Die 8 besten Workflow Software kostenlos im Vergleich
Die optimale Lösung für Start-ups, Freelancer und kleine Teams: So findest du die passende Workflow Software, gratis
- Die besten Workflow Softwares kostenlos
- Fazit: Die richtige Wahl für dein kostenloses Workflow Management
- Wir haben die besten aufgelistet, die auch für Start-ups und kleine Teams ohne großes Budget funktionierende Prozesse und Struktur bieten.
- Die Wahl des passenden Tools hängt von der Teamgröße und dem spezifischen Anwendungsfall ab.
- Spezialisierte kostenlose Tools richten sich an Unternehmen mit besonderen Anforderungen und bieten kostenlose Versionen oder Testversionen an.
- Viele Tools bieten im Free-Plan unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder an, jedoch mit Einschränkungen bei Funktionen wie Automatisierungen oder Speicherplatz.
Die besten Workflow Softwares kostenlos
Tool-Name | Geeignet für | Schlüssel-Workflow-Features | Teamgröße | Integrationen |
|---|---|---|---|---|
Asana | Projektteams, die Wert auf moderne AI-Funktionen legen | Aufgabenautomatisierung, Priorisierung, transparente Workflows | Klein bis groß | Zahlreiche APIs & Apps |
fynk | Unternehmen aller Größen, die KI-gestütztes Vertragsmanagement suchen | Genehmigungsverfahren, Workflow-Automatisierung, Vertragsdatenbank | Klein bis groß | API-Integrationen, eIDAS-konform |
Jira | Agile Softwareentwicklungs- und Produktmanagement-Teams | Scrum/Kanban-Boards, anpassbare Workflows, Release Forecasting | Mittel bis groß | BI-Systeme, Entwicklungstools |
Trello | Einzelpersonen und kleine Teams, die eine visuelle Kanban-Lösung suchen | Kanban-Boards, Butler-Automatisierung, Zeitleistenansichten | Klein | Power-Ups, Mobile Apps |
Process.Science | Mittelstand und Großkonzerne für datenbasierte Prozessoptimierung | Prozessanalyse, Echtzeit-Überwachung, KI-Action-Points | Mittel bis groß | Power BI, Qlik Sense |
monday.com | Teams, die ein flexibles, visuelles Work OS für vielfältige Abläufe suchen | No-Code-Automatisierungen, Gantt/Kalender, Gastzugang | Klein bis groß | CRM, Dev-Tools |
Univelop | Unternehmen, die individuelle No-Code-Workflows abbilden möchten | Low-Code-Prozesse, Abteilungsverknüpfung, Designmodus | Mittel bis groß | Alle Geräte, offline |
ClickUp | Teams, die eine All-in-One Projektmanagement-Lösung mit vielen Ansichten suchen | 10+ Ansichten, Automation, Workload-Management | Klein bis groß | Zeiterfassung, Chat |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. Asana
- Erstellen & Zuweisen von Aufgaben, Fälligkeitsdaten und Abhängigkeiten
- Aufgaben-Priorisierung, To-Do-Listen und wiederkehrende Aufgaben
- Projekte in Listen-, Board- und Kalenderansicht
- Visuelle Workflow-Automation mit Triggern, Bedingungen und Aktionen zur End‑to‑End-Abbildung von Geschäftsprozessen, inklusive unbegrenzter Automatisierungen ohne Task‑Limits (ab Starter)
- Zeitleisten- und Gantt-Ansicht (ab Starter)
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Übersichtliche Benutzeroberfläche | Optimierungsbedarf bei mobiler App |
Clustern der Aufgaben möglich durch verschiedene Boards | Aufwendigere Einarbeitung |
Ob Kanban-Board, Timeline oder Aufgabenliste – jede:r kann mit der Ansicht arbeiten, die am besten passt. Zusätzlich lassen sich wiederkehrende Workflows mit wenigen Klicks automatisieren, was uns im Alltag viel Zeit spart. – Olaf, netkin Marketing
2. fynk
- KI-unterstützte Dokumentenanalyse und -erstellung zur Beschleunigung vertragsbezogener Workflows
- Elektronische Signaturen (SES, AES, QES) konform mit eIDAS für durchgängig digitale Freigabeprozesse
- Genehmigungsverfahren und Workflow-Automatisierung zur Abbildung mehrstufiger Freigaben.Vertragsdatenbank, Massenerstellung & API-Integrationen für zentral gesteuerte Vertrags-Workflows
- Datenhaltung in EU-zertifizierten Rechenzentren für compliancekonforme, durchgängig digitale Vertragsprozesse.
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Flexibler Lizenzansatz | Optimierungsbedarf bei dem Unterschriftenprozess |
Moderne und intuitive Benutzeroberfläche | Gewöhnungsbedürftige Tag-Struktur |
Als Nutzer des Vertragsmanagement Tools Fynk möchten ich meine vollste Zufriedenheit zum Ausdruck bringen. Fynk hat sich als ein durchdachtes und zuverlässiges Werkzeug erwiesen, das nicht nur unseren Alltag vereinfacht, sondern auch den Umgang mit Verträgen effizienter gestaltet. – Dominik, Advance Business Partner GmbH
3. Jira
- Scrum- und Kanban-Boards zur Visualisierung und Steuerung teamweiter Workflows
- Anpassbare Workflows und Release Forecasting für planbare, durchgängige Auslieferungsprozesse
- Roadmaps (Basic/Advanced) zur übergreifenden Planung und Abstimmung mehrerer Workflows
- Umfangreiches Bug Reporting und Monitoring zur Einbettung von Fehlerbehebung in bestehende Workflows
- Automation für Einzelprojekte und global (ab Premium) zur Reduzierung manueller Schritte in wiederkehrenden Abläufen.
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Individuell anpassbare Workflows | Komplexer Einstieg in das Tool |
Benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Bedienung | Optimierte Suche nur begrenzt möglich |
JIRA begleitet mich schon seit Beginn meiner Berufs-Karriere im E-Commerce und in der Produktentwicklung. Es gehört meiner Meinung nach zu den Tools, die man immer wieder und bei allen möglichen Unternehmen wiederfindet. – Stane, Douglas
4. Trello
- Unbegrenzte Karten und Mitglieder im Free-Plan zur Abbildung auch umfangreicher Team-Workflows
- Kanban-basiertes System (Boards) und Automatisierung (Butler) zur Strukturierung und teilweisen Automatisierung von Aufgaben-Workflows
- Dashboard-, Zeitleisten- und Kalenderansicht (ab Business Class) für unterschiedliche Sichten auf laufende Workflows
- Unbegrenzter Speicherplatz (10 MB pro Datei) zur Ablage relevanter Dokumente direkt im Workflow-Kontext
- Mobile Apps für iOS und Android zur Steuerung und Aktualisierung von Workflows unterwegs.
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Visuelle Darstellung von Aufgaben | Keine integrierte Zeitplanungsfunktion |
Einfache und leistungsstarke Handhabung | Optimierungsbedarf bei der Verwaltung der Infrastruktur |
Die Oberfläche von Trello ist zweifelsohne eine seiner größten Stärken. Dank der einfachen Benutzeroberfläche und der leichten Handhabung können Projekte oder Aufgaben, sowohl beruflich als auch privat, auf organisierte, einfache, flexible und leistungsstarke Weise durchgeführt werden. – Karsten, Endori
5. Process.Science
- Nahtlose Integration in BI-Systeme (Microsoft Power BI, Qlik Sense) zur Auswertung und Optimierung von Prozess- und Workflow-Kennzahlen
- On-Premise- und Cloud-Verfügbarkeit für flexible Bereitstellung von Prozess- und Workflow-Analysen in unterschiedlichen IT-Umgebungen
- Prozessübersicht, -analyse und Echtzeit-Überwachung zur laufenden Identifikation von Engpässen und Abweichungen in Workflows
- Rollenbasierte Berechtigungen und Datenverschlüsselung für sichere, compliancekonforme Steuerung sensibler Prozessdaten
- KI-gestützte Action-Point-Erkennung (Road Map) zur Ableitung konkreter Maßnahmen zur Verbesserung bestehender Workflows.
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Nahtlose Integration mit führenden BI-Plattformen | Optimierungsbedarf bei der Zugänglichkeit von Analysen |
Kombination aus Process Mining und BI-Storytelling | Aufwendiges Onboarding |
Das UI ist genial durchdacht, du hast sofort das Gefühl, du weißt, was du tust, obwohl du gerade mit Hunderttausenden Prozessdaten jonglierst. Kein unnötiges Geklicke, kein Suchspiel in Menüs, keine Tech-Arroganz. – Marielouise, BMW Group
6. monday.com
- Anpassbare Boards, Dashboards und Workdocs zur Abbildung und Steuerung individueller Team-Workflows
- No-Code-Automatisierungen (250 Aktionen pro Monat im Standard-Plan) zur Reduzierung manueller Schritte in wiederkehrenden Abläufen
- Zeitleisten-, Gantt- und Kalenderansichten für unterschiedliche Perspektiven auf laufende Workflows und Abhängigkeiten
- Spezialisierte Produkte wie monday CRM und monday Dev zur Unterstützung bereichsspezifischer Workflows, etwa in Vertrieb und Entwicklung
- Gastzugang zur Zusammenarbeit mit Externen (ab Standard) für durchgängige Workflows über Team- und Unternehmensgrenzen hinweg.
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Gute Übersicht und Struktur einzelner Boards | Optimierungsbedarf bei Strukturierung |
Automatisierung verschiedener Tätigkeiten und Vorgängen | Optimierungsbedarf bei den Benachrichtigungen |
Monday schafft es eine grafisch sehr übersichtliche und intuitive Plattform zu bieten, mit der sich auch komplexere Vorgänge und Abläufe gut darstellen lassen. – Florian, E.H.S. Edition Hamburger Satz Druck GmbH
7. Univelop
- Abbildung individueller Geschäftsprozesse (Low-Code/No-Code) zur flexiblen Gestaltung maßgeschneiderter Workflows ohne Programmieraufwand
- Integrierte Workflows zur Automatisierung manueller Schritte und Steuerung von Prozessen über mehrere Abteilungen
- Offline- & Online-Nutzung auf allen Geräten für durchgängige Workflow-Steuerung unabhängig vom Standort
- Designmodus und unbeschränkter Zugriff zur kontinuierlichen Anpassung und Überwachung laufender Workflows
- Verknüpfung von Abteilungen (HR, Buchhaltung, Vertrieb) für abteilungsübergreifende, nahtlose Geschäftsprozesse.
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Intuitive Bedienung, auch auf mobilen Endgeräten | Keine genaue Kostenübersicht vorhanden |
Zusätzliches Material und Schulungen für den erweiterten Gebrauch | Intensivere Einarbeitungszeit |
Die erste Software, mit der wir komplett prozessorientiert die Kundenprozesse nachbauen können. Nicht nur für uns als Kunde, sondern auch in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden, ein absoluter Gamechanger. – Kilian, BT Nord Systemhaus GmbH
8. ClickUp
- Über 10 verschiedene Ansichten (Boards, Listen, Gantt, Whiteboards, Mind Maps) zur flexiblen Visualisierung und Steuerung von Workflows
- Automation, native Zeiterfassung, Ziele und Portfolios zur Automatisierung und Überwachung workflowbasierter Prozesse
- Kollaborative Dokumente und Echtzeit-Chat für nahtlose Kommunikation innerhalb laufender Workflows
- Unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder im Free-Plan zur Skalierung teamweiter Workflow-Abbildungen
- Ressourcenplanung und Workload-Management (ab Unlimited) zur optimierten Belastungssteuerung in Workflows.
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Effizienter Support | Optimierungsbedarf bei der Implementierung von Updates |
Umfangreiches Tool mit individueller Gestaltungsmöglichkeit | Komplexe und aufwendige Einrichtung |
Die Möglichkeit auch komplexe Strukturen für Teams, Meetings, Aufgaben und Projekten abzubilden sind der Wahnsinn. Je tiefer in die Funktionen des Tools vorgedrungen wird, desto mehr Möglichkeiten ergeben sich. – Frank, benuta GmbH
Fazit: Die richtige Wahl für dein kostenloses Workflow Management
Projektmanagement für Start-ups & kleine Teams
Jira
Der Klassiker für agile Entwicklung.
FOKUS:
- Agile Dev-Teams
- Komplexe Workflows
- Starke Struktur
Asana
Moderner Allrounder mit AI-Power.
FOKUS:
- Flexible Planung
- Intelligente AI-Features
- Vielseitige Teams
Trello
Visuelles Kanban für schnellen Start.
FOKUS:
- Einfache Bedienung
- Visuelle Boards
- Unkomplizierter Setup
Empfehlungen für Teams unter 10 Personen
Lesetipp: Schau dir auch unser Best-Of für kostenlose Projektmanagement-Software an!