Software für Umsatzsteuervoranmeldung: So digitalisierst du deine Buchhaltung

1. Wann wird die Umsatzsteuervoranmeldung fällig?
2. Wie kann eine Software für die UstVA unterstützen? 
3. Welche Anbieter von Software für Umsatzsteuervoranmeldung gibt es am Markt?
4. Fazit: So entscheidest du dich für eine geeignete Software für die Umsatzsteuervoranmeldung

Nicht schon wieder. Saisonal bedingt hast du gerade außerordentlich viele Aufträge. Und dann kommt auch noch das Finanzamt um die Ecke und möchte nicht nur die Steuererklärung vom letzten Jahr, sondern auch die aktuelle Vorankündigung der Umsatzsteuer. Aber wie sollst du das als kleines oder mittelständisches Unternehmen, vielleicht sogar als Selbstständige*r, alleine bewältigen? 

Am besten setzt du in diesem Fall eine Software für die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung (UstVA) ein, um nicht die Steuerdokumente an teure Steuerberater*innen übergeben zu müssen. Du kannst die notwendigen Formulare auch selbst ausfüllen, wenn du dir von Tools helfen lässt. Worauf es bei der Auswahl eines geeigneten Rechnungsprogramms ankommt und ob du überhaupt eine UstVA machen musst, erfährst du in diesem Artikel.

Wann wird die Umsatzsteuervoranmeldung fällig?

Während eine Umsatzsteuererklärung im Nachgang eines Geschäftsjahres beim Finanzamt fällig wird, ist die Umsatzsteuervoranmeldung das Gegenstück im Vorfeld. Du kündigst hiermit also in einem laufenden Jahr an, mit welcher Umsatzsteuer das Finanzamt rechnen kann. Auf diese Art hat sowohl das Finanzamt als auch deine Finanzabteilung weniger Arbeit zum Jahresabschluss. 

Inzwischen muss die UstVA elektronisch übermittelt werden. Dafür nutzt das Finanzamt ihre eigene Software, die Elektronische Steuererklärung oder kurz ELSTER. Um hier Steuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen, benötigst du einen Log-in sowie ein Online-Zertifikat.

Folgende Angaben musst du in der UstVA ausfüllen: 

• Vorsteuer: Die selbst bezahlte Vorsteuer gibst du in Feld 66 ein. Falls du eine Sondervorauszahlung beanspruchst, nennst du dies in Feld 39. 
• Umsatz: In Feld 81 trägst du den jeweiligen Umsatz für den Steuersatz von 19 % ein, in Feld 86 gehören die Umsätze von einem Steuersatz zu 7 %. 
• Steuerberatung: Ganz unten auf Seite 2 kannst du mitteilen, dass ein*e Steuerberater*in bei der UstVA mitgewirkt hat.

Allgemein gibt es vier Möglichkeiten, ob und zu wann du die Voranmeldung einreichen musst: 

1. Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer*innen sind gar nicht erst umsatzsteuerpflichtig, sofern sie letztes Jahr weniger als 22.000 € und in diesem nicht mehr als 50.000 € erwirtschaftet haben (Kleinunternehmerregelung § 19 des UStG). Dann ist die UstVA erst gar nicht nötig.
2. Wenn ein Unternehmen im vorangegangenen Jahr nur eine Steuerzahllast von unter 1.000 € hatte, wird die Umsatzsteuervoranmeldung lediglich einmal zum Jahresende fällig.
3. Liegt die Umsatzsteuerzahllast deiner Firma ab dem dritten Umsatzjahr zwischen 1.001 und 7.500 €, kann das Finanzamt eine vierteljährliche UstVA bewilligen. Dann musst du das Dokument einmal in jedem Quartal einreichen.
4. Sowohl zwei Jahre nach Unternehmensgründung als auch bei einer vorherigen Zahllast von mehr als 7.501 € wird eine monatliche UstVA fällig. 

Egal, ob deine Zahlungsperiode vierteljährlich oder monatlich ist, Stichtag ist stets der 10. (bzw. der direkte Werktag danach) des jeweiligen Folgemonats. Wenn du eine Fristverlängerung benötigst, geht das nur um einen Monat und bei vorheriger Erstattung der sogenannten Sondervorauszahlung. Diese besteht aus einem Elftel der vorjährigen Steuerzahllast. Solltest du mal eine Frist verpassen, kannst du übrigens mit sogenannten Säumniszuschlägen rechnen.

Wie kann eine Software für die UstVA unterstützen? 

Es gibt verschiedene Arten, wie du die Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen kannst. Natürlich kannst du alles direkt an deine*n Steuerberater*in abgeben oder sogar eine eigene Buchhaltung einstellen. Dies ist jedoch die teuerste Möglichkeit. Wenn du steuerliche Dokumente hingegen selbst in die Hände nehmen willst, bietet es sich an, auf Software-Lösungen zu setzen.

Neben Buchhaltungssoftwares gibt es spezielle Rechnungsprogramme. Und dann wiederum gibt es Software für Umsatzsteuervoranmeldung, die genau das abdecken, was du brauchst. Wenn du nämlich alles händisch, etwa mithilfe einer Excel-Tabelle, zusammenstellst, musst du einige Hürden überwinden: 

• Nicht automatisierte Berechnungen: Entweder du musst aufwendig selbst stets Steuerlast und Umsätze mitberechnen oder du erfährst sogar erst nach Bearbeitung seitens des Finanzamtes, ob du Zahlungen zurückerhältst bzw. ob noch eine größere Summe fällig ist. 
• Fehlende Kontrolle: Rechnungstools erkennen Lücken oder Fehler, die du andernfalls nicht bemerkt hättest. 
• Zettelwirtschaft: Einige Software-Anbieter machen ebenfalls die digitale Dokumentenverwaltung möglich. Wenn du Belege und Quittungen nicht virtuell ablegen kannst, musst du sie nämlich stets zusammensuchen und lange aufbewahren – nervig.
• Effizienz: Das manuelle Pflegen einer Excel oder – noch schlimmer – einzelner Blätter für deine Steuer dauert in jedem Fall länger als die Verwendung einer Software für Umsatzsteuervoranmeldung. Du sparst Zeit, Mühen und Kosten.
• Direkte Übermittlung: Bei der Übermittlung der Daten kommen alle Vorteile einer Steuersoftware zum Tragen. Du musst alles mühselig erneut eingeben, kannst dabei Fehler machen und hast wenig Überblick über deine Finanzen. 

Somit eignet sich ein Rechnungsprogramm für deine Buchhaltung, wenn es eine Schnittstelle für ELSTER hat, wenn es deine Angaben überprüfen kann und wenn Automatisierungen sowie Digitalisierung der Belege möglich sind.

Selbstverständlich fließen neben diesen spezifischen Anforderungen auch andere Kriterien in deine Suche nach Software für Umsatzsteuervoranmeldung ein: Nutzerfreundlichkeit, Funktionen, Support, Rechtskonformität und Sicherheit, Skalierbarkeit sowie Kosten. 

Welche Anbieter von Software für Umsatzsteuervoranmeldung gibt es am Markt?

Gemäß deinen Wünschen und Anforderungen bieten mehrere Anbieter Rechnungsprogramme an: 

WISO MeinBüro Rechnungen

Zervant by Ageras

FastBill

sevdesk

Lexoffice

Allerdings bietet WISO MeinBüro ein gezieltes Tool für Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Software stammt von der deutschen Buhl Data Service GmbH, die für sämtliche Steuerangelegenheiten (wie auch die EÜR) und Zielgruppen eine technische Lösung bieten. Die Server der 1986 gegründeten Softwarefirma stehen alle in Deutschland; deine Daten werden also DSGVO-konform verarbeitet. WISO Steuer, WISO MeinVerein sowie finanzblick sind hierbei weitere Produkte neben WISO MeinBüro. 

Unter der Marke WISO MeinBüro zählen die Cloud-Tools Dokumente, Personal, Kanzlei und eben Rechnungen sowie die lokale Software namens Desktop. Der Vorteil liegt auf der Hand: Da die einzelnen Programme miteinander kompatibel sind, kannst du alle möglichen administrativen Prozesse toolseitig abdecken. 

Aber zurück zur Umsatzsteuervoranmeldung. WISO MeinBüro Rechnungen hilft dir korrekt, effizient und sicher alle steuerrelevanten Daten in deine UstVA einzutragen. Durch die direkte ELSTER-Schnittstelle kannst du sie immer fristgerecht einreichen und bekommst keinen Ärger vom Finanzamt. 

Mit der intuitiven Benutzeroberfläche von WISO MeinBüro Rechnungen kannst du direkt deine UstVA erstellen.

Zusammen mit Umsatzsteuervoranmeldungs-Software gehst du also wie folgt vor: 

1. Registriere dich bei WISO MeinBüro Rechnungen. 
2. Befülle die Software einmalig mit deinen Firmenstammdaten, diese werden später zur Erstellung der UstVA benötigt.
3. Du kannst ausgehende Rechnungen hierüber schreiben und versenden. Eingehende Rechnungen können verbucht werden – umsatzsteuerrelevante Daten sammelt die Software automatisch für dich.
4. Wähle den Zeitraum, für den du die UstVA erstellen möchtest und WISO MeinBüro Rechnungen befüllt das Formular für das Finanzamt automatisch.
5. Per Klick übermittelst du die UstVA anschließend an das zuständige Finanzamt oder per XML-Datei an deine Steuerberatung – fertig!

Fazit: So entscheidest du dich für eine geeignete Software für die Umsatzsteuervoranmeldung

Ab einem gewissen Umsatz musst du in festgesetzten Zeiträumen dem Finanzamt eine Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln, um bei der Steuererklärung etwas Entlastung zu haben. Dabei greifen viele Unternehmen und Selbstständige auf Rechnungsprogramme zurück, die ihre Arbeit effizienter gestalten und ihre Buchhaltung digitalisieren. 

Achte bei deiner Auswahl auf diese Kriterien: 

• Budget
• Funktionsumfang & Bedienbarkeit
• Sicherheit & Datenschutz
• Kompatibilität
• Support

WISO MeinBüro Rechnungen beispielsweise hilft dir als Software für Umsatzsteuervoranmeldung beim Einhalten aller rechtlichen Grundlagen sowie bei der fristgerechten Abgabe aller notwendigen Steuerformulare. Dann kannst du dich nämlich auf dein Kerngeschäft und – wahrscheinlich etwas erfreulichere – To-dos konzentrieren. Denn Zeit ist ja bekanntlich Geld.

Hinweis: Bei den Tipps sowie rechtlichen und steuerlichen Informationen in diesem Artikel handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der geltenden Grundlagen. Es besteht kein Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit der Angaben. Eine im Einzelfall umfassende Prüfung und Beratung durch eine Rechtsanwalts- oder Steuerberatungskanzlei wird durch den Artikel nicht ersetzt.