EÜR als Kleinunternehmer*in richtig erstellen – damit das Finanzamt happy ist

1. Was ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung?
2. Wer muss die Anlage EÜR ausfüllen und wie ist sie aufgebaut?
3. EÜR-Vorlage? Setze lieber auf Software
4. Für Kleinunternehmer*innen ist die EÜR Pflichtprogramm

Als Kleinunternehmer*in bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit und profitierst bei der Buchführung von einigen Annehmlichkeiten. Doch auch von dir möchte das Finanzamt selbstverständlich wissen, wie es um deine Umsätze steht. Deshalb fordert es bei der jährlichen Steuererklärung eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Sie gibt Aufschluss über die Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens und hilft dem Finanzamt, die für dich anfallenden Steuern zu berechnen. Und das Finanzamt guckt – wie wir alle wissen – ganz genau hin. Um keine bösen Überraschungen zu erleben, musst du bei der Erstellung einer EÜR als Kleinunternehmer*in deshalb einige Punkte beachten. Welche das sind und warum du mit speziellen Tools auf der sicheren Seite bist, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist ein einfaches Verfahren zur Ermittlung des steuerlichen Gewinns für Selbstständige und Kleinunternehmer*innen. Anders als bei der Bilanzierung wird hier nur der tatsächliche Geldfluss berücksichtigt: Einnahmen und Ausgaben werden gegenübergestellt, um den Gewinn oder den Verlust eines Geschäftsjahres festzustellen. Dieses Verfahren ist besonders für kleine Unternehmen und Freiberufler*innen von Vorteil, da es weniger komplex und zeitaufwendig ist als die doppelte Buchführung.

Zudem ermöglicht die EÜR Kleinunternehmer*innen eine klare und übersichtliche Darstellung der finanziellen Lage, was diese wiederum für das Finanzamt nachvollziehbar macht. Sie ist eine effiziente Methode, steuerliche Verpflichtungen zu erfüllen, ohne buchhalterische Kenntnisse zu benötigen. Übrigens spricht man von der Anlage EÜR, wenn eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung als solches einer Steuererklärung beigefügt ist. Die Anlage AVEÜR hingegen listet Anlage- und Umlaufvermögen in Form einer EÜR auf.

Wer muss die Anlage EÜR ausfüllen und wie ist sie aufgebaut?

„Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen.“

So steht es in § 4 Abs. 3 EStG geschrieben. Vereinfacht gesagt, ergibt sich aus diesem (wesentlich längeren und nicht weniger komplizierten) Absatz des Einkommenssteuergesetzes die Grundlage für die Erstellung einer EÜR als Kleinunternehmer*in.

Sie betrifft Selbstständige, Freiberufler*innen und Kleingewerbetreibende, die keine Bilanz erstellen müssen. Die Pflicht zur Erstellung einer EÜR gilt auch, wenn bei dir die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG greift. Sie gilt für Unternehmer*innen, deren jährlicher Umsatz im vorigen Jahr 22.000 Euro und im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht überschreitet. Liegt er darüber, bist du einerseits umsatzsteuerpflichtig und zur Bilanzierung verpflichtet, kannst andererseits nicht von der vereinfachten Gewinnermittlung mittels EÜR profitieren. Darüber hinaus können auch Kleinunternehmen mit bestimmten Rechtsformen wie z. B. GmbH, UG und OHG zur Bilanzierung verpflichtet sein.

Aufbau einer EÜR für Kleinunternehmer*innen

Eine EÜR für Kleinunternehmer*innen setzt sich aus mehreren Punkten zusammen, über die du dein Finanzamt jedes Jahr informieren musst:

• Einnahmen: Hier erfasst du alle betrieblichen Einnahmen. Dazu gehören Gelder, die du durch Verkäufe deiner Produkte oder Dienstleistungen erhältst. Stell dir vor, du hast ein kleines Café: Jede Tasse Kaffee, die du verkaufst, und jeder Kuchen, den deine Gäst*innen bezahlen, bringt dir Einnahmen.
• Ausgaben: Dies sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit deinem Betrieb entstehen. Beispiele dafür sind die Miete für deine Ladenfläche, Kosten für Kaffeebohnen oder Verpackungen und auch Reisekosten, wenn du zum Beispiel auf Messen oder zu Geschäftstreffen fährst. Auch deine neue Kaffeemaschine wäre selbstverständlich eine betriebliche Ausgabe.
• Gewinn oder Verlust: Das ist die Differenz zwischen deinen Einnahmen und Ausgaben. Wenn deine Einnahmen höher sind als deine Ausgaben, erzielst du einen Gewinn. Sind deine Ausgaben höher, hast du einen Verlust. Nimmst du in einem Monat 2000 Euro durch Verkäufe ein und gibst 1500 Euro für Miete und Materialien aus, beträgt dein Gewinn 500 Euro.

Die EÜR für Kleinunternehmer*innen ist also recht logische Mathematik. Zusätzlich dazu gibt es allerdings ein paar weitere Details, über die dein Finanzamt Bescheid wissen möchte:

• Abschreibungen: Wenn du größere Anschaffungen wie Maschinen oder Fahrzeuge tätigst, kannst du diese nicht unbedingt sofort voll als Ausgabe absetzen, sondern musst sie über mehrere Jahre abschreiben.
• Private Entnahmen und Einlagen: Wenn du Geld aus deinem Betrieb für private Zwecke entnimmst oder privates Geld in den Betrieb einlegst, musst du dies ebenfalls in der EÜR erfassen.
• Jahresüberschuss: Am Ende des Jahres ergibt sich aus all diesen Posten dein Jahresüberschuss oder -verlust, der in die Steuererklärung einfließt.

Durch die genaue Erfassung und Kategorisierung dieser Posten kannst du deine finanzielle Situation jederzeit im Blick behalten und sicherstellen, dass du alle Anforderungen des Finanzamts erfüllst. Das macht die EÜR für Kleinunternehmer*innen nicht nur zu einem Pflichtdokument, sondern auch zu einem hilfreichen Instrument, um dein Geschäft erfolgreich zu führen.

Wie erstelle ich als Kleinunternehmer*in eine EÜR?

Du merkst vielleicht: Eine EÜR zu erstellen, ist kein Hexenwerk, unterschätzen solltest du sie allerdings auch nicht. Da du als Kleinunternehmer*in sowieso dazu verpflichtet bist, sauber Buch zu führen, hast du in der Regel eine gute Grundlage für die Erstellung deiner EÜR für das Finanzamt. Was dabei am Ende rauskommt, ist dein Gewinn. Um ihn zu ermitteln, ziehst du alle Ausgaben von allen Einnahmen ab.

• Einnahmen sind alle Gelder, die deinem Unternehmen zufließen. Dazu gehören sämtliche Zahlungen, die du für deine Produkte oder Dienstleistungen erhältst.
• Ausgaben bzw. Kosten sind alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit deiner betrieblichen Tätigkeit stehen. Dies können Büromaterialien, Miete, Personalkosten, Versicherungen und viele andere Posten sein – zum Beispiel, wenn du einen Coworking-Space mietest, die Gehälter deiner Mitarbeitenden bezahlst oder Geschäftsreisen unternimmst. Achte darauf, für jede Ausgabe den entsprechenden Beleg aufzubewahren.

Wichtig ist außerdem das sogenannte Zu- und Abflussprinzip. Es ist ein zentrales Element der EÜR für Kleinunternehmer*innen und besagt, dass Einnahmen und Ausgaben in dem Jahr berücksichtigt werden, in dem sie tatsächlich zu- oder abgeflossen sind. Das heißt, dass nicht das Datum der jeweiligen Rechnungsstellung entscheidend ist, sondern das Datum des Zahlungseingangs.

Als Kleinunternehmer*in kannst du deine EÜR mithilfe von Vorlagen erledigen – oder du lässt dich von einer Software wie WISO MeinBüro Desktop unterstützen. Bild: WISO MeinBüro Desktop

Ein konkretes Beispiel: Du stellst im Dezember eine Rechnung für eine Dienstleistung aus, die du im November erbracht hast. Wenn dein*e Kund*in diese Rechnung erst im Januar des folgenden Jahres bezahlt, zählt dieser Betrag zu den Einnahmen des neuen Jahres, also zu den Einnahmen, die tatsächlich im Januar zugeflossen sind. Das Gleiche gilt für Ausgaben: Wenn du im Dezember eine Lieferung erhältst und die Rechnung erst im Januar bezahlst, wird die Ausgabe erst im Januar berücksichtigt.

Das Zu- und Abflussprinzip hilft dir als Kleinunternehmer*in, einen realistischen Überblick über deine finanzielle Lage zu behalten, weil nur tatsächliche Geldflüsse erfasst werden. Es erleichtert auch die Liquiditätsplanung, da du genau weißt, wann Gelder auf dein Konto eingehen oder von diesem abfließen.

Um das Zu- und Abflussprinzip korrekt anzuwenden, musst du …

• … sämtliche Zahlungseingänge und -ausgänge dokumentieren.
• … alle Belege sorgfältig aufbewahren.
• … regelmäßig deine Buchhaltung überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen erfasst sind.

So vermeidest du Fehler in deiner EÜR und stellst sicher, dass deine Gewinnermittlung korrekt ist. Und das sorgt wiederum dafür, dass deine Steuererklärung vom Finanzamt akzeptiert wird und du keine unangenehmen Nachfragen oder aufwendige Korrekturen befürchten musst.

EÜR-Vorlage? Setze lieber auf Software

Möchtest du als Kleinunternehmer*in eine EÜR korrekt abgeben, kannst du dir im Internet zahlreiche EÜR-Vorlagen herunterladen. Für einfache Aufstellungen von Einnahmen und Ausgaben können diese vielleicht ausreichen. In den meisten Fällen sorgen diese sehr manuellen Prozesse allerdings für viel Aufwand und eine recht hohe Fehleranfälligkeit. Denn: Nimmst du alle Buchungen manuell vor, ist das nicht nur zeitaufwendig. Vielmehr riskierst du, wichtige Posten zu übersehen und so beim Finanzamt in Ungnade zu fallen. Und das will wirklich niemand.

Die Anlage EÜR als Kleinunternehmer*in einfach mit einer Software ausfüllen. Bild: WISO MeinBüro Desktop

Außerdem kann die Erstellung einer EÜR für Kleinunternehmer*innen selbst mit guten Excel-Kenntnissen kompliziert und schnell unübersichtlich sein. Formeln müssen korrekt eingegeben, Tabellen sorgfältig gepflegt und regelmäßig überprüft werden. Das erfordert viel Aufmerksamkeit und kann schnell überfordern. Und: Ohne Software musst du jede Transaktion manuell erfassen und kategorisieren. Digitale Belege müssen ausgedruckt oder in Excel eingetragen werden, was Prozesse erheblich verlangsamt und weniger effizient macht. Vor allem, wenn es monatlich um viele Buchungen geht.

Deshalb solltest du für deine EÜR statt auf eine Vorlage lieber auf eine Finanz-Software wie WISO MeinBüro Desktop setzen. Sie unterstützt dich nicht nur bei der Erstellung deiner EÜR, sondern bietet darüber hinaus weitere Features, die dir den Alltag als Kleinunternehmer*in oder Freiberufler*in erleichtern. Mithilfe von Softwares wie WISO MeinBüro Desktop (ausschließlich kompatibel mit dem Windows-Betriebssystem) profitierst du bei der EÜR-Erstellung unter anderem von:

• Zeitersparnis, indem du viele Prozesse, wie beispielsweise Buchungen und Berechnungen automatisierst. So musst du nicht länger manuell jede Zahl eingeben oder Formeln überprüfen. Die Software erledigt diese Aufgaben für dich und du sparst wertvolle Zeit.
• Fehlervermeidung durch integrierte Plausibilitätsprüfungen, die dich auf mögliche Fehler hinweisen. Das reduziert das Risiko von Zahlendrehern oder falschen Berechnungen, die du in Tools wie Excel leicht übersehen könntest.
• Mehr Komfort durch den direkten Import und die Verbuchung digitaler Belege und Rechnungen.
• Integration und Synchronisation mit anderen Softwares und deinem Bankkonto, um Transaktionen automatisch zu importieren und zu kategorisieren. Dadurch behältst du stets den Überblick über deine Finanzen und kannst sicherstellen, dass du keine Zahlung übersiehst.
• Aktualität und Gesetzeskonformität dank regelmäßiger Updates deiner Steuer- und Buchhaltungssoftware. So musst dich nicht selbst um Änderungen im Steuer- bzw. Finanzrecht kümmern (Stichwort: E-Rechnung).

Mit WISO MeinBüro Desktop kannst du einfach auswählen, welche Buchungen in deine EÜR einfließen sollen. Bild: WISO MeinBüro Desktop

Mit Funktionen und Features wie diesen stellst du sicher, dass deine Finanzdaten stets aktuell sind und alle wichtigen Infos für die Erstellung der EÜR für dein Kleinunternehmen vorliegen. Ist das Jahr (gut) gelaufen, kannst du mit WISO MeinBüro Desktop außerdem direkt in die Steuererklärung starten und deine EÜR mit einem Klick per ELSTER-Schnittstelle ans Finanzamt übermitteln. Oder du stellst deiner Steuerberatung per DATEV-Export alle steuerrelevanten Daten zur Verfügung. Das erleichtert dir die Steuererklärung inklusive EÜR und dem Finanzamt die Berechnung deiner – bestenfalls – Steuererstattung.

Für Kleinunternehmer*innen ist die EÜR Pflichtprogramm

Wer Geld einnimmt, muss dem Finanzamt Rede und Antwort stehen. So ist es auch bei Kleinunternehmer*innen. Mit der EÜR haben die zwar einen angenehmeren Weg zur Gewinnermittlung, Stolperfallen und Grund zur Genauigkeit gibt’s aber auch hier. Willst du dich mit dem Finanzamt gut stellen, solltest du daher zuallererst die geltenden Fristen zur Abgabe der Steuererklärung beachten. Erstellst du sie selbst, ist 2024 der 2. September Stichtag für die Steuererklärung für 2023. Unterstützt dich eine Steuerberatungskanzlei, hat diese bis zum 2. Juni 2025 Zeit. Darüber hinaus ist wichtig, dass alle deine Bücher korrekt geführt und Einnahmen wie Ausgaben sauber erfasst sind. Das erleichtert dir als Kleinunternehmer*in nicht nur die Erstellung der EÜR, sondern sichert dich im Zweifelsfall auch gegen bittere Konsequenzen ab.

Möchtest du direkt fehlerfrei vorgehen und so möglichst viel Ruhe sowie Zeit für angenehmere Aufgaben haben, solltest du für deine EÜR auf eine Software zurückgreifen. Tools wie WISO MeinBüro Desktop helfen dir nicht nur bei der rechtskonformen Rechnungsstellung, sondern erfassen auch alle deine Einnahmen und Ausgaben – die du wiederum ohne groß nachzudenken in deine EÜR überführen und direkt ans Finanzamt übermitteln kannst. So musst du dich nicht länger mit EÜR-Vorlagen und -Ausfüllhilfen rumschlagen, sondern erledigst sämtliche steuerrelevanten Prozesse einfach mithilfe einer Software.

Hinweis: Bei den Tipps sowie rechtlichen und steuerlichen Informationen in diesem Artikel handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der geltenden Grundlagen. Es besteht kein Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit der Angaben. Eine im Einzelfall umfassende Prüfung und Beratung durch eine Rechtsanwalts- oder Steuerberatungskanzlei wird durch den Artikel nicht ersetzt.