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Optical Character Recognition (OCR) Software & Tools im Vergleich

OCR-Software (Optical-Character-Recognition), umgangssprachlich auch Texterkennungssoftware oder OCR-Scanner genannt, ist eine Software-Lösung, mit der die meisten Bildarten, die Text enthalten, in maschinenlesbare Textinhalte umgewandelt werden können. Mithilfe eines OCR-Tools können Bilder gescannt und in Dokumente umgewandelt werden. Durch den Einsatz der OCR-Technologie lässt sich der Text anschließend in den Dokumenten mittels gängiger Textverarbeitungsprogramme (z. B. Word) bearbeiten. Ursprünglich basierte die automatische Texterkennung auf optischer Zeichenerkennung, also Optical-Character-Recognition, bei der einzelne Zeichen verarbeitet werden. Diese Technik wird aber zunehmend durch neuronale Netze, in der ganze Zeilen verarbeitet werden, abgelöst.

OCR-Software kann aufgrund Ihrer grundlegenden Funktion in vielen Einsatzbereichen und Teams Verwendung finden. Insbesondere Abteilungen, die viele Dokumente digitalisieren oder digitale Dokumente auslesen müssen, setzen OCR-Tools ein. Dazu zählen Buchhaltungs-, Personal- und Datenerfassungsabteilungen, die wichtige Informationen aus großen Mengen von  (Bild-)Dateien extrahieren. Der Einsatz einer OCR-Texterkennungssoftware führt zu erheblichen Zeitersparnissen, da manuelle Eingaben überflüssig werden, er verhindert Fehler und verbessert die Betrugserkennung. Einige Texterkennungssoftwares bieten auch Funktionen zur Dokumentenverwaltung und -organisation sowie zur Durchsuchung der Dokumente. OCR-Softwares sind daher oft in eine Dokumentenmanagement-Software integriert oder bieten Schnittstellen zu diesen.

Wie oben schon erwähnt bieten einige Software-Anbieter eine verbesserte Version der OCR, nämlich automatisierte Textererkennung oder sogar intelligente Textverarbeitung (Intelligent-Text-Processing (IDP)). In dieser Kategorie sind sowohl OCR- als auch IDP-Softwares enthalten. Zu den bisher beschriebenen Funktionen kommen bei Intelligent-Text-Processing-Softwares neue Technologien wie Machine-Learning-Software, Natural-Language-Processing (NLP) und Bilderkennungssoftware, um Dokumente intelligent zu scannen und basierend auf Nutzerverhalten und Mustern zu optimieren. Anders als eine simple OCR-Software kann ITP-Software die Bedeutung des Textes verstehen und so die aus dem Textdokument extrahierten Informationen parsen. Anschließend können die generierten Informationen für nachgelagerte Prozesse verwendet werden. Daher kann IDP-Software in weitere Applikationen, Systeme und Automationsplattformen integriert werden.

OCR ist häufig Teil von Software-Lösungen, deren Hauptzweck nicht die Verarbeitung von Dokumenten ist und wird in diesen als ‚versteckte‘ Technologie eingesetzt. Zu diesen zählen CRM-Softwares, ERP-Systeme, Buchhaltungssoftwares und ECM-Software (Enterprise-Content-Management).

Um sich als OCR-Software zu qualifizieren, muss die Lösung:

  • digitale Bilder und/oder Scans verschiedener Dokumententypen verarbeiten
  • relevante Daten in gescannten Dokumenten identifizieren und extrahieren und diese in maschinenlesbaren Text umwandeln, der durchsucht und bearbeitet werden kann
  • Funktionen zur Klassifizierung und Sortierung der erfassten Dokumente bieten

Adobe Document Cloud

Was ist Adobe Document Cloud?

Document Cloud vereint Adobes PDF-Technologie mit den Kollaborations-Funktionen von Adobe Acrobat und Adobe Sign, um Mitarbeiter:innen und Kund:innen zu 100 % digitale Erlebnisse zu bieten. Teams haben die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen, gemeinsam zu bearbeiten sowie wichtige Unterschriften orts- und zeitunabhängig einzuholen. Die Adobe Document Cloud ist ab 17,84 € pro Monat verfügbar. Zudem bietet die Software eine 30-tätige Testversion.

fintract.io

Was ist fintract.io?

Das Opitcal-Character-Recognition-Tool fintract bietet Unternehmen sowie Banken und Versicherungen Funktionen, um gewünschte Informationen aus Dokumenten zu extrahieren. Die Dokumente werden nach der Verarbeitung unmittelbar wieder vom Tool gelöscht und die Daten nicht gespeichert. Zu den Dokumenten zählen beispielsweise Rechnungen, Gehaltsabrechnungen und Handelsregisterauszüge, sondern auf Wunsch auch individuelle Dokumente. fintract.io bietet Preise pro Nutzung des Tools sowie Abo-Modelle an. Die individuellen Preise können auf der Internetseite angefragt werden.

CamScanner

Was ist CamScanner?

CamScanner ist eine App, die es ermöglicht, Dokumente einzuscannen und zu bearbeiten. Die App ist sowohl für iOS- als auch für Android-Geräte verfügbar und kann kostenlos heruntergeladen werden. Mit CamScanner können unter anderem Rechnungen, Fahrkarten und PDFs gescannt und gespeichert werden. Zudem bietet die App weitere Möglichkeiten wie eine Texterkennung (OCR), eine Synchronisierung über mehrere Geräte hinweg sowie drahtloses Drucken und globales Faxen. CamScanner ist kostenlos nutzbar. Umfangreicherer Pakete starten bei $ 4,99 monatlich.

DOC²

Was ist DOC²?

DOC² ist eine KI- und Cloud-basierte modulare Dokumentenplattform von Polydocs, die Daten und Dokumente digitalisiert, um Bearbeitungszeit und Papier zu sparen. Durch den automatischen Import und die Klassifizierung von Rechnungen bis hin zu ärztlichen Bescheinigungen kann DOC² den Posteingang automatisieren. Zudem kann durch die Integration von DOC² mit einem beliebigen System wie z.B. ERP oder CRM eine Datenvalidierung durchgeführt werden, um die Gültigkeit des Inhalts des Dokuments zu gewährleisten. Ein Pricing gibt es auf Anfrage.

Veryfi Receipts OCR & Expenses

Was ist Veryfi Receipts OCR & Expenses?

Veryfi Receipts OCR & Expenses ist ein Tool zum Erfassen von Belegen und Automatisieren der Dateneingabe. Veryfi beinhaltet unter anderem Automatisierungstools für Projekte & Kund:innen, Bank-Feeds & Abgleiche, Spesen-Workflows und Auftragskalkulationen. Veryfi arbeitet mit Wirtschaftsprüfer:innen und Buchhalter:innen zusammen, um Buchhaltungs-, Steuer- und eine strategische Unternehmensberatung zu bieten. Das Tool ist als App für Teams nutzbar. Ebenso sind Integrationen mit unter anderem Sage möglich. Es steht eine kostenlose Testversion zur Verfügung. Preise können auf der Website von Veryfi angefordert werden.

Nanonets

Was ist Nanonets?

Mit Nanonets kann die manuelle Dateneingabe mit KI automatisiert werden. Das Tool bietet Lösungen für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsautomatisierungen, Rechnungsverarbeitung auf Autopilot, OCR-API, PDF-Extraktion, Datenextraktion, Tabellenextraktion und BPO-Automatisierungen. Nanonets ist DSGVO-Konform und SOC 2-Zertifiziert. Das Tool ist kostenlos nutzbar. Umfangreichere Pakete starten bei $ 0,1 pro Seite.

Natif.ai

Was ist Natif.ai?

natif.ai ist ein Anbieter für Dokumenten-Automatisierung im Kontext verschiedenster Software-Produkte, Unternehmensbereiche und Geschäftsprozesse. Dank KI und einer selbst entwickelten Deep-OCR können Dokumente zügig und genau analysiert sowie relevante Daten daraus extrahiert werden. natif.ai ermöglicht es Entwickler*innen, über ihre Plattform Dokumente selbstständig zu automatisieren und zu klassifizieren. Dafür werden komplexe Workflows, KI-Technologien, Trainings-Module und Active-Learning per API zur Verfügung gestellt. Durch ihren Standort in Saarbrücken (DE) können sie einen sehr hohen Datenschutz gewährleisten (DSGVO, Schrems II). Natif.ai ist in der Testversion kostenlos. Die Preise starten im Basic-Paket bei 500 € im Monat.

Rossum.ai

Was ist Rossum.ai?

Rossum.ai ist eine Cloud-Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP). Rossum verwendet Technologien wie maschinelles Lernen und Computer Vision, um Dokumente genau zu lesen und zu verstehen. Rossum bietet Funktionen wie die automatische Erfassung von Daten, die Konvertierung von PDFs in durchsuchbare Dateien und die Möglichkeit der Berichterstattung über den gesamten Dokumentenverarbeitungsvorgang. Rossum.ai stellt eine Demoversion zur Verfügung und kann kostenlos getestet werden. Preise lassen sich über die Website des Tools anfragen.

Hypatos

Was ist Hypatos?

Hypatos ermöglicht eine Hyperautomatisierung von Dokumenten. Das Tool bietet eine End-to-End-Automatisierung mit Deep Learning und Patchwork-Automatisierungsansätze, die auf bestimmte Teile der Dokumentenverarbeitung abzielen (z. B. Dokumentenextraktion). Hypatos automatisiert alle Schritte der Dokumentenverarbeitung (Klassifizierung, Aufteilung, Erfassung, Validierung und Anreicherung) und erreicht so eine Hyperautomatisierung der Dokumente. Dazu bietet das Tool eine Plug & Play-Integrationsbibliotheken und Cloud oder on-premise-Lösungen. Auf der Website von Hypatos steht eine kostenlose Demoversion zur Verfügung. Preise können auf der Website angefragt werden.

Scanbot SDK

Was ist Scanbot SDK?

Scanbot SDK ist eine Lösung zur mobilen Datenerfassung für Apps oder Websites. Scanbot SDK kombiniert auf Machine Learning basierende Funktionen zum Lesen von Barcodes, zum Scannen von Dokumenten, für OCR und zur Datenerfassung. Das Tool bietet dazu eine Barcode-Scanner-Software, eine Document-Scanner-Software und eine Data-Capture-Software. Scanbot SDK ist sowohl für iOS, Android, Flutter und Windows verfügbar. Angebote können auf der Website von Scanbot SDK angefordert werden.

Cognitive Workbench

Was ist Cognitive Workbench?

Cognitive Workbench ist eine zentrale Plattform für KI-Anwendungen. Die virtuelle Werkbank ermöglicht das Organisieren, Konfigurieren und Modifizieren von Text Mining und Cognitive Computing Anwendungen. Das Tool bietet KI-Algorithmen, Konfigurationen, Skalierbarkeit hinsichtlich Volumen, Verständnistiefe, Prozesstiefe, Sprachen & Unternehmensbereiche und Integration bis hin zur Einbettung von eigenen AI/ML-Solutions. Cognitive Workbench verfügt über ein ISO-zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland. Eine Demoversion und Preise können über die Website angefordert werden.

ITyX

Was ist ITyX?

Mit der AI Plattform ITyX, können relevante Daten aus textbasierten Vorgängen erfasst und automatisch an jede gewünschte Unternehmensanwendung übertragen werden. Das Tool bietet Lösungen für unter anderem Versicherungen, Finanzdienstleister, EVU & Stadtwerke, BPO & Contact Center und Transport & Logistik. Die AI Plattform ist für Ende-zu-Ende Automatisierungen und startet ab 0,035 € je Vorgang inkl. Wartung & Support.

Ephesoft Transact

Was ist Ephesoft Transact?

Ephesoft Transact bietet Anwender:innen als Kernfunktionen eine automatische Erfassung, Klassifizierung und Extraktion von Daten. Für die Klassifizierung kommen KI-gestützte optische Zeichenerkennung und überwachtes maschinelles Lernen zum Einsatz. Die zentralen Einsatzbereiche des Systems liegen laut Entwickler – der Ephesoft GmbH aus München – in der Finanzbuchhaltung und Rechnungsbearbeitung, in der Digitalisierung von Aufzeichnungen und Formularen sowie Datenextraktion, im Onboarding von Kund:innen, in der Automatisierung von digitalen Poststellen sowie in der Bearbeitung von Kredit, Hypotheken- oder auch Versicherungsunterlagen. Die Lösung wird nicht nach Preisliste angeboten. Interessenten können sich zunächst einen Überblick per Live-Demo verschaffen. Die Kosten werden schließlich individuell kalkuliert.

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OCR-Software-Definition: Was ist Optical-Character-Recognition-Software?

OCR (Optical-Character-Recognition), zu Deutsch „optische Zeichenerkennung“, ist eine Technologie zur Analyse von Texten in digitalen Bilddateien. Mit ihr besteht die Möglichkeit, Textbestandteile aus gescannten oder abfotografierten Bildern bzw. Dokumenten herauszufiltern und in maschinenlesbare Zeichen umzuwandeln.

Mit einer OCR-Software können Nutzer*innen unter anderem einen gedruckten Vertrag nach dem Einscannen bzw. dem Hochladen in das Programm in ein Textformat bringen, das schließlich in gängigen Textverarbeitungsprogrammen zu bearbeiten ist. Dieser Vorgang ist mit allen erdenklichen Scans oder digitalen Dateien möglich - sogar bei Schriften aus Videos.

Typische Anwendungsbereiche sind folgende:

  • Digitalisierung von Daten für Geschäftsdokumente, etwa Schecks, Kontoauszüge und Rechnungen
  • Umwandlung von gedruckten Dokumenten in bearbeitbare Textbestandteile
  • Dokumente durch Digitalisierung ihres Textes durchsuchbar machen
  • Behördliche Erkennung von Nummernschildern
  • Identifizierung von Personen bzw. Extraktion von Informationen aus Ausweisdokumenten
  • Analyse von Verkehrsschildern für die Navigation
  • Prüfung von CAPTCHA-Anti-Bot-Systemen
  • Herstellung von Hilfstechnologien für sehbehinderte Menschen

Die Programme aus dem obigen OCR-Software-Vergleich fallen in erster Linie in den Anwendungsbereich der ersten drei Punkte.

OCR vs. ICR
ICR-Software (Intelligent-Character-Recognition) kann als logische Weiterentwicklung von OCR-Software beschrieben werden. Hierbei kommen eine detailliertere Analyse und Bewertung des jeweiligen Scan-Ergebnisses zum Einsatz.

Es werden im Zuge dessen auch semantische Zusammenhänge berücksichtigt. Dafür ist ICR-Software in der Regel mit einem umfangreichen Lexikon und einer Grammatik ausgestattet. Mithilfe von künstlicher Intelligenz sind solche Programme sogar lernfähig. OCR-Software arbeitet hingegen eher auf der Basis von Erkennungsmustern. Die Buchstaben eines Textes werden statisch mit einer Datenbank abgeglichen und dann in entsprechende maschinenlesbare Zeichen umgewandelt.

Für einfache gedruckte Dokumente ist OCR-Software häufig ausreichend. Wenn es komplexer wird oder sogar handschriftliche Elemente zu analysieren sind, kann aber oftmals nur eine ICR-Lösung weiterhelfen. 

Weshalb sollten Unternehmen ein Tool zur Texterkennung einsetzen?

Die Digitalisierung schreitet stetig voran. Im Zuge dessen sind immer mehr wichtige geschäftliche und auch kritische dokumentenbasierte Prozesse mithilfe von Softwares oder sogar online abzuwickeln, an die vor 20 Jahren kaum zu denken war. Dazu zählen unter anderem die Buchung von Reisen oder die Eröffnung von Bankkonten.

Immer noch gibt es natürlich gewisse Vorgänge, die komplett oder zumindest teilweise analog erfolgen (müssen). Das betrifft vor allem die Unterzeichnung von gewichtigen Verträgen oder auch behördliche Vorgaben.

Ganz egal, ob eine Firma schon lange im Geschäft ist und vielleicht noch viele Dokumente aus analogeren Zeiten verwalten muss oder es sich um ein modernes Start-up handelt, das sein Geschäft ganz auf die heutigen digitalen Voraussetzungen ausgerichtet hat: Es gibt in nahezu jedem Business-Fall eine Vielzahl von Daten in gedruckter Form, die in bestimmten Kontexten digital angewendet oder sachgemäß aufbewahrt und gegebenenfalls schnell auffindbar sein müssen.

Nun ist es selbstverständlich möglich, entsprechende Dokumente einzuscannen und in dieser Form abzulegen. Das hat jedoch den Nachteil, dass die dortigen Informationen dann nicht ausgelesen werden können. Um Details ausfindig zu machen, müssen die Dateien im Ganzen gesichtet werden. Wenn die kompletten Facts oder auch nur Teile dieser weiterverarbeitet werden sollen, ist dies nur durch eine manuelle Übertagung, sprich ein Abtippen, möglich. Das alles bedeutet eine Menge Aufwand.

Mit einer passenden OCR-Scanning-Software kann man sich hingegen viel Arbeit sparen. Dokumente werden nach der Umwandlung kleinteilig maschinenlesbar gemacht. In einer Datenbank kann somit direkt auf einzelne Inhalte zugegriffen werden und die Textverarbeitung ist einfach per Copy-and-Paste möglich.

Wie funktioniert professionelle OCR-Software?

OCR-Tools gibt es in unterschiedlichen technischen Grundausrichtungen. Weitverbreitet sind mittlerweile Cloud-Lösungen, die einfach über einen Browser oder eine App von jedem beliebigen Gerät mit Internetanschluss genutzt werden können. Es stehen aber nach wie vor viele On-Premise-OCRs zur Verfügung, also solche, die man auf einem lokalen Server bzw. Rechner installiert.

Egal, welche Form von OCR-Software vorliegt – die Programme arbeiten in aller Regel mit zwei Arten von Algorithmen, um Text in Bildern bzw. Scans zu erkennen:

  1. Zum einen gibt es OCR-Software, die mithilfe der Mustererkennung oder des Matrixabgleichs nach bestimmten Schemen sucht. Hier kommen Textbeispiele zum Einsatz, die der Lösung bereits vorgegeben wurden. Die Software vergleicht also Bilder mit Textmustern, die ihr zugeführt werden, und wählt daraufhin die Textteile in den betreffenden Scans aus, wenn sie Formen findet, die mit ihren Referenzen übereinstimmen.

  2. OCR-Software, die mit Merkmalserkennung arbeitet, stützt sich auf einen vorgegebenen Satz von Regeln für jedes Zeichen. Diese Regeln geben dem Programm vor, wie die Lettern in einem gescannten Dokument zu erkennen sind. Ein Zeichen hat mehrere Regeln, wie gerade Linien, Winkel und Formen. Die Software analysiert ein gegebenes Bild und verwendet diese Regeln, um den Text Zeichen für Zeichen umzuwandeln.

Die meisten modernen OCR-Programme verwenden zwei Durchgänge, um Textinformationen zu extrahieren.

Während des ersten Scans oder des ersten Durchlaufs werden nur allgemeine Informationen betrachtet, wie zum Beispiel Regeln aus der Merkmalserkennung oder der Mustererkennung, um den Text in einem Dokument zu definieren. Die Software zerlegt die Zeichen in Grundformen, um eine Bibliothek für den Schriftstil eines bestimmten Dokuments zu erstellen.

Sie beginnt mit der Analyse der erkannten Symbole und gleicht sie während des zweiten Scans oder des zweiten Durchgangs mit möglichen Zeichen in ihrer internen Bibliothek ab. Da die OCR-Software bereits einige Assoziationen zwischen den Lettern und den ihr bekannten Regeln hergestellt hat, gewährleistet dieser zweite Scan eine höhere Genauigkeit für jedes Zeichen. 

Welche Vor- und Nachteile bieten OCR-Texterkennung-Softwares?

Immer mehr Unternehmen verlassen sich auf die optische Zeichenerkennung, um Scans in digitalen bzw. maschinenlesbaren Text umzuwandeln. OCR macht eingescannte Dokumente im Wesentlichen flexibler und effizienter nutzbar. Die damit zentral zusammenhängenden Vorteile sind im Folgenden noch einmal kompakt zusammengefasst.

  • Durchsuchbarkeit: Es ist unglaublich schwierig, unstrukturierte bzw. nicht maschinenlesbare Textdaten zu durchsuchen. Wenn jedoch eine OCR-Lösung zum Einsatz kommt, können schließlich wie in jedem Word-Dokument Suchvorgänge durchgeführt werden. Das Indizieren bzw. Kategorisieren und der Abruf bestimmter Schlüsselwörter sind kein Problem mehr.
  • Sicherheit: OCR hilft Verantwortlichen, ihre Daten vor Hackern oder anderen Personen zu schützen, die versuchen könnten, ohne ihre Zustimmung darauf zuzugreifen. Sie speichert Textinformationen nicht nur digital, sondern ermöglicht zudem eine Verschlüsselung, spezifische Datenwiederherstellung und eine verbesserte Zugriffskontrolle.
  • Keine manuelle Dateneingabe: OCR filtert Bankkontonummern, Rechnungsdetails oder andere in bestimmten Geschäftskontexten essenzielle Informationen aus gedruckten Dokumenten heraus. Über die richtige Schnittstelle können diese Facts umgehend in ein weiterverarbeitendes Programm übertragen werden. Ein manuelles Ausfüllen ist damit kein Thema mehr.
  • Spart Zeit und senkt Kosten: Eine Software zur Texterkennung reduziert überflüssige Arbeit und verschafft mehr Zeit, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Insbesondere für ein möglicherweise erforderliches Abtippen benötigter Papiere in Digitalform müsste sonst sehr viel Zeit und letztlich Geld ausgegeben werden. Aber auch die Suche nach bestimmten Informationen in derartigen Dokumenten würde ohne OCR einen erheblichen Aufwand bedeuten.

Gute OCR-Software hat fraglos viele Vorteile. Letztendlich gibt es aber auch einige Einschränkungen. Im Folgenden werden typische Herausforderungen beim Umgang mit entsprechenden Programmen aufgeführt.

  • Verlässlichkeit und Genauigkeit: Während OCR bei gedrucktem Text hervorragend funktioniert, ist sie bei handgeschriebenen Dokumenten nicht immer verlässlich. Dies ist ein Problem für jeden, der handschriftliche Notizen digitalisieren oder Dokumente mit handschriftlichem Text scannen möchte. Es gibt zwar Möglichkeiten, einem OCR-System das Lesen von Handschrift beizubringen. Dennoch erweist es sich immer noch als schwierig, eine vollständige Genauigkeit zu erreichen. Selbst bei getipptem Text kann die OCR-Technologie Fehler machen. Das ist oft der Fall, wenn gescannte Dokumente in einer unleserlichen Schriftart vorliegen. Das Programm überspringt dann womöglich einige Zeichen, die es als unlesbar einstuft. Wenn entsprechende Dokumente umgewandelt sind, gilt es manuell zu prüfen, ob der digitale Text korrekt analysiert wurde. Das kostet Zeit. Generell neigen einige OCR-Scanner-Softwares zu stärkeren Fehlerquoten als andere. Hier müssen fast alle Dokumente Korrektur gelesen und manuell nachbearbeitet werden. Während dies kein großes Problem darstellt, wenn nur sporadisch ein paar Seiten eingescannt werden müssen, wird es schon zu einer erheblichen Herausforderung, wenn regelmäßig Dokumentseiten zu digitalisieren sind.

  • Speicherplatz: Jedes Dokument muss als Bild gespeichert werden, bevor es in durchsuchbaren Text umzuwandeln ist. Das benötigt viel Speicherplatz. Die Qualität des endgültigen Bildes hängt von der Qualität des Originalbildes ab - gibt es ein Problem mit dem Originaldokument, spiegelt sich das auch im gescannten Text wider. Die Scans sollten für optimale Ergebnisse in einer hohen Qualität abgelegt werden. Je mehr Papiere es zu organisieren gilt, desto mehr Speicher wird benötigt. Bei der Nutzung einer professionellen Dokumentenverwaltung können sich entsprechende Speicheranforderungen durchaus merklich auf den Preis auswirken.

Wie wählt man die beste OCR-Software aus dem Vergleich aus?

Noch vor rund zehn Jahren war der Markt der Software zur OCR-Erkennung winzig und damit überschaubar. Das ist heute nicht mehr der Fall. Fast alle großen Tech-Konzerne bieten spezifische Lösungen und kontinuierlich kommen neue Programme von etablierten Unternehmen oder Start-ups hinzu.

Hier eine passende OCR-Scan-Software zu finden, ist alles andere als einfach. Mit den nachfolgenden sechs Tipps können Verantwortliche ihre Optionen allerdings zuverlässig einschränken und die Tools herausfiltern, die wahrscheinlich am besten zu ihren Bedarfen passen.

  1. Passendes OCR-Programm für die eigenen Bedarfe: Es gibt viele Arten von Dokumenten - Bankpapiere, Versicherungsverträge, juristische Vorgaben, Rechnungen, handschriftliche Vereinbarungen und, und, und. Eine gute OCR-Software muss in erster Linie effizient für genau die Formate nutzbar sein, die im jeweiligen Anwenderkontext am häufigsten vorkommen. Gerade bei sensiblen Papieren sollte durch einen eingehenden OCR-Texterkennung-Test sichergestellt werden, dass das Programm alles korrekt bzw. verlässlich umwandeln kann.

  2. Gute Leistungen: Eine OCR-Software muss bei der Verarbeitung aller benötigten Dokumente effizient und effektiv sein. Die drei wichtigsten Kennzahlen zur Bewertung der Leistung einer solchen Text-Scanner-Software sind die Qualität der Zeichenerkennung (das heißt, die prozentuale Genauigkeit beim Lesen der einzelnen Zeichen), die Felderkennung (sprich die prozentuale Genauigkeit beim Lesen aller Zeichen in einem Feld) und die Automatisierungsrate des Dokuments (die prozentuale Genauigkeit beim Lesen aller relevanten Felder im Dokument). Längst nicht alle OCR-Anbieter geben hierzu transparente Informationen. Teilweise werden die einzelnen Kennbereiche auch anders bezeichnet. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte auch hier einen umfassenden Texterkennung-Software-Test durchführen.

  3. Optimale Integration: OCR-Software arbeitet in den meisten Fällen nicht alleine bzw. kann nur im Verbund mit anderen Systemen ihre Stärken voll ausspielen. So können umgewandelte Bilder durch die Anbindung an eine Dokumentenverwaltung schnell und einfach organisiert werden. Weiterhin ist es logischerweise von Vorteil, spezifische Dokumente sofort einzelnen Personen im CRM-Programm zuordnen zu können. Eine gute Schnittstellen-Architektur ist der beste Weg, um eine Lösung für die OCR-Texterkennung problemlos in eine bestehende IT-Umgebung zu integrieren. Interessierte sind gut beraten, darauf zu achten, dass die angepeilte Software ideal mit den relevanten bestehenden Systemen zusammenarbeitet.

  4. Finale menschliche Überprüfung von Dokumenten: Um den Fluss der analysierten Dokumente zu überblicken und Effektivität zu gewährleisten, sollte die OCR-Software ein übersichtliches Dashboard bieten. Hier ist die automatische Extraktion der Daten idealerweise klar nachvollziehbar und manuell auf Korrektheit zu prüfen. Gerade bei komplexeren Dokumenten bzw. sensibleren Sachverhalten ist eine kleinteilige Kontrollmöglichkeit unabdingbar. Gute Scan-Text-Software kann sogar automatisiert Warnungen auf Grundlage von Überwachungsfunktionen ausspielen, wenn sie sich unsicher ist.

  5. Weiterentwicklung: Um eine zuverlässige Umwandlung von Dokumenten zu erreichen, ist eine kontinuierliche Verbesserung der Software ein wichtiger Schlüssel. So sollten Interessierte unbedingt darauf achten, dass regelmäßig Updates geschaltet werden. Sind die Aktualisierungszeiträume sehr lang, ist das meistens kein gutes Zeichen. Nur OCR-Software, die stetig „dazulernt“, kann die Bedürfnisse ihrer Anwender*innen langfristig sicher bedienen und sich auf neue Kontexte einstellen.

  6. Kundenservice: Selbst bei der besten Scanner-Software zur Texterkennung kann es dann und wann zu Problemen oder zumindest Fragen kommen, die nur durch einen Angehörigen des OCR-Anbieters zu lösen sind. Bevor man sich für eine OCR-Software entscheidet, sollte man sich daher vergewissern, dass die Kundenbetreuung bei Bedarf effizient und schnell hilft. Gerade dann, wenn die korrekte Digitalisierung geschäftskritisch ist, kann es andernfalls zu erheblichen Negativkonsequenzen kommen.

Was kostet Texterkennung-Software – gibt es OCR-Texterkennung kostenlos?

Eine günstige und dennoch verlässliche OCR-Software ist heute bereits für weniger als 20 Euro erhältlich. Natürlich geht es auch teurer. Im Wesentlichen werden die Kosten durch den jeweiligen Funktionsumfang bestimmt.

Mächtigere OCR-Engines mit vielen Schnittstellen bewegen sich im mittleren Preisbereich und kosten zwischen 50 und 100 Euro. Geht es schließlich in Richtung umfangreicherer Suiten, können die Lösungen durchaus 200, 300 Euro oder sogar noch mehr kosten. Hierbei handelt es sich dann aber häufig um funktionsstarke Software, in dessen Fokus OCR keine zentrale Rolle spielt, sondern lediglich mitgeliefert wird. Dazu zählen etwa große Buchhaltungssoftwares oder ECM-Systeme.

Kann man Texterkennungsprogramme kostenlos nutzen? Ja, im Internet lassen sich tatsächlich viele kostenlose OCR-Programme finden. Dabei sollte jedoch bedacht werden, dass die Zuverlässigkeit solcher Tools oft zu wünschen übriglässt. Immer wieder werden Textpassagen nicht richtig erkannt oder sogar falsch umgewandelt. Bei kostenlosen OCRs gilt es daher umso genauer zu testen, bevor man sie geschäftlich verwendet.