Was ist VAT? 6 Fakten, die nicht nur Steuerprofis kennen müssen

1. Definition: Was bedeutet VAT?
2. Fakt 1: Es gibt unterschiedliche VAT-Sätze
3. Fakt 2: Die Berechnung der VAT ist fortlaufend
4. Fakt 3: Die VAT-Pflicht gilt nicht nur für Verkäufe in Drittländer
5. Fakt 4: Ohne VAT-Nummer teilweise keine Umsatzsteuer
6. Fakt 5: Das Finanzamt zahlt VAT-Rückerstattung
7. Fakt 6: Freiwillige VAT-Registrierung kann sich lohnen
8. Diese Tools helfen bei der VAT-Steuer
9. Fazit: VAT kann ganz einfach sein

Definition: Was bedeutet VAT?

Die Abkürzung VAT steht für Value Added Tax, was du als Mehrwertsteuer (MwSt.) verstehen kannst. Sie ist eine indirekte Steuer, die von Endverbraucher*innen getragen wird, während Unternehmen sie einziehen und an das Finanzamt abführen.

Merkmale der VAT: 

• Umsatzsteuer auf jeder Wertschöpfungsstufe
• Wird auf den Nettoverkaufspreis einer Ware oder Dienstleistung aufgeschlagen
• Gilt in fast allen Ländern weltweit, aber mit unterschiedlichen Sätzen
• Unternehmen können sich die gezahlte VAT als Vorsteuer erstatten lassen

Fakt 1: Es gibt unterschiedliche VAT-Sätze

In der Europäischen Union (EU) ist die VAT standardisiert, aber die Sätze variieren je nach Land. Aktuell hat Ungarn mit 27 % den höchsten Satz, Luxemburg mit 17 % den niedrigsten. In Deutschland beträgt der VAT-Satz 19 %. Nicht alle Waren und Dienstleistungen werden bei uns gleich besteuert. Einige sind sogar von der VAT befreit. Wo Ausnahmen gelten, kannst du in § 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) nachlesen.

Für die aktuellsten Informationen zu den Steuersätzen sind die offiziellen Webseiten der Finanzbehörden die richtige Anlaufstelle.

Übrigens: In anderen Ländern wie den USA gibt es keine VAT, sondern ein Sales Tax-System, das direkt auf Verkäufe an Endverbraucher*innen erhoben wird.

Fakt 2: Die Berechnung der VAT ist fortlaufend

Das grundsätzliche System der VAT beruht nicht auf festen Steuerjahren, anders als in Deutschland der Fall. Stattdessen wird geprüft, ob dein Umsatz eine gewisse Registrierungsgrenze in den letzten 12 Monaten überschritten hat – egal in welchem Monat du startest.

Ein Beispiel: Angenommen, du prüfst deine Umsätze im April 2025. Dann schaust du nicht nur auf das Jahr 2025, sondern auf den Zeitraum Mai 2024 bis April 2025. Im nächsten Monat, also im Mai 2025, wird der Zeitraum erneut überprüft, dann von Juni 2024 bis Mai 2025. Jeden Monat "rollt" der Betrachtungszeitraum um einen Monat weiter. Die VAT kann sich also jederzeit ändern, wenn die Schwelle überschritten wird. 

Zudem musst du dich registrieren, wenn du absehen kannst, dass du diese Grenze innerhalb der nächsten 30 Tage erreichst. 

Unterschiede zur Umsatzsteuer in Deutschland 

In Deutschland wird ein festgelegtes Geschäftsjahr zur Berechnung der USt herangezogen. Hier gelten seit dem 1. Januar 2025 diese Umsatzgrenzen:

• Vorjahresumsatz: Maximal 25.000 €
• Laufender Umsatz: Maximal 100.000 €

Sobald du diese Grenze überschreitest, bist du umsatzsteuerpflichtig und musst VAT in der Regel auf deinen Rechnungen ausweisen und abführen.

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Fakt 3: Die VAT-Pflicht gilt nicht nur für Verkäufe in Drittländer

Verkauft ein Unternehmen Waren oder digitale Dienstleistungen in Drittländern, muss es sich unter bestimmten Bedingungen für die VAT registrieren und diese abführen. Das gilt neben Unternehmen auch für Selbstständige und Freiberufler*innen wichtig, wenn ihr Umsatz die Steuergrenze überschreitet.

Ohne Verkäufe in Drittländer kann VAT im eigenen Land fällig werden, wenn du beispielsweise:

• Geschäfte machst
• die Kleinunternehmerregelung überschreitest
• Waren aus der EU importierst
• digitale Dienstleistungen in der EU anbietest
• B2B Geschäfte 

Bitte berücksichtige, dass wir hier nur Auszüge des komplexen Themas VAT-Pflicht behandeln. Konsultiere im Zweifel immer eine*n Expert*in. 

Fakt 4: Ohne VAT-Nummer teilweise keine Umsatzsteuer

Ein Unternehmen registriert sich bei der jeweiligen Steuerbehörde und erhält eine sogenannte VAT-Nummer oder VAT-ID. Sie sollte grundsätzlich auf jeder Rechnung für steuerpflichtige Verkäufe angegeben werden.

Jedes Land vergibt seine eigene nationale VAT-Nummer. Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen in mehreren Ländern anbieten, müssen daher möglicherweise mehrere Nummern beantragen.

Ohne eine gültige VAT-Nummer darfst du keine VAT ausweisen und abführen. Du bist sogar gegebenenfalls dazu gezwungen, dich dort zu registrieren, um überhaupt Geschäfte zu machen.

Wichtig: Die VAT-Nummer darf nicht mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder der Steuer-Identifikationsnummer verwechselt werden. Während die USt-IdNr. als Ordnungsmerkmal vergeben wird und sich ändern kann, zum Beispiel bei einem Umzug, ist die Steuer-ID eine personenbezogene Identifikationsnummer, die sich nicht ändert.

Fakt 5: Das Finanzamt zahlt VAT-Rückerstattung

Zahlt ein Unternehmen Value Added Tax auf erworbene Einkäufe und Dienstleistungen, heißt das Input Tax. Gleichzeitig wird VAT-Steuer auf alle Verkäufe erhoben, bekannt als Output Tax.

Hast du als Unternehmen mehr VAT für Einkäufe gezahlt (Input Tax), als du durch Verkäufe eingenommen hast (Output Tax), kannst du dir die Differenz vom Finanzamt zurückerstatten lassen. Dafür muss regelmäßig eine VAT-Return (Umsatzsteuervoranmeldung) abgegeben werden, meist vierteljährlich.

Fakt 6: Freiwillige VAT-Registrierung kann sich lohnen

Auch wenn dein Umsatz unter der Registrierungsgrenze liegt, kannst du dich freiwillig für VAT anmelden. Das macht Sinn, wenn du oft geschäftlich einkaufst und so Vorsteuer zurückholen kannst.

Diese Tools helfen bei der VAT-Steuer

Die Überwachung der VAT ist also durchaus dynamischer und erfordert eine regelmäßige Kontrolle der Umsätze. Um Fehler zu vermeiden und steuerliche Pflichten rechtzeitig zu erfüllen, kann dir ein Tax-Compliance-Management-System (TCMS) helfen:

• Umsätze regelmäßig prüfen: Da die VAT-Schwelle laufend berechnet wird, sollte der Umsatz monatlich kontrolliert werden.
• Automatische Erinnerungen: Systeme helfen, VAT-Returns pünktlich einzureichen.
• Steuern verwalten: Ein TCMS sorgt für die korrekte Buchung und Verrechnung von Input und Output Tax.
• Weniger Fehler und Risiken: Eine lückenlose Dokumentation reduziert Berechnun

Auf OMR Reviews sind einige Tax-Compliance-Systeme gelistet und von Anwender*innen bewertet. Gängige Tools sind: 

Avalara

countX

LOVAT

sevdesk

Vertex

Gerade für Unternehmen, die international agieren oder eine hohe Anzahl an Transaktionen verzeichnen, lohnt sich ein System zur Steuer-Compliance.

Fazit: VAT kann ganz einfach sein

Nicht nur, wenn du geschäftlich im EU-Ausland aktiv bist, solltest du die VAT-Regeln genauer kennen. Denn die Value Added Tax unterscheidet sich in einigen Punkten von der deutschen Umsatzsteuer. Besonders die rollierende Berechnung, verschiedene Steuersätze und den VAT-Return solltest du im Blick haben – um Steuern zu sparen und Überraschungen zu vermeiden.