Buchhaltung in Start-ups: Von Buchführung über Rechnungswesen bis Steuerberatung

1. Was gibt es bei der Buchhaltung für Start-ups zu beachten?
2. Welche Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware abbilden?
3. Wie sehen Best Practices in der Start-up-Buchhaltung aus?
4. Fazit: Wieso sollten sich (auch und gerade) Start-ups um ihre Buchhaltung kümmern?

2023 gab es in Deutschland fast 120.000 Neugründungen von Firmen (Quelle: Statistisches Bundesamt). Viele davon waren Start-ups. Allerdings geben zahlreiche Quellen Grund zur Beunruhigung: Die meisten Start-ups werden nämlich nicht erfolgreich und gehen zwangsläufig insolvent. 

Es fehlt an Personal, zeitlichen Kapazitäten, Kenntnissen und natürlich finanziellen Mitteln. Buchhaltung erscheint nicht so wichtig und ist weitestgehend nicht digitalisiert. 

Dabei muss es für Start-ups gar nicht so weit kommen. Buchhaltungssoftware und Rechnungsprogramme erleichtern lästige, aber dringend nötige Prozesse und helfen dir Erwartungen von Kund*innen sowie rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Dieser Artikel verrät dir, welche Funktionen und Best Practices dir bei der Buchhaltung von Start-ups helfen können. Und viele dieser Tipps gelten auch für Solo-Selbstständige, Freelancer*innen und Kleinunternehmen.

Was gibt es bei der Buchhaltung für Start-ups zu beachten?

Als Gründer*in ist es empfehlenswert, wenn du dich ab Tag 1 mit den Themen Buchhaltung und Rechnungswesen beschäftigst. Nur so behältst du stets den Überblick über die Finanzen deines Start-ups und es gibt keine bösen Überraschungen vonseiten des Finanzamts. 

Während sich die Buchhaltung zentral mit eingehenden und ausgehenden Zahlungen (Rechnungen, Mahnungen, Bilanzen etc.) beschäftigt, umfasst das Rechnungswesen die Analyse und Interpretation dieser Transaktionen. Hier ergeben sich Handlungsempfehlungen und Unternehmensstrategien. Dein Start-up braucht also sowohl Rechnungsmanagement als auch Buchhaltung, um profitabel und erfolgreich zu sein.

Beachte bei der Buchhaltung des Start-ups zunächst folgende Aspekte: 

• Für dich gilt das Prinzip der doppelten Buchführung (Doppik). Ausgenommen sind Unternehmen unter 60.000 € Gewinn bzw. 600.000 € Jahresumsatz sowie landwirtschaftliche Betriebe. Sie müssen lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) machen. 
• Bei der Kassenbuchhaltung werden Umsätze erfasst, wenn diese wirklich getätigt sind (Zufluss-Abfluss-Prinzip). Bei der Periodenberechnung hingegen gelten bestätigte Aufträge bereits als erreichter Umsatz. 
• Laut Belegpflicht musst du alle Zahlungsbelege zehn Jahre im Original aufheben. Diese Belege sortierst du stets chronologisch, um gegenüber dem Finanzamt auskunftsfähig zu sein.
• Berücksichtige die Fristen für Umsatzsteuer-Voranmeldung (UstVA), Steuererklärung sowie weitere Bilanzen und Abschlüsse. 
• Als rechtliche Grundlage dienen immer die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), das Handelsgesetzbuch (HGB § 238ff.) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). 

Nun hast du als Start-up-Gründer*in mehrere Möglichkeiten, diese ganzen Anforderungen unter einen Hut zu bringen. Entweder du machst (zunächst) alles selbst, holst dir direkt eine professionelle Buchhaltung ins Team oder übergibst so viele Aufgaben wie möglich an ein externes Steuerbüro. Bis auf den Alleingang sind letztere Alternativen für die Buchhaltung deines Start-ups natürlich mit Kosten verbunden. 

Egal für welche Option du dich entscheidest, Arbeitsschritte von Rechnungswesen und Buchführung zumindest vorzubereiten und zu digitalisieren ist immer ratsam – und das am besten durch eine geeignete Software.

Welche Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware abbilden?

Wenn du oder Mitarbeitende der Buchhaltung ein Rechnungsprogramm bzw. ein Buchhaltungstool einsetzen, bietet das viele Vorteile: 

• Intuitives und praktisches Interface: Dashboards und Analyseansichten machen das Onboarding der Software nicht nur einfacher, auch später erweist sich eine gute Benutzeroberfläche als wahres Mittel zum Zeitsparen. 
• Funktionen zur Rechnungserstellung und Mahnverwaltung: Damit du den Überblick über ausstehende und längst überfällige Kosten behältst, bietet ein gutes Rechnungsprogramm alle Features hierfür. So kannst du die Kundenkommunikation bezüglich der Transaktionen vereinfachen.
• Automatisierungsmöglichkeiten: Features, die Vorlagen oder gar künstliche Intelligenz nutzen, machen Prozesse der Finanzverwaltung noch effizienter und dein Business skalierbarer. Zudem beschleunigen Automationen die Digitalisierung deiner Zettelwirtschaft und sparen weitere Kosten ein.
• Schnittstellen: Ermöglicht reibungslose Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
• Datenschutz der Kundendaten: Unterstützt das Einhalten von Vorgaben wie GoBD oder DSGVO
• Integrationen: Damit eine Buchhaltungssoftware für Start-ups wirklich nützlich ist, sollten Integrationen mit ELSTER (für das Finanzamt), DATEV (für die Lohnabrechnung) oder Plattformen wie Amazon möglich sein. Außerdem bieten sich Schnittstellen zu Online-Bezahlmethoden an, die automatisch Daten übertragen. Und API-Schnittstellen sind ebenso wünschenswert.

Insgesamt tragen die Funktionen dazu bei, dass du Buchhaltungsprozesse optimierst, beschleunigst und besser dokumentierst. Die Kundenkommunikation verläuft effizienter, du arbeitest rechtskonform und dein Business ist agil und dynamisch. 

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, benötigst du in der Regel eine professionelle Steuerberatung. Doch auch wenn du deine gesamte Buchführung an ein Buchhaltungsbüro abgibst, eignet sich der Einsatz eines Rechnungsprogramms bzw. Buchhaltungstools für die erforderliche Vorbereitung. 

Wie sehen Best Practices in der Start-up-Buchhaltung aus?

Achte bei der Auswahl einer Bürosoftware auf die hier genannten Funktionen. Dabei erfüllen viele Tools aus den Bereichen Buchhaltungssoftware und Rechnungsprogramme die individuellen Anforderungen junger Unternehmen. Eines davon ist orgaMAX Buchhaltung, das in beiden Kategorien mit dem OMR Reviews Leader Badge Q2/24 ausgezeichnet ist. 

Überblicks-Features für die Buchhaltung von Start-ups (Quelle: orgaMAX)

Die Softwarelösung eignet sich für Start-ups, kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige, die ihre Buchhaltung einfach, schnell und von überall erledigen möchten. Als Web-App und als Smartphone-App hilft sie dir, Kundenprozesse zu digitalisieren, Zahlungen zu automatisieren, Ausgaben zu verwalten und dabei stets den Überblick zu behalten.

• Das Dashboard in orgaMAX informiert über die Finanzlage und anfallende To-dos. 
• Über die Vorgangsmaske lassen sich blitzschnell Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellen.
• Der Kundenprozess ist vollständig digitalisiert, sodass Kund*innen Angebote online annehmen oder ablehnen und die Bezahlung ebenfalls virtuell stattfinden kann.
• Beträge aus Einnahmen oder Ausgaben werden per Zuordnungsassistent richtig eingeordnet und automatisch verbucht.
• Monatsauswertungen oder UStVA lassen sich per Knopfdruck ausgeben.

Vier Schritte zum Bearbeiten einer Rechnung (Quelle: orgaMAX)

Egal, wie wenig du dich vermeintlich mit Buchführung und Rechnungsmanagement auskennst – orgaMAX ermöglicht die ganzheitliche Buchhaltung, um Papierchaos zu vermeiden und alle Pflichtangaben für das Finanzamt griffbereit zu haben. Du kannst das Tool 14 Tage lang kostenlos testen, ohne Zahlungsinformationen angeben zu müssen. Zudem lohnt sich der Blick auf die anderen Produkte von orgaMAX sowie auf das spezielle Gründungsangebot des Anbieters.

Fazit: Wieso sollten sich (auch und gerade) Start-ups um ihre Buchhaltung kümmern?

Zwar ist es für neu gegründete Start-ups in Deutschland nicht immer leicht, auf lange Sicht Fuß zu fassen. Aber wenn du gerade ein neues Unternehmen aufziehst, musst du eben unbedingt auf eine rechtskonforme und solide Buchhaltung achten, um nicht direkt in Schwierigkeiten zu kommen. 

Vielen Start-ups fehlen Kenntnisse oder die finanziellen Mittel, um teure Steuerkanzleien zu bezahlen. Daher solltest du dir beim Rechnungswesen und der Buchführung dringend digitale Unterstützung in Form von Software zulegen. So profitierst du nicht nur von weniger Kosten, sondern auch von Zeitersparnissen sowie der Sicherheit, dass deine Bücher korrekt geführt sind.

orgaMAX ist ein Tool, welches die Buchhaltung auch in Start-ups vorbereitend oder begleitend unterstützt. Sowohl mit den Kernfunktionen als auch mithilfe der Best Practices kannst du mit orgaMAX in deinem Tech Stack Buchhaltungsprozesse digitalisieren und dir das Gründerleben erleichtern. Bei dem OMR-Format Tool Talk stellte sich orgaMAX im April 2024 als gute Lösung für die Buchhaltung von Start-ups vor.