Vertragsmanagement: Definition, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten

Egal, ob Ihr neue Betriebsräume für Euer Unternehmen findet, neue Mitarbeiter:innen einstellt oder eine Betriebs-Versicherung abschließt, Verträge aller Art begegnen Euch tagtäglich. Bei all den unterschiedlichen Verträgen verliert man schnell den Überblick und es droht die Gefahr, im Zettelchaos unterzugehen. 

Doch Rettung naht: Mithilfe eines Vertragsmanagements verwaltet Ihr Eure Verträge zentralisiert und identifiziert frühzeitig eventuelle Vertragsrisiken. Dadurch müsst Ihr nicht erst die verantwortlichen Mitarbeiter:innen kontaktieren. Hier seht Ihr auf einen Blick, welche Verträge abgewickelt, angepasst oder erneuert werden müssen. Eure Mitarbeiter:innen können so effizient an Ihren Projekten arbeiten und Ihr spart dabei Zeit und reduziert Kosten.

Wie sieht ein Vertragsmanagement eigentlich aus? Was macht ein Contract-Manager? Und welche Vorteile hat der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software wie z.B. ContractHero Vertragsmanagement

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Was sind Verträge?

Bei Verträgen handelt es sich um eine meist schriftliche Vereinbarung zweier oder mehrerer Parteien. Diese Parteien können zum Beispiel Kund:innen, Mitarbeiter:innen oder andere Unternehmen sein. Verträge zwischen den Parteien kommen auf freiwilliger Basis zustande und variieren in ihrem Inhalt. Grundsätzlich wird in Verträgen festgehalten, was eine Partei innerhalb eines bestimmten Zeitraums tun oder lassen soll und was die entsprechende Partei dafür bekommt. Folgende Punkte sind dabei Teil eines Vertrages: 

• Vertrags-Partner:innen
• Laufzeit
• Leistung
• Konditionen
• Konsequenzen bei Nichterfüllung

Je nach Vertragsart variieren die Komponenten eines Vertrages. Unternehmen beschäftigen sich hauptsächlich mit folgenden Arten von Verträgen: 

• Verkaufs- und Kauf-Verträge
• Miet- und Pacht-Verträge
• Arbeits-Verträge
• Dienst-Verträge
• Geheimhaltungs-Verträge (auch NDAs oder Non-Disclosure-Agreements genannt)
• Liefer-Verträge
• Handels-Verträge
• Leasing-Verträge
• Versicherungs-Verträge
• Wartungs-Verträge
• Service-Verträge

Sowohl rechtliche Grundlagen als auch Hierarchien und wirtschaftliche Hintergründe prägen Verträge. Deswegen kann bereits das korrekte Vertragsdesign eine Herausforderung sein. Doch mit ein bisschen Handlungsgeschick und einem guten Vertragsmanagement steht dem Erfolg Eurer Verträge nichts mehr im Weg.

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Definition: Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement-Cycle

Der Begriff „Vertragsmanagement“, oder zu Englisch Contract-Management bzw. Contract-Lifecycle-Management (kurz CLM genannt), umfasst die Abwicklung der Vertrags-Verhandlung, die Implementierung von Verträgen und etwaige Vertrags-Änderungen. Es formt die Basis für die Betriebswirtschaft Eures Unternehmens und ist Teil des Projekt-Managements. Die aus den unterschiedlichen Projekten resultierenden Vereinbarung werden in Verträgen festgehalten. Das Vertragsmanagement kümmert sich um die korrekte Erstellung dieser Verträge. Die Aufgaben des Vertragsmanagements sind vielseitig und reichen von der reinen Administration der Verträge über die Analyse und Bewertung der Verträge bis zum Vertrags-Controlling.

Das Vertragsmanagement wird oft mit der Vertrags-Verwaltung verwechselt. Die Vertrags-Verwaltung beschäftigt sich jedoch nur mit der sortierten Ablage von geschlossenen Verträgen. Das Contract-Management hingegen beinhaltet viel mehr Aufgaben. Es dient der Überwachung sämtlicher Vertrags-Verhandlungen, der Erstellung und dem Abschluss etwaiger Verträge und der Sammlung von Informationen zur Risikobewertung. Die Vertrags-Verwaltung ist somit nur ein Bereich des Vertragsmanagements.

Die Vertragsmanagement-Aufgaben können in zwei Teilbereiche unterteilt werden: 

• Vertrags-Verwaltung
• Vertrags-Controlling

Vertrags-Verwaltung

Die Vertrags-Verwaltung besteht in erster Linie aus der Vertrags-Ausführung und dem Vertrags-Bestand. Alle Abteilungen Eures Unternehmens, die mit Verträgen zu tun haben, sollten Zugriff auf diesen Bestand haben. Als Teildisziplin des Vertragsmanagements stellt die Vertrags-Verwaltung sicher, dass stets die aktuellen Versionen der Vertrags-Vorlagen aufliegen. Zusätzlich sollte die Vertrags-Verwaltung strukturiert und einheitlich sein. Dies erleichtert den Zugang zu den Vertrags-Vorlagen. Eure Mitarbeiter:innen können sich dann ganz einfach den benötigten Verträgen bedienen. Gleichzeitig kümmert sich die Vertrags-Verwaltung um die Kontrolle aller Vertrags-Informationen und ihrer Prüfung auf Vollständigkeit. Auch die Archivierung von Verträgen ist Teil der Vertrags-Verwaltung.

Damit Verträge abgeschlossen werden können, bedarf es zuerst meist einer Reihe von anderen Dokumenten. Die Digitalisierung bzw. das Einscannen aller relevanten Unterlagen, die nur in Papierform vorliegen, zählt ebenfalls zur Vertrags-Verwaltung. Nur so kann das Vertragsmanagement mit den Dokumenten und anschließenden Verträgen arbeiten. 

Zusammenfassend gehören folgenden Aufgaben zur Vertrags-Verwaltung:

• Erstellung von Vertrags-Entwürfen basierend auf vorangegangenen Vertrags-Verhandlungen
• Aktualisierung von Vertrags-Vorlagen
• Prüfung aller Verträge auf Vollständigkeit
• Kontrolle der Vertrags-Informationen
• Digitalisierung vertragsrelevanter Dokumente
• Überwachung von Fristen und Terminen
• Archivierung von Verträgen
• Korrekte Erstellung von Rechnungen

Vertrags-Controlling

Das Vertrags-Controlling meint hauptsächlich die Risiko-Bewertung der Verträge. Der Schwerpunkt liegt auf der Analyse und Evaluation der unterschiedlichen Kontakte und der Vertrags-Partner:innen. Mithilfe des Vertrags-Controllings lässt sich feststellen, welche Verträge lukrativ sind und welche Vertrags-Partner:innen für einen guten Unternehmens-Umsatz sorgen. Statistiken hinsichtlich dieser Fragen dienen diesem Teilbereich des Vertragsmanagements als Orientierungs-Hilfe. So können die Verantwortlichen mögliche Risiken zeitgerecht identifizieren und lenken. Zudem wissen sie, welche neuen Verträge abgeschlossen werden sollte, welche Art von Vertrag ideal ist und mit welchen Vertrags-Parteien weiterhin Verträge gemacht werden können.

Zusätzlich beschäftigt sich das Vertrags-Controlling mit der Rechnungs-Stellung und Finanz-Planung. Auch die Kontrolle von Zahlungen und Leistungen ist Teil des Vertrags-Controllings.

Im Allgemeinen umfasst das Vertrags-Controlling folgende Punkte: 

• Analyse von Vertrags-Partner:innen und dem jährlichen Umsatz-Potenzial
• Verhältnis zwischen Neu-Kund:innen und Bestands-Kund:innen
• Einschätzung und Evaluierung bestehender Verträge
• Potenzial neuer Vertrags-Verhandlungen
• Chancen- und Risikobewertung
• Minimierung möglicher Problem-Faktoren

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Das Vertragsmanagement dient der Optimierung der Vertrags-Prozesse, der Transparenz-Steigerung und der Kosten-Ersparnis Eures Unternehmens. Mithilfe eines strukturierten Vertragsmanagements könnt Ihr Risiken minimieren und wirtschaftlichen Profit erzielen. Durch einheitliche Vorgänge erhöht Ihr außerdem die Transparenz bei der Ablage von Dokumenten und erkennt schneller Risiken und wirtschaftliche Potenziale Eurer Vertrags-Beziehungen. Eine einheitliche Vertrags-Bearbeitung hilft Euch zugleich bei der Effizienz-Steigerung.

Als Teil des Management-Risk-Controllings, kurz MRC, leistet das Vertragsmanagement zusätzlich einen signifikanten Beitrag zu den Sicherheits-Maßnahmen Eures Unternehmens. Sowohl rechtliche als auch betriebswirtschaftliche Grundlagen werden mithilfe des MRC und in weiterer Folge des Vertragsmanagements sichergestellt. Das Contract-Management ist somit Teil des unternehmensinternen Kontroll-Systems. Dadurch können Informationen strukturiert aufbereitet und finanzielle Risiken minimiert werden.

Was sind Vertragsmanagement-Softwares und wie funktionieren sie? 

Die besten Vertragsmanagement-Tools, wie unter anderem ContractHero Vertragsmanagement

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Anstatt von einer Unternehmens-Abteilung zur nächsten zu laufen und Verträge in Papierformat zu sammeln, habt Ihr mithilfe einer Vertragsmanagement-Software alle relevanten Dokumente in einem Programm. Und Ihr braucht dafür nicht mal Euren Schreibtisch zu verlassen. Auch Eure Mitarbeiter:innen werden sich über ein zentralisiertes Vertragsmanagement-System freuen. So können sie zu jeder Zeit und von jedem Computer aus auf die benötigen Verträge zugreifen.

Um die Aufgaben des Vertrags-Controllings abzudecken, besitzen Vertragsmanagement-Softwares außerdem ausreichende Analyse- und Reporting-Möglichkeiten. Zugleich könnt Ihr alle erfassten Stammdaten aus Eurem ERP-System schnell und einfach in das Vertragsmanagement-Programm integrieren. So erhöht Ihr die Transparenz für Eure Mitarbeiter:innen und habt Zugriff auf Lieferantendaten, Materialdaten etc.

Was sollte eine Vertragsmanagement-Software können?

Das Vertragsmanagement Eures Unternehmens ist immer nur so gut wie die Software, die dahintersteckt. Bei der Auswahl Eures Vertragsmanagement-Tools solltet Ihr demnach darauf achten, dass es alle Aufgaben der Vertrags-Verwaltung und des Vertrags-Controllings umfasst.

Zudem steht wie bei allen Softwares die Benutzer-Freundlichkeit an oberster Stelle. Im Idealfall ist Euer Vertragsmanagement-Tool intuitiv und so für alle Mitarbeiter:innen verständlich. Obwohl ein Vertragsmanagement-System über Schnitt-Stellen zu Word und Excel verfügen sollte, sollten komplexe Tabellenkalkulations-Kenntnisse für die Bedienung nicht vorausgesetzt werden. Die Software sollte selbsterklärend und leicht zu handhaben sein.

Die Basis für Euer Vertrags-Wesen bildet eine gute Vertrags-Datenbank. Dabei ist es wichtig, dass Ihr alle relevanten Dokumente mithilfe der Vertragsmanagement-Lösung einscannen und verwalten könnt. Eine integrierte Texterkennungs-Software kann behilflich sein. Zudem sollte das Vertragsmanagement-Tool Eurer Wahl leicht in bereits bestehende Systeme Eures Unternehmens integriert werden können.

Die gleichzeitige Bearbeitungs-Möglichkeit durch mehrere Mitarbeiter:innen ist ein großer Pluspunkt der Vertragsmanagement-Tools. Damit Eure Mitarbeiter:innen sämtlich Änderungen in den Verträgen nachvollziehen können, sollte die Vertragsmanagement-Software eine übersichtliche Vertrags-Historie haben. Auch die Möglichkeit, zu vorherigen Versionen zurückzukehren, kann von Vorteil sein.

Welche Vorteile bieten Vertragsmanagement-Softwares?

Durch den Einsatz eines passenden Vertragsmanagement-Tools, wie fynk

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• Zeit- und ortsunabhängig auf Verträge zugreifen
• Gleichzeitige Bearbeitung der Verträge durch mehrere Mitarbeiter:innen
• Zeit- und Kosten-Ersparnis
• Einheitliche Struktur alle Verträge
• Höhere Transparenz
• Bessere Einschätzung von wirtschaftlichen Risiken und Potenzialen
• Erhöhte Reaktions-Geschwindigkeit
• Effizienz-Steigerung
• Kopplung mit anderen Systemen (z. B. SAP)
• Einfachere Fristen- und Kosten-Kontrolle

Was sind die Aufgaben des Vertragsmanagements?

Vertragsmanagement-Software

Das Vertragsmanagement umfasst folgende Prozesse rund um die internen und externen Verträge Eures Unternehmens: 

• Rechte-Vergabe und kontrollierter Zugriff auf die Verträge
• Vertrags-Entwurf
• Erstellung von Vertrags-Vorlagen
• Kategorisierung der Verträge
• Vertrags-Veränderung
• Vertrags-Archivierung
• Vertrags-Kündigung
• Vernichtung von nicht mehr benötigten Verträgen

Abgesehen von der Vertrags-Verwaltung kümmert sich das Vertragsmanagement auch um das Vertrags-Controlling Eures Unternehmens. Dazu zählen folgende Aufgaben: 

• Überwachung von Terminen und Fristen
• Risiko-Management und -Bewertung
• Evaluierung der Vertrags-Partner:innen
• Pflege von Ereignissen
• Finanz-Planung

Wie läuft ein Vertragsmanagement-Prozess ab?

Vertragsmanagement-Phasen

Wir haben bereits über die vielen unterschiedlichen Punkte des Vertragsmanagements gesprochen. Doch wann kommen diese nun zum Einsatz? Im Grunde läuft ein Vertragsmanagement-Prozess stets gleich ab. Er besteht aus sechs Schritten, die je nach Bedarf an die Unternehmens-Prozesse angepasst werden: 

1. Verhandlungs- und Erstellungs-Phase

Sobald die Vertrags-Partner:innen bereit sind, eine Vereinbarung zu treffen, beginnt die Verhandlungs-Phase. In dieser Phase werden die Bedingungen und Konditionen des Vertrages besprochen und schriftlich festgehalten. Anschließend erstellen die Vertrags-Manager:innen einen ersten Entwurf für das Vertragsmanagement. Zusätzlich werden Notizen zu der Vertragsart, möglichen Risiken, erforderlichen Ressourcen und den benötigten Vertrags-Standards genommen.

2. Prüfungs-Phase

Sind sich die Vertrags-Parteien einig, kommt es zu einer letzten Prüfung des Vertrages. Dabei wird sichergestellt, dass der neue Vertrag nicht mit bereits aufgesetzten Verträgen kollidiert. Diese Phase des Vertragsmanagements umfasst außerdem die rechtliche Prüfung des Vertrages. Die Rechts-Abteilungen beider Parteien überprüfen dabei sämtliche Klauseln im Vertrag. Eventuell werden noch Vertrags-Änderungen vorgenommen.

3. Abschluss-Phase

Wird der Vertrags-Entwurf freigegeben, kommt es zur Vertrags-Abschlussphase. In dieser Phase wird der Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet. Insbesondere wenn die andere Vertrags-Partei nicht physisch anwesend ist, ist die digitale Signatur eine gute Möglichkeit der Vertrags-Unterzeichnung. Diverse Vertragsmanagement-Softwares ermöglichen Euch das digitale Signieren der Verträge.

4. Ablage-Phase

Nach erfolgreichem Vertrags-Abschluss folgt die Ablage-Phase. Alle Vertrags-Parteien erhalten eine Kopie des unterzeichneten Vertrages und archivieren diese. Mithilfe eines Vertragsmanagement-Tools könnt Ihr Verträge zentralisiert und für alle Beteiligten leicht auffindbar ablegen.

5. Kontroll-Phase

Die fünfte Phase dient der regelmäßigen Kontrolle der Vertrags-Bedingungen. Die Vertrags-Manager:innen stellen sicher, dass alles auf dem richtigen Weg ist. Es ist ihre Aufgabe, Probleme frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu treffen. Nähert sich die Vertrags-Laufzeit dem Ende, müssen die Verantwortlichen prüfen, ob der Vertrag erneuert oder verlängert werden soll.

6. Nachvertrags-Phase

Entscheiden sich die Vertrags-Parteien für die Kündigung des Vertrages, kommt es zur Nachvertrags-Phase und somit dem Vertrags-Schluss. Die Vertrags-Manager:innen sind für die Stellung oder Bezahlung etwaiger Schluss-Rechnungen verantwortlich. Anschließend wird der Vertrag archiviert.

Für das zukünftige Vertragsmanagement kann eine Analyse des Vertrages und der Vertrags-Partner:innen sinnvoll sein. Dadurch können möglich Potenziale oder Risiken in Zukunft noch schneller erfasst werden.

Wie identifiziere und bewerte ich Vertrags-Risiken?

Sowohl die Risikobewertung als auch das Risiko-Management spielen nicht nur im Rahmen des Vertragsmanagements eine wichtige Rolle. Viele Unternehmen haben bereits eigene Risiko-Manager:innen. Gemäß dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmens-Bereich (KonTraG) werden Unternehmer:innen dazu angehalten, ihr Risiko-Management jährlich zu dokumentieren. Ziel ist, die Vermeidung und Beseitigung von eventuellen Risiken.

Folgende Tipps helfen Euch beim Identifizieren und Bewerten von Vertragsrisiken:

• Informiert Euch nicht nur über operationelle, sondern auch über vertragliche Risiken und schafft Bewusstsein für das Risiko-Management.
• Habt stets den kompletten Lebenszyklus Eurer Verträge im Blick. Vertrags-Risiken können in jeder der zuvor erwähnten Vertrags-Phasen entstehen. Ein Vertragsrisiko ist etwa das mögliche Scheitern des Vertrages vor der Abschluss-Phase oder die Gefährdung der fortwirkenden Geheimhaltungs-Regelung nach Vertrags-Ende.
• Unterteilt die Vertrags-Risiken gemäß ihrem Inhalt: rechtlich, leistungsbezogen, betriebswirtschaftlich etc. Dadurch könnt Ihr sie leichter identifizieren und steuern.
• Überlegt Euch, welche Verträge als kritisch eingestuft werden müssen und einer Risiko-Analyse unterzogen werden sollten.
• Berichtet regelmäßig über bereits identifizierte Vertrags-Risiken.
• Greift auf geeignete Vertragsmanagement-Softwares zurück. Diese helfen Euch bei der Analyse und Bewertung von Verträgen.

Fazit: Die Antwort auf das Zettelchaos heißt Vertragsmanagement

Kosten-Ersparnis, Effizienz-Steigerung und der absolute Durchblick im Vertrags-Chaos – Ein Vertragsmanagement bietet Euch all das und noch viel mehr. Mit dem richtigen Vertragsmanagement könnt Ihr nicht nur all Eure Verträge verwalten, sondern auch zur Risiko-Minimierung und Finanz-Planung Eures Unternehmens beitragen. Damit Ihr alle Vorteile des Vertragsmanagements auskosten könnt, empfehlen wir Euch den Einsatz einer Vertragsmanagement-Software. Diese erleichtert Euren Mitarbeiter:innen die richtige Vertrags-Verwaltung und unterstützt Euch beim Vertrags-Controlling. 

Je nach Unternehmens-Größe und -Art muss Euer Vertragsmanagement-Tools unterschiedliche Funktionen erfüllen. Achtet bei der Auswahl des Vertragsmanagement-Systems also darauf, dass es all Eure Bedürfnisse abdeckt. Sobald Ihr das passende Vertragsmanagement implementiert habt, könnt Ihr Euch auf die wirklich wichtigen Dinge des Unternehmertums konzentrieren. Also, worauf wartet Ihr noch? Holt Euch die passende Vertragsmanagement-Lösung und sagt dem Zettelchaos für immer „auf Nimmerwiedersehen“.