Workflow-Automatisierung: Schluss mit manuellen Prozessen

1. Was ist Workflow-Automatisierung?
2. Wichtige Vorteile automatisierter Routinen
3. Welche Aufgaben solltest du automatisieren? 
4. Typische Anwendungsbereiche zur Workflow-Automatisierung
5. Was du nicht automatisieren solltest
6. Zur Workflow-Automatisierung in 4 Schritten
7. Fazit: Workflow-Automatisierung – Weniger Aufwand, mehr Ergebnis

Du bist es leid, dass wertvolle Arbeitszeit in wiederkehrenden Prozessen versickert? Dann ist dieser Artikel genau das richtige für dich. Lerne, wie sich dein Team dank Workflow-Automatisierung auf die wirklich wichtigen Projekte konzentrieren kann. Welche Prozesse du automatisieren solltest, wie bestimmte Tools dir dabei helfen und wie du das Ganze umsetzt, erfährst du in diesem Blogartikel.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung bedeutet, dass du wiederkehrende Geschäftsprozesse so einrichtest, dass sie ohne menschliches Eingreifen ablaufen. Statt dass deine Mitarbeitenden jeden Tag die gleichen Schritte manuell durchführen müssen, übernimmt Software wie Stackfield (Jetzt mehr erfahren)diese Aufgaben.

Ein Beispiel: Wenn ein neuer Kunde einen Vertrag unterschreibt, wird automatisch eine E-Mail-Sequenz gestartet, ein Eintrag im CRM-System erstellt und die Buchhaltung über den neuen Kunden informiert. Alles, ohne dass jemand diese Schritte manuell durchführen muss. 

Wichtige Vorteile automatisierter Routinen

Bei manuellen Prozessen muss jeder Schritt von einer Person ausgeführt werden. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen. Automatisierte Prozesse laufen hingegen im Hintergrund ab und benötigen nur zu Beginn eine Einrichtung. Wenn du deine Workflows automatisierst, profitierst du in unterschiedlicher Hinsicht, wie beispielsweise: 

• Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
• Kostenreduktion und ROI
• Weniger Fehler, mehr Qualität
• Bessere Mitarbeiterzufriedenheit

Der offensichtliche Vorteil ist die massive Zeitersparnis. Unternehmen können hunderte Stunden jährlich von repetitiven Aufgaben auf strategische Initiativen umverteilen. Das bedeutet: Deine Mitarbeiter*innen konzentrieren sich auf das, was wirklich wichtig ist. Kreativität, Problemlösung, Kundenbetreuung – die Dinge, die Menschen besser können als Maschinen.

Die Zahlen sprechen für sich: So schätzt die Unternehmensberatung McKinsey beispielsweise, dass generative KI und Automatisierung das Volumen der menschlich bearbeiteten Kundenanfragen um bis zu 50 % reduzieren können. Die Kosteneinsparungen entstehen durch:

• Weniger Personalstunden für Routine-Aufgaben
• Reduzierte Fehlerkosten
• Schnellere Durchlaufzeiten
• Weniger Overhead in der Verwaltung

Menschen machen Fehler – das ist völlig normal. Besonders bei monotonen, wiederkehrenden Aufgaben steigt die Fehlerquote. Automatisierte Systeme hingegen arbeiten immer nach dem gleichen Schema und machen keine Flüchtigkeitsfehler. Das führt zu:

• Höherer Datenqualität
• Weniger Nacharbeit
• Zufriedeneren Kund*innen
• Weniger Stress im Team

Automatisierung macht Mitarbeiter*innen glücklicher. Wenn langweilige Routine-Tasks wegfallen, bleibt mehr Zeit für sinnvolle Arbeit. Das erhöht die Motivation und reduziert langfristig die Fluktuation. Außerdem entlastet Workflow-Automatisierung bei Stoßzeiten. Statt Überstunden zu machen, läuft das System einfach weiter.

Welche Aufgaben solltest du automatisieren? 

Nicht jede Abfolge von Aufgaben eignet sich für Automatisierung. Hier sind die wichtigsten Kriterien.

Ist dein Workflow regelbasiert, zeitaufwendig, wiederkehrend, fehleranfällig oder digital, solltest du sie automatisieren.

Regelbasiert: Der Prozess muss klaren Regeln folgen. „X, dann Y“ – solche Logiken lassen sich gut automatisieren.

Wiederkehrend: Aufgaben, die nur einmal im Jahr stattfinden, lohnen sich meist nicht. Je häufiger, desto besser.

Zeitaufwendig: Automatisierung rentiert sich besonders bei Aufgaben, die viel Zeit kosten.

Fehleranfällig: Wenn Menschen bei einem Prozess oft Fehler machen, ist Automatisierung eine gute Lösung.

Digitale Daten: Aufgaben, die hauptsächlich mit digitalen Informationen arbeiten, sind einfacher zu automatisieren.

Typische Anwendungsbereiche zur Workflow-Automatisierung

     

    

Bei OMR Reviews nutzen wir im Content Team einen Workflow zwischen Airtable und Asana, der uns ein Ticket zuschiebt, sobald ein offenes Thema für unsere Gastartikel ausgewählt wurde. So verteilen wir die Aufgabe direkt im Team und sparen uns viel händischen Aufwand – die wichtigsten Infos sind automatisch ausgefüllt.

    

– Mira Stock, Projektmanagerin Content & SEO bei OMR Reviews

  

Was du nicht automatisieren solltest

Workflow-Automatisierung ist nicht die Lösung für alles. Diese Bereiche solltest du erst mal ausklammern:

Kreative Prozesse: Brainstorming, Design-Entscheidungen oder strategische Planung brauchen menschliche Kreativität.

Komplexe Entscheidungen: Wenn viele Faktoren abgewogen werden müssen oder ethische Fragen eine Rolle spielen.

Persönliche Kundenbeziehungen: Wichtige Kundengespräche oder Beschwerdemanagement sollten persönlich bleiben.

Einmalige Projekte: Wenn ein Prozess nur einmal oder kaum vorkommt, lohnt sich der Aufwand nicht.

Zur Workflow-Automatisierung in 4 Schritten

1. Vorbereitung und Analyse

Bevor du automatisierst, musst du verstehen, wie deine Aufgaben ablaufen. Erstelle eine Liste aller wiederkehrenden Aufgaben und dokumentiere die einzelnen Schritte. Bedenke dabei: Nicht alle Prozesse sind gleich wichtig. Priorisiere nach:

• Zeitaufwand (wie viel Zeit kostet der Prozess?)
• Häufigkeit (wie oft wird er durchgeführt?)
• Fehlerrate (wie oft passieren Fehler?)
• Auswirkung (wie wichtig ist die Aufgabe für das Geschäft?)

Such dir für den Anfang einfache Prozesse aus, die schnell umgesetzt werden können. Das schafft Erfolgserlebnisse und Motivation für größere Projekte.

2. Tool-Auswahl und Set-up

Jetzt geht es daran, das richtige Workflow-Management-System für deinen Anwendungsfall zu finden. Berücksichtige dabei:

• Welche Systeme müssen verbunden werden?
• Wie technisch versiert ist dein Team?
• Welches Budget steht zur Verfügung?
• Brauchst du deutschsprachigen Support?

Beginne im nächsten Schritt mit einem einfachen Prozess als Testlauf. Das könnte zum Beispiel eine Willkommensmail für neue Kund*innen sein, die automatische Weiterleitung von Anfragen oder auch regelmäßige Backup-Erinnerungen. 

Erstelle deine erste Automatisierung und teste sie gründlich. Die meisten Tools haben visuelle Editoren, die den Aufbau erleichtern. Bei OMR Reviews findest du diverse Lösungen für deine Workflow-Automatisierung, wie awork, fynk oder ConSol CM – inklusive Bewertungen echter Nutzer*innen.

Creatio CRM ist eine No-Code-Plattform mit Fokus auf Workflow-Automatisierung, die CRM- und Marketing-Funktionen vereint. Nutzer*innen können damit individuelle Prozesse visuell abbilden und effizient steuern – ideal für den schnellen Einstieg ohne Programmierkenntnisse.

Ergänzend kann ein Process-Mining-Tool wie Process.Science hilfreich sein, um Prozesse vor der Automatisierung transparent zu machen und Engpässe zu identifizieren. So stellst du sicher, dass du die richtigen Abläufe automatisierst und keine ineffizienten Prozesse digitalisierst.

3. Testing und Optimierung

Teste deine Automatisierung mit verschiedenen Szenarien, wie dem Normalfall, grenzwertige Cases und Fehlerfällen. Auch wichtig: Stelle sicher, dass du benachrichtigt wirst, wenn etwas schiefgeht. Die meisten Tools haben eingebaute Monitoring-Funktionen. 

Workflow-Automatisierung ist kein einmaliges Projekt. Überprüfe regelmäßig, ob deine Prozesse noch optimal funktionieren und passe sie bei Bedarf an.

4. Rollout und Schulung

Auch, wenn die Abfolge der Aufgaben automatisiert ist, müssen deine Mitarbeitenden verstehen, wie das System funktioniert. Erstelle einfache Anleitungen und biete Schulungen an.

Rolle nicht alle Workflow-Automatisierung gleichzeitig aus. Beginne mit einem Bereich und erweitere dann sukzessive. Hierbei gilt: Feedback einholen. Regelmäßiger Input von deinem Team bringt wertvolle Verbesserungsvorschläge.

Fazit: Workflow-Automatisierung – Weniger Aufwand, mehr Ergebnis

Die richtige Software zur Workflow-Automatisierung spart Zeit und erleichtert dir deine tägliche Arbeit. Die wichtigsten Punkte noch mal zusammengefasst:

• Fange klein an: Beginne mit einfachen Aufgaben und steigere dich langsam.
• Wähle das richtige Tool: Die beste Lösung ist die, die zu den Anforderungen deines Unternehmens passt.
• Investiere in Vorbereitung: Gute Planung ist die halbe Miete.
• Nimm dein Team mit: Ohne Akzeptanz vom Team funktioniert keine Automatisierung.
• Bleibe am Ball: Workflow-Automatisierung ist ein kontinuierlicher Prozess.

Der erste Schritt ist oft der schwerste. Aber wenn du heute anfängst, wirst du in ein paar Monaten nicht mehr verstehen, wie du jemals ohne Automatisierung arbeiten konntest.