Vertragscontrolling-Aufgaben: So behältst du den Überblick über deine Verträge

1. Die Kernaufgaben im Vertragscontrolling: Von A wie Analyse bis Z wie Zukunftssicherung
2. Vertragsmanagement-Software: Dein Schlüssel zur Optimierung des Controllings
3. Kategorien von Software zur Unterstützung des Vertragscontrollings
4. Vergleichstabelle: Allgemeine Funktionen zur Unterstützung des Vertragscontrollings
5. Fazit: So werden deine Vertragscontrolling-Aufgaben zum Wettbewerbsvorteil

Kennst du das Gefühl, wenn Verträge sich auf deinem Schreibtisch stapeln und du den Überblick zu verlieren drohst? Genau hier setzt gutes Vertragscontrolling an. Es ist weit mehr als nur die Verwaltung von Dokumenten; es ist der strategische Dreh- und Angelpunkt, um deine Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus zu überwachen, zu steuern und zu optimieren.

Das Ziel ist klar: Risiken minimieren, Kosten senken und die Effizienz steigern. So verpasst du keine wichtigen Fristen mehr, entlarvst unnötige Ausgaben und kannst jederzeit den Status und die Leistung jedes Vertrags abrufen. Ein effektives Vertragscontrolling ist die Basis für fundierte Entscheidungen und sichert die Einhaltung rechtlicher und operativer Vereinbarungen.

In diesem Artikel erfährst du, was die Aufgaben des Vertragscontrollings sind und wie moderne Software dich bei der Umsetzung unterstützt. Denn eins sei verraten: Je nach Schwerpunkt deiner Arbeit eignen sich unterschiedliche Tools und Systeme.

Die Kernaufgaben im Vertragscontrolling: Von A wie Analyse bis Z wie Zukunftssicherung

Das Controlling von Verträgen ist ein vielschichtiger Prozess. Dies sind die wichtigsten Vertragscontrolling-Aufgaben, die du stets im Blick haben solltest:

1. Vertragserfassung und -zentralisierung: Alle Verträge – egal ob mit Kund*innen, Lieferant*innen oder Partner*innen – müssen digital erfasst und an einem zentralen Ort gespeichert werden. Das schafft die Basis für Transparenz und Zugänglichkeit innerhalb des Teams sowie in Kooperationen.

2. Fristenmanagement und Alarmierung: Automatische Erinnerungen an Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen oder Ablaufdaten sind essenziell, um keine Chancen zu verpassen und ungewollte Kosten zu vermeiden.

3. Inhaltsanalyse und Compliance-Prüfung: Das ist die Grundlage, um zu verstehen, was in jedem Vertrag steht. Hier werden Pflichten, Rechte, Leistungsdetails und Compliance-Anforderungen (z. B. DSGVO) detailliert erfasst und überwacht.

4. Kosten- und Ertragsüberwachung: Verträge haben direkte finanzielle Auswirkungen. Diese Aufgabe beinhaltet die genaue Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, die mit jedem Vertrag verbunden sind, um die Rentabilität zu bewerten.

5. Risikobewertung und -management: Potenzielle Risiken (z. B. Vertragsstrafen, Nichterfüllung, rechtliche Fallstricke) sollten möglichst schnell und reibungslos abgewendet werden. Dies passiert mit den richtigen Strategien.

6. Performance-Analyse und Reporting: Die Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLAs) und Key Performance Indicators (KPIs) zeigt auf, welche Verträge gut laufen und wo Optimierungsbedarf besteht.

7. Versionierung und Dokumentation: Jede Änderung am Vertrag muss nachvollziehbar dokumentiert und mit Versionen versehen werden, um jederzeit den aktuellen Stand und die Historie einsehen zu können.

8. Audit-Trail und Revisionssicherheit: Alle Prozesse und Änderungen müssen lückenlos nachvollziehbar sein – wichtig für interne Audits wie auch externe Prüfungen.

Vertragsmanagement-Software: Dein Schlüssel zur Optimierung des Controllings

All diese Vertragscontrolling-Aufgaben manuell zu bewältigen, bedeutet einen gewaltigen Aufwand und ist zudem höchst fehleranfällig. Dagegen steuern Softwarelösungen fürs Vertragsmanagement wie Inhubber (Direkt zum Anbieter) . Sie sind vor allem für große Unternehmen und Konzerne keine Option, sondern ein Muss für die Optimierung des Controllings und das effiziente Management des Vertragsportfolios.

Eine gute Vertragsmanagement-Software (auch Software für Contract Lifecycle Management, also CLM-Software, genannt) nimmt sich der Prozesse rund um deine Verträge an.

Sie kann dabei dein Vertragscontrolling erheblich optimieren, da sie etwa eine zentrale Datenbank bietet, in der alle Verträge an einem Ort gespeichert und leicht auffindbar sind. Somit ist Schluss mit dem Suchen in Ordnern oder auf verschiedenen Festplatten. 

Dank automatisiertem Fristenmanagement verpasst du nie wieder eine Kündigungsfrist. Standardisierte Workflows ermöglichen es dir, Verträge schneller durch Vorlagen und automatisierte Genehmigungsprozesse zu erstellen und zu verwalten. 

Mit umfassenden Suchfunktionen findest du relevante Klauseln, Daten oder Dokumente in Sekundenschnelle per Volltextsuche und intelligenten Filtern. Reporting- und Analyse-Tools liefern dir dann auf Knopfdruck Berichte über Vertragslaufzeiten, Kosten, Risiken und Compliance, was wertvolle Einblicke für strategische Entscheidungen bietet. 

Rollenbasierte Zugriffsrechte stellen im Sinne des Datenschutzes sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang auf bestimmte Verträge oder Funktionen haben. Nicht zuletzt beschleunigt die Integration einer digitalen Signatur den Vertragsabschluss und macht so den gesamten Prozess komplett digital.

Die potenzielle Optimierung im Vertragscontrolling ist ebenso vielschichtig wie die Aufgaben.

Kategorien von Software zur Unterstützung des Vertragscontrollings

Im Folgenden konzentrieren wir uns auf die Typen von Software, die dir bei deinen Vertragscontrolling-Aufgaben helfen können. Diese Lösungen bieten unterschiedliche Schwerpunkte und Funktionen für ein optimiertes Contract Management:

1. Spezialisierte Vertragsmanagement-Systeme (CLM)

Diese Lösungen sind explizit für das gesamte Contract Lifecycle Management konzipiert. Sie bieten Funktionen von der Vertragserstellung über Verhandlung und Signatur hin zur Verwaltung, Einhaltung von Fristen und detaillierten Analyse. Der Fokus liegt auf der Automatisierung von Vertragsprozessen und der Optimierung des Vertragscontrollings über den gesamten Lebenszyklus.

2. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) mit Vertragsfunktionen

Viele leistungsstarke DMS-Lösungen (mit KI) bieten Module oder Funktionen zur spezialisierten Verwaltung von Verträgen. Sie sind ideal für die revisionssichere Ablage aller Vertragsdokumente. Oft kannst du hier auch grundlegende Fristen und Zugriffsrechte hinterlegen.

3. Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme

Einige ERP-Systeme können relevante Vertragsdaten in umfassendere Unternehmensprozesse wie Finanzwesen, Einkauf oder Vertrieb integrieren. Sie unterstützen mit einem ganzheitlichen Überblick die übergreifende Kosten- und Ertragsüberwachung im Vertragscontrolling.

4. KI-gestützte Tools für die Vertragsanalyse

Es gibt spezialisierte Lösungen mit künstlicher Intelligenz, die darauf ausgelegt sind, Vertragstexte automatisch zu analysieren. Diese Tools können Inhalte schnell verstehen, wichtige Klauseln extrahieren, Risiken identifizieren und die Inhaltsanalyse im Vertragscontrolling durch intelligente Such- und Auswertungsfunktionen revolutionieren. Die Vertragsanalyse ist besonders nützlich, wenn du mit großen Vertragsvolumina hantierst.

5. CRM-Systeme mit Vertragsverwaltung

Manche Customer Relationship Management-Systeme bieten Basisfunktionen zur Verwaltung von Kundenverträgen. Hier können bspw. Vertragsdetails und Fristen im Kontext der Kundenbeziehung erfasst werden, was für die Vertriebs- und Serviceabteilungen relevant ist.

Vergleichstabelle: Allgemeine Funktionen zur Unterstützung des Vertragscontrollings

Fazit: So werden deine Vertragscontrolling-Aufgaben zum Wettbewerbsvorteil

Ein effektives Vertragscontrolling ist heute mehr denn je der Schlüssel zu unternehmerischem Erfolg. Es geht darum, Transparenz zu schaffen, Risiken zu minimieren und Potenziale voll auszuschöpfen. Manuelle Prozesse sind hierfür nicht mehr ausreichend – der Einsatz von geeigneter Software für Vertragsmanagement ist unerlässlich, um deine Vertragscontrolling-Aufgaben effizient zu meistern.

Indem du die passende Lösung wählst, kannst du nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Beziehungen zu deinen Partner*innen stärken und die Compliance sicherstellen. Optimiere dein Controlling und verschaffe dir einen klaren Wettbewerbsvorteil!