HRlab

HRlab war bei unserer Suche nach einer Personalmanagement-Software vor mittlerweile sechs Jahren für uns schnell der überzeugendste Partner - und ist es bis heute! Die HRlab GmbH hat höchste Ansprüche an ihre Arbeit, alle steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Punkte praxisnah in eine vollumfängliche und doch flexible Software zu integrieren. Der HRlab-Kunde und der eigene hohe Anspruch stehen im Mittelpunkt – nicht die schnellste Skalierung des eigenen Produktes oder eine Software für große Unternehmen möglichst einfach für KMU downzugraden. Auch wenn HRlab noch nicht perfekt ist, ist sie für uns weiterhin die erste Wahl. HRlab kann alles Wichtige, was wir als Agentur mit ca. 50 Mitarbeitern brauchen - zu einem guten Preis. Außerdem lieben wir den Austausch mit dem HRlab-Team um mit ihm zusammen die Software voranzubringen. Alle haben immer ein offenes Ohr für Probleme und Anregungen, die Antworten kommen zeitnah und sowohl technisch, rechtlich als auch praktisch in alle Richtungen durchdacht. Die Usability hat sich in den letzten Jahren auch deutlich verbessert und das Tool ist viel intuitiver geworden.

Die angekündigte Umsetzungsgeschwindigkeit von neuen Features konnte bisher von HRlab nicht immer eingehalten werden. Die Neuerungen gehen erst live, wenn sie Hand und Fuß haben - was wir wiederum sehr schätzen!

Wir nutzen HRlab für die Verwaltung der Mitarbeiter-Stammdaten, Vertrags- und Entgeltentwicklungen, Urlaubs- und Krankheitsmanagement, Geschäftsreisen, Zeiterfassung von Werkstudenten, Dokumentenerstellung und Aufbereitung aller relevanten Informationen für unser externes Steuerbüro. Wir wollen die Berichtsfunktionen von HRlab künftig noch besser für unser Controlling nutzen können und freuen uns auf die nächsten gemeinsamen Schritte!

HRlab ist sehr übersichtlich gestaltet. Das bedienen ist sehr einfach und geschieht intuitiv. Es werden natürlich kompakte aber auch ausführliche Schulungen angeboten. Herr Ebbecke steht jederzeit und auch gerne kurzfristig für jede Frage zur Verfügung. Sehr gute Kommunikation.

Einige Felder haben derzeit keine "Funktion". Diese kann man aber an einer Hand abzählen, sind bekannt und werden auf Nachfrage bereits im viertel Quartal rausgenommen.

Vorrangig nutzen wir HRlab als digitale Personalakte und zur Stammdatenpflege. Es können zahlreiche und umfassende Berichte zur Auswertung erstellt werden, dies erleichtert uns schnell Statistiken zu ziehen und diese Auszuwerten. Zudem als Vorbereitung und Schnittstelle für die Lohnabrechnung. Das umfassende Abwesenheitsmanagement innerhalb der Anwendung ist ein weiterer Nutzen ohne eine zweite Lösung bei wieder einem wieder anderen Anbieter anzuwenden.

- Hervorragender Support: Bei Fragen oder Problemen erhält man schnell und kompetent Unterstützung. - Zentrale HR-Lösung: Alle relevanten HR-Prozesse sind in einer Software gebündelt, wodurch der Wechsel zwischen verschiedenen Systemen und Kanälen entfällt. - Benutzerfreundlichkeit: Die Bedienung ist sowohl für Mitarbeitende als auch für Administratoren intuitiv und einfach sowie sehr flexibel und an verschiedene Bedürfnisse anpassbar.

- Echtzeiterfassung ist etwas fehleranfällig bei einer unstabilen Verbindung, die nachträgliche Bearbeitung ist aber schnell erledigt. - Bestimmte Funktionen sind nicht immer auf den ersten Blick auffindbar und erfordern Einarbeitung.

Reduzierung administrativer Arbeit: Wiederkehrende Prozesse wie Urlaubsanträge, Abwesenheiten, Dokumentenverwaltung oder Mitarbeiterstammdaten werden deutlich effizienter verwaltet, wodurch mehr Zeit für strategische HR-Themen bleibt. Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Informationen, Genehmigungen und Änderungen sind zentral dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Das reduziert Rückfragen und minimiert Fehler durch unterschiedliche Datenstände.

Sehr hilfreich finde ich die Reporting- und Auswertungsfunktion, mit der sich individuelle Berichte erstellen lassen, um die wichtigen Unternehmensdaten schnell und übersichtlich zu analysieren. Besonders positiv hebt sich der Support hervor. Er ist wirklich super, kümmert sich zuverlässig um Anliegen und ist spürbar bemüht, Lösungen zu finden statt nur Tickets abzuarbeiten. Zudem hat man wirklich das Gefühl, dass Anforderungen und Bedarfe gehört und tatsächlich umgesetzt werden – als beispielsweise das Entgelttransparenzgesetz ein praxisrelevantes Thema wurde, ist HRLab direkt mit einem Webinar und passenden neuen Features darauf eingegangen, statt erst abzuwarten.

Die Startseite und die Reiter lassen sich kaum individuell anpassen – die Reihenfolge ist fest vorgegeben und nicht customizable. Man kommt zwar trotzdem sehr gut zurecht, das ist Meckern auf hohem Niveau, aber etwas mehr Flexibilität hier wäre schön. Manche selten genutzten Funktionen sind zudem nicht sofort sichtbar, und die Rechteverwaltung sowie die Navigation empfinde ich stellenweise als komplex, was bei der Einrichtung unterschiedlicher Berechtigungsstufen etwas Einarbeitung erfordert. Im Recruiting-Bereich fehlt mir außerdem eine einfachere Möglichkeit, Kandidat*innen gezielt zu teilen – zum Beispiel über einen individuellen Link, bei dem vorher genau festgelegt werden kann, welche Informationen sichtbar sind. Gerade für Betriebsratsanhörungen wäre das enorm praktisch. Spezialisierte Recruiting-Tools wie Recruitee zeigen mit einer solchen Funktion, wie gut das umsetzbar wäre.

Vor HRLab waren viele Personalprozesse über verschiedene Excel-Listen, Teams-Kanäle bzw. Ordner und Einzel-Tools verteilt. Das führte immer wieder zu Doppelarbeit und Übertragungsfehlern. Mit der digitalen Personalakte laufen jetzt alle Mitarbeiterdaten zentral an einem Ort zusammen, wodurch Informationen schnell auffindbar sind und die Datenpflege deutlich verlässlicher geworden ist. Zudem lässt sich eigentlich alles sehr gut historisch nachverfolgen. Der Abruf von E-AUs ist auch sehr einfach und gut gelöst. Ein weiterer großer Vorteil ist die Automatisierung wiederkehrender Workflows, etwa beim Onboarding oder bei Genehmigungsprozessen – Aufgaben, die früher viel Zeit gekostet haben, laufen jetzt strukturiert und nachvollziehbar im System. Insgesamt gewinnen wir dadurch vor allem eines: Zeit, die wir vorher in administrative Routineaufgaben gesteckt haben und die jetzt für die eigentliche, strategische Personalarbeit zur Verfügung steht.

HRlab bringt alle Funktionen mit, die wir als KMU brauchen: Mitarbeiterverwaltung, Zeiterfassung, Recruiting und Onboarding, Urlaubsverwaltung, Mitarbeiterentwicklung, Ausstattungsverwaltung. Es ist weitestgehend intuitiv zu nutzen und wird fortlaufend weiterentwickelt. Besonders hervorzuheben ist der schnelle und kompetente Support, der berechtigte Anforderungen auch direkt an die Entwicklung weitergibt. Reporting funktioniert sehr gut, von den Mitarbeitenden wurde es auch sehr gut angenommen.

Die Oberfläche ist tw. uneinheitlich (z.B. muss man manchmal speichern, manchmal passiert das automatisch), gelegentlich gibt es kleine Stolpersteine. Optisch ist es nicht super-fancy, aber dafür punktet es mit Funktionalität und Zuverlässigkeit. Das Recruiting ist eher zentralistisch angelegt - d.h. der/die Zuständige(n) im HR-Team ist verantwortlich. Da das bei uns eher verteilt funktioniert, d.h. die Abteilungsleiter übernehmen die Federführung im Recruiting, HR unterstützt nur hier und da, gab es ein paar Hürden. Der HRlab Support hat uns aber gut bei der Konfiguration unterstützt, so dass die Nutzung nun auch für uns gut funktioniert.

Onboardingfunktionalität und Selfservice bei der Verwaltung von Mitarbeitern entlastet HR und sorgt für stets aktuelle Daten. Zentrale Zeiterfassung gemäß gesetzlicher Vorgaben. Zentrales Recruiting ist sehr übersichtlich und spart dank Vorlagen ebenfalls Zeit. Strukturierung, Vereinheitlichung und Dokumentation von Mitarbeiterjahresgesprächen für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Zuverlässige Urlaubs- und Abwesenheitsplanung. Gute Ausstattungsverwaltung. Sehr gutes Reporting.

Benutzerfreundliche Oberfläche, intuitiv und gut strukturiert. Sehr praxisnah, modularer Aufbau, Schnittstelle für die Übernahme von Daten. Sehr gute Betreuung durch einen Coach, die aus der Praxis kommt und sehr lösungsorientiert die verschiedenen Optionen für uns aufzeigt in sehr schneller Reaktionszeit! Die Möglichkeiten der unterschiedliche Optionen für die Umsetzung einzelner Prozesse, wir werden nicht in eine Variante gezwungen.

Die Hilfefunktion war für uns etwas gewöhnungsbedürftig. Ansonsten sind wir noch bei der Implementierung und kommen an Grenzen, verursacht sind durch Unwissenheit.

zentrale Stelle sämtlicher relevanter Personaldaten. Gemeinsamer Zugriff, der im alten System nicht gegeben war. Einführung von neuen Prozessen, verschlanken von alten Prozessen. Neue Funktionen, die wir früher sehr aufwendig manuell abgebildet haben. Unterstützung bei der Umsetzung rechtlicher Anforderungen, z.B. BEM. Schnittstelle zu LODAS vermeidet die manuelle Eingabe und reduziert Fehlerquellen.

Kontakt zu HRlab: super unkompliziert und schnell in der Rückmeldung, dazu wirklich kompetent und nah am User/Kunden. Das Tool: Es ist intuitiv an den meisten Stellen, ansonsten habe ich bis jetzt super viel im Handbuch gefunden oder meine Ansprechpartnerin für die erste Zeit antwortet auch immer mega schnell. Die automatische Abfrage der eAUs ist eins meiner Highlights. Das Berichtswesen ist richtig gut. Auch das individuell anpassbare Dashboard mag ich sehr. Es ist umfangreich und ich habe bei weitem noch nicht alles eingerichtet was HRlab an Möglichkeiten bietet wie z. B. Workflowmanagement und Dokumentenvorlagen. Ich freue mich schon sehr drauf. Fazit: ich bin sehr froh über den Wechsel zu HRlab.

Vorab: das ist meckern auf hohem Niveau. So wäre die Anmeldung über google SSO gut für uns, zudem fände ich es eine große Erleichterung wenn ich im Profil des Mitarbeitenden über den Abwesenheitskalender als HR-Rolle dort die Möglichkeit hätte Abwesenheiten einzutragen, bisher muss ich dies über einen separaten Menüpunkt machen in dem wiederum der Abwesenheitskalender insgesamt nicht angezeigt wird. Und wenn ich noch einen Wunsch frei hätte, dann wäre das - neben den frei editierbaren Feldern - frei editierbare Sektionen mit entsprechend frei wählbaren Feldern. Und irgendwann fürs Auge - mehr Farbe im Tool :-D

Ganz klassisch die digitale Personalakte. Es erleichtert an Termine erinnert zu werden, die Verwaltung der Daten und Dokumente von Mitarbeitenden. Und es ist einfach auch nah am Mensch/Kunden. Auch wenn ich HRlab wünsche, dass sie wachsen... mag ich doch genau die Unkompliziertheit die ein Mittelstand mit sich bringt.

Zentrale Verwaltung aller Daten der Mitarbeitenden, viele Konfigurationsmöglichkeiten für Arbeitszeit- und Vertragstypen. Bietet zudem Möglichkeiten, mit API, benutzerdefinierten Workflows, Anforderungen und Mitarbeiterfragebögen, eigene Anforderungen umzusetzen und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Wir würden uns noch mehr über die GUI konfigurierbare Exportmöglichkeiten wünschen, z.B. zum Erstellen von Leistungsnachweisen auf Basis der Zeiterfassung. Schön wäre ebenfalls, wenn man alle Daten von Mitarbeitern zentral in ein Dokument exportieren und archivieren könnte.

Digitale Personalakte, Verwaltung von Schulungen und Zertifizierungen, Anträge und Workflows, Urlaubsplanung, Verwaltung von Abwesenheiten sowie - für uns ganz wichtig - der Zeiterfassung auch auf Projekte. Vorteil ist der große Funktionsumfang, so dass wir nicht mehr mehrere verschiedene Tools einsetzen und verknüpfen müssen.

Die Personalsoftware hat sich in unserem Unternehmen als äußerst benutzerfreundlich erwiesen. Selbst für Kollegen, die wenig Erfahrung im Umgang mit Computern haben, ist die Software leicht verständlich. Unsere Mitarbeiter schätzen das Programm und sehen es als wertvolle Unterstützung in ihrem Arbeitsalltag. Durch die Software werden Standardprozesse deutlich vereinfacht, was uns nicht nur Zeit spart, sondern auch dafür sorgt, dass alle Abläufe korrekt eingehalten und keine Aufgaben vergessen werden. Die intuitive Bedienbarkeit erleichtert den Einstieg und ermöglicht es allen Mitarbeitern, ohne große Schulungen effizient damit zu arbeiten. Insgesamt sind wir sehr zufrieden und können die Software besonders für Unternehmen empfehlen, die auf einfache Handhabung und Prozesssicherheit Wert legen.

Manche Prozesse könnten noch verbessert werden (z.B. Inventarkommentare, unterschiedliche Formulare für Mitarbeitergespräche, Appfunktionen). HRlab nimmt jedoch jede Anregung auf, klärt es intern und nimmt es ggf. auf die "Wunschliste" für die Zukunft mit auf.

Prozessabläufe, Kommunikation und Mitteilung zwischen den Abteilungen. Recruiting, Arbeitsverträge, Kommunikation mit den Mitarbeiter uvm.

Wir haben uns diverse HR-Systeme am Markt angesehen und auch getestet, HRlab hat uns dabei am meisten überzeugt. Kein System, das wir in der Testphase kennenlernen durften, hatte einen derartigen Funktionsumfang im Angebot. Von digitaler Personalakte über Employer Self Service und Dienstreisemanagement ist alles dabei. Die Mitarbeitenden von HRlab kennen ihr System und können Fragen (auch bereits vor der Einführung) jederzeit beantworten. Vorschläge zur Optimierung werden aufgegriffen und eine stetige positive Entwicklung des Systems ist bemerkbar. Die Zusammenarbeit mit HRlab bei der Einführung war stets konstruktiv und hilfreich und auch unsere Beschäftigten haben das System zu schätzen gelernt und in den Arbeitsalltag integriert.

HRlab bietet einen großen Funktionsumfang, dadurch sind regelmäßig genutzte Features meist sehr intuitiv zu finden und zu bedienen, z. B. Urlaubsanträge, Dienstreiseanträge u.ä. Es gibt jedoch auch immer wieder Funktionen, die nützlich sind, aber etwas versteckt liegen. Man bemerkt jedoch auch hier den Einsatz von HRlab, ihr Produkt nach und nach immer mehr auf den Anwender auszurichten.

Von einem Papierunternehmen sind wir nun in der Digitalisierung angekommen. Wir benutzen HRlab weitreichend. Von der digitalen Personalakte über die Abwesenheitsverwaltung (Krank, Urlaub, Schulung u. ä.) bis hin zum Dienstreisemanagement (Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnung mit Datenexport für die Finanzbuchhaltung) ist HRlab täglich in Nutzung. Besonders hilfreich sind bei all diesen Anwendungen der Employer Self Service und die individuell einstellbare Rechteverwaltung sowie die automatischen Benachrichtigungsfunktionen. Auch das Workflowmanagement-System und die digitale Ausstattungsverwaltung haben wir in der Zwischenzeit mit Zufriedenheit eingeführt. Weitere Funktionen werden wir nach und nach implementieren und nutzen.

Hervorragendes und auf unsere persönlichen Bedürfnisse zugeschnittenes Onboarding. Der gute Eindruck aus dem Presale was HR-Kenntnisse und Professionalität anbelangt hat sich auch in der Einführungsphase und dem weiteren Verlauf bestätigt. Das Produkt deckt unsere Bedürfnisse sehr gut ab, ist logisch und verständlich aufgebaut und benötigt keinen besonderen Schulungsaufwand, da man sehr gut durchgeführt wird und Fragen jederzeit und schnell beantwortet werden.

Es gibt immer Features, die noch praktisch oder nice-to-have wären - aber in der Review geht es ja in erster Linie um eine Gesamtschau und nicht um Details im Klein-klein. Daher: Nichts, was zu bemängeln wäre.

Macht eine fast 100-prozentige Digitalisierung unserer HR- und Recruitingprozesse möglich. Die sehr flexible Erstellung von Workflows schließt bisherigen Medienbrüche und Informationshürden mit anderen Teams/Mitarbeiter:innen. Die Abrechnungsvorbereitung wurde sehr stark vereinfacht und ist transparent und übersichtlich. Das Berichtswesen ist komfortabel bei den Standards und variabel bei den selbstgestalteten Berichten und Übersichten. Der Kontakt und Service ist immer freundlich, offen und professionell. Das Preis-Leistungsverhältnis ist aus unserer Sicht hervorragend - wir bezahlen für eine Leistung sehr nah unseren Kundenbedürfnissen, Newsletter/Infoupdates erfolgen zur Information und zur Verbesserung der Produktnutzung und nicht für Marketing-Blabla, das man ohnehin wegwirft. Der Kundennutzen steht gefühlt immer im Vordergrund - wird das Produkt durch eine Idee wesentlich verbessert, wird der Weg verfolgt, aber nicht, weil es in einer Broschüre hübsch aussehen würde.

Ich habe bereits zahlreiche HR-Programme kennen gelernt, unter denen HRlab klar heraussticht durch die sehr gute Übersichtlichkeit bei gleichzeitig großem Funktionsumfang. Die Datenerfassung und -pflege ist einfach und intuitiv, die Übergabe von abrechnungsrelevanten Änderungen und Daten neuer Mitarbeiter an DATEV via Schnittstelle ist sehr komfortabel und zeitsparend. Für mich sehr hilfreich sind zudem die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten und das flexible Rechtemanagement. Neben dem Programm selbst schätze ich auch den kompetenten und stets hilfsbereiten Support von HRlab. Ich bin immer wieder überrascht, wie schnell Anregungen und Wünsche in der Produktweiterentwicklung umgesetzt werden.

Für sehr große Unternehmen gibt es natürlich HR Programme, die noch mehr können als HRlab, aber diese sind dann auch deutlich kostenintensiver. Auf Bedürfnisse ist das System perfekt zugeschnitten.

Wir nutzen HRlab für Personalverwaltung/digitale Personalakte, Beantragung und Genehmigung von Urlaub, Krankmeldungen, Reisekostenabrechnungen, Prozesse wie On- und Offboarding, Personalreporting sowie den Export aller Abrechnungsdaten an unser Lohnabrechnungsprogramm DATEV.

Das ansprechende Desing und die Handhabung - wenn man sich eingearbeitet hat :-).

Die Kollegen (genehmigungspflichtige) finden die Handhabung mit HRLab für das Recruitment sehr schwierig und dadurch habe ich viele Beschwerden. Um z.B. eine Aussage über einen Kandidaten machen zu können, muss der Kollege erst die entsprechende Benachrichtigungs-E-Mail raussuchen und dann kann er den Kandidaten im Programm kommentieren. Ein Bearbeiten der Kandidaten ist dadurch enorm schwierig. In der Bewerberübersicht ist auch nicht der Stand zu erkennen - alles sehr unübersichtlich!

Das ständige Suchen, wo bestimmte Punkte hinterlegt sind. Es ist nicht immer logisch aufgebaut. Der technische Support ist wie eine Hotline - man muss immer 1, 2 Tage auf eine Antwort warten - die Themen in HR hat aber nicht immer das Zeitfenster. So ist man gezwungen, den persönlichen Ansprechpartner zu "nerven".

Alle Ansprechpartner*Innen im Rahmen der Implementierung waren hilfsbereit und auf ein gemeinsames Ziel fokussiert. Die Unterstützung zum Start des Systems in einwandfrei und die Usability wirklich super. Die Prozesse und Logiken sind einfach zu verstehen. Als zuständiger Anwender im Unternehmen konnten wir daher schnell selbstständig tätig werden. Besonders die vorbereiteten Berichte sowie logisch aufgebaute Personalakte machen die Verwaltung einfach. Auch der Upload von Krankenscheinen im System und damit verbundene Nachvollziehbarkeit in den Krankheiten unterstützt HR und Führungskräfte.

Die Zeiterfassung könnte etwas anpassbarer sein. Falsche Zeitbuchungen werden nicht im Konto gelöscht sondern nur als abgelehnt angezeigt. Dies hat am Anfang etwas verwirrt. Kleinere Probleme bei Mitarbeiter*Innen und den Zeitbuchungen gibt es immer dann wenn Zeit über eine Listenerfassung nachgetragen werden müssen. Das Login über das Dashboard funktioniert hingegen einwandfrei. Die kleinen Störfaktoren werden sich aber sicher durch die kommenden Updates lösen.

Berichtswesen und Zusammenarbeit mit den Führungskräften werden erheblich für uns vereinfacht. Außerdem erleichtert HRlab die Gehaltsabrechnung für uns durch eine "Schnittstelle"/Upload zu DATEV Lohn & Gehalt.

HRLab ist für Anwender ein sehr intuitives System und das Employee Self Service ist bei unseren Mitarbeitern sehr gut angekommen. Die Zusammenarbeit mit HRLab während der Konfiguration und auch bis jetzt funktioniert wirklich sehr gut.

Die Einstellungen wie z.B. die Rollenverteilungen sind manchmal etwas kompliziert und teilweise auch unflexibel. Es wäre schön, wenn die Listenerstellung mit mehr alten Daten möglich wäre, aber es gibt quasi jeden Monat ein Update und es kommen immer wider neue Funktionen hinzu.

Urlaubs und Krankheitsverwaltung durch Employee Self Service, dadurch gibt es bei uns in der Personalabteilung weniger Aufwand damit. Die Mitarbeiter laden die Bescheinigungen selber hoch.