Vertragsmanagement: Definition, Vorteile und Aufgaben
Ein Vertrag sollte nicht nur erstellt, sondern auch verwaltet, digitalisiert und kontrolliert werden – so gelingt dir der Prozess
- Was ist Vertragsmanagement: Definition
- Warum ist Vertragsmanagement relevant?
- Wichtige Aufgaben im Vertragsmanagement
- Prozess im Vertragsmanagement: 6 wichtige Schritte
- Hilfreiche Vertragsmanagement-Softwares
- Was sollte ein Tool können?
- Vorteile einer Software im Vertragsmanagement
- Fazit: Ein guter Prozess ist unerlässlich
Wie regelst du diese Prozesse möglichst effizient? Und welche Vorteile hat der Einsatz einer Software wie ContractHero
oder fynk ? Erhalte Antworten auf diese Fragen und weitere in unserem Artikel.
- Vertragsmanagement umfasst die Verhandlung, Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Verträgen.
- Effizientes Vertragsmanagement steigert Transparenz, senkt Kosten und minimiert Risiken.
- Ein strukturierter Prozess im Vertragsmanagement durchläuft sechs Phasen, von der Verhandlung bis zur Archivierung.
- Der Einsatz von Software wie ContractHero oder fynk erleichtert die Verwaltung und Analyse von Verträgen erheblich.
Was ist Vertragsmanagement: Definition
Der Begriff Vertragsmanagement, oder zu Englisch Contract Management, umfasst die Abwicklung der Vertragsverhandlung, die Implementierung von Verträgen und etwaige Änderungen. Dazu zählen interne und externe Verträge deines Unternehmens.
In der Praxis sieht das so aus: Aus unterschiedlichen Projekten resultieren unterschiedliche Vereinbarungen. Diese werden in Verträgen festgehalten. Das Vertragsmanagement kümmert sich um die korrekte Erstellung dieser Verträge und reicht von deren Analyse über die Bewertung bis zum Vertragscontrolling.
Das Vertragsmanagement wird fälschlicherweise oft mit der Vertragsverwaltung verwechselt. Die Vertragserwaltung beschäftigt sich jedoch nur mit der sortierten Ablage von geschlossenen Verträgen. Das Contract Management hingegen beinhaltet mehr Aufgaben.
Warum ist Vertragsmanagement relevant?
Das Contract Management formt die Basis für die Betriebswirtschaft deines Unternehmens. Als Teil des Projektmanagements dient es der Optimierung deiner Prozesse, sorgt für mehr Transparenz uns spart Kosten. Ein strukturiertes Contract Management hilft dir also enorm bei der Effizienzsteigerung.
Hast du im Vertragsmanagement einen einheitlichen Prozessablauf, erkennst du auch Risiken und wirtschaftliche Potenziale deiner Vertragsbeziehungen schneller.
Als Teil des Management-Risk-Controllings, kurz MRC, stellt es rechtliche als auch betriebswirtschaftliche Grundlagen sicher und kann als unternehmensinternes Kontrollsystem verstanden werden.
Wichtige Aufgaben im Vertragsmanagement
Im Vertragsmanagement sind drei Aufgaben beziehungsweise Teilbereiche relevant:
- Vertragsverwaltung
- Vertragscontrolling
- Vertragsarchivierung
Im Vertagsmanagment sind wichtige Aufgaben die Verwaltung, das Controlling und die Archivierung.
Vertragsverwaltung
Die Vertragsverwaltung besteht in erster Linie aus dem Bestand und der Ausführung. Damit Verträge abgeschlossen werden können, bedarf es zuerst meist einer Reihe von anderen Dokumenten. Die Digitalisierung bzw. das Einscannen aller relevanten Unterlagen, die nur in Papierform vorliegen, zählt hierzu. Alle Abteilungen, die mit Verträgen zu tun haben, sollten Zugriff auf diesen Bestand haben.
Die Vertragsverwaltung stellt sicher, dass stets die aktuellen Versionen der Vertragsvorlagen aufliegen. Eine strukturierte und einheitliche Vertragsverwaltung erleichtert den Zugang zu den Vorlagen. Gleichzeitig ist die Kontrolle aller Vertragsinformationen und ihre Prüfung auf Vollständigkeit wichtig.
Zusammenfassend gehören diese Aufgaben zur Vertragsverwaltung:
- Rechtevergabe und kontrollierter Zugriff auf die Verträge
- Vertragsentwürfe basierend auf vorangegangenen Verhandlungen
- Erstellung und Aktualisierung von Vorlagen
- Prüfung aller Verträge auf Vollständigkeit
- Kontrolle der Vertragsinformationen
- Digitalisierung vertragsrelevanter Dokumente
Vertragscontrolling
Spätestens mit dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) sind Unternehmer*innen dazu anvergehalten, ihr Risikomanagement jährlich zu dokumentieren. Ziel ist die Vermeidung und Beseitigung von eventuellen Risiken.
Hier kommt das Vertragscontrolling ins Spiel: Es meint hauptsächlich die Risikobewertung der Verträge. Der Schwerpunkt liegt auf der Analyse und Evaluation der unterschiedlichen Kontakte und der Vertragspartner*innen. So stellst du fest, welche Verträge lukrativ sind und welche Vertragspartner*innen für einen guten Unternehmensumsatz sorgen.
Im Allgemeinen umfasst das Vertragscontrolling folgende Punkte:
- Evaluierung der Vertragspartner*innen
- Potenzial neuer Vertragsverhandlungen
- Verhältnis zwischen Neukund*innen und Bestandskund*innen
- Einschätzung und Evaluierung bestehender Verträge
- Chancen- und Risikobewertung
- Minimierung möglicher Problemfaktoren
- Vertragskündigung
- Überwachung von Terminen und Fristen
- Korrekte Erstellung von Rechnungen
- Finanzplanung
Vertragsarchivierung
Die Vertragsarchivierung bildet einen essenziellen Bestandteil des gesamten Vertragsmanagements. Ihre Aufgaben beziehen sich auf die systematische Ablage und sichere Speicherung aller relevanten Vertragsdokumente. Diese Bereiche sind hierbei wichtig:
- Kategorisierung der Verträge
- Vernichtung von nicht mehr benötigten Verträgen
Eine klare Archivierungsstrategie hilft dir, die Übersicht zu wahren und gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Das erhöht die Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Insbesondere bei rechtlichen Überprüfungen oder im Fall von Streitigkeiten ist ein ordnungsgemäß geführtes Vertragsarchiv unerlässlich.
Eine moderne Vertragsmanagement-Software bietet oft spezielle Funktionen zur Archivierung, die das Scannen, die Texterkennung und die Kategorisierung erleichtert. So sind wichtige Vertragsdokumente digitalisiert, ordentlich abgelegt und vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Prozess im Vertragsmanagement: 6 wichtige Schritte
Im Vertragsmanagement-Cycle gibt es sechs grundsätzliche Schritte, von der Erstellung bis zur Archivierung des Vertrages.
Wir haben bereits über die unterschiedlichen Aufgaben im Vertragsmanagement gesprochen. Doch wie bauen sie aufeinander auf? Im Grunde gibt es stets sechs Vertragsmanagement-Phasen, die je nach Bedarf angepasst werden können.
1. Verhandlung und Erstellung
Sobald die Vertragspartner*innen bereit sind, eine Vereinbarung zu treffen, beginnt die Verhandlungsphase. Hier werden die Bedingungen und Konditionen des Vertrages besprochen und schriftlich festgehalten. Anschließend erstellen die Vertragsmanager*innen einen ersten Entwurf. Zusätzlich werden Notizen zu der Vertragsart, möglichen Risiken, erforderlichen Ressourcen und den benötigten Vertragsstandards genommen.
2. Prüfung
Sind sich die Vertragsparteien einig, kommt es zu einer letzten Prüfung des Vertrages. Dabei wird sichergestellt, dass der neue Vertrag nicht mit bereits aufgesetzten Verträgen kollidiert. Die Rechtsabteilungen beider Parteien überprüfen sämtliche Klauseln. Eventuell werden noch Änderungen vorgenommen.
3. Abschluss
Wird der Vertragsentwurf freigegeben, kommt es zur Abschlussphase, der Vertrag wird von beiden Parteien unterzeichnet. Insbesondere wenn die andere Partei nicht physisch anwesend ist, ist die digitale Signatur eine gute Möglichkeit der Vertragsunterzeichnung. Mit einer Vertragsmanagement-Software kannst du elektronische Signaturen erstellen.
4. Ablage
Nach erfolgreichem Vertragsabschluss folgt die Ablage. Alle Parteien erhalten eine Kopie des unterzeichneten Vertrages und archivieren diese. Ein Vertragsmanagement-Tool zentralisiert die Verträge und macht sie so für die Beteiligten leicht auffindbar.
5. Kontrolle
Zum Prozess im Vertragsmanagement gehört auch die regelmäßige Kontrolle der Vertragsbedingungen. Die Vertragsmanager*innen haben die Aufgabe, Probleme frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu treffen. Nähert sich die Vertragslaufzeit dem Ende, prüfen sie, ob der Vertrag erneuert oder verlängert werden soll.
6. Nachvertrag
Entscheiden sich die Parteien für die Kündigung des Vertrages, kommt es zur Nachvertragsphase und somit zum Vertragsschluss. Die Vertragsmanager*innen sind für die Stellung oder Bezahlung etwaiger Schlussrechnungen verantwortlich. Anschließend wird der Vertrag archiviert.
Es kann sinnvoll sein, im Vertragsmanagement deinen Prozessablauf um eine Analyse des Vertrages und der Partner*innen zu erweitern. Dadurch können mögliche Potenziale oder Risiken in Zukunft noch schneller erfasst werden.
Hilfreiche Vertragsmanagement-Softwares
Die besten Vertragsmanagement-Tools, wie unter anderem ContractHero
und fynk , unterstützen dich bei der gesetzeskonformen Vertragverwaltung und beim betriebswirtschaftlich sinnvollen Vertragscontrolling. Zudem ermöglichen sie dir, sämtliche Verträge digital zu erstellen, zu verwalten und zu archivieren.Und du brauchst dafür nicht mal deinen Schreibtisch zu verlassen. Auch deine Mitarbeiter*innen werden sich über ein zentralisiertes Vertragsmanagement-System freuen. So können sie zu jeder Zeit und von jedem Computer aus auf die benötigten Verträge zugreifen.
Für das Vertragscontrolling haben die Anwendungen ausreichende Möglichkeiten zur Vertragsanalyse und zum Reporting. Oft kannst du erfassten Stammdaten aus deinem ERP-System schnell und einfach integrieren. So erhöhst du die Transparenz und hast Zugriff auf Lieferantendaten, Materialdaten etc.
Was sollte ein Tool können?
Das Contract Management deines Unternehmens ist immer nur so gut, wie die Software, die dahintersteckt. Bei der Auswahl deines Tools solltest du darauf achten, dass es den gesamten Prozess im Vertragsmanagement abbildet.
Zudem steht die Benutzerfreundlichkeit an oberster Stelle. Im Idealfall ist dein Tool intuitiv und für alle Mitarbeitenden verständlich. Hilfreich sind Schnittstellen zu Microsoft Word und Excel und eine Anwendung ohne komplexe Tabellenkalkulationskenntnisse.
Die Basis für dein Contract Management bildet eine gute Vertragsdatenbank. Dabei ist es wichtig, dass du alle relevanten Dokumente mithilfe der Vertragsmanagement-Lösung einscannen und verwalten kannst. Eine integrierte Texterkennungssoftware kann behilflich sein. Zudem sollte das Tool deiner Wahl leicht in bereits bestehende Systeme integriert werden können.
Die gleichzeitige Bearbeitungsmöglichkeit inklusive Vertragshistorie durch mehrere Mitarbeitende ist ein großer Pluspunkt der Vertragsmanagement-Tools. Auch die Möglichkeit, zu vorherigen Versionen zurückzukehren, kann von Vorteil sein.
Empfehlenswerte Vertragsmanagement Software
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du eine großer Auswahl empfehlenswerter Vertragsmanagement-Softwares. Dort haben wir über 60 Tools für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich in allen Bereichen rund um Erstellung, Erfassung von Vertragsdokumenten und Genehmigungsprozessen unterstützen. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
Vorteile einer Software im Vertragsmanagement
Unterschiedliche Softwares, wie fynk
, bestechen vor allem durch folgende Punkte:- Zeit- und ortsunabhängig auf Verträge zugreifen
- Gleichzeitige Bearbeitung der Verträge
- Zeit- und Kostenersparnis
- Einheitliche Struktur alle Verträge
- Höhere Transparenz
- Bessere Einschätzung von wirtschaftlichen Risiken und Potenzialen
- Erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit
- Steigerung der Effizienz
- Kopplung mit anderen Systemen
- Einfachere Fristen- und Kostenkontrolle
Fazit: Ein guter Prozess ist unerlässlich
Kostenersparnis, Effizienzsteigerung und der absolute Durchblick im Vertragschaos – mit dem richtigen Vertragsmanagement verwaltest du deine Verträge und trägst zur Risikominimierung und Finanzplanung deines Unternehmens bei.
Für einen besonders reibungslosen Prozessablauf im Vertragsmanagement, empfehlen wir dir den Einsatz einer passenden Software. Diese erleichtert die Vertragsverwaltung und unterstützt beim Vertragscontrolling.
Sarah ist sprachaffin und liebt Herausforderungen. Die gebürtige Österreicherin verfasst und übersetzt Texte in Deutsch, Englisch und Spanisch. Sie ist seit einigen Jahren selbständige Übersetzerin und Dolmetscherin und schreibt als freie Redakteurin bei OMR Reviews zu den Themen Software und Co.
Rebecca Loeks ist SEO-Redakteurin bei OMR Reviews und bringt Inhalte genau dahin, wo sie hingehören – an die Spitze der Suchergebnisse. Dank ihrer langjährigen Agenturerfahrung weiß sie, welche Hebel für erfolgreiche SEO-Strategien wirklich funktionieren. Ihre Devise: datengetriebene Entscheidungen, der gezielte Einsatz smarter Tools und kontinuierliches Testing.
