So erstellst du eine XRechnung

Die Digitalisierung ist aus dem privaten und beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Das betrifft auch die Rechnungsstellung deines Unternehmens. Die digitale Erstellung und der Versand deiner Rechnungen sind nicht nur effizienter und schneller, sondern auch günstiger. Seit dem 27. November 2020 gilt außerdem die Regel, dass Rechnungen, die an die öffentliche Hand gestellt werden, ausschließlich als XRechnung versendet werden dürfen.

Damit du dich weiterhin auf dein Kerngeschäft fokussieren kannst und dennoch alle wichtigen Informationen darüber erhältst, was eine XRechnung ist, welche Bestandteile sie hat und mit welchen Tools du sie erstellst, haben wir dir alle wichtigen Informationen in diesem Artikel zusammengefasst. Zum Schluss erhältst du noch eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit die digitale Rechnungsstellung für dich und dein Unternehmen zum Kinderspiel wird.

Was ist eine XRechnung?

Kommen wir zunächst zu den Grundlagen. Vielleicht meinst du, dass du bereits elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen versendest, weil du PDF-Dateien an deine Kund*innen versendest. Dies ist allerdings nicht der Fall, da eine E-Rechnung über ihren kompletten Lebenszyklus hinweg – von der Erstellung bis zur Bezahlung und Archivierung – digital bleibt. Sie wird also in keinem Bearbeitungsschritt ausgedruckt oder gescannt. Außerdem muss sie automatisiert von einem System in ein anderes weitergeleitet werden. Dadurch ist keine händische Bearbeitung deiner Rechnung notwendig. Wenn du bereits E-Rechnungen mit Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) versendet hast, wirst du diese Vorteile bereits kennengelernt haben. Die Abbildung des Rechnungswesens in Form von E-Rechnungen mit Peppol wurde für die effizientere Zusammenarbeit des europäischen öffentlichen Sektors und dort ansässiger Unternehmen eingeführt.

Die XRechnung bezeichnet das neue zugrundeliegende technische Format für E-Rechnungen, welches 2017 in der EU Norm 16931-1 festfelegt wurde. XRechnung ist die Kurzform des „XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodells“. Durch die einheitliche Codierung von Rechnungen können diese unmittelbar und sicher übertragen sowie maschinell eingelesen und umgänglich gebucht werden. Die XRechnung kannst du als Weiterentwicklung des bisher sehr verbreiteten ZUGFeRD-Formates ansehen. Da letztere von der öffentlichen Verwaltung nicht akzeptiert wird, musst du zukünftig die XML-basierte Rechnung nutzen. Sie enthält gegenüber der ZUGFeRD-Rechnung 21 weitere nationale Geschäftsregeln, die eine effizientere Zusammenarbeit und Wirtschaftsleistung ermöglichen.

Beim Lesen dieser Zeilen stellst du dir sicher die Frage, ob dich diese Regelung betrifft und ob auch du künftig XRechnungen für deine Firma erstellen und versenden musst. Du bist dazu verpflichtet eine XRechnung zu generieren, wenn du Lieferant*in einer Behörde oder öffentlichen Einrichtung, wie zum Beispiel einer Landes- oder Bundesverwaltung, bist oder dies werden möchtest. Wenn für dein Unternehmen die Möglichkeit besteht, in den kommenden Monaten und Jahren Aufträge von Behörden erteilt zu bekommen oder sich sogar schon aktiv darum bewirbt, solltest du dir Wissen zum Thema XRechnungen aufbauen und dein Rechnungsprogramm hierfür fit machen.

Das sind die Bestandteile einer XRechnung

Was sich in der Theorie erst einmal sehr kompliziert anhören mag, ist es in der Praxis zum Glück nicht. Für die Erstellung einer XRechnung benötigst du alle Daten, die du auch bei der Erstellung einer normalen Rechnung in dein Rechnungsprogramm eingibst. Hierzu gehören:

• Deine Herstellerdaten
• Eindeutige Daten zu den Rechnungsempfänger*innen
• Rechnungssumme
• Ausweisung der Umsatzsteuer
• Lieferantennummer
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse
• Bankverbindung

Die Grundvoraussetzung, damit aus deiner Rechnung eine XRechnung wird, ist ihre Übermittlung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Damit du die ZRE nutzen kannst, musst du dich als erstes dort registrieren.

Außerdem fordert die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes, kurz ERechV, weitere Pflichtfelder bei der Erstellung deiner XRechnung an den Bund:

• Leitweg-ID
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse der Rechnungssteller*innen
• Lieferantennummer
• Bestellnummer

Die Leitweg-ID benötigst du, damit eine korrekte Weiterleitung deiner Rechnungen durch eine elektronische Adressierung auf der ZRE erfolgen kann. Genaue Informationen zu ihrer Beantragung bekommst du beim ZFB, dem Zentralen Finanzwesen des Bundes.

Diese Tools unterstützen dich bei der Erstellung einer XRechnung

Damit du XRechnungen erstellen kannst, benötigst du keine spezielle Rechnungssoftware. Prüfe am besten vor der Erstellung einer Rechnung an den öffentlichen Sektor, ob dein bisher genutztes Rechnungstool die Voraussetzungen erfüllt. Auf OMR Reviews findest du eine Vielzahl an Buchhaltungssoftwares, die dich sowohl bei der Erstellung von normalen als auch bei XRechnungen unterstützen. Nachfolgend haben wir dir eine kleine Auswahl an Tools zusammengestellt, zu denen wir detailliertes Feedback unserer Nutzer*innen zusammengestellt haben – vielleicht ist deine Buchhaltungssoftware ja bereits dabei:

Zervant

Sage Lohnabrechnung

sevDesk

GetMyInvoices.com

orgaMAX Buchhaltung

Falls dein Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt und du daher noch keine Buchhaltungssoftware hast oder zukünftig lieber ein anderes Rechnungsprogramm nutzen möchtest, das besser zu dir und deinem Unternehmen passt, wollen wir dir Zervant als Beispiel zeigen. Das finnische Unternehmen will Selbstständigen und Kleinunternehmer*innen die Buchhaltung erleichtern. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen kannst du mithilfe der Software unaufwändig erstellen. Durch diverse Online-Bezahloptionen wie Kreditkartenzahlung oder Online-Banking erhältst du den ausstehenden Rechnungsbetrag zudem schneller von deinen Kund*innen. Das SaaS Fintech Unternehmen bietet dir ein umfangreiches kostenloses Modell und drei weitere zahlungspflichtige Versionen, die du in Anspruch nehmen kannst. Ob du eine normale Rechnung an Privatpersonen oder eine XRechnung an den öffentlichen Bereich stellst – Zervant unterstützt dich hierbei.

So erstellst du eine XRechnung

Als nächstes zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du eine XRechnung mit Zervant erstellst.

1. Wähle in deinem Dashboard den Punkt Rechnungen aus. Wenn du diesen geöffnet hast, legst du über den Button “Neue Rechnung” ein neues Dokument an.
2. Wähle die Kund*innen aus, an die deine XRechnung gestellt wird. Diese kannst du im Vorfeld manuell anlegen oder über eine CSV-Datei importieren.
3. Trage deine Leitweg-ID in das hierfür vorgesehene Feld ein.
4. Ergänze deine Rechnungspositionen. Hierbei trägst du die Bezeichnung deiner Leistung, die gelieferte Menge sowie deren Preis in die Online-Oberfläche ein.
5. Über den Vorschau-Button bekommst du die erste Ansicht deines Dokumentes.
6. Nach dem Klick auf die Schaltfläche “Bestätigen und Senden” wählst du den Unterpunkt “Per E-Mail mit PDF oder XRechnung senden” aus. Falls du deine XRechnung erst einmal nur herunterladen möchtest, kannst du dies ebenfalls dort tun.
7. Im nächsten Schritt öffnet sich ein kleines Fenster, in das du die E-Mail-Adresse der Empfänger*innen und eine kurze Nachricht an diese eintragen kannst.
8. Als letztes wählst du unter dem Punkt “Anhänge” die XRechnung aus und betätigst den “Senden”-Button. Schon ist deine XRechnung auf dem Weg zu deinen Kund*innen.

Den Status deiner XRechnung behältst du über dein Dashboard tagesaktuell im Blick, kannst Zahlungserinnerungen versenden und deine monatlichen Umsätze einsehen. Zervant zeigt dir ebenfalls, mit welchen Produkten und Kund*innen du am meisten Geld verdienst.

XRechnung – Kein Problem!

Auch wenn sich die Erstellung einer XRechnung zunächst sehr kompliziert anhört, so ist dies in der Praxis zum Glück nicht so. Mit der zu dir passenden Buchhaltungssoftware werden die neuen Anforderungen an deine Rechnungen zum Kinderspiel. Deine Rechnungsstellung wird somit nicht zur Fleißarbeit und du kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren und deinen Kund*innen echte Mehrwerte liefern, die sie von dir überzeugen und zu Stammkund*innen werden lassen.