DokumentenmanagementDatenschutz Management
Tim Fischer
11.8.2023
Dokumentenlenkung: Definition, Normen & Tools 
CAYA
4,5 (36 Bewertungen)
Verifiziertes Profil
So schätzen User das Produkt ein
9.4
Benutzerfreundlichkeit
Digitaler Posteingang
Kategorie-Durchschnitt: 9.3
9.1
Erfüllung der Anforderungen
Digitaler Posteingang
Kategorie-Durchschnitt: 9
8.7
Kundensupport
Digitaler Posteingang
Kategorie-Durchschnitt: 8.7
9.5
Einfache Einrichtung
Digitaler Posteingang
Kategorie-Durchschnitt: 9.5
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Auszeichnungen
CAYA Screenshots & Videos
CAYA Erfahrungen & Reviews (36)
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Häufige Stichwörter
“Sehr guter Kundenservice, zuverlässiger Dienst”
Herkunft der Review
A
Vor mehr als 12 Monaten
Andre
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer
bei
Lehmann & Sacher Pharma GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Cosmetics
Was gefällt Dir am besten?
Der persönliche Kundenservice war sehr bemüht und verbindlich; so wurde ich sehr gut beim Einrichten der Postweiterleitung unterstützt. Auch bei sonstigen Fragen, kamen die Antworten zuverlässig und schnell. Das System selbst funktioniert zuverlässig und ist übersichtlich.
Was gefällt Dir nicht?
Verbesserungspotenzial gibt es in der App (Android): Die Anzeige des Briefe beim reinzoomen ist sehr nervig und funktioniert nicht gut. OCR beim einscannen der Titel und Absender ist ausbaufähig. Bei manchen Briefen klappt es 1a, bei anderen gibt es eher wirre Kategorien und erkannte Absender. Die Transparenz, wie man an die Originale kommt (Sammelsendung/Sofortsendung) könnte verbessert werden - mir war nicht klar, wo ich darüber beim Anmelden des Service entschieden habe.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Auch bei längerer Abwesenheit von der eigenen Adresse kann man weltweit seine Briefpost einsehen. Perfekt, genau was ich brauche
“Vom Post-Scan-Service zum Dokumentenmangementsystem”
M
In den letzten 12 Monaten
Markus
Verifizierter Reviewer
Inhaber
bei
unaone imc services Markus Hagge
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Internet
Was gefällt Dir am besten?
Die Zentrale für alle meine Dokumente. Ob per Post empfangen und von Caya gescannt, per E-Mail-Upload über den lokalen Scanner oder Datei-Upload vom Rechner aus - Caya speichert alle Dokumente langfristig. Hervorzuheben ist eine sehr intuitive Web-Oberfläche (ich hatte zwar eine kurze Einführung durch einen Caya-Mitarbeiter, hätte die aber eigentlich nicht wirklich gebraucht), eine wirklich gute Suchfunktion und ein sehr guter Kundenservice (ich hatte nicht viele Fragen, aber was Anlag wurde immer sehr gut und recht schnell umfassend beantwortet). Für das gebotene ist der Preis meiner Ansicht nach recht günstig.
Was gefällt Dir nicht?
Leider hakt es gelegentlich beim Nachsendeauftrag (wobei das wohl weniger ein Problem von Caya, sondern mehr ein Problem der Post ist). Die Zahl der Integrationen mit anderen Diensten ist zwar sehr hoch, aber es fehlen meiner Ansicht nach so ein paar Standards, die eine Integration universeller machen würden (Standard-Mail-Protokolle, Webdav, SFTP oder sowas). Bei den Workflows (Automatismen für die Dokumentenbearbeitung) fehlt schon seit Monaten ein löschen-Button, d.h. einen einmal angelegten Workflow kann man zwar verändern, nicht aber löschen (und das wäre manchmal wichtig, wenn der Workflow ein komplett anderer sein soll als wie ursprünglich angelegt)
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Zum einen als Postscanservice, damit mich Post auch erreicht, wenn ich mal längere Zeit nicht zum Bürobriefkasten komme, zum anderen als GOBD-Konforme Ablage der geschäftlich aufbewahrungspflichtigen Dokumente
“Caya macht das Leben leichter”
Herkunft der Review
M
Vor mehr als 12 Monaten
Mike
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer
bei
ALANDIA GmbH & Co KG
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Consumer Goods
Was gefällt Dir am besten?
Caya haben wir genutzt, da wir häufig remote arbeiten. Der Service ist anständig gepreist und die Datenverarbeitungstools einfach klasse. Vom direkten Markieren und Bearbeiten der gescannten PDFs über Weiterleitung und guter Archivierung sowie Zusendung der Originale funktioniert alles einwandfrei. Wir haben CAYA in unserem Bekanntenkreis schon oft weiterempfohlen!
Was gefällt Dir nicht?
Bei uns funktioniert leider die direkte Bezahlfunktion von Rechnungen nicht. Die Verbindung zur Bank bricht ab.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Es ist stressfreieres Arbeiten möglich, da der Gang zum Briefkasten entfällt. Zudem, hat man alle Dokumente an einem Ort.
“Weg mit dem Papierstapel im Büro!”
Herkunft der Review
A
Vor mehr als 12 Monaten
Andre
Verifizierter Reviewer
CEO
bei
Bavaria Aerial
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Luftfahrt
Was gefällt Dir am besten?
Die Post geht direkt über einen Nachsendeauftrag zu Caya. Dort wird die Post eingescannt und archiviert. Sollten wir mal einen Brief im original benötigen, wird dieser schnell und einfach per Sammelversand an uns zugesendet. Über den Datenschutz muss ich mir bei Caya keine Gedanken machen. Die Briefe werden durch Maschinen geöffnet und gescannt.
Was gefällt Dir nicht?
Leider erkennt die Software manchmal den Text nicht oder ordnet es in die falsche Kategorie ein. Kundenkarten die wir per Post erhalten werden ebenfalls eingescannt. Das ist allerdings ein allgemeines Problem und nicht von Caya. Es gibt keine Briefe versenden Funktion.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Wir nutzen Caya für unsere Post. Im Büro sind gerne mal wichtige Briefe verloren gegangen. Mit Caya passiert das nicht. Die Briefe werden eingescannt und können dann über die Cloud abgerufen werden. Üver die Volltestsuche finden wir die Dokumente sehr schnell. Überweisungen können mit einem Click aus der Software (vorausgefüllt) gestartet werden. Wir sparen uns hierdurch viel Zeit!
“Caya macht Post angenehmer”
Herkunft der Review
M
Vor mehr als 12 Monaten
Martin
Verifizierter Reviewer
Inhaber
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Legal Services
Was gefällt Dir am besten?
Meine Post wird direkt zu Caya geschickt und dort eingescannt. Man kann eine Postboxnummer angeben, so dass es nicht über einen Postnachsendeauftrag laufen muss. Ich bekomme die Post dann digital in mein Postfach gestellt. Ich spare mir dadurch eine Mitarbeiterin, die die Post öffnet und einscannt. Es geht so viel einfacher und unkomplizierter. Dadurch kann ich von überall arbeiten.
Was gefällt Dir nicht?
Die Post kommst meist sehr spät Abends in mein Postfach. Da ich meine Arbeit immer tagesaktuell erledigen will, muss ich oft sehr spät noch arbeiten. Da andere Menschen aber meist entspannter mit der Post sind, ist das wohl eher mein als ein allgemeines Problem.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Der Name Document Cloud ist etwas hochtrabend. Ich bin Rechtsanwalt und betreibe meine Kanzlei digital. Die Document Cloud (man kann es auch Postfach nennen) ermöglicht es mir ohne Papier zu arbeiten. Meine Kanzlei ist komplett digital und ohne die eingescannten Briefe würde bei uns alles gescannt werden müssen. Caya ist günstiger und effektiver, als wenn wir es selber machen. So kann auch jeder immer im Homeoffice arbeiten!
“Super System mit hoher Nutzerfreundlichkeit ”
G
Vor mehr als 12 Monaten
Gin
Verifizierter Reviewer
Office Management / Finanzbuchhaltung
bei
LF Bardenitz Grundstücks GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Real Estate
Was gefällt Dir am besten?
Es gibt keine Wartezeiten, da die Pst noch am selben tag im System eingespielt wird. Auch die Weiterleitung und Bearbeitung der Post ist einfach und schnell möglich.
Was gefällt Dir nicht?
Einzelne Gesellschaften lassen sich leider nicht über ein gemeinsamen Account abrufen, wodurch man sich für jede Gesellschaft einzeln anmelden muss.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Mit Hilfe des Systems erfolgt eine große Zeitersparnis. Außerdem können Rechnungen einfach direkt an das Rechnungssystem übertragen werden, da die Systeme miteinander verknüpft werden können.
“Homeoffice wird mit Caya möglich!”
Herkunft der Review
S
Vor mehr als 12 Monaten
Stephan
Verifizierter Reviewer
Head of Accounting
bei
KonfiDents GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Hospital & Health Care
Was gefällt Dir am besten?
Wir arbeiten nur noch vom Homeoffice. Hier hilft uns Caya die Post einfach an den richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Auch die Anbindung an unser Buchhaltungssystem hilft uns Zeit zu sparen. Caya ist eine Lösung die wir schön viel früher hätten nutzen sollen :)
Was gefällt Dir nicht?
Mir gefallen die allermeisten Dinge und es gibt nur eine Major Funktion die mir fehlt. Ich würde gerne aus Caya heraus auch Briefe versenden. Ich finde das wäre eine nützliche Komplettierung des bisherigen Angebots.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Caya löst für uns das manuelle einscannen der Post. Auch haben wir so eine direkte Schnittstelle zu unsrer Buchhaltung. Mit der App kann ich auch unterwegs die Post anschauen und Dokumente an andere Mitarbeiter weiterleiten.
“Gut fürs Handwerk und den Steuerberater”
Herkunft der Review
A
Vor mehr als 12 Monaten
Alexander
Verifizierter Reviewer
Inhaber
bei
Xander Massivhaus
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Building Materials
Was gefällt Dir am besten?
Bei uns gab es oft das Problem, dass Rechnungen nicht rechtzeitig beim Steuerberater zur Buchhaltung waren. Durch Caya wird die Post abgegriffen und der Steuerberater hat immer alle Belege. Das hilft uns die richtige Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Es ist auch praktisch, dass man über Caya bezahlen kann.
Was gefällt Dir nicht?
Ich würde gerne auch über Caya Briefe verschicken. Ab und zu müssen wir ein Original vor der Sammellieferung zu uns schicken lassen. Diese Lieferung ist etwas zu teuer. Auch kostet eine automatische Email Weiterleitung extra obwohl das ja an sich nur eine technische Einstellung ist.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
1. Keine Rechnungen gehen verloren 2. alles digital 3. rechtssicher archiviert
“Ein großer Schritt zum papierlosen Büro”
Herkunft der Review
j
Vor mehr als 12 Monaten
jim
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Law Practice
Was gefällt Dir am besten?
Die Post wird in hervorragender Scanqualität zeitnah im digitalen Postfach zur Verfügung gestellt. Dadurch lässt sie sich schnell und komfortabel weiterverarbeiten. Der Weg zum Postfach entfällt und auch die Zeit für scannen und abheften fällt weg.
Was gefällt Dir nicht?
Die Adresse mit einer Postbox und einer Straße in Berlin führt bei manchen Kunden zu Verwirrungen und man muss öfters die neue Adresse ausführlich erklären. Die Deutsche Post hat ihre Schwierigkeiten bei einem bestehenden Postfach, die Post per Nachsendeauftrag an das CAYA Postfach nachzusenden. Das führt immer wieder zu Verzögerungen bei der Zustellung von Post.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Steigerung der Effizienz, da die Zeit für Postholen und scannen eingespart werden können. Das digitale Postfach löst darüber hinaus viele Probleme bei örtlicher Abwesenheit. Die Psot kann ortsunabhängig kontrolliert und beantwortet werden. Außerdem können mehrere Personen unabhängig voneinander die Post ansehen und bearbeiten.
“Ich bin sehr zufrieden mit der CAYA Document Cloud und werde sie gern weiterempfehlen.”
Herkunft der Review
S
Vor mehr als 12 Monaten
Susanne
Verifizierter Reviewer
Referentin der Geschäftsfühung
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Information Technology and Services
Was gefällt Dir am besten?
- Übersichtliche Speicherung der Firmenpost, Firmenpost ist jederzeit abrufbar, die Firmenpost ist von überall auf der Welt abrufbar, hohe Speicherkapazität, bei Bedarf kann man sich einzelne Originalbriefe vorab schicken lassen, leichte und intuitive Anwendung der Cloud-Funktionen, gute Orientierung
Was gefällt Dir nicht?
Manchmal dauert es mehrere Tage, bis uns die Post zur Verfügung steht. Eventuell liegt das auch an der Umleitung durch die Deutsche Post. Im Anmeldeprozess ganz am Anfang der Cloud-Nutzung haben wie versäumt, die Funktion zur automatischen Verschickung der Post am Monatsende zu setzen. Aus unserer Sicht könnte bzw. sollte diese Funktion sichtbarer gemacht werden. Ohne Erfahrung in der Nutzung der CAYA-Cloud war uns nicht bewusst, wie wichtig es an dieser Stelle war, diese Funktion anzuklicken.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
- Zugänglichkeit der Post für mehrere Personen, Zugänglichkeit der Post zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort auf der Welt (z.B. Geschäftsreisen, Home-Office usw.), Post steht digital zur Verfügung und muss nicht mehr intern digitalisiert werden
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