So digital wie genial: Die automatisierte Rechnungserstellung in 5 Schritten

1. Was ist die automatisierte Rechnungserstellung?
2. Warum sollte ich die Rechnungserstellung automatisieren?
3. Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsstellung?
4. Fazit: Mit automatisierter Rechnungserstellung und mehr Effizienz kann die E-Rechnungspflicht kommen

Davon träumen viele Firmen: so viele Rechnungen stellen zu können, dass man kaum hinterherkommt. Um einer starken Nachfrage, aber auch den deutschen finanzrechtlichen Vorgaben gerecht zu werden, kommst du dann um eine Buchhaltungssoftware nicht herum.

Für kleine oder mittelständische Unternehmen (sogar für Selbstständige) bietet ein Rechnungsprogramm zudem weitere Vorteile, die du nicht außer Acht lassen solltest. Während du ohne nämlich in mühseliger Kleinarbeit auf alle gesetzlichen Richtlinien aufpassen musst, passiert dies mit einem Tool ganz von allein. Und du sparst als kleines Business dein wertvollstes Gut: Zeit.

Inzwischen arbeiten Rechnungsprogramme und Lösungen für Buchhaltung mit diversen Automatisierungsprozessen, was dich noch effizienter werden lässt. In diesem Artikel lernst du die fünf Schritte der automatisierten Rechnungserstellung kennen und wirst merken, dass du weder Expertise noch Unmengen an Überstunden brauchst, damit deine Buchführung bereit für eine Finanzprüfung ist.

Was ist die automatisierte Rechnungserstellung?

Die automatisierte Rechnungsstellung umfasst den digitalen Prozess, bei dem Abrechnungen ohne manuellen Aufwand erstellt, versendet und archiviert werden. Durch den Einsatz spezialisierter Software kannst du standardisierte Rechnungsexportformate, z. B. ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung, nutzen und diese direkt in das Buchhaltungssystem deiner Wahl integrieren.

Es gibt verschiedene Ansätze, nach denen die automatische Rechnungsstellung ablaufen kann. Entweder ist sie mit ein paar Klicks auf Anfrage auswählbar – dann spricht man von einer prozessbegleitenden Fakturierung. Oder du nutzt die vollautomatische Rechnungserstellung, die wirklich ganz ohne manuelle Arbeit auskommt und die Rechnung durch ein Event (z. B. einen Auftrag) erstellen und gar verschicken kann. Bei externen Rechnungen hingegen übernehmen Marktplätze wie Amazon die Erstellung des Dokumentes.

Zwar bietet es sich an, ein Buchhaltungstool für etwa die Jahresbilanz zu nutzen, die Automatisierungstechnologie gewinnt jedoch insbesondere im Hinblick auf die ab Januar 2025 anstehende E-Rechnungspflicht (B2B-Bereich) weiter an Bedeutung. Diese verpflichtet Unternehmen, elektronische Rechnungen nach spezifischen rechtlichen Vorgaben zu versenden und zu empfangen.

§ 14 Abs. 4 des UStG (Umsatzsteuergesetz) bestimmt, welche Pflichtangaben eine Rechnung (schon jetzt) enthalten muss. Hierzu zählen:

• Absendepartei
• Rechnungsnummer
• Datum
• Posten (Auflistung aller Artikel bzw. Services)
• Umsatzsteuer (Satz und Summe)
• Gesamtsumme

Mit automatisierten Lösungen lassen sich nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch Kosten und Zeit sparen, während gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sichergestellt wird. Moderne Buchhaltungslösungen können dies bieten.

Warum sollte ich die Rechnungserstellung automatisieren?

Verglichen mit der automatisierten Rechnungserstellung, entstehen bei einer manuellen Vorgehensweise einige Hürden, die bei dir so aussehen könnten:

• Es gibt Probleme wegen fehlerhafter Eingaben. Entweder beschweren sich dann deine Kund*innen oder du bekommst Schwierigkeiten mit dem Finanzamt.
• Je mehr Rechnungen du erstellst, desto mehr Zeit musst du dafür aufwenden. Die Zeit ließe sich jedoch besser nutzen.
• Ohne digitale Lösung musst du selbst auf dem Laufenden bleiben und beispielsweise neue Gesetze und Richtlinien kennen, um sie künftig umsetzen zu können.

Insgesamt unterstützt dich eine Software zur automatischen Rechnungserstellung im Hinblick auf Effizienz, Ressourceneinsatz sowie Fehlerpotenzial. Für dich und dein Finance Team entsteht zudem – netter Nebeneffekt – weniger eintönige und lästige Arbeit. Das ist nicht nur in Start-ups gern gesehen, in denen die Kapazitäten sowieso oft knapp sind.

Um nun die Rechnungserstellung zu automatisieren, folgst du am besten diesen Einzelschritten:

1. Automatischer Formatabgleich (Struktur- und Feldkontrolle)
2. Manuelle Nachbearbeiten (falls Felder nicht ausgefüllt sind)
3. Archivierung (für die eigene Buchhaltung und für das Finanzamt)
4. Eventuelle Datenweitergabe an andere Systeme

Und schon hast du die Rechnung in einem Bruchteil der manuellen Zeit fertig erstellt und sie ggf. an den*die Kund*in weitergeleitet. Nach demselben Prinzip lässt sich ein größeres Volumen abbilden und dein Business wird skalierbar.

Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsstellung?

Nun zur Softwarelösung an sich: Neben der Rechnungserstellung bietet ein geeignetes Tool auch die Automatisierung von Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Lieferscheinen und unterscheidet zwischen verschiedenen Rechnungstypen wie Abonnements oder Abschlagszahlungen.

orgaMAX Buchhaltung ist eine solche Softwarelösung, die seit fast 30 Jahren insbesondere Selbstständigen sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen bei Buchhaltung und Rechnungswesen hilft. Neben orgaMAX Buchhaltung hält der Software-Anbieter zudem Lösungen für ERP und orgaMAX Dokumente für weitere Prozesse deines Unternehmens bereit.

orgaMAX Buchhaltung ermöglicht es dir, aus einem Angebot mit nur einem Klick einen Auftrag in eine Rechnung zu verwandeln. Zudem validiert das System die E-Rechnungen und bucht sie für die Buchführung mit. Dank automatisierter Funktionen für dein Rechnungswesen kannst du den gesamten Prozess zeitsparend und fehlerfrei abwickeln.

Dabei unterstützt orgaMAX durch GoBD-konforme sowie DSGVO-konforme Vorlagen für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Dennoch kannst du mit eigenen Layouts dafür sorgen, dass die Rechnung dem Corporate Design deiner Marke entspricht.

Der orgaMAX shareHUB dient als Portal für deine Kundenkommunikation: Hier lassen sich Angebote annehmen oder ablehnen, Rechnungen bereitstellen und auf Kundenseite diese sogar begleichen. Möglich wird das durch eine direkte Einbindung diverser Zahlungsmethoden.

Fazit: Mit automatisierter Rechnungserstellung und mehr Effizienz kann die E-Rechnungspflicht kommen

Für Unternehmen mit Kund*innen und Umsätzen ist die Rechnungsstellung ein notwendiges Übel innerhalb der Buchhaltung. Sonst gibt es weder Geld noch grünes Licht vom Steuerbüro. Für die Erstellung der Fakturierungen kannst du natürlich den manuellen Weg gehen, bist dann allerdings nicht vor Fehlern geschützt und stößt gegebenenfalls an Kapazitätsgrenzen. Oder du verwendest ein Tool wie orgaMAX für die automatisierte Rechnungserstellung.

So genießt du nicht nur die Vorzüge einer digitalen Lösung an sich, sondern arbeitest effizienter und zukunftsorientiert. Außerdem stellst du sicher, dass du alle gesetzlichen Vorgaben (inklusive der nahenden E-Rechnungspflicht) einhältst und dich auf andere, bestimmt spannendere Tasks konzentrieren kannst.

Wenn du weitere Informationen über orgaMAX Buchhaltung und die Funktionen des Rechnungsprogramms erhalten möchtest, erfährst du mehr im kostenlosen Tool Talk Buchhaltung in unserer Finance Week.