinden uns im "war for talents“. 

Was hat sich im Vergleich zu früher verändert? 

Verallgemeinern kann man es natürlich nicht, aber Bewerbende heute haben während der Jobsuche die Qual der Wahl, wenn es um den richtigen Job geht. Die Zeiten, in der es 1.000 Bewerbungen auf eine Stelle hagelt und man sich dann die geeignetsten Kandidat*innen heraussuchen kann, ist schon lange vorbei und trifft nur noch auf die wenigsten Arbeitgebende zu. Vielmehr hat sich das Blatt gewendet. Arbeitgebende müssen den Suchenden etwas bieten und herausstechen. Verantwortung, Freiheit, Vertrauen, Gehalt und Co. sind extrem wichtig, aber noch viel wichtiger sind die Werte des Unternehmens.

Aus der Sicht der Bewerbenden heißt das:

• Fühle ich mich hier wohl?
• Steht das Unternehmen für Dinge ein, die mir wichtig sind?
• Tickt das Team wie ich?

Diese Dinge werden in der Kommunikation nach Außen vermittelt und zeigen sich durch Inhalte auf Karriereseite, Stellenanzeigen und den Socials. Die Ansprache, die Verständigung im Bewerbungsgespräch und Ähnliches sind Indikatoren dafür, wie zugehörig ich mich hier eines Tages fühlen kann, ob ich gerne zur Arbeit gehe und ich meinen Wohlfühlort gefunden habe. 

Vor allem die Generation Z, gezeichnet durch einen bewussteren politischen Umgang mit der Gesellschaft, legt Wert auf Freiheit, Transparenz, Authentizität und Wertschätzung. Eine inklusive genrekonforme Ansprache, offene und transparente Zeitangaben zu einer Rückmeldung zur Bewerbung können entscheidende Aspekte sein, nicht kategorisch aussortiert zu werden. 

Und genau deshalb ist ein stimmiges und wasserfestes Kommunikationskonzept so wichtig. Die Bewerberkommunikation ist kein festes Konstrukt, sondern ein Puzzle, das sich aus vielen Teilen zusammensetzt und dann ein Gesamtbild erzeugt. Das Allerwichtigste: Alle Teile sind aufeinander abgestimmt und greifen ineinander. Wenn du auf deiner Karriereseite bspw. das "Du" verwendest und dann in der Stellenanzeige "Sie" zum Einsatz kommt, sorgt das für Verwirrung. 

Du solltest dir also im Vorhinein Gedanken machen und folgende Fragen stellen: 

• Wer ist meine Zielgruppe? Und wie würde sich diese vielleicht angesprochen fühlen? 
• Wie will ich meine Zielgruppe "Bewerbende" ansprechen? 
• Wie wichtig ist mir eine diverse Ansprache? Beziehe ich alle Menschen mit ein?
• Was sind unsere Unternehmenswerte und zeige ich sie nach Außen? 
• Wie transparent möchte ich meinen Bewerbungsprozess halten?
• Kann ich Deadlines benennen?
• Welche Versprechen kann ich eine*r potenziellen Kandidat*in geben? 

Deine Touchpoints mit Kanditat*innen

Hier kommen die wichtigsten Touchpoints von Unternehmen mit Bewerbenden, aufgeteilt in die wichtigsten Phasen der Candidate Journey, abgeleitet von dem Recruitment funnel nach Tracy Parsons (2016).

Quelle: ADBAKER

Phase 1: AWARENESS & CONSIDERATION

In dieser Phase geht es darum, als Arbeitgebende wahrgenommen zu werden. Hier findet meist der erste Kontaktpunkt statt: Personen, die aktiv nach einer neuen beruflichen Herausforderung suchen, sich über ein Unternehmen informieren wollen, oder erst auf die Idee eines Jobwechsels gebracht werden, können hier bereits erreicht werden. Du solltest daher eine stimmige Employer Branding-Strategie haben und dir Gedanken machen, auf welchen Plattformen und über welche Kanäle du in Kontakt treten oder wahrgenommen werden willst. 

• Homepage & Über Uns Seite 
• Social Media Accounts (z.B. Instagram, Linkedin)
• Arbeitgebende Plattformen (wie kununu oder glassdoor)
• Active Search, Direktansprache
• (Social) Ads 

Phase 2: INTEREST & APPLICATION 

Eine mögliche Kandidatin oder ein möglicher Kandidat hat dich als Arbeitgebende oder die Stelle gefunden und möchte sich im nächsten Schritt bei dir bewerben. Diese Touchpoints sind also in einer fortgeschritteneren Phase. Es besteht ein echtes Interesse. Gestalte daher die Stellenanzeige catchy, aufschlussreich und authentisch. Außerdem sollten die Hürden für Bewerbende so gering wie möglich sein. Klare Angaben, welche Dokumente benötigt werden und ein intuitives Bewerbungsformular helfen hier ungemein. So kannst du identifizieren, ob die Bewerbenden zu deiner Kultur passen und erleichterst ihnen gleichzeitig den Prozess. 

• Stellenanzeige
• Bewerbungsformular/ Jobportal 
• Karriereseite 

Phase 3: SELECT & HIRE

Die Person hat sich bereits für dich entschieden und die Bewerbung an dich herausgeschickt. Eine klare Angabe zum weiteren Prozess ist nun wichtig sowie eine persönliche Betreuung. In dieser Phase kommt es womöglich zum ersten Mal zu einem Austausch zwischen Recruiter und Kandidat*in. 

• Eingangsbestätigung
• Erste Kontaktaufnahme und Terminvereinbarung
• (Online-) Bewerbungsgespräche 
• Office Day, Kennenlernen des Teams und Probearbeitstag 
• Angebot und Vertragsverhandlung 
• Zu- oder Absage

Wenn du erst einmal alle Touchpoints identifiziert hast, kannst du dir jetzt Gedanken machen, was du in welchen Schritten kommunizieren möchtest. 

Checkliste erfolgreicher Bewerberkommunikation

Diese Checkliste zeigt dir, auf welche Dinge du achten solltest: 

• Halte den Zeitplan ein: Schicke automatisierte Eingangsbestätigungen heraus, lege dir Erinnerungen für Antworten. 
• Transparenz: Mache Zeitangaben zum Bewerbungsprozess. Wann können Bewerbende mit einer Rückmeldung rechnen? Hole die Person (vielleicht sogar telefonisch) ab, falls es mal länger dauern sollte. 
• Wertschätzender Umgang: Ein ausformuliertes “Danke” in einer Eingangsbestätigung, aber auch der Absage zeigt, dass du den Aufwand der Bewerbung wahrgenommen hast.
  ⁠Hier hast du einmal eine Vorlage für eine wertschätzende Absage:

Hallo (VORNAME), 

danke für Dein Interesse an (UNTERNEHMENSNAME), wir freuen uns total, dass Du Teil des Teams werden möchtest. 

Wir können uns gut vorstellen, wie viel Zeit und Mühe man in eine aussagekräftige Bewerbung steckt und das wissen wir sehr zu schätzen. Deshalb haben wir uns gründlich Zeit genommen, um uns Deine Unterlagen anzuschauen und dann zu entscheiden, wie es weitergeht.
Leider müssen wir Dir aber sagen, dass wir den Bewerbungsprozess an dieser Stelle nicht weiter mit Dir gehen können. Das tut uns leid. Hier geht es nicht um Richtig oder falsch, sondern um unsere spezifischen Anforderungen für die Stelle - in den meisten Fällen hat eine andere Kandidatin oder ein anderer Kandidat noch ein Stückchen besser gepasst. 

Wir hoffen auf Dein Verständnis, dass wir keine möglichen Absagegründe per Mail verschicken. 

Wir wünschen Dir viel Erfolg bei der weiteren Suche und alles Liebe auf Deinem weiteren Weg. Behalte uns und unsere Jobangebote gerne im Auge und melde Dich für unseren Job Newsletter an (LINK ZUM NEWSLETTER),vielleicht passt es zu einem anderen Zeitpunkt noch einmal. 

Viele Grüße 

(DEIN VORNAME + UNTERNEHMENSNAME)

• Authentisch: Zeige echte Teamfotos auf der Karriereseite und nimm eure Follower in eurem echten Office-Alltag auf Instagram und TikTok mit.
• Einheitlich: Bewerbende werden z. B. konsequent geduzt. 
• Passe dich an die Zielgruppe an: Du suchst Studierende im Marketingbereich, dann solltest du die Möglichkeit einer Videobewerbung bieten. Ein*e Malermeister*in im Familienbetrieb bewirbt sich vielleicht lieber per Mail.
• Persönlich: Lade die Kandidat*innen zu euch ins Office ein und bindet das bestehende Team mit ein.
• Auf Augenhöhe: Formuliere die Stellenanzeige so, als würdest du mit zukünftigen Kolleg*innen sprechen.
• Ehrlich aber feinfühlig: Benenne Absagegründe nach einem Bewerbungsgespräch bspw. telefonisch ehrlich auf das Fachliche bezogen, damit man deine Entscheidung nachvollziehen kann. Werde dabei aber nicht persönlich und bleibe wertschätzend.
• Ansprechpartner*in: Gib die Ansprechperson mit den nötigen Kontaktdaten für Rückfragen an, das macht das Ganze auch direkt persönlicher. 
• Kurz und knackig: Frage im Bewerbungsformular nur die wichtigsten Dinge ab, sonst könntet ihr Bewerbende im Prozess verlieren. 
• Hole dir Feedback ein: Das ehrlichste Feedback erhält man durch Umfragen unter abgelehnten Kandidat*innen. 

Fazit

Wir halten fest: Die Kommunikation mit Bewerbenden ist essenziell, wenn nicht sogar der wichtigste Punkt der ganzen Candidate Journey. Gerade, weil Jobsuchende heute vor einer so großen Auswahl stehen. Es ist wichtig, sich als Arbeitgebende klar zu positionieren, um sich dadurch von der Masse abzuheben. Ob eine bewusste oder unbewusste Wahrnehmung der Employer Brand oder der Kommunikation mit Recruiting-Verantwortlichen eines Unternehmens – Jobsuchende verstehen schnell, ob sich ein Unternehmen authentisch präsentiert. Die Kommunikation mit Bewerbenden ist also ein ausschlaggebender Faktor. 

Den obligatorischen Obstkorb und ein branchenübliches Gehalt zu bieten, reicht schon lange nicht mehr aus. Authentizität, Transparenz und Wertschätzung sind wahre Magnete für Bewerbende und der Job des Talent-Managements ist es, diese Punkte in der Bewerberkommunikation an allen Touchpoints zu kommunizieren. 

 

Vor allem die Generation Z sucht sich neue Arbeitgebende sehr bewusst aus.  Neben immer beliebteren alternativen Arbeitszeitmodellen tritt eine 40-Stunden-Woche immer mehr in den Hintergrund und es wird stark abgewogen, ob das neue Arbeitsumfeld mit den eigenen Werten und Überzeugungen übereinstimmt. Auch hier zählt wieder, inwiefern man sich als Unternehmen mit der Zielgruppe auseinandersetzt und auf die Bedürfnisse eingestellt hat. Das Angebot, zu einer Stellenanzeige per Whatsapp zu kommunizieren, Rückfragen zu stellen oder auch einen Termin für den nächsten Videocall auszumachen, kann für diese Zielgruppe schon ein riesiger Pluspunkt sein.

Innerhalb des Bewerbungsprozesses können Funktionen von HR-Tools die Kommunikation vereinfachen. Die meisten Bewerbermanagement-Software wie Personio, Haufe HR Services, Jobshop, Workwise und staffitpro bieten E-Mail Vorlagen und automatisierte Nachrichten, damit auch keine Bewerbung untergeht. Außerdem weisen die meisten Tools auf offene Rückmeldungen fristgerecht hin. So müssen Bewerbende in keiner Bewerbungsphase auf Rückmeldung warten.  

So können wichtige Aspekte der Bewerberkommunikation wie kurze Antwortzeiten, ein aufrichtiges Danke für eine erhaltene Bewerbung, aber auch ein persönlicher und lockerer Umgang auf Augenhöhe im Bewerbungsgespräch, authentische, wenn auch nicht perfekte Einblicke in den Arbeitsalltag auf TikTok oder eine ehrliche und persönliche Absage entscheidende Faktoren dafür sein, dass sich eine Person wertgeschätzt fühlt und den Bewerbungsprozess bei dir als ein positives Erlebnis verbucht. 

Dabei ist die Kommunikation in verschiedenen Szenarien gleich wichtig - egal ob es zu einer Zusammenarbeit kommt und die Person somit einen perfekten Start in deinem Unternehmen hat oder es zu einer Absage kommt. Ein positives Erlebnis durch eine starke, wertschätzende und transparente Bewerberkommunikation kann auch langfristige Vorteile haben. Vielleicht ist es aktuell noch zu keiner Zusammenarbeit gekommen, es könnte aber zu einem späteren Zeitpunkt passen und die Person behält dich und dein Unternehmen positiv im Hinterkopf und bewirbt sich erneut. Oder aber, auch kein seltenes Szenario: Die Person empfiehlt den Job in ihrem Netzwerk oder an eine andere Person weiter, die dann ein perfektes Match ist. Die langfristige Perspektive einzunehmen, lohnt sich.

Communication is key - egal ob kurzfristig oder langfristig, repräsentiert deine Kommunikation dich und dein Unternehmen und kann den Unterschied für Bewerbende machen.