Dokumentenmanagement

So setzt Ihr digitale Archivierung ganz einfach um

Nils Martens 09.02.2022

Wir zeigen Euch, wie Ihr digitale Archivierung direkt für Euer Unternehmen einsetzen könnt

Was digital möglich ist, setzt man auch digital um. Besonders bei der Archivierung von Dokumenten stellt die Digitalisierung einen horrenden Support dar. Kein Papier, das in physischen Archiven verstaubt, keine zahlreichen Ordner, keine Suche mehr nach Platz für all die Unterlagen. Dank der digitalen Archivierung sind Aufbewahrungsfristen plötzlich kein Problem mehr und Angestellt:innen haben mehr Zeit für andere Aufgaben. Beides beschert Unternehmen am Ende des Tages auch ein Plus auf dem Konto.

Entscheidend sind dabei die richtigen Softwares. Wir stellen Euch 10 davon vor, die Ihr auf OMR Reviews genauer unter die Lupe nehmen könnt. Außerdem erläutern wir Euch, was digitale Archivierung ausmacht, welche Vorteile sie mit sich bringt und welche Anforderungen für konforme Archivierung erfüllt werden müssen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine digitale Archivierung?

2. Welche Vorteile hat die digitale Archivierung?

3. Welche Anforderungen hat das digitale Archivieren von Dokumenten?

4. Welche Voraussetzungen muss die digitale Archivierung erfüllen?

5. Diese 10 Dokumentenmanagement-Softwares eignen sich für die digitale Archivierung

Was ist eine digitale Archivierung?

Die genaue Definition der digitalen Archivierung beruft sich auf die elektronische Speicherung von Unterlagen. Das kann das riesige Dokumentenaufkommen in Ämtern sein, die Personalakten von Mitarbeiter:innen und sämtliche internen Papiere innerhalb einer Company. Um die digitale Archivierung umzusetzen, benötigt Ihr Dokumentenmanagement-Softwares (DMS). Diese können in der Cloud oder lokal laufen. Weiter unten findet Ihr 10 Dokumentenmanagement-Softwares und auf OMR Reviews noch mehr.

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So kann digitales Archivieren in einer Dokumentenmanagement-Software aussehen.

Digitale Archivierung meint aber nicht nur die Dokumente zu archivieren, die ohnehin digital erstellt und bearbeitet wurden, sondern auch jene Unterlagen, die zunächst in Papierform vorliegen. Diese einzupflegen und zu archivieren, kann eine Menge Arbeit sein. Jedoch ist es noch mehr zeitlicher Aufwand, nicht auf den digitalen Zug aufzuspringen. Schließlich verbringen Angestellte einen großen Teil Ihrer Arbeitszeit mit dem Erstellen, Überprüfen, Weiterleiten und Ablegen von Papieren. Ganz zu schweigen von der Suche nach Dokumenten in einem physischen Aktenarchiv. Genau diesen Zeitfressern kommt die digitale Archivierung entgegen. Ist ein Dokument erst einmal abgelegt, lässt es sich dank der Suche binnen Sekunden finden.

Welche Vorteile hat die digitale Archivierung?

Neben dem zeitlichen Aspekt bringt die digitale Archivierung noch weitere Vorteile zum Vorschein:

  • Nachhaltigkeit: Wir leben in Zeiten, in denen wir mehr oder minder penibel darauf achten müssen, was für einen CO2-Fußabdruck wir hinterlassen. Massen an Papier in den Umlauf zu bringen, vergrößert diesen Abdruck mit Blick auf Waldrodungen. Besonders in großen Unternehmen ist das eine Herausforderung, die noch gemeistert werden will. Die digitale Archivierung schafft diesem Problem Abhilfe und bringt dabei eine Menge Effizienz mit.
  • Technologisch neutral: Euer Unternehmen benötigt keine konkrete IT-Infrastruktur oder bestimmte Technologien, um die digitale Archivierung umzusetzen. Es ist wirklich simpel: Computer/Laptop/mobiles Gerät + Dokumentenmanagement-Software = digitale Archivierung!
  • Gesetze einhalten: Dokumentenmanagement-Tools helfen Euch dabei, Richtlinien wie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), GoBS und GDPdU einzuhalten. In Papierform besteht die Voraussetzung an Mitarbeiter:innen, diese Grundsätze im Kopf zu haben, um sie beachten zu können.
  • Unantastbare Dokumente: Während physische Unterlagen verändert werden könnten – wenn man denn entsprechendes im Schilde führen würde – sind digital archivierte Dokumente für Veränderungen unantastbar. Das bringt die Revisionssicherheit ins Spiel: Unternehmen dürfen schließlich nur auf diese Weise Dokumente in die Archivierung geben.
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Die Vorteile digitaler Archivierung sind vielseitig!

Welche Anforderungen hat das digitale Archivieren von Dokumenten?

Selbstverständlich hat digitales Archivieren nicht nur einfach etwas mit einer elektronischen Ablage zu tun. Wie wir bei den Vorteilen und der Definition bereits geteasert haben: digitale Archivierung umfasst auch rechtliche und funktionelle Anforderungen wie eine umfangreiche Suchfunktion oder die Beachtung der GoB.

  1. Zunächst zielen die Anforderungen an digitales Archivieren auf die Mitarbeiter:innen ab, die das Archivieren vornehmen. Demnach muss das Personal geschult sein, sämtliche rechtlichen Grundsätze sowie unternehmensinterne Richtlinien einzuhalten. Zwar unterstützen Dokumentenmanagement-Tools dabei, dennoch ist es ratsam, gezielt zu informieren. Erst dann kann man als Chef:in ruhig schlafen, weil das Thema Revisionssicherheit im wahrsten Sinne des Wortes safe ist.
  2. Damit schließlich kein Chaos im digitalen Papierkram entsteht, helfen automatisierte Archivierungsprozesse. Die Anforderung, dass kein Dokument abhandenkommt, wird erfüllt, indem jedes Dokument gleichbehandelt wird. Während es beim physischen Verwalten von Dokumenten dazu führen kann, dass unterschiedliche Personen unterschiedliche Archivierungsmethoden anwenden.
  3. Sobald das Wort Betriebsprüfung fällt, werden viele Unternehmer:innen schnell blass im Gesicht. Achtet Ihr jedoch darauf, dass sowohl die Archivierung regelkonform abläuft sowie externe Prüfer:innen leichten Zugang haben, bleibt die Farbe im Gesicht.
  4. Eine weitere Anforderung stellt die Protokollierung jedes einzelnen Schrittes bei der digitalen Archivierung dar. Um revisionssicher zu arbeiten, sollte jede Veränderungen an den digitalen Unterlagen dokumentiert werden.
  5. Bei so vielen Daten, die anschließend durch ein passendes Tool laufen, spielt Sicherheit natürlich eine doppelt und dreifache Rolle. Somit orientieren sich weitere Anforderungen an die Dokumentenmanagement-Softwares, die gewährleisten müssen, sämtliche Sicherheitsaspekte abzudecken. Dazu zählt in allererster Linie der Schutz personenbezogener Daten – Stichwort: DSGVO!

Welche Voraussetzungen muss die digitale Archivierung erfüllen?

Generell gibt es 0,0 Voraussetzungen für die digitale Archivierung. Es erfordert keine konkrete Technologie oder IT-Infrastruktur. Ihr benötigt lediglich eine Software sowie passende Endgeräte für das Personal und Euch selbst. Zusätzlich ist maximal ein Onboarding für das jeweilige Tool sinnvoll. Dabei könnt Ihr Euch neben Dokumentenmanagement-Softwares auch bei Enterprise-Content-Management-Tools bedienen. Im besten Fall können die Tools noch eine Schnittstelle zu anderen Softwares herstellen, die entweder bei Euch bereits in Gebrauch sind oder es noch sein werden.

Diese 10 Dokumentenmanagement-Softwares eignen sich für die digitale Archivierung

Und damit wären wir auch beim Thema: Die richtige Software finden! Es gibt zahlreiche Tools am Markt, mit denen Ihr digital archivieren könnt. Doch Dokumentenmanagement-Softwares, welche die oben genannten Anforderungen erfüllen, stellen ein übersichtlicheres Ergebnis dar. Anbei liefern wir Euch 10 Beispiel-Exemplare, die Ihr Euch auf OMR Reviews genauer anschauen könnt. Dort findet Ihr auch die Meinung anderer User:innen zu den jeweiligen Tools, womit Ihr Euch ein besseres Bild machen könnt.

Nils Martens
Autor:In
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Nils Martens

Verfolgt die Software-Welt schon seit Windows 3.1 – als Slack, Google Meets und Ahrefs noch nicht existierten. Für OMR Reviews ist Nils als Redakteur mit Hype auf Technik, Internetkultur und Software unterwegs. Außerdem kümmert er sich als Freelancer um die Content Creation & das Personal Branding von CEOs auf LinkedIn. In seiner Freizeit findet ihr ihn gerne mal beim FPS-Zocken.

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