DMS im Vergleich: Die 8 besten Tools für dein papierloses Büro
Rebecca Loeks14.7.2025
Schluss mit dem Papierchaos – diese DMS-Lösungen bringen Ordnung in deine Dokumentenverwaltung
Inhalt
- Die 8 besten DMS-Systeme im Vergleich
- Vorteile digitaler Dokumentenmanagementsysteme
- So findest du das perfekte DMS für dein Unternehmen
- Fazit: Beende dein Papierchaos mit DMS
Du suchst nach einem perfekten Dokumentenmanagementsystem (DMS) für dein Unternehmen? Dann bist du hier genau richtig! Ein leistungsstarkes DMS ist heute unverzichtbar, um Dokumente effizient zu verwalten, Workflows zu automatisieren und die Zusammenarbeit zu optimieren.
Wir haben die führenden Tools auf OMR Reviews für dich analysiert und zeigen dir in unserem DMS-Software-Vergleich, welche Lösung am besten zu deinen Anforderungen passt.
Das Wichtigste in Kürze
- Moderne DMS-Lösungen kombinieren Dokumentenverwaltung mit Collaboration-Features und KI-gestützten Funktionen.
- Automatisierung, Compliance und nahtlose Integration stehen im Fokus der Technologien
- Entscheidend sind deine Unternehmensgröße, Branche, Sicherheitsanforderungen und gewünschte Funktionstiefe.
Die 8 besten DMS-Systeme im Vergleich
Software | Geeignet für | Preis pro User | Serverstandort | Testversion |
|---|---|---|---|---|
fynk | KMU, Rechtsabteilungen | Kostenlos, erweiterte Features ab 29 € monatlich | Deutschland | Ja |
Caya | Freelancer*innen, KMU | Ab 9,99 € monatlich | Deutschland | Nein |
Microsoft OneDrive for Busines | Alle Unternehmensgrößen | Ab 4,20 € monatlich | Global | Ja |
ContractHero | Mittelstand, Großunternehmen | Auf Anfrage | Deutschland | Ja |
HRlab | Mittelstand bis Enterprise | Ab 4 € monatlich | Deutschland | Ja |
agorum core | Mittelstand bis Enterprise | Auf Anfrage | Deutschland | Ja |
Inhubber | Start-ups, KMU | Ab 14,99 € monatlich | Deutschland | Ja |
d.velop documents | Mittelstand, Großunternehmen | Ab 27 € monatlich | Deutschland | Ja |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. fynk
fynk ist ein spezialisiertes DMS für Vertragsmanagement, das sich durch seine intuitive Benutzeroberfläche und umfassende Funktionen zum Contract-Lifecycle-Management auszeichnet.
Stärken:
- Intelligente Vertragserstellung mit KI-gestützten Vorlagen
- Echtzeit-Kollaboration und Kommentarfunktionen
- Digitale Signatur-Integration
- Automatische Erinnerungen und Fristenmanagement
- Umfassende Compliance-Features
Geeignet für: KMU, Rechtsabteilungen und Unternehmen mit hohem Vertragsaufkommen
fynk Preise: Erweiterte Funktionen ab 29 € pro User im Monat
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Support | Fehlende Ordnerstruktur |
Intuitive Benutzeroberfläche | PDF-Export |
Collaboration-Features | Kein Kopieren von Verträgen |
2. Caya
Caya kombiniert eine digitale Postbox mit grundlegenden DMS-Funktionen und richtet sich primär an Freelancer*innen, Selbstständige und kleine Unternehmen.
Stärken:
- KI-gestützte Dokumentenerkennung
- Deutsche Server und DSGVO-Compliance
- Digitalisierung meist in unter 24 Stunden
- Cloud-Integration (Google Drive, Dropbox)
- Mobile Apps für iOS und Android
Geeignet für: Privatpersonen, Freelancer*innen und KMU mit einfachen DMS-Anforderungen
Caya Preise: Ab 9,99 € monatlich pro User
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Einfache Handhabung | Begrenzte Automatisierungsoptionen |
Gute Suchfunktion | Keine Sammelbearbeitung |
Deutscher Support | Dauer beim Scannen von Briefen |
3. Microsoft OneDrive for Business
Microsoft OneDrive for Business ist Teil der Microsoft 365 Suite und bietet dir solide DMS-Grundfunktionen mit exzellenter Office-Integration.
Stärken:
- Nahtlose Integration in Office
- Ortsunabhängige Offline-Bearbeitung
- Automatische Versionskontrolle
- Umfangreiche Sicherheitsfeatures
- Skalierbare Speicherkapazität
Geeignet für: Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen oder dies planen
One Drive Preise: Ab 4,20 € monatlich pro User
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Perfekte Office-Integration | Eingeschränkte DMS-Funktionen im Vergleich zu spezialisierten Lösungen |
Einfache Bedienung | Abhängigkeit von Microsoft-Ökosystem |
4. ContractHero
ContractHero ist eine spezialisierte DMS-Lösung für die Verwaltung von Unternehmensverträgen mit fortgeschrittenen Analyse- und Reporting-Funktionen.
Stärken:
- Intelligente Vertragserkennung und -kategorisierung
- Automatische Fristenüberwachung
- Compliance-Dashboard
- Integrierte Risikobewertung
- Umfassende Reporting-Funktionen
Geeignet für: Mittelstand und Großunternehmen mit komplexem Vertragsmanagement
ContractHero Preise: Individuelle Preisgestaltung auf Anfrage
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Spezialisierte Vertragsfunktionen | Fokus nur auf Vertragsmanagement |
Intuitive Benutzeroberfläche | Höhere Kosten bei geringem Vertragsvolumen |
Gute Automatisierung |
5. HRlab
HRlab ist ein spezialisiertes DMS für Personalabteilungen, das sich auf die Verwaltung von HR-Dokumenten und -Prozessen konzentriert.
Stärken:
- Spezialisierte HR-Workflows
- Self-Service Portal für Mitarbeiter*innen
- Automatisierte Onboarding-Prozesse
- Compliance-Management für HR-Dokumente
- Integration mit HR-Software
Geeignet für: Unternehmen mit größeren HR-Abteilungen und komplexen Personalprozessen
HRlab Preise: Ab 4 € pro User im Monat
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
HR-spezifische Funktionen | Nur für den HR-Bereich geeignet |
Benutzerfreundliche Oberfläche | Begrenzte Flexibilität |
Gute Automatisierung |
Teamwork makes the dream work – aber nur mit dem richtigen HR-Tool! In unseren HR Tool Talks zeigen dir bis zu vier Anbieter live, wie ihre Software deine Personalarbeit revolutioniert.
6. agorum core
agorum core ist ein umfassendes System zum Enterprise-Content-Management (ECM) mit DMS-Funktionen, das als Open Source und kommerzielle Version verfügbar ist.
Stärken:
- Vollständiges Open-Source-DMS
- Modularer Aufbau und flexible Anpassbarkeit
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD
- Umfassende Workflow-Automatisierung
- On-premise- und Cloud-Deployment möglich
Geeignet für: Mittelstand bis Enterprise mit hohen Anpassungsanforderungen
agorum Core Preise: Individuelle Preisgestaltung auf Anfrage
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Sehr umfangreiche Funktionen | Längere Implementierungszeit |
Flexibel anpassbar | Höhere Komplexität |
Deutscher Support |
7. Inhubber
Inhubber fokussiert sich auf kollaborative Dokumentenarbeit und richtet sich an moderne, agile Teams.
Stärken:
- Team-orientierte Collaboration-Features
- Moderne, intuitive Benutzeroberfläche
- Flexible Projektorganisation
- Bearbeitung und Kommentare in Echtzeit
- API-Integrationen
Geeignet für: Start-ups, KMU und agile Teams mit hohen Collaboration-Anforderungen
Inhubber Preise: Ab 14,99 € pro User im Monat
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Moderne Benutzeroberfläche | Weniger Enterprise-Features |
Gute Team-Collaboration | Begrenzte Compliance-Funktionen |
Flexible Strukturen |
8. d.velop documents
d.velop documents ist eine umfassende Enterprise-DMS-Lösung, die sich durch hohe Skalierbarkeit und extensive Integrationsmöglichkeiten auszeichnet.
Stärken:
- Enterprise-taugliche Skalierung
- Umfassende Compliance-Features
- Flexible Integrationsmöglichkeiten
- Tiefe ERP- und CRM-Integrationen
- Professionelle Services und Support
Geeignet für: Große Unternehmen und Konzerne mit komplexen Anforderungen
d.velop documents Preise: Ab 27 € pro User im Monat
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Sehr stabile Enterprise-Lösung | Kosten |
Integrationsmöglichkeiten | Komplexere Implementierung |
Professioneller Support |
Vorteile digitaler Dokumentenmanagementsysteme
Im Vergleich zur papierbasierten Verwaltung bringt ein professionelles DMS deinem Unternehmen entscheidende Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Weniger Zeit für die Dokumentensuche durch intelligente Suchfunktionen und strukturierte Ablage. Automatisierte Workflows reduzieren deine manuellen Prozesse erheblich.
- Kostenersparnis: Weniger Papier, reduzierte Lagerkosten und optimierte Personalressourcen.
- Compliance und Sicherheit: Automatische Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, revisionssichere Archivierung und umfassende Zugriffskontrollen schützen deine (sensiblen) Unternehmensdaten.
- Ortsunabhängige Zusammenarbeit: Cloud-basierte Lösungen ermöglichen Remote Work und mobilen Zugriff auf alle relevanten Dokumente von überall.
- Skalierbarkeit: Moderne DMS-Systeme wachsen mit deinem Unternehmen mit und passen sich flexibel an deine veränderten Anforderungen an.
Lesetipp: Wie du dein DMS mit KI endlich intelligent gestaltest.
So findest du das perfekte DMS für dein Unternehmen
Bei der Auswahl des richtigen DMS solltest du folgende Kriterien berücksichtigen:
- Unternehmensgröße und Useranzahl: Kleine Unternehmen benötigen oft einfachere Lösungen wie Caya, während Großunternehmen von Enterprise-Lösungen wie d.velop documents oder agorum core profitieren.
- Branchenspezifische Anforderungen: Rechtsabteilungen sind mit fynk oder ContractHero gut beraten, Personalabteilungen mit HRlab, während allgemeine Büroumgebungen mit OneDrive for Business optimal fahren.
- Sicherheit und Compliance: Regulierte Branchen benötigen Lösungen mit umfassenden Compliance-Features wie agorum core oder d.velop documents.
- Integration in bestehenden Systeme: Microsoft-Umgebungen profitieren von OneDrive for Business, während flexible Unternehmen auf API-reiche Lösungen wie agorum core setzen sollten.
- Budget und Total Cost of Ownership: Open-Source-Lösungen wie agorum core bieten niedrige Einstiegskosten, während kommerzielle Lösungen oft geringere Implementierungskosten haben.
- Benutzerfreundlichkeit: Teams mit wenig IT-Erfahrung sind mit intuitiven Lösungen wie Caya oder OneDrive for Business besser bedient als mit komplexen Enterprise-Systemen.
Fazit: Beende dein Papierchaos mit DMS
Kein DMS ist eine „One-Fits-All-Lösung“. Caya ist super einfach in der Bedienung, aber technisch begrenzt. OneDrive bindet dich an Microsoft. fynk ist genial für Verträge, aber teuer für andere Dokumente. Doch jedes dieser DMS ist im Vergleich zu deinem aktuellen Papierchaos ein erhebliches Upgrade.
Unser Tipp: Starte mit einer kostenlosen Version und lass dein Team eine Woche lang testen. Das Feedback deiner Kolleg*innen ist Gold wert. Das beste DMS ist das, mit dem dein Team täglich gerne arbeitet – nicht das mit den meisten Features.
