Welches Format für E-Rechnungen ist das richtige für mich?
Lerne die gängigsten Formate elektronischer Rechnungen kennen
- Welches Format muss eine E-Rechnung haben?
- Vorteile einer E-Rechnung
- Welche E-Rechnungsformate gibt es?
- Mehr als Buchhaltung: E-Rechnung trifft ERP-System
- Wie kann ich E-Rechnungen formatieren?
- Fazit: E-Rechnung – Formate im XML-Standard
Die E-Rechnung gewinnt spätestens seit dem 01.01.25 zunehmend an Bedeutung – sowohl im öffentlichen Sektor als auch im B2B-Bereich. Doch nicht jede digitalisierte Rechnung erfüllt die Anforderungen einer echten E-Rechnung. Während PDFs oder gescannte Papierrechnungen technisch gesehen nur Bilder sind, basiert eine E-Rechnung auf strukturierten, maschinenlesbaren Datensätzen. Diese bilden die Grundlage für eine automatisierte Rechnungsausstellung sowie -zustellung.
Besonders wenn dein Unternehmen im Bereich Business-to-Business (B2B) tätig ist, solltest du dich mit den verschiedenen Formaten auseinandersetzen. In Deutschland hört man immer wieder XRechnung und ZUGFeRD, bei unseren europäischen Nachbarländern eher FatturaPA, Factur-X, FacturaE oder EDIFACT. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten E-Rechnungsformate, ihre speziellen Vorzüge sowie die Relevanz für dein ERP-System.
Das Wichtigste in Kürze
- Ab 2025 wird die E-Rechnung auch im B2B-Sektor verpflichtend – doch nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD gelten als echte E-Rechnung, EDI-formate nur noch innerhalb der Übergangsfrist.
- Zwei Formate halten die europäischen Standards ein und richten sich an deutschen Unternehmen: XRechnung im Behördenverkehr (B2G) und ZUGFeRD eher im B2B-Bereich.
- Mit einer passenden ERP-Software lassen sich E-Rechnungen effizient erstellen, verarbeiten und archivieren.
Welches Format muss eine E-Rechnung haben?
Für eine E-Rechnung gibt es mehrere strukturierte, maschinenlesbare Formate zur Auswahl – meist in Form einer XML-Datei. Der Begriff E-Rechnung bezeichnet also eine standardisierte Formatierung und keine lediglich elektronische oder digitalisierte Rechnung (wie ein PDF). Diese Bedingung schreibt die europäische Norm EN 16931 (Wachstumschancengesetz) vor.
Das XML-Format ermöglicht die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten. Besonders relevant ist dies für den virtuellen Rechnungsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G-Branche). Seit Anfang 2025 wurde die E-Rechnungspflicht auch auf den B2B-Sektor (mit einigen Ausnahmen: die E-Rechnung ist keine Pflicht für Kleinunternehmen) erweitert. Rechnungen im B2C-Business sind derzeit (noch) ausgenommen, auch wenn E-Rechnungen erlaubt sind.
Was ist kein E-Rechnungsformat?
Eventuell ist es einfacher zu definieren, welche Typen nicht zur E-Rechnung gehören:
- Ausgedruckte oder digital abgelegte Papierrechnungen
- Word-Dokumente
- Excel-Dateien
- PDF-Files
- Eingescannte Bilddateien
- Faxe
Diese Formate gelten laut Bundesfinanzministerium nicht als elektronische Rechnungsformate im Sinne der maschinellen Verarbeitung.
Vorteile einer E-Rechnung
Im direkten Vergleich zwischen E-Rechnungsformaten und den klassischen Papierrechnungen bzw. jenen als PDF ergeben sich folgende Vorteile:
- Unternehmen müssen physische Rechnungen nicht erst drucken und einscannen, um diese zu digitalisieren. Das spart Zeit und macht händische Übertragungen in die Buchhaltungssoftware überflüssig.
- Die enthaltenen Daten können durch E-Rechnung-Softwares ausgelesen und extrahiert werden. PDFs sind als Bilddateien nicht automatisch auslesbar.
- Der Versand findet automatisch statt und erfordert keinen Gang zur Post, Extrakosten oder Wartezeiten aufseiten des Rechnungsempfängers.
- E-Rechnungen gelten als sicher, da sie im Nachhinein nicht mehr manipulierbar sind.
- Die meisten Ausleseprogramme können direkt anzeigen, wenn erforderliche Informationen auf der Rechnung fehlen oder nicht korrekt sind.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Wenn der Handel innerhalb Deutschlands stattfindet, bieten sich im Grunde zwei Formate der E-Rechnung an: ZUGFeRD und XRechnung.
Format | Beschreibung | Konform der CEN EN 16931 |
|---|---|---|
XRechnung | Rein XML-basiertes Format für den deutschen Behördenverkehr (B2G), erfüllt die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Kann jedoch für B2B eingesetzt werden. | Ja |
ZUGFeRD | Hybrides Format mit XML-Daten und PDF-Dokument (PDF/A-3). Geeignet für KMU (B2B/B2C). Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.1. | Ja |
Weitere Formate spielen für bestimmte Anwendungsfälle und im internationalen Handel eine Rolle.
Format | Beschreibung | Konform der CEN EN 16931 |
|---|---|---|
Factur-X | Französisches Pendant zu ZUGFeRD. | Ja, da es auf ZUGFeRD basiert |
FacturaE | Spanisches Pendant zu ZUGFeRD. | Ja, da es auf ZUGFeRD basiert |
FatturaPA | Italienisches Pendant zu ZUGFeRD. | Ja, da es auf ZUGFeRD basiert |
EDI | Standardisierte Übertragung von Geschäftsdokumenten für Unternehmen mit mehreren Systemen. Erfordert Zustimmung der Partnerunternehmen und wird nach den Übergangsfristen nicht mehr akzeptiert. | Nein, erfordert spezifische Vereinbarungen |
EDIFACT | Internationales E-Rechnungsformat, entwickelt durch die UN, für Verwaltung, Handel und Transport. | Nein, internationaler Standard, aber nicht explizit der Norm |
Hinweis zu EDI: Auch wenn Formate wie Odette, VDA, ANSI zwar noch viel genutzt werden, entsprechen sie (bisher) nicht der Norm EN 16931. Somit sind sie nur bis Ende 2026 mit Zustimmung der Empfängerparteien erlaubt (wie PDF Rechnungen auch).
Auch wenn teilweise oft so dargestellt, gehört Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) nicht zu den verbreitenden Rechnungsformaten: Diese europäische Standardplattform ermöglicht den länderübergreifenden Austausch von E-Rechnungen, welcher normalerweise durch verschiedene Systeme nicht möglich wäre.
Solche Interoperabilitätsplattformen sind gerade essenziell, da innerhalb der EU nur die Richtlinie definiert werden kann. Wie die Länder es dann für sich umsetzen, ist eigene Sache. Und Deutschland handhabt es stellenweise auf Bundes-, aber auch auf Landesebene unterschiedlich. Ein deutschlandweites Meldesystem wie in Italien ist zwar im Gespräch, allerdings bislang nicht in der Umsetzung.
Damit ist das Netzwerk gleichwertig zu den deutschen Plattformen ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) und OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform), die im Austausch von XRechnungen mit der öffentlichen Hand relevant sind.
Die jeweiligen Vorteile der E-Rechnungsformate ergeben sich aus der technischen Darstellung sowie der Zielgruppe:
E-Rechnungsformat | Besonderheit | Use Case |
|---|---|---|
XRechnung | Deutsche Rechnungen im XML-Format | B2G und B2B |
ZUGFeRD | Hybride Rechnung als Kombination aus XML und PDF | B2B (teilweise auch B2C) |
Factur-X / FacturaE / FatturaPA | Hybride Rechnung als Kombination aus XML und PDF | Französische / Spanische / Italienische Kund*innen |
EDI (z. B. EDIFACT, Odette, VDA, ANSI) | Rechnungen im XML-Format | Häufig im internationalen Handel (nur noch innerhalb der Übergangsfristen) |
Mehr als Buchhaltung: E-Rechnung trifft ERP-System
E-Rechnungen betreffen nicht nur deine Buchhaltungsprozesse. Vielmehr können sie im ERP-Management (Enterprise Resource Planning) dafür sorgen, dass deine Geschäftsflüsse effizienter werden. Da du Rechnungen schneller versendest, kannst du auch eher von der Bezahlung ausgehen und dein Unternehmen hat eine transparentere Liquiditätsplanung. Und nicht zuletzt die beschleunigt sich die Verarbeitung eingehender Rechnungen, da die manuelle Arbeit wegfällt.
Wie kann ich E-Rechnungen formatieren?
Mit geeigneter ERP-Software lassen sich E-Rechnungen einfach und rechtskonform in der jeweiligen Warenwirtschaft abbilden. orgaMAX ERP etwa unterstützt gängige Formate wie ZUGFeRD und XRechnung. Außerdem ermöglicht das Tool eine automatisierte Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen in diesen Formaten.
Besonders zur Buchhaltung für Start-ups, Selbstständige und mittelständische Unternehmen bietet orgaMAX eine intuitive Lösung, um den Rechnungsprozess zu digitalisieren und manuell anfallende Fehler zu minimieren. Dank integrierter Buchhaltungsfunktionen im ERP-System behalten Unternehmen stets den Überblick über ihre Finanzen, ein direkter Export zu Datev, Addison o. a. ist hier bereits möglich.
Mit orgaMAX kannst du statt diverser ungeeigneten Dateiformate direkt auf Rechnungen im XML-Format zurückgreifen.
Made in Germany und entwickelt nach höchsten Datenschutzstandards, bietet orgaMAX seiner Kundschaft neben der effizienten Rechnungsverwaltung der E-Rechnungsformate auch persönlichen Support von Anfang an.
Fazit: E-Rechnung – Formate im XML-Standard
Die E-Rechnung hat das Potenzial, die Rechnungsverarbeitung als Teil der Buchhaltung zu revolutionieren. Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich wird die Nutzung strukturierter Formate hier unverzichtbar. Wenn deine Firma davon auch betroffen ist, solltest du dich mit den Anforderungen der elektronischen Rechnungsformate jetzt vertraut machen und auf geeignete Lösungen setzen.
Die richtige ERP-Software kann den Umstellungsprozess erleichtern und direkt dafür sorgen, dass E-Rechnungen rechtskonform und nahtlos Teil deiner bestehenden Workflows werden. So wird das Thema elektronische Rechnung nicht nur relevant für die Buchhaltung, sondern ebenfalls für ein effizientes und optimiertes ERP-Management auf dem Weg zu langfristigem Erfolg.
Marvin ist Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.
