E-Rechnung-Softwares: Die 6 besten Tools für digitales Rechnungswesen

1. Was ist eine E-Rechnung?
2. Auswahlkriterien für die passende Software
3. Drei kostenlose Softwares für E-Rechnungen
4. Drei kostenpflichtige Softwares für E-Rechnungen
5. Fazit: So findest du die passende Rechnungssoftware

Kennst du das Gefühl, von Papierbergen und unübersichtlichen Rechnungen überwältigt zu sein? E-Rechnungen schaffen hier Abhilfe und sind dabei nicht nur nachhaltiger, sondern auch effizient und benutzerfreundlich. Doch welche Rechnungsoftware erfüllt deine Anforderungen am besten? In diesem Artikel stellen wir dir drei kostenpflichtige und drei kostenlose E-Rechnung-Softwares vor.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung, auch als elektronische Rechnung bekannt, ist ein digitaler Rechnungsbeleg, der ohne den Einsatz von Papier erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Unterschied zu eingescannten Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen folgt die E-Rechnung einem strukturierten Datensatzformat, wodurch sie für Maschinen lesbar wird und automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Zu den gängigen Standards für E-Rechnungen gehören die Formate ZUGFeRD und XRechnung.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten, was sowohl die visuelle Lesbarkeit als auch die automatisierte Verarbeitung ermöglicht. XRechnung ist ein rein datenbasiertes XML-Format, das insbesondere für die Anforderungen des öffentlichen Sektors in Deutschland entwickelt wurde. Beide Formate tragen dazu bei, Prozesse in der Buchhaltung zu optimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen.

Noch mehr zu den Besonderheiten, den Pflichtangaben und praxisnahe Beispiele findest du in unserem Ratgeber-Artikel zum Thema E-Rechnung.

Vorteile von E-Rechnungen

E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Rechnungsformen:

• Effizienz: Dank der strukturierten Maschinenlesbarkeit können viele Rechnungsprozesse automatisiert werden.

• Kosteneinsparungen: Unternehmen sparen Druck-, Versand- und Lagerkosten für Papierrechnungen.

• Fehlerreduktion: Automatisierte Verarbeitung minimiert menschliche Fehler bei der Eingabe, beispielsweise in Form von Zahlendrehern

• Transparenz: Lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation vom Versand bis zur Bezahlung

• Umweltschutz: Ein reduzierter Papierverbrauch trägt zur Schonung der Umwelt bei.

E-Rechnungspflicht ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Die gesetzliche Grundlage hierfür wurde mit dem Wachstumschancengesetz geschaffen. Übergangsregelungen erlauben jedoch bis Ende 2026 weiterhin die Nutzung von Papierrechnungen oder anderen elektronischen Formaten wie PDFs, sofern der*die Empfänger*in zugestimmt hat.

Auswahlkriterien für die passende Software

Der Markt für Rechnungsprogramme ist riesig – entsprechend herausfordernd kann die Wahl einer geeigneten Software für E-Rechnungen sein. Bist du selbstständig oder führst ein kleines Unternehmen, kann ein kostenloses Tool bereits ausreichen. Solche Lösungen bieten grundlegende Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen und sind oft benutzerfreundlich gestaltet.

Arbeitest du hingegen in einem größeren Unternehmen, benötigst du vermutlich eine weitere Funktionen und Integrationsmöglichkeiten, die oft nur kostenpflichtige Software bietet. Zusätzliche Features, die es meist nur gegen Aufpreis gibt, sind beispielsweise umfangreichen Auswertungen, Schnittstellen zu anderen Buchhaltungssystemen und Automatisierungs-Features. Diese Funktionen sind besonders hilfreich, um komplexe Rechnungsprozesse effizient und fehlerfrei zu gestalten.

Um die für dich passende E-Rechnung-Software zu finden, solltest du dir vorab folgende Fragen stellen:

• Wie viele Rechnungen stelle ich monatlich aus?

• Benötige ich zusätzliche Funktionen fürs Mahnwesen oder Projektmanagement?

• Ist eine Integration in bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme nötig?

• Welche Sicherheitsstandards und Zertifizierungen werden benötigt?

• Wie wichtig ist mir der Kundensupport und welche Optionen sind verfügbar?

Drei kostenlose Softwares für E-Rechnungen

Du suchst nach leistungsstarken Tools, die einen kostenfreien Einstieg in die Welt der Rechnungsstellung bieten? Dann wirf doch einmal einen Blick auf diese drei Lösungen, die du dauerhaft kostenlos nutzen kannst:

1. Zervant

Zervant ist ein kostenloses Programm zur Rechnungsstellung, das sich an Gründer*innen, kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) und Freiberufler*innen richtet. Du kannst mit Zervant für bis zu fünf Kund*innen maximal 5 Rechnungen und Angebote sowie XRechnungen erstellen, schreiben und versenden. Mit der integrierten Kunden- und Produktdatenbank erstellst du deine Rechnungen ganz einfach und behältst zudem den Überblick über ausstehende Rechnungen sowie deine Umsätze.

Zervant auf OMR Reviews

Die Premiumversion von Zervant bietet zusätzliche Funktionen wie das Versenden von Rechnungen per Post, Mahnungen und Teilzahlungen und kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden. Zervant ist auch als App für iOS und im Google Play Store erhältlich.

Kostenlose Features von Zervant:

• Erstellen und Verwalten von 5 Rechnungen pro Monat und bis zu 5 Kunden-Profile

• Online-Zahlung per Kreditkarte

• Kundenservice in sechs Sprachen

• Erstellung von Rechnungen aus erfassten Zeiten

• Wiederholungsrechnungen

• Zeiterfassung

2. Accountable

Accountable ist eine All-in-one-App für Selbstständige, die Steuer- und Buchhaltungsaufgaben erleichtert. Genau wie Zervant kann Accountable in der Free-Version dauerhaft kostenlos genutzt werden. Mit den hier enthaltenen Features kannst du alle wesentlichen Rechnungs-Workflows erledigen. Großen Wert legt Accountable auf eine einfache Bedienung: Die App bietet zahlreiche Features, die keine Vorkenntnisse verlangen.

Accountable auf OMR Reviews

In der kostenpflichtigen Pro-Version gibt es zudem einen integrierten KI-Assistenten, der bei der Buchhaltung unterstützt.

Kostenlose Features von Accountable:

• Erstellung kostenloser E-Rechnungen

• Kostenlose Smartphone App

• Erstellung und Versand von Rechnungen (ohne Begrenzung)

• Verbindung von einem Bankkonto

• Scannen von bis zu 5 Ausgaben pro Monat

3. poool

poool ist viel mehr als nur ein Rechnungsprogramm – tatsächlich positioniert sich die Software als ERP-Tool für Agenturen, Berater*innen und andere Wissens-Dienstleister*innen. Doch auch, wenn du „nur“ Rechnungen erstellen willst, solltest du dir poool genauer anschauen. Die Software bietet nämlich bereits in der Gratis-Version alles, was du für E-Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen und QR-Rechnungen benötigst.

poool auf OMR Reviews

In der kostenpflichtigen Teamversion kommen weitere sinnvolle Ergänzungen wie Mahnwesen, Finanzplanung oder Liquiditätsauswertung hinzu. Die Basislizenz ist kostenlos, zusätzliche Nutzer*innen kosten jeweils 27 € pro Monat.

Kostenlose Features von poool:

• Erstellung und Versand von Rechnungen per Mail

• Wiederkehrende Ausgangsrechnungen

• Umsetzung via ZUGFeRD und XRechnung

• QR-Rechnungen, insbesondere für die Schweiz

• Wiederkehrende Eingangsrechnungen

• DATEV/BMD-Schnittstelle

Drei kostenpflichtige Softwares für E-Rechnungen

Du brauchst umfassende Funktionen und Flexibilität? Dann wirf einen Blick auf diese drei kostenpflichtigen Tools für E-Rechnungen:

1. orgaMAX Buchhaltung

orgaMAX Buchhaltung ist eine Softwarelösung, die umfassende Funktionen für Buchhaltung, Fakturierung, Kundenverwaltung und Warenwirtschaft bietet. Diese Software richtet sich an Start-ups, Selbstständige und Kleinunternehmen und hilft dir dabei, die zeitaufwändige Buchhaltung effizient zu managen, sodass du mehr Zeit hast, andere Projekte voranzutreiben.

orgaMAX Buchhaltung auf OMR Reviews

orgaMAX Buchhaltung bietet verschiedene Preispakete: Das Paket XS startet bei 9 € pro Monat, während das Paket L für 49 € pro Monat erhältlich ist. Zudem gibt es eine 14-tägige kostenlose Testphase.

Weitere Highlights und Features von orgaMAX Buchhaltung:

• Mobile Bearbeitung per App oder Browser

• Erzeugung von Steuerdaten für UStVA, EÜR und GuV auf Knopfdruck

• KI-basierte Belegerfassung

• Online-Banking-Verknüpfung

• Verwaltung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen

2. FastBill

FastBill ist eine Buchhaltungssoftware, die sich an Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler*innen richtet. Neben der Erstellung und dem Versand von Rechnungen ermöglicht FastBill auch die vollständige Verwaltung deiner Buchhaltung. Du kannst also alle Aufgaben von der Rechnungsstellung über das Mahnwesen bis hin zu Finanzauswertungen und dem automatisierten Monatsabschluss zentralisieren und automatisieren. Weitere Funktionen wie Belegerfassung, Finanz-Dashboards, Umsatzsteuervoranmeldung und das Übertragen von Daten an Steuerberater*innen sind ebenfalls integriert.

FastBill auf OMR Reviews

FastBill bietet vier verschiedene Tarife an. Im kleinsten Tarif für 9 € pro Monat sind alle Funktionen für die Rechnungsstellung und Buchhaltung enthalten. Das Premium-Paket mit umfassenderen Funktionen, einschließlich vollständiger Automatisierung, startet ab 59 € pro Monat. Eine zweiwöchige kostenlose Testphase ist ebenfalls verfügbar.

Weitere Highlights und Features von FastBill:

• Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung

• Export von Daten für DATEV

• Offene API für Integrationen

• Erfassung von Arbeitszeiten

• Kundencenter mit Bezahlmöglichkeiten

3. WISO MeinBüro Desktop

WISO MeinBüro Desktop ist eine Bürosoftware, die in allen Geschäftsbereichen wie Auftragsabwicklung, Buchhaltung, Steuern und Warenwirtschaft unterstützt. Sie richtet sich an Gründer*innen und Selbstständige, ist jedoch auch für mittelständische Unternehmen geeignet. Die modulare Struktur der Software ermöglicht es, den Funktionsumfang jederzeit an individuelle Anforderungen anzupassen.

WISO MeinBüro Desktop auf OMR Reviews

WISO MeinBüro Desktop bietet mehrere Preispakete, die von 14,90 € bis 139,90 € pro Monat reichen, und kann ebenfalls kostenlos für bis zu 14 Tage getestet werden.

Weitere Highlights und Features von WISO MeinBüro Desktop:

• Auftragsabwicklung inkludiert

• Schnittstelle zu WISO Steuer

• Vorbereitende Buchhaltung

• Erstellung von Statistiken und Auswertungen

• EÜR und UStVA inklusive ELSTER-Schnittstelle

Fazit: So findest du die passende Rechnungssoftware

Seit dem 1. Januar 2023 sind E-Rechnungen für viele Unternehmen Pflicht. Die richtige Rechnungssoftware kann dir den administrativen Aufwand erheblich erleichtern und manuelle Arbeiten vermeiden. Für Selbstständige und kleine Unternehmen bieten kostenlose Tools wie Zervant und Accountable eine gute Basis, um E-Rechnungen effizient zu verwalten, einschließlich der Unterstützung von Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD.

Größere Unternehmen, die einen erweiterten Funktionsumfang benötigen, sollten kostenpflichtige Lösungen wie orgaMAX Buchhaltung, FastBill oder WISO MeinBüro Desktop in Betracht ziehen. Diese bieten umfassende Buchhaltungsfunktionen, Automatisierungen und nahtlose Integration in bestehende Systeme.

Wichtige Auswahlkriterien sind die Anzahl der monatlichen Rechnungen, Zusatzfunktionen wie Mahnwesen, die Integration in bestehende Systeme und Sicherheitsstandards. Investiere in die passende Software und profitiere von einer modernen, automatisierten Rechnungsstellung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.