Cloud DMS für KMU: So startest du einfach und revisionssicher ins digitale Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS-Software) unterstützen Unternehmen dabei, ihre Dokumente zu organisieren und abrufbar zu machen. Dafür bieten Dokumentenmanagement-Softwares Funktionen zum digitalen Erfassen, Verwalten und Archivieren von Dokumenten und helfen beim Automatisieren der Dokumentenverwaltungsprozesse. Durch das zentrale und strukturierte Ablegen der Dokumente finden Mitarbeiter:innen zudem die Dokumente, die sie benötigen, können diese zurückverfolgen, untereinander teilen und miteinander an diesen arbeiten. Mithilfe von Dokumentenmanagement-Software können Firmen Kosten und Aufwand einsparen, die Sicherheit von Dokumenten erhöhen, die Einhaltung von Vorschriften, wie der DSGVO, einfacher gewährleisten und Dokumentenverlust vermeiden. Darüber hinaus bieten Dokumentenmanagement-Systeme einfache Integrationsmöglichkeiten zu weiteren Softwares, was die Weitergabe von Dokumenten vereinfacht und zusätzliche Prozessautomatisierungen ermöglicht. Solche Automatisierungen sowie unkomplizierter und schneller Dokumentenzugriff kann zu verbesserter Produktivität des ganzen Unternehmens führen. Meist werden DMS-Softwares in mittelständischen Unternehmen und Konzernen im Personalwesen, Finanzwesen, Marketing, Human Resources und im Vertrieb eingesetzt und bieten Schnittstellen zu Digital Asset Management Software, HR-Software, CRM-Tools, ERP-Systemen, Buchhaltungssoftwares und Wissensmanagement-Software.

Eine Vertragsmanagement-Software (Contract-Management-Software) unterstützt große Unternehmen, aber auch KMU und Freiberufler:innen bei der Vertragsverwaltung. Vertragsmanagement-Softwares bieten Funktionen zur Erfassung, Erstellung, Bearbeitung, Organisation, Unterschrift und Speicherung von Verträgen und allen dazugehörigen Dokumenten. Außerdem erleichtern sie durch ein gemeinsames Workspace die Zusammenarbeit an Vertragsdokumenten und unterstützen Genehmigungsprozesse. Durch Benachrichtigungen sind immer alle Mitarbeiter:innen auf dem Laufenden und Erinnerungen zu Terminen und Fristen sorgen dafür, das immer alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden. Alle KPIs sind durch automatisierte Berichte und Analysen nur einen Klick entfernt. Hinzu kommt, dass bereits bestehende Softwares eines Unternehmens mithilfe von Integrationen und APIs schnell an die Vertragsmanagement-Software angebunden werden können. Häufig werden Softwares zum Erstellen elektronischer Signaturen oder CRM-Softwares an Contract-Management-Softwares angebunden. Ohne eine solche Softwares ist gutes Vertragsmanagement kaum möglich und ab einer gewissen Unternehmensgröße und einer wachsenden Anzahl laufender Verträge ist eine Vertragsmanagement-Software unabdingbar. Vertragsmanagement-Softwares gewähren einen guten Überblick, erleichtert Entscheidungen und reduziert Risiken. Außerdem kann der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software zu großen Zeit- und Kosteneinsparungen führen.

Cloud-Content-Collaboration-Software, umgangssprachlich auch einfach als Cloud-Speicher oder Cloud bezeichnet, dient als dedizierter, cloudbasierter Speicher und als Software-Lösung zum Teilen von Daten, Bildern, Videos, Tabellen und weiteren Dateien, die in Unternehmen erstellt und verwendet werden. Die Tools synchronisieren alle Inhalte und Ablagen eines Unternehmens, sodass sie als zentrale Anwendung für den Zugriff auf Inhalte fungieren. Diese Cloud-Collaboration-Speicher geben Nutzer:innen die Möglichkeit ihre Dateien in der Cloud zu speichern, freizugeben, zu erstellen, gemeinsam zu bearbeiten, zu suchen, sind von diversen Geräten und synchronisieren die Inhalte zwischen diesen. Cloud-Speicher können als einfaches Dokumentenmanagement-System eingesetzt werden, aber auch über deutlich umfangreichere Funktionen verfügen, die die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten beinhalten. Es gibt deutliche Funktionsüberschneidungen von Cloud-Speicher-Kollaborationssoftwares und Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM). Allerdings sind ECM-Systeme auf große Organisationen und Unternehmen (Enterprises) ausgelegt und bieten stärkere Sicherheitsvorkehrungen, mehr Speicherplatz und On-Premise-Lösungen. Cloud-Content-Collaboration-Softwares können mit ECM-Systemen und Content-Management-System (CMS) integriert werden, um ein umfassendes Ökosystem zur Speicherung von Content zu schaffen.  Cloud-Speicher, die sich zur Kollaboration und zum Erstellen von Inhalten eignen, sollten jedoch nicht mit Cloud-Datenspeichern verwechselt werden, die auf die Speicherung von unstrukturierten Daten und Informationen auf Dateiebene ausgelegt sind. Cloud-Dienste, bei denen es sich um Cloud-Content-Collaboration-Lösungen handelt, bieten cloudbasierten Speicher für mehrere Dateitypen und sorgen dafür, dass sich Ablagen und Dateien über mehrere Geräte hinweg synchronisieren. Außerdem bieten sie Funktionen für die interne und externe Dateifreigabe, sie unterstützen die Versionierung von Dateien, bieten Zugriff auf Dateien von mehreren Geräten aus, lassen Benutzer:innen Dokumenten erstellen und sind optimal geeignet für die Kollaboration mehrerer Mitarbeiter:innen oder Teams.

OCR-Software (Optical-Character-Recognition), umgangssprachlich auch Texterkennungssoftware oder OCR-Scanner genannt, ist eine Software-Lösung, mit der die meisten Bildarten, die Text enthalten, in maschinenlesbare Textinhalte umgewandelt werden können. Mithilfe eines OCR-Tools können Bilder gescannt und in Dokumente umgewandelt werden. Durch den Einsatz der OCR-Technologie lässt sich der Text anschließend in den Dokumenten mittels gängiger Textverarbeitungsprogramme (z. B. Word) bearbeiten. Ursprünglich basierte die automatische Texterkennung auf optischer Zeichenerkennung, also Optical-Character-Recognition, bei der einzelne Zeichen verarbeitet werden. Diese Technik wird aber zunehmend durch neuronale Netze, in der ganze Zeilen verarbeitet werden, abgelöst. OCR-Software kann aufgrund Ihrer grundlegenden Funktion in vielen Einsatzbereichen und Teams Verwendung finden. Insbesondere Abteilungen, die viele Dokumente digitalisieren oder digitale Dokumente auslesen müssen, setzen OCR-Tools ein. Dazu zählen Buchhaltungs-, Personal- und Datenerfassungsabteilungen, die wichtige Informationen aus großen Mengen von  (Bild-)Dateien extrahieren. Der Einsatz einer OCR-Texterkennungssoftware führt zu erheblichen Zeitersparnissen, da manuelle Eingaben überflüssig werden, er verhindert Fehler und verbessert die Betrugserkennung. Einige Texterkennungssoftwares bieten auch Funktionen zur Dokumentenverwaltung und -organisation sowie zur Durchsuchung der Dokumente. OCR-Softwares sind daher oft in eine Dokumentenmanagement-Software integriert oder bieten Schnittstellen zu diesen. Wie oben schon erwähnt bieten einige Software-Anbieter eine verbesserte Version der OCR, nämlich automatisierte Textererkennung oder sogar intelligente Textverarbeitung (Intelligent-Text-Processing (IDP)). In dieser Kategorie sind sowohl OCR- als auch IDP-Softwares enthalten. Zu den bisher beschriebenen Funktionen kommen bei Intelligent-Text-Processing-Softwares neue Technologien wie Machine-Learning-Software, Natural-Language-Processing (NLP) und Bilderkennungssoftware, um Dokumente intelligent zu scannen und basierend auf Nutzerverhalten und Mustern zu optimieren. Anders als eine simple OCR-Software kann ITP-Software die Bedeutung des Textes verstehen und so die aus dem Textdokument extrahierten Informationen parsen. Anschließend können die generierten Informationen für nachgelagerte Prozesse verwendet werden. Daher kann IDP-Software in weitere Applikationen, Systeme und Automationsplattformen integriert werden. OCR ist häufig Teil von Software-Lösungen, deren Hauptzweck nicht die Verarbeitung von Dokumenten ist und wird in diesen als ‚versteckte‘ Technologie eingesetzt. Zu diesen zählen CRM-Softwares, ERP-Systeme, Buchhaltungssoftwares und ECM-Software (Enterprise-Content-Management). Um sich als OCR-Software zu qualifizieren, muss die Lösung: * digitale Bilder und/oder Scans verschiedener Dokumententypen verarbeiten * relevante Daten in gescannten Dokumenten identifizieren und extrahieren und diese in maschinenlesbaren Text umwandeln, der durchsucht und bearbeitet werden kann * Funktionen zur Klassifizierung und Sortierung der erfassten Dokumente bieten

Mithilfe von Workflow-Management-Systemen oder Workflow-Management-Softwares definieren und verwalten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe (Workflows). Der Einsatz eines Workflow-Management-Tools verfolgt das Ziel, die Produktivität der Mitarbeiter*innen und die Nutzung der Ressourcen zu optimieren. Außerdem kann eine solche Software die Zusammenarbeit zwischen Teams oder ganzen Abteilungen verbessern. In der Regel setzen Manager:innen die Workflow-Management-Systeme zur Definition von Abläufen und Prozessen ein.  Bei Workflow-Management-Softwares handelt es sich um eine abgespeckte Variante von Prozess-Management-Software für Unternehmen, welche sich eher für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit Aufgaben- und Arbeitsabläufen mit niedrigem bis mittleren Komplexitätsgrad eignen. Im Gegensatz zu Projektmanagement-Software verwaltet Workflow-Management-Software keine separaten Projekte oder Aufgaben. Zudem ermöglicht sie, anders als Projektmanagement-Tools, die Automatisierung von Prozessen durch Integrationen von anderen Softwares wie z. B. CRM-Systemen. Um sich als Workflow-Management-Software zu qualifizieren, muss die Lösung: * Funktionen für die Erstellung und Verwaltung von Regeln mit Logiken ermöglichen * einen Drag-and-Drop-Editor für die Erstellung von Workflows bieten * Nutzer*innen die Möglichkeit geben, Aufgaben und Arbeitsabläufe außerhalb des Workflow-Management-Systems zu automatisieren * Unterstützung beim Verwalten von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Arbeitsabläufen bieten * Warnhinweise und Benachrichtigungen von Mitarbeiter*innen oder Manager*innen auf Grundlage von vordefinierten Regeln ausgeben * Funktionen für das Erzeugen von Formularen und ggf. Dokumenten enthalten

Intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware, oder IDP Software, bezeichnet ein fortschrittliches technologisches System, das darauf ausgelegt ist, die Art und Weise, wie Unternehmen und Organisationen Dokumente verarbeiten und verwalten, zu revolutionieren. Diese Art von Software nutzt Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und oft auch Natural Language Processing (NLP), um Dokumente automatisch zu erkennen, zu erfassen, zu klassifizieren und zu extrahieren. Sie transformiert unstrukturierte oder halbstrukturierte Daten in eine strukturierte, leicht zugängliche Form. Die Zielgruppe für IDP Software ist breit gefächert und umfasst Unternehmen und Organisationen jeder Größe und aus verschiedenen Branchen. Sie findet Anwendung in Bereichen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Rechtswesen, Bildung, Regierung und vielen anderen, wo große Mengen an Dokumenten verarbeitet werden müssen. Besonders nützlich ist sie in Szenarien, wo schnelle, genaue und effiziente Dokumentenverarbeitung kritisch ist, wie bei der Kundenbetreuung, Compliance-Überwachung und bei der Datenanalyse. Um in der Kategorie Intelligente Dokumentenverarbeitung Software aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: * Automatische Dokumentenerkennung und -klassifizierung: Fähigkeit, verschiedene Arten von Dokumenten automatisch zu erkennen und zu klassifizieren. * Datenextraktion und -verarbeitung: Effiziente Extraktion von relevanten Daten aus Dokumenten unter Verwendung fortschrittlicher Algorithmen. * Integration mit bestehenden Systemen: Leichte Integration mit anderen Geschäftssystemen und Datenbanken. * Sicherheits- und Compliance-Features: Starke Sicherheitsmaßnahmen und Compliance mit relevanten Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften.

Archivierungssoftware bezeichnet Softwarelösungen, die Unternehmen bei der langfristigen Speicherung, Verwaltung und dem Abruf geschäftskritischer Informationen unterstützen. Solche Lösungen sind besonders wichtig für die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und die effiziente Datenverwaltung. Archivierungstools richten sich an mittlere bis große Unternehmen, die täglich große Mengen an E-Mails, Dokumenten und anderen elektronischen Inhalten verarbeiten. Sie finden Anwendung in Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen, Rechtswesen und anderen stark regulierten Sektoren. Diese Software ermöglicht die Archivierung von Daten aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mails, Social-Media-Inhalten oder Collaboration-Tools und sorgt dabei für eine sichere Speicherung und leichte Auffindbarkeit. Zudem helfen Archivierungs-Systeme, Speicherplatz zu sparen und ältere Inhalte langfristig zu bewahren, ohne den Zugriff zu erschweren. Um in der Kategorie Archivierungssoftware aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Skalierbare und sichere Datenarchivierung - Unterstützung für mehrere Datenquellen und -formate - Regulatorische Compliance und Audit-Funktionalität - Effiziente Such- und Wiederherstellungsfunktionen - Integration in bestehende IT-Umgebungen

KI-Agenten, auch bekannt als intelligente virtuelle Assistenten oder virtuelle Agenten, sind spezialisierte Softwarelösungen, die darauf abzielen, Aufgaben und Prozesse autonom und intelligent auszuführen. Sie werden häufig in Bereichen wie Kundenservice, Marketing-Automatisierung, Datenanalyse und Workflow-Optimierung eingesetzt. Unternehmen nutzen KI-Agenten, um repetitive Aufgaben zu automatisieren, die Effizienz zu steigern und personalisierte Nutzererfahrungen zu schaffen. Ein besonderes Merkmal von KI-Agenten ist die Fähigkeit, natürliche, menschenähnliche Gespräche zu führen, die durch fortschrittliche KI- und Machine-Learning-Algorithmen ermöglicht werden. Diese Lösungen richten sich an Unternehmen jeder Größe, die ihre Arbeitsabläufe durch den Einsatz künstlicher Intelligenz optimieren und gleichzeitig eine verbesserte Kommunikation mit Kund*innen und Mitarbeitenden ermöglichen wollen. Um in der Kategorie KI-Agenten aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Funktionen und Eigenschaften bieten: - Selbstlernende Algorithmen durch maschinelles Lernen - Nahtlose Integration in bestehende Systeme - Automatisierung wiederkehrender Aufgaben - Natürliche, menschenähnliche Interaktionen - Skalierbarkeit, um den Anforderungen wachsender Unternehmen gerecht zu werden

E-Rechnung Software ermöglicht die digitale Erstellung, Übermittlung und Archivierung von Rechnungen gemäß gesetzlicher Anforderungen. Sie richtet sich an Unternehmen jeder Größe, die ihre Rechnungsprozesse effizienter gestalten und gesetzeskonform digitalisieren möchten. Besonders relevant ist sie für Buchhaltungsabteilungen, Steuerkanzleien sowie kleine und mittelständische Unternehmen, die häufig mit wiederkehrenden Rechnungsprozessen arbeiten. Der Einsatzbereich erstreckt sich über die gesamte Rechnungsabwicklung – von der Erstellung bis zur Archivierung. Durch die Automatisierung manueller Schritte lassen sich Fehler minimieren, Prozesse beschleunigen und Kosten senken. Zudem sorgt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der GoBD oder der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung für rechtliche Sicherheit. Um in der Kategorie E-Rechnung Software aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Erstellung und Versand von E-Rechnungen in standardisierten Formaten (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) - GoBD- und DSGVO-Konformität - Automatisierter Abgleich von Eingangs- und Ausgangsrechnungen - Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen - Langfristige, revisionssichere Archivierung

Rechnungsmanagement Software ist ein wesentliches Tool für Unternehmen, um ihre Rechnungsstellungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Diese Art von Software richtet sich an Organisationen jeder Größe und Branche, die ihre Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten wollen. Sie ist besonders nützlich für Buchhaltungsabteilungen, die eine große Anzahl von Rechnungen bearbeiten und verwalten müssen. Rechnungsmanagement Software bietet Funktionen wie die Automatisierung von Rechnungserstellung, -versand und -verfolgung, die Integration in Buchhaltungssysteme und die Unterstützung bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Um in der Kategorie Rechnungsmanagement Software aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Automatisierte Rechnungserstellung und -versand: Effizienzsteigerung durch Automatisierung von Routinetätigkeiten. - Integration in Buchhaltungssoftware: Nahtlose Verbindung mit bestehenden Finanzsystemen. - Compliance-Management: Unterstützung bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Standards. - Detaillierte Berichterstattung und Analyse: Umfassende Einblicke in Rechnungs- und Zahlungsdaten. - Benutzerfreundliche Oberfläche: Einfache Bedienbarkeit und Anpassbarkeit an spezifische Bedürfnisse.