Vertragsmanagement: Definition, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten

1. Was sind Verträge?
2. Definition: Was ist Vertragsmanagement?
3. Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
4. Was sind Vertragsmanagement-Softwares und wie funktionieren sie? 
5. Was sollte eine Vertragsmanagement-Software können?
6. Welche Vorteile bieten Vertragsmanagement-Softwares?
7. Was sind die Aufgaben des Vertragsmanagements?
8. Wie läuft ein Vertragsmanagement-Prozess ab?
9. Wie identifiziere und bewerte ich Vertrags-Risiken?
10. Fazit: Die Antwort auf das Zettelchaos heißt Vertragsmanagement

Doch wie sieht ein effizientes Vertragsmanagement eigentlich aus? Was macht ein Contract-Manager? Und welche Vorteile hat der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software wie z.B. ContractHero Vertragsmanagement

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Was sind Verträge?

Bei Verträgen handelt es sich um eine meist schriftliche Vereinbarung zweier oder mehrerer Parteien. Diese Parteien können zum Beispiel Kund*innen, Mitarbeiter*innen oder andere Unternehmen sein. Verträge zwischen den Parteien kommen auf freiwilliger Basis zustande und variieren in ihrem Inhalt. Grundsätzlich wird in Verträgen festgehalten, was eine Partei innerhalb eines bestimmten Zeitraums tun oder lassen soll und was die entsprechende Partei dafür bekommt. Folgende Punkte sind dabei Teil eines Vertrages: 

• Vertragspartner*innen
• Laufzeit
• Leistung
• Konditionen
• Konsequenzen bei Nichterfüllung

Je nach Vertragsart variieren die Komponenten eines Vertrages. Unternehmen beschäftigen sich hauptsächlich mit folgenden Arten von Verträgen: 

• Verkaufs- und Kauf-Verträge
• Miet- und Pacht-Verträge
• Arbeits-Verträge
• Dienst-Verträge
• Geheimhaltungs-Verträge (auch NDAs oder Non-Disclosure-Agreements genannt)
• Liefer-Verträge
• Handels-Verträge
• Leasing-Verträge
• Versicherungs-Verträge
• Wartungs-Verträge
• Service-Verträge

Sowohl rechtliche Grundlagen als auch Hierarchien und wirtschaftliche Hintergründe prägen Verträge. Deswegen kann bereits das korrekte Vertragsdesign eine Herausforderung sein. Doch mit ein bisschen Handlungsgeschick und einem guten Vertragsmanagement steht dem Erfolg deiner Verträge nichts mehr im Weg.

Definition: Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement-Cycle

Der Begriff „Vertragsmanagement“, oder zu Englisch Contract-Management bzw. Contract-Lifecycle-Management (kurz CLM genannt), umfasst die Abwicklung der Vertrags-Verhandlung, die Implementierung von Verträgen und etwaige Vertrags-Änderungen. Es formt die Basis für die Betriebswirtschaft deines Unternehmens und ist Teil des Projekt-Managements. Die aus den unterschiedlichen Projekten resultierenden Vereinbarung werden in Verträgen festgehalten. Das Vertragsmanagement kümmert sich um die korrekte Erstellung dieser Verträge. Die Aufgaben des Vertragsmanagements sind vielseitig und reichen von der reinen Administration der Verträge über die Analyse und Bewertung der Verträge bis zum Vertrags-Controlling.

Das Vertragsmanagement wird oft mit der Vertrags-Verwaltung verwechselt. Die Vertrags-Verwaltung beschäftigt sich jedoch nur mit der sortierten Ablage von geschlossenen Verträgen. Das Contract-Management hingegen beinhaltet viel mehr Aufgaben. Es dient der Überwachung sämtlicher Vertrags-Verhandlungen, der Erstellung und dem Abschluss etwaiger Verträge und der Sammlung von Informationen zur Risikobewertung. Die Vertrags-Verwaltung ist somit nur ein Bereich des Vertragsmanagements.

Die Vertragsmanagement-Aufgaben können in drei Teilbereiche unterteilt werden: 

• Vertragsverwaltung
• Vertragscontrolling
• Vertragsarchivierung

Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung besteht in erster Linie aus der Vertrags-Ausführung und dem Vertrags-Bestand. Alle Abteilungen deines Unternehmens, die mit Verträgen zu tun haben, sollten Zugriff auf diesen Bestand haben. Als Teildisziplin des Vertragsmanagements stellt die Vertragsverwaltung sicher, dass stets die aktuellen Versionen der Vertrags-Vorlagen aufliegen. Zusätzlich sollte die Vertragsverwaltung strukturiert und einheitlich sein. Dies erleichtert den Zugang zu den Vertrags-Vorlagen. Deine Mitarbeiter*innen können sich dann ganz einfach den benötigten Verträgen bedienen. Gleichzeitig kümmert sich die Vertragsverwaltung um die Kontrolle aller Vertrags-Informationen und ihrer Prüfung auf Vollständigkeit.

Damit Verträge abgeschlossen werden können, bedarf es zuerst meist einer Reihe von anderen Dokumenten. Die Digitalisierung bzw. das Einscannen aller relevanten Unterlagen, die nur in Papierform vorliegen, zählt ebenfalls zur Vertragsverwaltung. Nur so kann das Vertragsmanagement mit den Dokumenten und anschließenden Verträgen arbeiten. 

Zusammenfassend gehören folgenden Aufgaben zur Vertragsverwaltung:

• Erstellung von Vertrags-Entwürfen basierend auf vorangegangenen Vertrags-Verhandlungen
• Aktualisierung von Vertrags-Vorlagen
• Prüfung aller Verträge auf Vollständigkeit
• Kontrolle der Vertrags-Informationen
• Digitalisierung vertragsrelevanter Dokumente
• Überwachung von Fristen und Terminen
• Archivierung von Verträgen
• Korrekte Erstellung von Rechnungen

Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling meint hauptsächlich die Risiko-Bewertung der Verträge. Der Schwerpunkt liegt auf der Analyse und Evaluation der unterschiedlichen Kontakte und der Vertragspartner*innen. Mithilfe des Vertrags-Controllings lässt sich feststellen, welche Verträge lukrativ sind und welche Vertragspartner*innen für einen guten Unternehmens-Umsatz sorgen. Statistiken hinsichtlich dieser Fragen dienen diesem Teilbereich des Vertragsmanagements als Orientierungs-Hilfe. So können die Verantwortlichen mögliche Risiken zeitgerecht identifizieren und lenken. Zudem wissen sie, welche neuen Verträge abgeschlossen werden sollte, welche Art von Vertrag ideal ist und mit welchen Vertrags-Parteien weiterhin Verträge gemacht werden können.

Zusätzlich beschäftigt sich das Vertragscontrolling mit der Rechnungs-Stellung und Finanz-Planung. Auch die Kontrolle von Zahlungen und Leistungen ist Teil des Vertragscontrollings.

Im Allgemeinen umfasst das Vertragscontrolling folgende Punkte: 

• Analyse von Vertragspartner*innen und dem jährlichen Umsatz-Potenzial
• Verhältnis zwischen Neukund*innen und Bestandskund*innen
• Einschätzung und Evaluierung bestehender Verträge
• Potenzial neuer Vertrags-Verhandlungen
• Chancen- und Risikobewertung
• Minimierung möglicher Problem-Faktoren

Vertragsarchivierung

Die Vertragsarchivierung bildet einen essenziellen Bestandteil des gesamten Vertragsmanagements. Sie bezieht sich auf die systematische Ablage und sichere Speicherung aller relevanten Vertragsdokumente. Eine gut durchdachte Archivierung ermöglicht es dir und deinen Mitarbeiter*innen, jederzeit auf ältere Verträge zuzugreifen, was die Transparenz und Nachverfolgbarkeit erhöht. Insbesondere bei rechtlichen Überprüfungen oder im Fall von Streitigkeiten ist ein ordnungsgemäß geführtes Vertragsarchiv unerlässlich. Moderne Vertragsmanagement-Softwares bieten oft spezielle Funktionen zur Vertragsarchivierung, die das Scannen, die Texterkennung und die Kategorisierung von Verträgen erleichtern.

So kannst du sicherstellen, dass alle wichtige Vertragsdokumente digitalisiert, ordentlich abgelegt und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die Implementierung einer klaren Archivierungsstrategie hilft dir, die Übersicht zu wahren und gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Eine gut angelegte Vertragsarchivierung ist demnach nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern auch ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagements und der Compliance-Strategie Deines Unternehmens.

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Das Vertragsmanagement dient der Optimierung der Vertragsprozesse, der Transparenzsteigerung und der Kosteneinsparnis deines Unternehmens. Mithilfe eines strukturierten Vertragsmanagements kannst du Risiken minimieren und wirtschaftlichen Profit erzielen. Durch einheitliche Vorgänge erhöhst du außerdem die Transparenz bei der Ablage von Dokumenten und erkennst schneller Risiken sowie wirtschaftliche Potenziale deiner Vertragsbeziehungen. Eine einheitliche Vertragsbearbeitung hilft dir zugleich bei der Effizienzsteigerung.

Als Teil des Management-Risk-Controllings, kurz MRC, leistet das Vertragsmanagement zusätzlich einen signifikanten Beitrag zu den Sicherheitsmaßnahmen deines Unternehmens. Sowohl rechtliche als auch betriebswirtschaftliche Grundlagen werden mithilfe des MRC und in weiterer Folge des Vertragsmanagements sichergestellt. Das Contract-Management ist somit Teil des unternehmensinternen Kontrollsystems. Dadurch können Informationen strukturiert aufbereitet und finanzielle Risiken minimiert werden.

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Was sind Vertragsmanagement-Softwares und wie funktionieren sie? 

Die besten Vertragsmanagement-Tools, wie unter anderem ContractHero Vertragsmanagement

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Und du brauchst dafür nicht mal deinen Schreibtisch zu verlassen. Auch deine Mitarbeiter*innen werden sich über ein zentralisiertes Vertragsmanagement-System freuen. So können sie zu jeder Zeit und von jedem Computer aus auf die benötigten Verträge zugreifen.

Um die Aufgaben des Vertragscontrollings abzudecken, besitzen Vertragsmanagement-Softwares außerdem ausreichende Analyse- und Reporting-Möglichkeiten. Zugleich kannst du alle erfassten Stammdaten aus deinem ERP-System schnell und einfach in das Vertragsmanagement-Programm integrieren. So erhöht Ihr die Transparenz für Eure Mitarbeiter*innen und habt Zugriff auf Lieferantendaten, Materialdaten etc.

Was sollte eine Vertragsmanagement-Software können?

Das Vertragsmanagement deines Unternehmens ist immer nur so gut wie die Software, die dahintersteckt. Bei der Auswahl deines Vertragsmanagement-Tools solltest du demnach darauf achten, dass es alle Aufgaben der Vertragsverwaltung und des Vertragscontrollings umfasst.

Zudem steht wie bei allen Softwares die Benutzerfreundlichkeit an oberster Stelle. Im Idealfall ist dein Vertragsmanagement-Tool intuitiv und so für alle Mitarbeitenden verständlich. Obwohl ein Vertragsmanagement-System über Schnittstellen zu Word und Excel verfügen sollte, sollten komplexe Tabellenkalkulationskenntnisse für die Bedienung nicht vorausgesetzt werden. Die Software sollte selbsterklärend und leicht zu handhaben sein.

Die Basis für dein Vertragswesen bildet eine gute Vertragsdatenbank. Dabei ist es wichtig, dass du alle relevanten Dokumente mithilfe der Vertragsmanagement-Lösung einscannen und verwalten kannst. Eine integrierte Texterkennungs-Software kann behilflich sein. Zudem sollte das Vertragsmanagement-Tool deiner Wahl leicht in bereits bestehende Systeme deines Unternehmens integriert werden können.

Die gleichzeitige Bearbeitungsmöglichkeit durch mehrere Mitarbeitende ist ein großer Pluspunkt der Vertragsmanagement-Tools. Damit deine Mitarbeitenden sämtliche Änderungen in den Verträgen nachvollziehen können, sollte die Vertragsmanagement-Software eine übersichtliche Vertrags-Historie haben. Auch die Möglichkeit, zu vorherigen Versionen zurückzukehren, kann von Vorteil sein.

Welche Vorteile bieten Vertragsmanagement-Softwares?

Durch den Einsatz eines passenden Vertragsmanagement-Tools, wie fynk

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• Zeit- und ortsunabhängig auf Verträge zugreifen
• Gleichzeitige Bearbeitung der Verträge durch mehrere Mitarbeiter:innen
• Zeit- und Kosten-Ersparnis
• Einheitliche Struktur alle Verträge
• Höhere Transparenz
• Bessere Einschätzung von wirtschaftlichen Risiken und Potenzialen
• Erhöhte Reaktions-Geschwindigkeit
• Effizienz-Steigerung
• Kopplung mit anderen Systemen (z. B. SAP)
• Einfachere Fristen- und Kosten-Kontrolle

Was sind die Aufgaben des Vertragsmanagements?

Vertragsmanagement-Software

Das Vertragsmanagement umfasst folgende Prozesse rund um die internen und externen Verträge deines Unternehmens: 

• Rechte-Vergabe und kontrollierter Zugriff auf die Verträge
• Vertrags-Entwurf
• Erstellung von Vertrags-Vorlagen
• Kategorisierung der Verträge
• Vertrags-Veränderung
• Vertragsarchivierung
• Vertrags-Kündigung
• Vernichtung von nicht mehr benötigten Verträgen

Abgesehen von der Vertragsverwaltung kümmert sich das Vertragsmanagement auch um das Vertragscontrolling deines Unternehmens. Dazu zählen folgende Aufgaben:

• Überwachung von Terminen und Fristen
• Risiko-Management und -Bewertung
• Evaluierung der Vertragspartner*innen
• Pflege von Ereignissen
• Finanz-Planung

Wie läuft ein Vertragsmanagement-Prozess ab?

Vertragsmanagement-Phasen

Wir haben bereits über die vielen unterschiedlichen Punkte des Vertragsmanagements gesprochen. Doch wann kommen diese nun zum Einsatz? Im Grunde läuft ein Vertragsmanagement-Prozess stets gleich ab. Er besteht aus sechs Schritten, die je nach Bedarf an die Unternehmens-Prozesse angepasst werden: 

1. Verhandlungs- und Erstellungs-Phase

Sobald die Vertrags-Partner*innen bereit sind, eine Vereinbarung zu treffen, beginnt die Verhandlungs-Phase. In dieser Phase werden die Bedingungen und Konditionen des Vertrages besprochen und schriftlich festgehalten. Anschließend erstellen die Vertrags-Manager*innen einen ersten Entwurf für das Vertragsmanagement. Zusätzlich werden Notizen zu der Vertragsart, möglichen Risiken, erforderlichen Ressourcen und den benötigten Vertrags-Standards genommen.

2. Prüfungs-Phase

Sind sich die Vertrags-Parteien einig, kommt es zu einer letzten Prüfung des Vertrages. Dabei wird sichergestellt, dass der neue Vertrag nicht mit bereits aufgesetzten Verträgen kollidiert. Diese Phase des Vertragsmanagements umfasst außerdem die rechtliche Prüfung des Vertrages. Die Rechts-Abteilungen beider Parteien überprüfen dabei sämtliche Klauseln im Vertrag. Eventuell werden noch Vertrags-Änderungen vorgenommen.

3. Abschluss-Phase

Wird der Vertrags-Entwurf freigegeben, kommt es zur Vertrags-Abschlussphase. In dieser Phase wird der Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet. Insbesondere wenn die andere Vertrags-Partei nicht physisch anwesend ist, ist die digitale Signatur eine gute Möglichkeit der Vertrags-Unterzeichnung. Diverse Vertragsmanagement-Softwares ermöglichen Euch das digitale Signieren der Verträge.

4. Ablage-Phase

Nach erfolgreichem Vertrags-Abschluss folgt die Ablage-Phase. Alle Vertrags-Parteien erhalten eine Kopie des unterzeichneten Vertrages und archivieren diese. Mithilfe eines Vertragsmanagement-Tools kannst du Verträge zentralisiert und für alle Beteiligten leicht auffindbar archivieren.

5. Kontroll-Phase

Die fünfte Phase dient der regelmäßigen Kontrolle der Vertrags-Bedingungen. Die Vertrags-Manager*innen stellen sicher, dass alles auf dem richtigen Weg ist. Es ist ihre Aufgabe, Probleme frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu treffen. Nähert sich die Vertrags-Laufzeit dem Ende, müssen die Verantwortlichen prüfen, ob der Vertrag erneuert oder verlängert werden soll.

6. Nachvertrags-Phase

Entscheiden sich die Vertrags-Parteien für die Kündigung des Vertrages, kommt es zur Nachvertrags-Phase und somit dem Vertrags-Schluss. Die Vertrags-Manager*innen sind für die Stellung oder Bezahlung etwaiger Schluss-Rechnungen verantwortlich. Anschließend wird der Vertrag archiviert.

Für das zukünftige Vertragsmanagement kann eine Analyse des Vertrages und der Vertrags-Partner*innen sinnvoll sein. Dadurch können möglich Potenziale oder Risiken in Zukunft noch schneller erfasst werden.

Wie identifiziere und bewerte ich Vertrags-Risiken?

Sowohl die Risikobewertung als auch das Risiko-Management spielen nicht nur im Rahmen des Vertragsmanagements eine wichtige Rolle. Viele Unternehmen haben bereits eigene Risiko-Manager*innen. Gemäß dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmens-Bereich (KonTraG) werden Unternehmer*innen dazu angehalten, ihr Risiko-Management jährlich zu dokumentieren. Ziel ist, die Vermeidung und Beseitigung von eventuellen Risiken.

Folgende Tipps helfen dir beim Identifizieren und Bewerten von Vertragsrisiken:

• Informiere dich nicht nur über operationelle, sondern auch über vertragliche Risiken und schaffe Bewusstsein für das Risikomanagement.
• Habe stets den kompletten Lebenszyklus deiner Verträge im Blick. Vertragsrisiken können in jeder der zuvor erwähnten Vertragsphasen entstehen. Ein Vertragsrisiko ist etwa das mögliche Scheitern des Vertrages vor der Abschlussphase oder die Gefährdung der fortwirkenden Geheimhaltungsregelung nach Vertragsende.
• Unterteile die Vertragsrisiken gemäß ihrem Inhalt: rechtlich, leistungsbezogen, betriebswirtschaftlich etc. Dadurch kannst du sie leichter identifizieren und steuern.
• Überlege dir, welche Verträge als kritisch eingestuft werden müssen und einer Risikoanalyse unterzogen werden sollten.
• Berichte regelmäßig über bereits identifizierte Vertragsrisiken.
• Greife auf geeignete Vertragsmanagement-Softwares zurück. Diese helfen dir bei der Analyse und Bewertung von Verträgen.

Fazit: Die Antwort auf das Zettelchaos heißt Vertragsmanagement

Kostenersparnis, Effizienzsteigerung und der absolute Durchblick im Vertragschaos – ein Vertragsmanagement bietet dir all das und noch viel mehr. Mit dem richtigen Vertragsmanagement kannst du nicht nur all deine Verträge verwalten, sondern auch zur Risikominimierung und Finanzplanung deines Unternehmens beitragen. Damit du alle Vorteile des Vertragsmanagements auskosten kannst, empfehlen wir dir den Einsatz einer Vertragsmanagement-Software. Diese erleichtert deinen Mitarbeitenden die richtige Vertragsverwaltung und unterstützt dich beim Vertragscontrolling.

Je nach Unternehmensgröße und -art muss dein Vertragsmanagement-Tool unterschiedliche Funktionen erfüllen. Achte bei der Auswahl des Vertragsmanagement-Systems also darauf, dass es all deine Bedürfnisse abdeckt. Sobald du das passende Vertragsmanagement implementiert hast, kannst du dich auf die wirklich wichtigen Dinge des Unternehmertums konzentrieren. Also, worauf wartest du noch? Hol dir die passende Vertragsmanagement-Lösung und sage dem Zettelchaos für immer „auf Nimmerwiedersehen“.