Workflows erstellen, aber richtig!

1. Was sind Workflows und warum brauchst du sie?
2. Die Arten von Workflows im Überblick
3. Wie komme ich zu meinen ersten wichtigen Workflows?
4. Wie bilde ich die Teams, die die Workflows umsetzen?
5. Typische Fehler beim Erstellen von Workflows
6. Fazit: Warum Workflows erstellen?

Du willst produktiver arbeiten? Dann reicht es nicht, einfach "mehr Tools" anzuschaffen. Der Erfolg beginnt viel früher: beim Aufbau funktionierender Workflows. In diesem Beitrag erfährst du, was Workflows wirklich bringen, warum sie mehr sind als eine Management-Spielerei und wie du sie datenbasiert und praxisnah optimierst. Inklusive Tools, Tipps und Best Practices.

Was sind Workflows und warum brauchst du sie?

Ein Workflow beschreibt die einzelnen Schritte, die ein Prozess vom Start bis zum Abschluss durchläuft. Ähnlich einem gut geölten Fließband geht es darum, Reibungsverluste zu minimieren und die Effizienz entlang des gesamten Prozesses zu steigern. Gleichzeitig helfen Workflows dabei, deine Unternehmensstrategie greifbar zu machen - nicht als Selbstzweck, sondern als strukturierten Prozess zur gezielten Optimierung deiner Abläufe.

Warum sind Workflows für Unternehmen entscheidend?

• Effizienz statt Zeitfresser: Ein strukturierter Workflow eliminiert unnötige Zwischenschritte und beschleunigt Prozesse erheblich. Was früher Stunden dauerte, läuft in Minuten. Dein Team kann sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, statt Zeit mit administrativem Kleinkram zu verschwenden.
• Fehler? Minimiert: Manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Die Folgen bei einer vergessenen E-Mail, einem nicht weitergeleitetes Dokument können weitreichend sein. Workflows standardisieren Abläufe und stellen sicher, dass kein Schritt vergessen wird. Automatisierte Prüfungen fangen potenzielle Fehler ab, bevor sie zum Problem werden.
• Transparenz als Standard: Wer hat welchen Schritt wann erledigt? Mit dokumentierten Workflows hast du jederzeit den Überblick über den Status deiner Prozesse. Das schafft Transparenz im Team und hilft bei Qualitätssicherung und Audits.
• Skalierbar wachsen: Wenn dein Unternehmen wächst, müssen auch deine Prozesse mitwachsen. Workflows ermöglichen es dir, bewährte Abläufe zu replizieren und auf neue Teams zu übertragen. Was in kleinem Maßstab funktioniert, lässt sich problemlos hochskalieren.
• Zufriedene Teams: Niemand erledigt gerne stupide Routineaufgaben. Workflows befreien deine Mitarbeitenden von monotonen Tätigkeiten und schaffen Raum für kreative und anspruchsvolle Aufgaben. Das steigert nicht nur Produktivität, sondern auch Motivation. Entscheidend dabei: Damit Mitarbeitende gerne mit Workflow-Systemen arbeiten, müssen diese flexibel und schnell anpassbar sein. Starre Systeme wirken wie ein Korsett und hindern Teams daran, Prozesse in der optimalen Art und Weise durchzuführen. Moderne Workflow-Tools sollten daher Änderungen ohne großen Aufwand ermöglichen. Ebenso wichtig ist eine schnelle, unkomplizierte und präzise Kommunikation zwischen den Nutzer*innen und den Workflow-Managern direkt im System – wie beispielsweise bei Flow360.io, wo Feedback und Anpassungswünsche unmittelbar an die richtigen Stellen gelangen.

Woraus besteht ein Workflow?

Ein Workflow besteht aus mehreren Schlüsselelementen, die zusammenarbeiten:

• Aufgabe (Task): Die grundlegende Einheit im Workflow, die eine spezifische Aktion darstellt
• Formular (Form): Sammelt Informationen strukturiert und ermöglicht standardisierte Dateneingabe
• Genehmigung (Approval): Überprüfung und Freigabe der durchgeführten Aufgaben
• Bedingungen (Conditions): Steuern die Logik und Entscheidungswege im Workflow (z.B. "Wenn Betrag > 2000€, dann zusätzliche Genehmigung")
• Ressource (Asset): Alle Materialien oder Informationen, die für die Durchführung benötigt werden

Workflow Aufbau

Moderne Workflows können zudem KI-gestützte Automatisierungen einbinden, etwa für automatische Kategorisierung, Datenextraktion oder intelligente Priorisierung von Aufgaben.

Die Arten von Workflows im Überblick

• Sequenzielle Workflows: Linear, Schritt für Schritt – ideal für standardisierte Prozesse wie Bestellabwicklungen oder Urlaubsanträge
• Parallele Workflows: Mehrere Aufgaben laufen gleichzeitig – spart Zeit, wenn Teams unabhängig arbeiten können
• Zustandsbasierte Workflows: Reagieren auf bestimmte Bedingungen oder Ereignisse – dynamisch und flexibel
• Regelbasierte Workflows: Arbeiten mit Wenn-dann-Logik – perfekt für komplexe Entscheidungsbäume wie Budgetfreigaben
• Ad-hoc-Workflows: Flexibel anpassbar – geeignet für kreative Prozesse mit nicht planbaren Schritten

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Die Frage, welche Prozesse sich für eine Automatisierung eignen, lässt sich grundsätzlich einfach beantworten: Alle Abläufe, die wiederkehrend, standardisierbar und strukturiert sind, bieten enormes Potenzial zur Automatisierung.

In nahezu jedem Unternehmensbereich lassen sich digitale Workflows erstellen:

• Instandhaltung: Verschrottungsanträge, Reparaturanforderungen, Wartungsarbeiten
• Logistik: Transportgenehmigungen, Reklamationsmanagement, Fahrzeuganforderungen, Schadensmeldungen
• Einkauf, Vertrieb, Administration: Budgetfreigaben, Stammdatenvalidierung, Bonitätsprüfung, Ideen-Management
• Qualitätssicherung: Prüfanforderungen, Sonderfreigaben, Abweichgenehmigungen, Ausschussmeldungen, Feedback-Protokolle
• Compliance: Überwachungsmeldungen, Blacklist-Prüfung, Hygienemeldungen, Vier-Augen-Prinzip
• Personalwesen: Mitarbeitenden-Onboarding, Mitarbeitenden-Offboarding, Urlaubsanträge
• Kundenservice: Ticket-Routing, Eskalationen, Beschwerdemanagement
• Marketing: Lead-Nurturing, Content-Freigaben, Social-Media-Planung
• Projektmanagement: Task-Zuweisungen, Statusupdates, Ressourcenplanung
• IT und Support: Zugriffsberechtigungen, Software-Rollouts, Incident-Management

Für wen funktionieren Workflows?

Kurz gesagt: Für alle, die effizienter arbeiten wollen. Ob Startup oder Konzern, ob Produktion oder Dienstleistung – strukturierte Workflows helfen, Prozesse besser zu verstehen und gezielter zu steuern.

Best Practices beim Workflow-Aufbau:

• Nutzer*innenorientierung als Priorität: Statt perfektionistischer Planung braucht es praxisnahe Lösungen, kurze Einarbeitungszeiten und klare Verantwortlichkeiten.
• Automatisierung als Differenzierungsfaktor: Teams interessieren sich nicht für komplizierte Technik – sondern für schnelle Prozesse, klare Aufgaben und automatische Erinnerungen.
• Prozess-Journey messen: Mitarbeitende nutzen verschiedene Tools, Schnittstellen und Kommunikationskanäle. All das beeinflusst die Effizienz.
• Erwartungen vs. Realität abgleichen: Wer seine Workflows regelmäßig mit den realen Anforderungen der Nutzer*innen abgleicht, kann nicht nur passgenauer optimieren, sondern auch die Akzeptanz deutlich steigern. Dazu braucht es flexible Systeme, die schnelle Anpassungen ermöglichen, und direkte Kommunikationswege zwischen Nutzer*innen und Workflow-Managern im System.

Wie komme ich zu meinen ersten wichtigen Workflows?

Die besten Prozessideen kommen oft aus dem Alltag der Fachabteilungen. Der Schlüssel liegt darin, systematisch Ideen zu sammeln und strukturiert zu bewerten.

Ideen aus der Organisation sammeln

Wichtig ist: Alle Ideen sind willkommen – ohne Bewertung! Ein strukturiertes Template hilft, diese Ideen einheitlich zu erfassen:

• Warum soll der Workflow automatisiert werden?
• Komplexität (geschätzt)
• Sicherheitsaspekte (z. B. personenbezogene Daten)
• Vision des gewünschten Ablaufs
• Klare Zielsetzungen: Welche Effekte soll der Workflow haben?
• WICHTIG: Ernennung eines Prozess-Verantwortlichen (Product Owner)

Praxisbeispiel: Budgetfreigabe-Workflows

Welche Workflows erstelle ich zuerst?

Durch die Auflistung und Bewertung der einzelnen Prozesse wird sehr schnell deutlich, mit welcher Priorisierung in die Umsetzung gegangen werden sollte. Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen für den Einstieg. Um die Workflows zu priorisieren eignet sich eine strukturierte Analyse.

Erfasst werden:

• Stark fehleranfällig: Prozesse, bei denen regelmäßig Fehler passieren
• Ressourcenintensiv: Abläufe, die viel Zeit und Personal binden
• Fragmentiert auf viele Tools: E-Mail hier, Excel da, ERP dort
• Regelmäßig wiederkehrend: Tägliche oder wöchentliche Routinen
• Subjektiver "Painpoint-Faktor": Prozesse, die Mitarbeitende am meisten frustrieren

Vom Kleinen zum Großen

Die Einführung beginnt bewusst nicht mit dem größten Nutzen, sondern mit dem einfachsten Setup. Das kann beispielsweise ein Urlaubsantrag oder eine Material-Nachbestellmeldung sein. Diese Einstiegsprozesse lassen sich schnell umsetzen, schaffen erste Erfolgserlebnisse und ermöglichen es dem Team, das Tool kennenzulernen.

Ein kleiner, klar umrissener Prozess ist ideal zum Start. Mit jedem erfolgreichen Workflow wächst das Verständnis, und es können komplexere Abläufe automatisiert werden. Dieser schrittweise Ansatz ermöglicht es Teams, sich mit den Vorteilen der Automatisierung vertraut zu machen, während sie gleichzeitig ihre Effizienz steigern.

Messbare Erfolgskriterien definieren

Zusätzlich können messbare KPIs wie "Reduktion der Painpoints um 20% innerhalb von 6 Monaten" oder "Verkürzung der Durchlaufzeit um 30%" festgelegt werden – ein Aspekt, der in vielen Digitalprojekten fehlt.

Wie bilde ich die Teams, die die Workflows umsetzen?

Die Akzeptanz neuer Tools steht und fällt mit der aktiven Einbindung der Mitarbeitenden. Ein erfolgreicher Workflow-Rollout basiert auf Transparenz und Partizipation.

Menschen mitnehmen statt Widerstände erzeugen

Frühzeitige Kommunikation, Schulung und Einbindung der betroffenen Fachbereiche verhindern Ablehnung und fördern eine konstruktive Mitgestaltung.

Zentrale Rollen im Projekt

Ein strukturierter Einführungsprozess setzt klare Rollen voraus:

• Projektleitung: Koordiniert den Gesamtprozess und sorgt für Termin- und Zielklarheit.
• Product Owner in den Fachbereichen: Bringen inhaltliche Anforderungen ein und vertreten die Interessen der Fachabteilungen.
• Workflow-Experte (der "Workflow-Gig"): Stellt die technische Umsetzbarkeit sicher und begleitet die Konfiguration.

Gemeinsam entwickeln diese Rollen praxistaugliche Workflows, testen erste Versionen mit Pilotgruppen und verfeinern sie iterativ bis zur optimalen Umsetzung.

Die Methode: Schritt für Schritt zum Erfolg

1. Start mit einem einfachen Workflow: Beginne mit einem Einstiegsprozess, der schnell umgesetzt werden kann und erste Erfolgserlebnisse schafft.
2. Retrospektiven als Lerninstrument: Nach Umsetzung der ersten Workflows erfolgt eine strukturierte Rückschau: Was lief gut? Was lief nicht optimal? Was lernen wir für den nächsten Rollout? Diese agile Reflexion schafft Raum für kontinuierliche Verbesserung.
3. Netzwerkaufbau in der Organisation: Basierend auf den gesammelten Erfahrungen wird entschieden, ob mit dem bestehenden Product Owner weitergearbeitet oder weitere Owner aus anderen Abteilungen eingebunden werden. So entsteht ein organisch wachsendes Netzwerk, das sich systematisch durch das Unternehmen zieht.

Zentraler Erfolgsfaktor bleibt die Koordination durch Projektleitung und Workflow-Expert*innen, die über alle Workflows hinweg Standards sichern, Redundanzen vermeiden und Prioritäten steuern.

Wie erstelle ich einen Workflow?

Schritt 1: Prozess analysieren

• Verstehe den aktuellen Ist-Zustand.
• Sprich mit allen Beteiligten: Wie läuft der Prozess heute ab? Wo gibt es Engpässe? Welche Schritte sind überflüssig?
• Dokumentiere jeden Schritt detailliert und identifiziere Schwachstellen.

Schritt 2: Ziele definieren

Setze messbare Ziele für deinen Workflow. Willst du die Bearbeitungszeit um 50% reduzieren? Fehlerrate unter 2% senken? Konkrete KPIs helfen dir später, den Erfolg zu bewerten und Optimierungen datenbasiert vorzunehmen.

Schritt 3: Workflow visualisieren und strukturieren

Zeichne deinen Workflow mit Flussdiagrammen oder Swimlane-Diagrammen auf. Visualisierung macht komplexe Prozesse verständlich und hilft, Schwachstellen zu erkennen. Weise Verantwortlichkeiten zu, lege Zeitrahmen fest und definiere Eskalationsmechanismen für überfällige Aufgaben.

Moderne Tools wie Flow360.io bieten diese Visualisierungs- und Strukturierungsfunktionen direkt digital per Drag & Drop-Anwendung - also ganz ohne Code oder Einbindung von IT-Spezialist*innen, so dass keine technische Vorbildung gegeben sein muss. So entfällt der umständliche Medienbruch zwischen Planungs- und Umsetzungstool – du zeichnest und automatisierst in einem System, was den Prozess der Workflow-Erstellung erheblich beschleunigt.

So kann der Prozess "Budgetfreigabe" in einem Flussdiagramm abgebildet werden.

Schritt 4: Ausnahmen berücksichtigen

Kein Prozess läuft immer nach Plan. Überlege dir, welche Ausnahmen auftreten könnten und wie damit umgegangen werden soll. Braucht es einen Notfall-Workflow? Wer entscheidet bei Sonderfällen? Auch seltene Ausnahmen brauchen klare Prozesspfade, um Compliance-Risiken zu vermeiden.

Schritt 5: Testen und anpassen

Führe einen Pilotdurchlauf mit einem kleinen Team durch. Sammle Feedback und optimiere basierend auf realen Erfahrungen. Achte besonders auf Übergabepunkte zwischen verschiedenen Abteilungen – hier entstehen die meisten Probleme. Simuliere auch bewusst Fehlanwendungen, um Stolperfallen frühzeitig zu erkennen.

Schritt 6: Schulen und ausrollen

Stelle sicher, dass alle Beteiligten verstehen, wie der neue Workflow funktioniert. Erstelle Dokumentationen, Anleitungen oder Videos. Benenne Ansprechpartner*innen für Fragen und biete Unterstützung während der Einführungsphase.

Schritt 7: Überwachen und kontinuierlich optimieren

Monitore regelmäßig die Performance anhand deiner KPIs. Wo gibt es Verzögerungen? Welche Schritte verursachen Probleme? Was keinen Mehrwert bringt, sollte konsequent entfernt oder angepasst werden.

Nutze die gewonnenen Daten für kontinuierliche Verbesserungen. Entscheidend dabei: Ein gutes Workflow-Tool sollte ein übersichtliches Dashboard bieten, das dir auf einen Blick den Status aller Prozesse zeigt. So kannst du Engpässe schnell erkennen und gezielt gegensteuern.

Ein Workflow ist nie fertig, er entwickelt sich mit deinem Unternehmen weiter.

Typische Fehler beim Erstellen von Workflows

• Zu komplex starten: Beginne mit einfachen, überschaubaren Workflows statt gleich den kompliziertesten Prozess anzugehen
• Nutzer*innen ignorieren: Workflows, die ohne Einbeziehung der späteren Anwender entwickelt werden, scheitern oft an der Realität
• Starre Strukturen: Plane Flexibilität für Sonderfälle ein – nicht jeder Prozess lässt sich zu 100% standardisieren
• Übergänge unterschätzen: Die kritischsten Punkte sind oft die Übergaben zwischen Personen oder Abteilungen
• Fehlende Messbarkeit: Definiere von Anfang an KPIs – nur mit Daten kannst du fundierte Optimierungen vornehmen
• Zu früh automatisieren: Optimiere erst den Prozess, dann automatisiere ihn
• Einzelpersonen statt Gruppen: Entscheidungsschritte sollten möglichst an Rollen oder Teams gebunden sein, das macht Prozesse robuster

Wenn du Schritt für Schritt erfahren willst, wie man wiederkehrende Abläufe in strukturierte, effiziente Workflows überführt, können wir dir auch unser Knowledge Paper zum Thema ans Herz legen.

Welche Software eignet sich zum Workflow-Erstellen?

OMR Reviews bietet dir eine Auswahl an passenden Tools für deine Workflows. Hier ein paar Beispiele:

No-Code/Low-Code-Plattformen: Leistungsstarke Workflow-Plattformen wie Flow360.io ermöglichen es dir mit intuitiver Bedienung und umfangreichen Automatisierungsmöglichkeiten komplexe Workflows sehr einfach ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Besonders geeignet für Workflows, in denen menschliche Aktionen wie Freigaben, Genehmigungen oder Vier-Augen-Prinzipien integriert werden müssen.

Tools wie Zapier oder make (zuvor Integromat) fokussieren sich primär auf App-zu-App-Automatisierung und datenbasierte Aktionen zwischen verschiedenen Systemen – ideal für rein systembasierte Automatisierungen ohne menschliche Interaktion im Prozess.

Projektmanagement-Tools mit Workflow-Funktionen: Lösungen wie Asana, monday work management oder Trello bieten integrierte Workflow-Funktionen für einfache bis mittlere Automatisierungen.

ERP- und CRM-Systeme: Große Systeme wie SAP oder Salesforce haben oft mächtige Workflow-Engines integriert – ideal für Workflows, die eng mit Stammdaten verzahnt sind.

Workflow-Management-Tools auf OMR Reviews: Umfassende Übersicht verschiedener Workflow-Management-Lösungen mit echten Nutzerbewertungen und detaillierten Vergleichen.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest:

• Integrationsmöglichkeiten mit deiner bestehenden Software
• Skalierbarkeit für wachsende Anforderungen
• Benutzer*innenfreundlichkeit ohne wochenlange Schulung
• Passendes Preismodell für dein Budget
• Support und gute Dokumentation
• Compliance-Berücksichtigung und Sicherheitsmaßnahmen für den Schutz sensibler Daten

Fazit: Warum Workflows erstellen?

Der Workflow hilft dir nicht nur, mehr zu erledigen, sondern das Richtige zur richtigen Zeit. Indem du jeden Schritt misst, optimierst und an deine Nutzer*innen anpasst, machst du aus deinen Prozessen eine strategische Disziplin. Wer dabei auf fundierte Analysen, Echtzeit-Monitoring und nutzer*innenzentrierte Optimierung setzt, hat nicht nur die besseren Argumente – sondern auch die besseren Ergebnisse.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Raum für das Wesentliche, mehr Qualität durch weniger Nacharbeit, klare Verantwortlichkeiten, intuitive Bedienung, volle Transparenz und zentrale Dokumentation.

Fang heute an: Wähle einen einzelnen, nervigen Prozess aus und erstelle deinen ersten Workflow. Starte klein, sammle Erfahrungen durch Retrospektiven und baue dein Workflow-Netzwerk organisch aus. Du wirst überrascht sein, wie viel Zeit und Energie du dadurch freisetzt. Und sobald der erste Workflow erstellt ist, wirst du weitere Optimierungspotenziale entdecken. Der Weg zur Prozessexzellenz beginnt mit dem ersten Schritt.