Vertragserstellung leicht gemacht – So optimierst du einen zentralen Schritt des Vertragsmanagements

1. Die Vertragserstellung als essenzielle Phase des Contract Managements
2. Optimiere die Vertragserstellung zur Erhöhung der Effizienz
3. Diese Software unterstützt Vertragserstellung und ihre Optimierung
4. Fazit: Darum lohnt es sich, die Prozesse der Vertragserstellung zu optimieren

Alle kennen das mulmige Gefühl beim Unterschreiben eines Vertrags – ob es ein Arbeitsvertrag, eine Mietvereinbarung oder der Kaufvertrag für eine Großbestellung ist. Für das Unternehmen auf der anderen Seite kann das Gefühl oft noch intensiver sein, da es diese Verträge zuerst aufsetzen und natürlich die Zusammenarbeit mit anderen Betrieben, Lieferant*innen oder der Kundschaft rechtlich regeln möchte. Die vorausgegangene Vertragserstellung ist daher mehr als das bloße Verschriftlichen eines beiläufigen Dokumentes: Der Prozess erfordert präzise Formulierungen und ein strukturiertes Verfahren.

Nun wissen wir aber alle: Zeit ist Geld. Und wenn du in deinem Unternehmen mehr Zeit als nötig in die Vertragserstellung steckst, bleiben weniger Kapazitäten für gewinnbringende Arbeit. Deswegen empfiehlt es sich, einen genauen Blick auf den Prozess vor dem Vertragsschluss zu werfen und zu überlegen, an welchen Stellen er sich optimieren lässt. Dieser Artikel gibt dir einen Überblick über die Vorteile sowie die Umsetzung einer digitalen Vertragserstellung, die über ein halbherziges Word-Dokument hinausgeht.

Die Vertragserstellung als essenzielle Phase des Contract Managements

Wenn du einen Vertrag aufsetzen möchtest, sind einige Schritte notwendig, damit dieser nicht nur in deinem Interesse, sondern auch rechtsgültig ist. Führe deshalb folgende Steps der Vertragserstellung präzise aus:

1. Vertragsparteien: Ganz zu Beginn muss festgelegt sein, zwischen wem der Vertrag geschlossen wird.
2. Gegenstand, Bedingungen und Leistungen: Der Anlass gibt weitestgehend den Inhalt des Vertrags vor. Über besondere Bestimmungen können sich die Parteien natürlich noch einigen.
3. Zahlungsmodalitäten: In den allermeisten Verträgen (Kauf-, Miet- oder Arbeitsverträge) spielen Gebühren oder Rückzahlungen eine tragende Rolle. Ihre Häufigkeiten und Zahlungsverfahren gilt es zu definieren.
4. Fristen: Neben unbefristeten Verträgen bestimmen befristete Contracts genaue Laufzeiten bzw. Bedingungen, die zu einer Verlängerung oder Beendigung des Vertragsverhältnisses führen können.
5. Kündigung: Grundsätzlich können Verträge gekündigt oder aufgehoben werden. Die dazugehörigen Regelungen sind ebenfalls schriftlich festzuhalten.
6. Urheberrechte: In manchen Contracts kommt zudem das Copyright zur Sprache, wenn es um geistiges Eigentum oder den Umgang mit Arbeitsergebnissen geht.
7. Juristische Klauseln: Für den Fall der Fälle lohnt es sich bei der Vertragserstellung, Rechtswahl und Gerichtsstand, eine Schiedsklausel, Nebenabsprachen oder die Salvatorische Klausel in die Vertragserstellung aufzunehmen, um im Nachgang mit keinerlei rechtlichen Unstimmigkeiten konfrontiert zu sein.

Ohne sorgfältige Verträge können Missverständnisse, rechtliche Probleme und unnötige Risiken entstehen. Dieser Prozess ist also von entscheidender Bedeutung, um klare Rechte und Pflichten festzulegen, die sowohl den gesetzlichen Rahmen als auch die individuellen Bedürfnisse der beteiligten Parteien berücksichtigen. Durch die Erwähnungen der oberen Punkte trägt die Vertragserstellung maßgeblich zur Transparenz der Zusammenarbeit und Verbindlichkeit des Dokumentes bei.

Wenn dein Legal-, Einkaufs- oder Finance Team den ersten Vertragsentwurf fertiggestellt hat, geht es als Nächstes in die Verhandlungen zwischen den beteiligten Parteien, in denen sie Details abstimmen und etwaige Anpassungen vornehmen. Der gesamte Prozess kann – je nach Anforderungen, Komplexität und Dringlichkeit – mehrere Schleifen erfordern, bis beide Seiten zufrieden sind. Sobald alle Details stehen, erhältst du die finale Fassung des Vertrags, die alle Vereinbarungen als rechtsgültiges Dokument zusammenfasst.

Dieses wird dann von beiden Parteien unterzeichnet, was rechtlich die beidseitige Zustimmung ausdrückt. Und dann steht die Verwaltung des Vertrags an. Die sah bis vor einigen Jahren noch so aus, dass die zuständigen Kolleg*innen die ausgedruckten und frisch gegengezeichneten Unterlagen in Archivschränken aufbewahrten. Mittlerweile gibt es allerdings digitale Prozesse, mit denen sich das Contract Management effizient und modern gestalten lässt.

Optimiere die Vertragserstellung zur Erhöhung der Effizienz

Da die Vertragserstellung in der Regel kleinschrittig, langwierig und mitunter komplex ist, kann in diesem Prozess viel schiefgehen. Zu den Challenges zählen unter anderem:

• Generelle Fehleranfälligkeit
• Missverständnisse über Vertragsdetails
• Fehlende Kenntnisse über die rechtliche (oder aktuelle) Situation
• Veraltete Versionen als Grundlage
• Schwierigkeiten, die Contracts verständlich und kompakt zu halten
• Lange und verzögerte Verhandlungsphasen

Insgesamt ist die Vertragserstellung viel zu zeitintensiv und mühsam, wenn du sie manuell durchführst. Und wenn du bei jedem neuen Vertrag immer wieder neu anfangen musst, ist der Erstellungsprozess sogar noch weniger effizient.

Die Lösung für die meisten Herausforderungen liegt in Templates, die viele Vertragsmanagement-Softwares anbieten. Wenn du für jeden Vertragstyp oder jede Kundenkategorie bereits eine Vertragsvorlage parat hast, musst du nur noch die geänderten Daten eintippen und sparst viel händische Arbeit. Ein Tool für Vertrags-Templates bringt daher mehrere Vorteile mit sich:

• Du minimierst automatisch die Fehlerquote – die in einem rechtlichen Dokument wirklich schwere Auswirkungen haben könnte.
• Wenn du rechtsgültige und verständliche Klauseln als Vorlage bereitstellst, kann dein Team davon ausgehen, dass alle neuen Verträge korrekt aufgesetzt sind.
• Durch Aktualisierungen der Templates umgehst du die Gefahr, dass veraltete und eventuell überholte Versionen als Grundlage für eine neue Vertragserstellung dienen.
• Alle neuen Verträge sind direkt digitalisiert und können nach ihrer Erstellung elektronisch unterzeichnet und abgelegt werden. Das ist nicht nur schneller, sondern auch nachhaltiger und im Sinne der Digitalisierung.
• Außerdem senkst du Personalkosten und sparst deine Ressourcen.

Eine Optimierung der Vertragserstellung führt zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Vertragsparteien und sie stellt sicher, dass Fristen eingehalten und Änderungen schnell übernommen werden können. Zudem erlaubt die moderne digitale Vertragserstellung eine bessere Nachverfolgbarkeit und Dokumentenablage (z. B. für eine anschließende Analyse), was langfristig die Transparenz und Rechtssicherheit erhöht.

Diese Software unterstützt Vertragserstellung und ihre Optimierung

Ein Tool, das gleichzeitig die Prozesse der Vertragserstellung optimieren und das gesamte Vertragsmanagement digitalisieren kann, ist ContractHero.

Dank der Funktionen von ContractHero kannst du zahlreiche und unterschiedliche Verträge erstellen.

Es dient als zentrale Plattform für alle Stakeholder und bietet eine Reihe an Features, die dich nicht nur beim Aufsetzen eines neuen Vertrags unterstützen können:

• Ablageort aller Bestands- und Neuverträge
• Single Source of Truth für Templates (mithilfe von Platzhaltern)
• Import neuer Vorlagen und Textbausteine direkt auf die Plattform
• Automatisches Ausfüllen bei bereits hinterlegten Daten (Wiederkehrende Verträge oder Bestandskund*innen)
• Plattform zum Erstellen, Bearbeiten, Wiederfinden der Verträge (Filteroptionen)
• Umfassendes Rechtemanagement für den gezielten Zugriff innerhalb des Teams
• Möglichkeiten der E-Signatur (fortgeschritten oder qualifiziert elektronisch)
• Automatisierte KI-Suchfunktion
• Erinnerungen und Hinweise auf Fristen

Die Software dient neben Werkzeug der Vertragserstellung zudem als zentraler Ablageort all deiner Verträge.

Oftmals ziehen sich die Phasen der Vertragserstellung, Verhandlung und Unterzeichnung aufgrund von ineffizienten Prozessen unnötig in die Länge. Hier kommt die Vertragsverwaltungssoftware ContractHero ins Spiel: Mit dem OMR Reviews Leader in der Kategorie Vertragsmanagement lassen sich Verträge einfacher und effizienter erstellen, verwalten und optimieren.

ContractHero Vertragsmanagement auf OMR Reviews

Mit ContractHero lassen sich Verträge übersichtlich managen. Die Software wurde speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt, die ihre Vertragsprozesse digital gestalten wollen.

Fazit: Darum lohnt es sich, die Prozesse der Vertragserstellung zu optimieren

Eine gut strukturierte und optimierte Vertragserstellung ist essenziell für jede Geschäftsbeziehung – unabhängig von Branchen und Größe der Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass alle beteiligten Parteien auf demselben Erwartungsstand stehen, was Missverständnissen und Rechtsstreitigkeiten vorbeugt. Indem du in deiner Firma die einzelnen Schritte der Vertragserstellung sorgfältig durchdenkst und eine Softwarelösung für die Digitalisierung und Verwaltung nutzt, kannst du Risiken minimieren und den gesamten Prozess effizienter gestalten. Zudem lassen sich mithilfe einer Software auch Vertragsanalysen erstellen, die dir noch mehr Aufschluss über deine Verträge geben.

ContractHero sorgt als zentraler Ort der Vertragserstellung und anschließenden Archivierung mit seinen Kernfunktionen dafür, dass dir die Vorteile eines digitalen Contract Lifecycles zugutekommen. Dank der abgelegten Templates kann dein Legal-, Einkaufs- oder Finance Team sichergehen, dass alle Vorlagen juristisch unbedenklich und inhaltlich auf dem neuesten Stand sind. So kannst du der anderen Partei den effizient erstellten Vertrag elektronisch übermitteln und benötigst nur noch ihre Zustimmung in Form der (digitalen) Unterschrift.

Hinweis: Dieser How-to-Artikel ersetzt keine professionelle Rechtsberatung. Daher solltest du dich ggf. bei deinem Anwalt oder deiner Anwältin ausreichend zum Thema Verträge informieren.