Bewerbungsgespräch führen: Die wichtigsten Tipps & Fragen, die du stellen solltest

Sowohl für Arbeitgeber*innen als auch Bewerber*innen ist das erste Bewerbungsgespräch ein entscheidender Punkt im Rekrutierungsprozess. So dient dieses Gespräch nicht nur dazu, die Qualifikationen der Bewerber*innen zu überprüfen, sondern auch, um sich einen persönlichen Eindruck zu verschaffen und die passenden Kandidat*innen für das Unternehmen zu identifizieren. 

Egal ob du das Vorstellungsgespräch führst oder als Bewerber*in auftrittst: In diesem Artikel führen wir dich von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung Schritt für Schritt durch den Prozess und gehen dabei auf wertvolle Tipps, wichtige Fragen und bewährte Methoden für beide Seiten ein. 

Was ist das Ziel eines Bewerbungsgesprächs?

Das Ziel eines Bewerbungsgesprächs ist es, dass sich Arbeitgeber*innen und Bewerber*innen kennenlernen und gemeinsam herausfinden, ob sie zueinander passen. So können sich Arbeitgeber*innen nicht nur einen guten Überblick über die fachlichen Fähigkeiten und beruflichen Erfahrungen der Bewerber*innen verschaffen, sondern bekommen auch einen Einblick in deren Persönlichkeit. Letztendlich geht es nämlich nicht nur um die Eignung für eine ausgeschriebene Position, sondern auch darum, dass die Kandidat*innen zum Unternehmen und der dort gelebten Kultur passen. Dieses gegenseitige „Beschnuppern“ bietet dabei auch den Bewerber*innen die Möglichkeit, sich ein besseres Bild vom Unternehmen sowie der ausgeschriebenen Position zu machen.

Wie lässt sich ein Bewerbungsgespräch von Arbeitgeber*innen gut vorbereiten?

Die Vorbereitung auf ein Bewerbungsgespräch ist essenziell – auch auf Seiten der Arbeitgeber*innen. Daher geben wir dir nachfolgend ein paar Tipps an die Hand, die dir nicht nur als Arbeitgeber*in weiterhelfen sollen, sondern dir auch als Bewerber*innen ein Gefühl dafür geben, inwieweit sich dein Gegenüber vorbereitet hat:

• Stellenbeschreibung verstehen: Klare Kenntnisse über die Position und die Anforderungen sind unerlässlich – und das erfordert einen klaren Austausch zwischen HR und den jeweiligen Teams. Auf diese Weise können die Recruiter*innen besser verstehen, welche Anforderungen die Kandidat*innen erfüllen müssen und was sie erwartet.
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• Bewertungskriterien festlegen: Definiere im Voraus, nach welchen Kriterien die Bewerber*innen für eine objektive Beurteilung bewertet werden sollen. Diese Kriterien können von einem freundlichen und interessierten Auftreten über die Motivation für den Job bis hin zu gewissen Fachkenntnissen verschiedene Aspekte umfassen.
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• Stelle einen klaren Leitfaden auf: Lege auch vorab die Struktur des Gesprächs fest, um sicherzustellen, dass alle relevanten Fragen gestellt werden. 
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• Informiere dich über die Bewerber*innen: Schau dir den Lebenslauf und die Bewerbungsunterlagen der Kandidat*innen gründlich an, um gezielte Fragen stellen zu können und dadurch ebenfalls zu signalisieren, dass du dich gut vorbereitet hast.
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• Fragen vorbereiten: Bereite eine Liste von Fragen vor, die sowohl fachliche als auch persönliche Aspekte abdecken, um ein umfassendes Bild zu erhalten.
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• Klärung von Erwartungen: Stelle sicher, dass die Erwartungen an die Position und das Unternehmen klar kommuniziert werden. Dazu gehört nicht nur der zukünftige Aufgabenbereich, sondern auch Rahmenbedingungen wie das Gehalt, Urlaubstage, Home-Office-Optionen oder Weiterbildungsmöglichkeiten.
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• Angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen: Sorge für eine entspannte Umgebung, in der sich die Bewerber*innen wohl fühlen und sich offen äußern können.
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• Aktives Zuhören: Höre aufmerksam zu, um die Antworten der Bewerber*innen besser zu verstehen und – wenn nötig – nachfragen zu können. Dazu gehört auch, dass du während des Vorstellungsgesprächs den Blick aufs Handy oder das Checken von Mails vermeidest. Die potenziellen neuen Kolleg*innen sollen deine volle Aufmerksamkeit erhalten und einen positiven Eindruck gewinnen.
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• Rahmen für Fragen am Ende schaffen: Biete den Bewerber*innen die Möglichkeit, Fragen zu stellen und kläre offene Punkte.
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• Bonus – Teammitglieder einbeziehen: Wenn direkte Teammitglieder am Gespräch teilnehmen, wird die Gesprächsatmosphäre von den Bewerber*innen meist als entspannter wahrgenommen, als wenn zum Beispiel nur Recruiter*innen und Personen aus der Geschäftsführung mit dabei sind. Darüber hinaus können jobspezifische Fragen direkt geklärt werden und zudem besser beurteilt werden, ob die Person in das entsprechende Team passt.

Welche Phasen gibt es im Bewerbungsgespräch und was ist dabei zu beachten?

Ein Bewerbungsgespräch besteht aus mehreren Phasen, die jeweils eine wichtige Rolle spielen. Allerdings zeichnet sich ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch nicht durch das starre Durchlaufen dieser Phasen und Abhaken aller offenen Fragen aus, sondern auch durch eine angenehme Atmosphäre und einer Begegnung auf Augenhöhe. Daher geben wir nachfolgend nicht nur einen Überblick über die einzelnen Schritte, sondern auch Tipps, die Arbeitgeber*innen dabei helfen sollen, eine positive Gesprächsatmosphäre zu schaffen.

Doch Halt! Die Phase vor dem Vorstellungsgespräch spielt ebenfalls einen essenziellen Part im Bewerbungsprozess und sollte keinesfalls vernachlässigt werden. Da sich die Kommunikation vor dem ersten persönlichen Kennenlernen meist auf den Austausch von Mails beschränkt, möchten wir hierzu ebenfalls ein paar Tipps geben:

• Zeitnahe Rückmeldung: Wer gute Talente für sich gewinnen möchte, sollte schnell sein. Daher empfiehlt es sich, stets zeitnah auf die Nachrichten der Bewerber*innen zu reagieren und dabei auf alle gestellten Fragen einzugehen. Dies macht nicht nur einen guten Eindruck, sondern zeugt auch von Professionalität und lässt erste Rückschlüsse auf die Arbeitsweise und interne Organisation des Unternehmens schließen. Vor allem im Hinblick auf den War for Talents ist es heute wichtiger denn je, dass der Bewerbungsprozess nicht unnötig in die Länge gezogen wird.
• Transparent sein: Damit die Bewerber*innen nicht komplett ins kalte Wasser geworfen werden, solltest du ihnen am besten vorab mitteilen, welche Personen an dem Vorstellungsgespräch teilnehmen werden und welche Position diese im Unternehmen haben.

Soweit alles klar? Dann kommen wir jetzt wie versprochen zu den verschiedenen Phasen des Bewerbungsgesprächs.

1. Begrüßung und Vorstellung

Beginne das Gespräch mit einer herzlichen Begrüßung, um Nervosität und Spannungen abzubauen und den Einstieg zu erleichtern. Zudem lockert eine persönliche Vorstellung aller Teilnehmenden die Runde auf, öffnet die Tür für eine offene Kommunikation und ermöglicht es den Bewerber*innen, erst einmal „anzukommen“ und sich einen Überblick zu verschaffen.
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⁠⁠Tonalität: Wähle eine respektvolle und zugleich lockere Tonalität. Dies hilft den Bewerber*innen, sich zu entspannen und authentische Antworten zu geben.
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2. Fragen zum Lebenslauf

Nachdem die Bewerber*innen ihren Werdegang präsentiert haben, kannst du hierzu direkt Fragen stellen.

3. Fachliche Fragen

Und wenn ihr sowieso schon beim Thema Werdegang seid, bietet es sich an, die fachlichen Kompetenzen und beruflichen Erfahrungen der Kandidat*innen näher zu beleuchten und situative Fragen zu stellen. Auf diese Weise kannst du herausfinden, welche Anforderungen die Kandidat*innen bereits erfüllen und wie sie berufliche Herausforderungen angehen würden.

4. Persönliche Fragen und Fit für das Unternehmen

Inwiefern passen die Bewerber*innen zum Team und zur Unternehmenskultur? In einem bedürfnisorientierten Gespräch könnt ihr diese Frage gemeinsam klären und herausfinden, ob eure Erwartungen und Wünsche zusammenpassen.

Einige gängige Fragen, die Arbeitgeber*innen in Vorstellungsgesprächen sowohl zu fachlichen als auch persönlichen Aspekten stellen, sind zum Beispiel:

• Motivation und Interessen: Warum haben sich die Bewerber*innen auf die Stelle beworben und was reizt sie daran?
• Fachkenntnisse: Welche Fähigkeiten bringen die Bewerber*innen mit und wie gehen sie mit beruflichen Herausforderungen um?
• Erfahrungen und Projekte: Was sind/waren im bisherigen Job die Hauptaufgaben? Welche Projekte haben sie bisher durchgeführt? Auf welche beruflichen Erfolge sind sie besonders stolz?
• Kreativität und Innovation: Welche besonderen Ideen haben sie in Ihrem vorherigen Job umgesetzt?
• Teamarbeit und Konflikte: Wie gehen die Bewerber*innen mit Teamarbeit und Konflikten um? Wie organisieren sie sich in ihrem Arbeitsalltag?
• Zukunftspläne: Wo sehen sich die Bewerber*innen in Zukunft und wie möchten sie sich weiterentwickeln?
  

5. Fragen der Bewerber*innen

Ermutigt die Bewerber*innen dazu, Fragen zu stellen! Auf diese Weise könnt ihr sicherstellen, dass nichts ungeklärt bleibt. Zudem können die Kandidat*innen diese Gelegenheit dazu nutzen, weitere unternehmens- oder stellenspezifische Fragen zu stellen, um so ihr Interesse am Unternehmen zu verdeutlichen. Beispiel dafür wären u.a.:

• Wie sieht der Onboarding-Prozess aus?
• Wie wird Erfolg für diese Position definiert?
• Wie werden individuelle Stärken gefördert?
• Wie häufig finden Feedbackgespräche statt?

6. Verabschiedung und Ausblick

Beende das Gespräch mit einem positiven Ausblick und erläutere die nächsten Schritte im Auswahlprozess. In den meisten Fällen führen Unternehmen mit den passenden Kandidat*innen mehr als nur ein Bewerbungsgespräch durch und senden ihnen im nächsten Schritt oftmals auch noch eine Probeaufgabe zu. Lasse deine Gesprächspartner*innen also wissen, was (im besten Fall) noch auf sie zukommen wird.

Es ist wichtig, während jeder dieser Phasen aufmerksam zu sein und gezielt Fragen zu stellen, um ein umfassendes Bild von den potenziellen neuen Kolleg*innen zu erhalten. Vermeide es jedoch, strikt an vorbereiteten Fragen festzuhalten und sei flexibel bei der Gestaltung des Gesprächs, um auf individuelle Bedürfnisse eingehen zu können.

Wie lange sollte ein Bewerbungsgespräch dauern?

Die Dauer eines Bewerbungsgesprächs variiert je nach Position und Komplexität. Im Allgemeinen sollte ein Gespräch jedoch nicht länger als 60-90 Minuten dauern, um die Konzentration aller Beteiligten aufrechtzuerhalten.

Was ist in der Nachbereitung eines Bewerbungsgesprächs wichtig?

Die Nachbereitung eines Bewerbungsgesprächs ist genauso wichtig wie die Vorbereitung. Hier sind einige Punkte, die Arbeitgeber*innen nach dem Gespräch durchgehen sollten:

• Bewertung: Nimm dir direkt im Anschluss Zeit, um deine Eindrücke und Bewertungen der Bewerber*innen zu notieren. Auf diese Weise fällt es dir leichter, dich zu einem späteren Zeitpunkt wieder in die individuellen Situationen hineinzuversetzen und eine Entscheidung zu treffen.
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• Feedback: Hole dir die Einschätzung der anderen Gesprächsteilnehmenden ein und gebe den Bewerber*innen konstruktives Feedback, auch wenn sie nicht ausgewählt wurden. Dies zeigt Professionalität und Wertschätzung.
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• Entscheidung treffen: Triff basierend auf den Bewertungen und Gesprächen eine fundierte Entscheidung über die Auswahl der Kandidat*innen. Die Person sollte nicht nur auf fachlicher Ebene überzeugt haben, sondern auch in das Team passen.
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• Kommunikation: Informiere die ausgewählten Kandidat*innen über die Entscheidung und den weiteren Ablauf.

Hilfreiche Tools für die Vorbereitung, Nachbereitung und Evaluation eines Bewerbungsgesprächs

Für die Vorbereitung, Nachbereitung und Evaluation von Bewerbungsgesprächen bieten dir Tools aus der OMR Reviews-Plattform wertvolle Unterstützung. Hier sind einige empfohlene Tools:

1. Personio
   ⁠Bei Personio handelt es sich um eine All-in-One-Software, die sich zur Verwaltung des gesamten HR-Lebenszyklus eignet – inklusive des Bewerbermanagement natürlich. So kannst du über dieses Tool nicht nur Stellenanzeigen erstellen und Vorstellungsgespräche planen, sondern auch den Bewerbungsprozess tracken sowie die Daten der Bewerber*innen und deren Evaluation verwalten. Und wenn du dann die passenden Kandidat*innen eingestellt hast, kannst du das Tool aufgrund seines großen Umfangs und seiner Übersichtlichkeit auch bestens für das weitere HR-Management nutzen.
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2. HR Puls
   ⁠Die cloudbasierte Software HR Puls bietet verschiedene Suiten, unter anderem auch die Recruiting Suite. Die Module sind hier frei wählbar und reichen vom Bewerbermanagement über Active Sourcing und Diagnostik bis hin zur Personalplanung und Bewerber*innenbefragungen. Praktisch: HR Puls kann an verschiedene Stellenportale angebunden werden und auch eine Integration von Social-Media-Plattformen wie Instagram & Co. ist möglich. Allerdings braucht es etwas Zeit, um sich in das Tool einzuarbeiten und häufig auch die Hilfe des Supports, der jedoch gut erreichbar ist und individuelle Unterstützung bietet.
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3. Sage HR
   ⁠Auch Sage HR bietet unterschiedliche Lösungen an, unter anderem auch „Sage People“. Dieses cloudbasierte Personalmanagementsystem eignet sich vor allem für größere und multinational agierende Unternehmen und verfügt nicht nur über ein mehrsprachiges System mit Informations- und Kommunikationsplattform, sondern bietet auch Analytics- und Controlling-Möglichkeiten, ein umfassendes Recruiting und Onboarding sowie das Performance- und Talentmanagement. Zusätzlich kannst du auch über diese Software Drittsysteme integrieren.

Fazit

Ein erfolgreiches erstes Bewerbungsgespräch erfordert eine gründliche Vorbereitung, klare Kommunikation und eine positive Gesprächsatmosphäre – sowohl auf Seiten der Bewerber*innen als auch auf Seiten der Arbeitgeber*innen. Mit diesem umfassenden Artikel rund um das Thema Bewerbungsgespräch erhältst du eine fundierte Anleitung, um die besten Talente für dein Unternehmen auszuwählen und die Bewerbungsphase erfolgreich zu meistern.

Wenn du weitere wertvolle Informationen rund um die Themen HR-Management und Bewerbermanagement suchst, findest du auf OMR Reviews eine Fülle von Ressourcen und Tools, die dir dabei helfen können, die besten Entscheidungen für dein Unternehmen zu treffen.