Invoice OCR: Der Power-Button für deine Rechnungen

Finde heraus, was hinter der Technologie von OCR steckt und wie du die Rechnungsprozesse für dein Unternehmen besser, effizienter und intelligenter machst.

Invoice OCR – Dein Faktor für schnellere und intelligentere Abrechnungen

Der Prozess der Rechnungsverarbeitung kann zeitaufwändig, fehleranfällig und kostspielig sein und ist schon lange nicht mehr zeitgemäß. Durch Invoice OCR musst du nicht länger mit manueller Dateneingabe kämpfen, sondern kannst deine Rechnungsprozesse revolutionieren. Mach dich bereit und erfahre hier mehr über diese unverzichtbare Technologie.

Was ist Invoice OCR?

Invoice OCR steht für Optical Character Recognition, also optische Zeichenerkennung für Rechnungen. Die Technologie wurde entwickelt, um Informationen aus Dokumenten zu extrahieren und in ein digitales Format umzuwandeln. Sie ist perfekt geeignet für die Verarbeitung von Papierrechnungen und gescannten Belegen. In Kombination mit Document Information Extraction (Datenidentifikation und -verständnis) ermöglicht sie das maschinelle Auslesen und die Auslösung von Prozessen für deine Rechnungen und Dokumente.

Wie funktioniert Invoice OCR?

Docsumo

OCR, auch Invoice2Data genannt, erfolgt in diesen Schritten:

1. Die Rechnung kann entweder in gedruckter Form, als elektronisches Bild oder als PDF vorliegen. Die Rechnung wird entweder gescannt oder direkt in das OCR-System hochgeladen. Welche Systeme dafür geeignet sind, erfährst du weiter unten.
2. Im nächsten Schritt wird das Bild der Rechnung analysiert und optimiert, um die Qualität und Lesbarkeit des Textes zu verbessern. Dies kann die Entfernung von Rauschen, das Geraderichten des Textes oder das Anpassen von Helligkeit und Kontrast umfassen.
3. Das OCR-System erkennt die Textzeichen auf der Rechnung mithilfe von Mustervergleichen, statistischen Modellen oder maschinellen Lernalgorithmen. Der Text wird in maschinenlesbaren Text umgewandelt.
4. Im Anschluss analysiert das OCR-System das Layout der Rechnung, um strukturierte Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferanteninformationen und Artikelpositionen zu identifizieren. Hierbei werden verschiedene Merkmale wie Textformatierung, Position auf der Seite, Überschriften oder Stichwörter verwendet, um die relevanten Informationen zu erkennen.
5. Basierend auf der erkannten Struktur der Rechnung extrahiert das OCR-System die relevanten Daten und ordnet sie den entsprechenden Kategorien zu. Dies kann den Export von Informationen in spezifische Datenbankfelder oder Formate umfassen.
6. Um die Genauigkeit der erkannten Daten zu verbessern, können Validierungsregeln angewendet werden. Das System überprüft etwa die Plausibilität der erkannten Rechnungsnummer oder berechnet den Gesamtbetrag anhand der erkannten Positionen und Mengen.
7. Zuletzt werden die extrahierten Daten in verschiedene Zielsysteme exportiert, z. B. Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme oder zusätzliche Datenbanken, um vor allem den weiteren Verarbeitungsprozess zu unterstützen.

Parashift

Für wen eignet sich Invoice OCR?

Invoice OCR ist für jedes Unternehmen geeignet, das wichtige Ressourcen einsparen möchte. Beispielsweise profitieren kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von Invoice OCR, da sie häufig über begrenzte Ressourcen verfügen.

Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen müssen wiederum unterschiedliche Sprachen, Währungen und Rechnungsformate bewältigen. Invoice OCR überwindet diese Hindernisse, indem es die Datenextraktion und -verarbeitung in verschiedenen Sprachen und Formaten ermöglicht.

Blickst du in die verschiedenen Abteilungen deines Unternehmens, ist mit Sicherheit die Buchhaltungsabteilung als Dreh- und Angelpunkt sämtlicher Rechnungen der große Gewinner durch den Einsatz von Invoice OCR.

Aber es gibt noch weitere Abteilungen und Akteure, die von der OCR-Technik profitieren können:

• Ein weiteres Beispiel liefert die Einkaufsabteilung. Sie nutzt OCR, um Rechnungen von Lieferanten zu verarbeiten und Zahlungen zu überwachen. Durch die automatische Extraktion der Rechnungsdaten können außerdem Bestellungen und Lieferungen mit den Rechnungen abgeglichen werden.
• In der Logistik und Supply Chain kann OCR zur Erfassung von Lieferscheinen, Frachtdokumenten und anderen Versanddokumenten eingesetzt werden. Dadurch wird die Verfolgung von Warenbewegungen, die Lagerverwaltung und die Abstimmung von Lieferungen mit den entsprechenden Dokumenten wesentlich erleichtert.
• Auch im Kundenservice kommt OCR zum Einsatz. Kundendaten können aus eingehenden Dokumenten wie Anträgen, Formularen oder Kundenkorrespondenz extrahiert werden. Dies ermöglicht eine schnellere und präzisere Bearbeitung von Anfragen und verbessert die Kundenkommunikation.

Die Vielfalt der Einsetzbarkeit von OCR – abgesehen vom Scannen und Einlesen von Papierdokumenten – zeigt auch der Blick auf die gängigsten Formate:

Textbasierte Formate: Das OCR-Tool kann den Text aus verschiedenen textbasierten Dateiformaten extrahieren, darunter:

• Microsoft Word-Dokumente (.doc, .docx)
• Textdateien (.txt)
• Rich Text Format (.rtf)
• Portable Document Format (.pdf) – entweder als durchsuchbare PDFs oder nach der OCR-Konvertierung

Tabellenkalkulationen: OCR-Tools können auch den Text aus Tabellenkalkulationsdateien extrahieren. Zu den unterstützten Formaten gehören:

• Microsoft Excel-Dokumente (.xls, .xlsx)
• CSV-Dateien (.csv)
• OpenDocument Spreadsheet (.ods)

Bildformate: OCR ermöglicht die Texterkennung aus verschiedenen Bildformaten, einschließlich:

• JPEG-Bilder (.jpg, .jpeg)
• PNG-Bilder (.png)
• TIFF-Bilder (.tiff, .tif)
• BMP-Bilder (.bmp)

Warum sollten Rechnungen digitalisiert werden?

Rechnungen zu digitalisieren ist nicht nur State-of-the-Art, vielmehr müssen deine kaufmännischen Belege gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) digitalisiert werden.

Zu den zentralen Punkten der GoBD gehören:

• Ordnungsmäßigkeit: Die elektronische Buchführung und Aufbewahrung muss den rechtlichen Anforderungen entsprechen und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erfüllen.
• Einzelaufzeichnung: Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln, vollständig und zeitnah erfasst werden.
• Nachvollziehbarkeit: Alle Änderungen an elektronischen Unterlagen müssen nachvollziehbar sein, inklusive Zeitpunkt, Verantwortlicher und Grund für die Änderung.
• Unveränderbarkeit: Elektronische Unterlagen dürfen nicht unbemerkt verändert werden können und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
• Vollständigkeit: Alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen erfasst und aufbewahrt werden, inklusive aller Dokumente und Belege.
• Aufbewahrungsfristen: Es gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen für elektronische Unterlagen, die je nach Art des Dokuments und der steuerlichen Relevanz variieren können.

Damit stellen die GoBD-Richtlinien sicher, dass Geschäftsunterlagen korrekt geführt und aufbewahrt werden. Durch die Digitalisierung von Rechnungen und den Einsatz von OCR-Technik kannst du diesen Anforderungen einfach nachkommen.

Welche Vorteile bietet Invoice OCR?

Neben den rechtlichen und steuerlichen Vorgaben, die du mit Invoice OCR einfach erledigst, sicherst du dir folgende Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Invoice OCR beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess. Die manuelle Bearbeitung von Papierrechnungen erfordert Zeit und Aufwand, während digitale Rechnungen automatisch erfasst, verarbeitet und in deinem Buchhaltungssystem archiviert werden können. Dadurch sparst du Zeit und kannst dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
• Kostenersparnis: Die Digitalisierung von Rechnungen reduziert Kosten für Papier, Druck, Porto und Lagerung. Du musst keine gedruckten Kopien von Rechnungen aufbewahren und kannst Platz sparen. Ferner minimierst du das Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe, was weitere Kosten durch Korrekturen und Nachbearbeitung vermeidet.
• Nachverfolgbarkeit und Transparenz: Mit der Rechnungsdigitalisierung erhältst du eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz in Bezug auf den Rechnungsstatus. Du kannst den Überblick über ausstehende Rechnungen behalten, Zahlungsfristen einhalten und Rückfragen oder Unstimmigkeiten effizienter klären.
• Umweltfreundlichkeit: Ebenso reduzierst du den Papierverbrauch und den ökologischen Fußabdruck deines Unternehmens. Indem du auf papierlose Prozesse umstellst, trägst du zum Umweltschutz bei und förderst eine nachhaltige Arbeitsweise.
• Bessere Datenverwaltung: Digitale Rechnungen lassen sich leichter in elektronischen Systemen speichern, organisieren und durchsuchen. Du kannst Rechnungen nach verschiedenen Kriterien filtern, nachverfolgen und Berichte über Rechnungsaktivitäten erstellen. Dies erleichtert die Buchhaltung, Audits und externe Prüfungen.

Was sollte bei Invoice OCR beachtet werden?

Beachten solltest du vor allem, dass die Effektivität und Genauigkeit des Invoice OCR-Systems von verschiedenen Faktoren abhängen, wie der Qualität der Rechnungsvorlage, der Lesbarkeit des Textes, dem Layout der Rechnung und der Leistungsfähigkeit des verwendeten OCR-Tools.

Fortschritte im Machine Learning führen jedoch kontinuierlich zu Verbesserungen in Bezug auf die OCR-Genauigkeit und die Fähigkeit zur Verarbeitung komplexer Rechnungsstrukturen.

Je nach OCR-Tool ist es möglich, das System an spezifische Anforderungen anzupassen oder zu trainieren. Durch benutzerdefinierte Vorlagen, die Verwendung von Tags oder anderer Erkennungsparameter kannst du die Genauigkeit und Effizienz deines OCR-Tools verbessern.

Natif

Welche Invoice OCR-Tools eignen sich?

Bist du auf der Suche nach einer geeigneten OCR-Software, bist du hier genau richtig. OMR Reviews ist dein Anlaufpunkt im Suchen und Finden von Top-Software. Dazu liefern wir dir echte Nutzer-Bewertungen, Preisangaben und Links zum Hersteller. Also alles, was du für deine Entscheidung brauchst.

Hier ein Auszug der besten OCR-Softwares & Tools:

natif.ai

Adobe Document Cloud

fintract.io

CamScanner

Parashift

Docsumo

Fazit: Es wird digitaler

In welche Abteilung, Aufgabe oder Prozess du in deinem Unternehmen blickst. Die Digitalisierung schreitet mit Hochdruck voran. Invoice 2 Data ist nur ein winziges Detail, aber gleichzeitig die Grundlage für effiziente Abläufe in deinem Unternehmen. Müsstest du jedes Mal eine Rechnung aus dem Archiv hervorkramen, anstatt die wichtigsten Details per Klick abzurufen, hast du vermutlich schon jetzt ganz andere Sorgen.