Die Abkürzung „SaaS“ steht für „Software-as-a-Service“. Hierbei handelt es sich um ein Lizenz- und Vertriebsmodell, innerhalb dessen Software online bzw. in der Cloud zur Verfügung gestellt wird. Die Nutzer*innen müssen bei einem solchen System in aller Regel keinerlei Wartungs- oder Update-Arbeiten im IT-Backend vollziehen. Unternehmen bekommen die jeweilige SaaS betriebsfertig und mit der Gewährleistung einer langfristig sicheren Nutzbarkeit – eben als kompletten Service – bereitgestellt. Die Verwendung erfolgt normalerweise per Browser und auf Abonnementbasis. Zahlungen für das gebuchte Paket und für die betreffende(n) Lizenz(en) werden monatlich oder jährlich fällig.
Eine SaaS-Spend-Management-Software hilft Manager*innen, IT-Abteilungen, Buchhalter*innen oder anderen Verantwortlichen dabei, die Kosten für solche Programme im Blick zu behalten. Die Kernziele derartiger Spend-Lösungen sind es, Firmen einen ganzheitlichen sowie zentralen Überblick ihrer SaaS-Ausgaben zu verschaffen und die Kosten durch spezifische Insights optimieren zu lassen.
Die Abwicklung aller SaaS-Kostenfaktoren – von der Buchung neuer Systeme bis hin zur Abbestellung nicht mehr benötigter – erfolgt idealerweise ausschließlich über die jeweilige SaaS-Ausgaben-Software. Im Einzelnen rationalisieren entsprechende Tools die Vertragsverwaltung (neuer) SaaS-Dienste, verfolgen die Ausgaben, prognostizieren langfristige Kosten für SaaS-Abonnements, verwalten die SaaS-Lizenzierung oder -Erneuerung und kontrollieren die Produktnutzung.
Bei der Nutzung einer SaaS können sich die IT-Verantwortlichen in Unternehmen bzw. zuletzt natürlich die User ganz auf die Verwendung des jeweiligen Programms konzentrieren. Unternehmensintern sind keinerlei spezielle IT-Infrastrukturen und/oder personelle Ressourcen für den Betrieb einer Software-as-a-Service nötig. Neben diesen Einsparungen bringt das SaaS-Modell generell viele Vorteile mit sich - von einer schnellen Einführung über eine sehr einfache Remote-Nutzung bis hin zur höchst flexiblen Skalierbarkeit entsprechender Lösungen.
Inzwischen erkennen immer mehr Betriebe die zahlreichen SaaS-Benefits und nutzen sie auf breiter Front. Verschiedene Untersuchungen lassen darauf schließen, dass im Schnitt bereits rund 80 Prozent der in Firmen eingesetzten Programme SaaS-Anwendungen sind. Alleine in Deutschland geht Statista - basierend auf vergangenen Verkaufszahlen – in den kommenden Jahren von einem Anstieg der Ausgaben für SaaS-Dienste von mehr als 40 Prozent aus.
Dabei gibt es oftmals ein erhebliches Problem: Gartner-Studien gehen davon aus, dass zwischen 30 und 40 Prozent der Technologieausgaben versteckte Kosten sind. Mitarbeiter*innen oder Abteilungsleiter*innen entscheiden relativ häufig eigenmächtig darüber, dass eine bestimmte Software-as-a-Service angeschafft wird (Schatten-IT oder Schatten-Software). Das ist deshalb ziemlich barrierefrei möglich, da für SaaS eben keine größeren internen Einrichtungsarbeiten oder spezielle IT-Infrastrukturen bzw. mehr personelle Ressourcen erforderlich sind.
Dieses „schwarze Loch“ in den Software-Kosten macht es unmöglich, genau zu beurteilen, was wirklich angeschafft sowie aktiv genutzt wird und welche Vorzüge sich daraus ergeben bzw. ob einzelne Programme überhaupt vorteilhaft sind. Im schlimmsten Fall wird viel Geld zum Fenster herausgeschmissen. So löst etwa ein für weniger als zehn Euro pro Monat ohne Abstimmung abonnierter SaaS-Dienst, der aber kaum Verwendung findet, erst einmal keine Bedenken aus. Multipliziert man jedoch diesen einen Fall - beispielsweise mit 20 - und betrachtet einen Zeitraum von zwei Jahren, summieren sich die Zahlen schnell. Das kann bis zu einer merklichen und besorgniserregenden Schmälerung des Umsatzes führen.
Alleine die heute oft zahlreichen SaaS-Verträge in Unternehmen und die damit im Regelfall verbundenen hohen Kosten machen eine zentrale Organisation von allen finanziellen Aspekten rund um Software-as-a-Service-Anwendungen über eine spezifische Spend-Management-Lösung überaus sinnvoll. Gerade dann, wenn viele SaaS-Anwendungen zum Einsatz kommen, kann es schnell passieren, dass Apps doppelt bezahlt werden, sinnvolle Vertragskündigungen untergehen oder nicht verwendete Lizenzen einzelner User unbemerkt bleiben. Nimmt man die recht große Gefahr hinzu, dass diverse SaaS-Lizenzen als Schatten-Software im Dunkeln liegen, steigt die Relevanz noch einmal erheblich.
Ein durch spezifische Software gestützter SaaS-Spend-Management-Prozess hängt natürlich zentral davon ab, welche Features die jeweilige Lösung mitbringt. Die folgenden Tools und betreffenden Vorgänge sind typisch.
Hilfestellung bei SaaS-Kaufentscheidungen: SaaS-Spend-Software kann Verantwortlichen Einblicke in die neuesten SaaS-Tools und zugehörigen Produktinformationen bieten. Sie unterstützt Nutzer*innen dann dabei, herauszufinden, wie die vorhandenen und eventuelle neue Tools zusammenarbeiten. So können schädliche Barrieren im letztlichen Arbeitsablauf vermieden werden. Es ist möglich Preise, Implementierungszeiten, den Support und weitere Aspekte relevanter SaaS-Anbieter zu vergleichen.
Alle Anbieter auf einer einheitlichen Plattform: Mit einer guten SaaS-Spend-Management-Plattform sind sämtliche vorhandenen und vielleicht kommenden SaaS-Verträge zentral zu verwalten. Das verschafft Verantwortlichen einen ganzheitlichen Überblick und ermöglicht eine zielgenaue Reaktion auf sich ändernde Anforderungen. Mit einer SaaS-Spend-Management-Software können Nutzer*innen die bestehenden Verträge auf verschiedene Weise organisieren. Es gibt zum Beispiel eine kategoriebasierte Suche, Sortierfunktionen, Anzeigen für Verlängerungen sowie für andere wichtige Events und die Möglichkeit, schnell bestimmte Aktionen durchzuführen.
Schnellere Genehmigungsworkflows: Eine SaaS-Ausgaben-Software ermöglicht es, Genehmigungsworkflows umzusetzen, Verlängerungsbedarfe zu rationalisieren und den gesamten Vorgang der Anschaffung sowie der langfristigen Bezahlung von entsprechenden Anwendungen zu vereinfachen. Verantwortliche erhalten einen klaren Überblick über Käufe, Verlängerungen, Nutzungszuweisungen und mögliche Kosteneinsparungen. Außerdem können automatisierte Erinnerungen für Verlängerungen genutzt werden. Genehmigungen für Einkäufe werden direkt über Business-Messenger oder E-Mails an die richtigen Stellen geleitet.
Verfolgung der SaaS-Nutzung durch Mitarbeiter*innen: SaaS-Spend-Software bietet normalerweise Gelegenheit, die Nutzung der einzelnen SaaS-Tools für jede Abteilung und alle Benutzer*innen zu verfolgen. Es ist auch ein Monitoring auf Grundlage bestimmter Rollen, zum Beispiel als Administrator*in oder Endnutzer*in, möglich. Entsprechende Features können essenziell sein, um nicht oder weniger verwendete Lizenzen auszumachen. Auch zusätzlich erforderliche Lizenzen sind zielgenau festzustellen. Das jeweilige Unternehmen zahlt schließlich nur dafür, was wirklich benötigt wird.
Einfaches und aussagekräftiges Reporting: Per SaaS-Management-Platform erhalten Verantwortliche Einblicke in Nutzungstrends und können mitunter weitere Analysen anstellen. Einfach zu handhabende Reporting- und Visualisierungswerkzeuge sorgen dafür, dass entsprechende Erkenntnisse optimal aufbereitet bzw. zur Entscheidungsfindung besonders zweckdienlich dargestellt werden. Durch derartig datengestützte und visuell praktische Erkenntnisse, einschließlich Diagrammen, Skalen usw., können intelligentere Kaufentscheidungen getroffen werden.
Die Hauptvorteile, von denen Unternehmen beim Einsatz einer SaaS-Spend-Management-Software profitieren können, sind selbstverständlich die damit mögliche höchst effiziente Kostenregulierung und die Verhinderung von nicht genehmigten Tool-Käufen. Welche Benefits im Detail damit einhergehen, ist im Folgenden zusammengefasst.
Effiziente Ausgabenverfolgung: Kein Unternehmen möchte am Ende des Quartals oder Monats feststellen, dass es zu viel ausgegeben hat. Mit einer SaaS-Ausgabenverwaltung-Software lässt sich dies sehr effizient verhindern. Mit ihr können Verantwortliche die Kosten für SaaS-Dienste umfassend verfolgen. Sie erhalten so eine bessere Übersicht dazu, was die einzelnen Abteilungen oder Mitarbeiter*innen für SaaS-Beschaffungen ausgeben. Dies muss die Teams nicht einschränken, hilft aber unsinnige Käufe langfristig zu erkennen und abzustellen.
Zentraler Überblick: In einer SaaS-Spend-Management-Software können sich Verantwortliche an zentraler Stelle einen Überblick aller SaaS-Produkte in ihrem Unternehmen verschaffen. Sie können die Nutzung der einzelnen Anwendungen verfolgen und betreffende Ausgaben abgleichen. So bietet sich die Gelegenheit, Verschwendungen oder auch Potenziale für zusätzliche Tools zu erkennen. Die hier gewonnenen Erkenntnisse können von allen Teams genutzt werden, um den SaaS-Stack zu optimieren.
Automatisierung der Arbeitsabläufe: SaaS-Ausgaben-Software verkürzt die Genehmigungszyklen für Verlängerungen und Neuanschaffungen durch Automatisierungen. Wenn dies manuell geschieht, können entsprechende Genehmigungs-E-Mails und -Telefonate einen enormen Zeitaufwand bedeuten. Der Zugriff der Mitarbeiter*innen auf vielleicht sehr wichtige Tools verzögert sich erheblich.
Nahtlose Integration: Unternehmen verwenden heute in der Regel mehrere Tools für die Buchhaltung. Idealerweise ist die SaaS-Kosten-Software nahtlos in diesen Programm-Stack zu integrieren. So bekommen Firmen eine einzige „Quelle der Wahrheit“ für alle Kosten - inklusive SaaS. Das macht entsprechende Monitorings und Kosten-Nutzen-Kalkulationen noch einmal effizienter und zielführender. Denn so können SaaS-Kosten allen anderen Aufwänden gegenübergestellt werden und es gibt keine Systembrüche.
Berichterstattung: Eine gute SaaS-Spend-Software bietet Verantwortlichen Analyse- und Berichtsfunktionen. Diese geben Einblicke in die Einkaufshistorie uns lassen Bezüge bis auf die Ebene einzelner Abteilungen oder Personen zurückverfolgen. Alles wird optimalerweise in intuitiven Reports visuell vorteilhaft dargestellt, ohne dass sich jemand die Mühe einer manuellen Datenauswertung und Gestaltung machen muss. Entsprechende Berichte sind sehr effektiv, um Ausgaben zu begrenzen, das Budget zu planen und andere wichtige Entscheidungen fundiert zu treffen.
Wirkliche Nachteile hat SaaS-Spend-Management-Software nicht. Es gibt jedoch einen kritischen Punkt bei deren Nutzung, über den Unternehmen immer wieder stolpern.
SaaS-Ausgaben-Management-Plattformen bieten Verantwortlichen eine bessere Übersicht und Kontrolle über wiederkehrende Zahlungen für spezifische Programme. Sie ermöglichen es, SaaS-Abonnements problemlos zu verwalten und so die Kosteneffizienz zu optimieren.
Allerdings muss eine solche Anwendung für maximale Vorteile auch unbedingt sorgfältig ausgewählt werden. Das ist hinsichtlich der Größe des Marktes und der vielfältigen erhältlichen Features alles andere als einfach. Unter der Berücksichtigung der im Folgenden aufgeführten Punkte können sich Verantwortliche die Suche erheblich erleichtern.
Alle wichtigen Ausgabenfehler abdecken Damit ein SaaS-Spend-Management-Tool effektiv ist, muss es vor allem dabei helfen, alle Bereiche mit überhöhten Ausgaben zu ermitteln. Es gibt tatsächlich diverse typische Verschwendungen im Zusammenhang mit SaaS-Diensten:
Idealerweise erkennt das Tool doppelte und/oder nicht genehmigte Anwendungen, auch bekannt als Schatten-IT oder Schatten-Software. Hierbei handelt es sich oft um verschiedene Anwendungen zur Lösung desselben Problems. Gar nicht selten gibt es eine Reihe von Tools, die gemeinsame Funktionalitäten haben. Die besten SaaS-Spend-Management-Softwares lassen dies erkennen.
Häufig werden Preise von der Stange einfach angenommen bzw. Lizenzen nicht optimiert. Ein typisches Beispiel betrifft SaaS-Anwendungen, bei denen Unternehmen für größere Pakete Vorteile bei der Preisgestaltung bekommen. Das ist natürlich grundsätzlich nicht schlecht – aber nur so lange, wie Käufer*innen den Bedarf richtig einschätzen. Wird einfach nur nach Rabatt gekauft, zahlt man schließlich vielleicht viel mehr als überhaupt nötig wäre. Mit einer guten SaaS-Spend-Software können auch solche Ausgaben aufgedeckt werden.
Nicht aufgelöste Lizenzen sind ein weiteres oft aufkommendes Ausgabenproblem. Wenn etwa eine Person das Unternehmen verlässt, sollten die Verantwortlichen dafür sorgen, dass ihre Lizenzen für alle zuvor verwendeten SaaS-Programme widerrufen werden. Ohne die zentrale Übersicht einer SaaS-Spend-Management-Software ist es relativ schwierig einen entsprechenden Überblick zu erhalten. Wenn dann vielleicht noch Schattenanwendungen abonniert wurden, wird die Angelegenheit umso kritischer.
Auch vergessene Kündigungen führen immer wieder zu unnötigen Kosten. Durch automatische Verlängerungen von Verträgen und den Ablauf kostenloser Testversionen geben recht viele Unternehmen Geld für Programme aus, die sie eigentlich gar nicht benötigen. Eine SaaS-Spend-Software warnt Verantwortliche idealerweise automatisch vor solchen Events.
Software mit einem guten Ruf wählen Als Nächstes sollten Verantwortliche sich die Zeit nehmen, eine seriöse und kundenfreundliche Lösung zu finden. Es gilt sich zu vergewissern, dass die Online-Rezensionen über das Tool positiv sind und dass die Nutzer*innen mit dem angebotenen Service zufrieden waren.
Wenn Bewertungen gelesen werden, sollten Interessierte immer auf Kommentare achten, die auf unabhängigen Bewertungsplattformen hinterlassen wurden. Schließlich will man nicht auf irgendwelche Marketing-Texte hereinfallen. Abgesehen davon ist es hilfreich, sich den Kundenstamm des SaaS-Spend-Management-Unternehmens anzusehen. Sind hier große Namen zu lesen, ist das normalerweise ein gutes Zeichen. Im obigen SaaS-Spend-Management-Software-Vergleich sind diverse Kurzreviews von echten Nutzer*innen zu den einzelnen Lösungen zu finden.
Die Funktionsvielfalt berücksichtigen Ein effektives SaaS-Ausgaben-Management-Tool sollte nicht nur dabei helfen, Bereiche zu erkennen, in denen Firmen zu viel Geld ausgeben, sondern auch bei der Kontrolle anderer ausgabenspezifischer Sachverhalte von Nutzen sein.
Die besten Lösungen für die Kontrolle von SaaS-Ausgaben bieten eine Vielzahl weiterer innovativer Funktionen. So ist es zum Beispiel möglich, über ein zentrales Dashboard vollständige Klarheit über den Status aller Zahlungen zu bekommen. Außerdem sind Zahlungen mitunter detailliert nachzuverfolgen. Es werden Verknüpfungen mit den betreffenden Abteilungsleiter*innen, Teams oder Einzelpersonen hergestellt. Im Gegensatz zu Firmenkreditkarten können (IT-)Manager*innen oder Buchhalter*innen mit SaaS-Spend-Tools nachvollziehen, wer für jede Zahlung verantwortlich ist und warum.
Die Benutzerfreundlichkeit nicht vergessen Nicht zuletzt sollte auch die Benutzerfreundlichkeit einen zentralen Platz in der Recherche bekommen. Schließlich will niemand ein Tool, das eine lange Lernkurve hat. Stattdessen gilt es auf eine Anwendung zu setzen, die mit Leichtigkeit in den aktuellen Software-Stack und entsprechende Vorgänge rund um die Betriebsausgaben integriert werden kann.
Idealerweise wird die Usability eines Tools anhand einer Demo oder einer kostenlosen Testversion beurteilt. Auch die Bewertungen anderer Nutzer*innen verschafft hier oft Aufschluss darüber, ob es eine steile Lernkurve gibt oder nicht.
Die SaaS-Spend-Management-Anbieter stellen ihre Lösungen normalerweise in Abonnementmodellen bereit. Kund*innen zahlen entweder monatlich oder jährlich für ihre Lizenz(en). Wie teuer das Ganze wird, hängt maßgeblich davon ab, wie viele SaaS-Softwares zu überwachen sind und welche Funktionen benötigt werden. Es gibt hier zum Beispiel Basispakete und Profi-Bundles bzw. Enterprise-Suiten.
Wer lediglich nach einem einfachen System sucht, um eine Übersicht der Ausgaben zu erstellen und diese langfristig zu kontrollieren, muss nicht einmal 100 Euro ausgeben. Tools mit sehr eingeschränktem Funktionsumfang gibt es sogar komplett gratis. Detailliertere Kostenzuweisungen sowie Analytics und Reports schlagen da schon deutlich mehr zu Buche. Für umfangreichere Programme müssen durchaus zwischen 100 und 500 Euro kalkuliert werden.
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Marvin Erdner
11.10.2024
Eine Liquiditäts-App für dein Spend Management – Unser Tool Talk macht vor, wie es funktioniert 
