Lizenzverträge für Software verstehen: Worauf du achten musst

1. Was bedeutet Lizenz für Software eigentlich?
2. Lizenzverträge für Software: Vergleich der Vertragstypen
3. Die wichtigsten Vertragsklauseln verstehen
4. Fazit: So vermeidest du teure Überraschungen

Kennst du das Glücksgefühl, wenn du endlich deine neue Software gefunden hast? Doch dann verunsichert dich der Blick in den seitenlangen Lizenzvertrag doch wieder. Das muss nicht sein! In diesem Artikel erkläre ich, worauf es bei Software-Lizenzverträgen ankommt.

Du lernst typische Lizenzmodelle kennen, erfährst, worauf du bei einem Nutzungsvertrag achten solltest und bekommst praktische Tools an die Hand, mit denen du deine Lizenzen besser verwaltest.

Was bedeutet Lizenz für Software eigentlich?

Eine Lizenz für Software ist im Grunde ein Vertrag zwischen Softwarehersteller*in und Nutzer*in. Stell es dir wie eine Art Mietvertrag vor: Du bekommst das Recht, die Software zu nutzen, aber du besitzt sie nicht. Der Software-Lizenzvertrag regelt dabei genau, was du mit der Software machen darfst und was nicht.

Diese Regelung ist wichtig, weil Software geistiges Eigentum ist. Ohne eine Lizenz darfst du sie rechtlich gesehen nicht verwenden. Die Lizenz gibt dir die Erlaubnis dazu – aber eben unter bestimmten Bedingungen.

Übersicht der Lizenztypen

Lizenz ist nicht gleich Lizenz. Diese grundlegenden rechtlichen Kategorien solltest du kennen:

Lizenzverträge für Software: Vergleich der Vertragstypen

„Software-Lizenzvertrag“ ist also der Oberbegriff für alle Verträge, die die Nutzung von Software regeln. Den einen klassischen Vertragstypen gibt es hier nicht. Häufig geht es um Mischformen rechtlicher Typen, die sich an diesen vier Ausprägungen orientieren:

Warum du den Vertrag wirklich lesen solltest

Ich weiß, niemand liest gern 20-seitige Software-Lizenzverträge. Aber ich kann dir versichern: Die 30 Minuten, die du investierst, können dir später viel Ärger und Geld sparen. Denn in den Verträgen stehen oft wichtige Details, die auf der Produktseite nicht erwähnt werden.

Nicht jeder Software-Nutzungsvertrag ist ein besonders komplexer Vertrag. Faustregel: Je geschäftskritischer die Software und je individueller der Vertrag, desto wichtiger wird die anwaltliche Vorabprüfung. 

Die wichtigsten Vertragsklauseln verstehen

Lizenzverträge für Software können unterschiedlich ausgestaltet sein. Deshalb solltest du die wichtigsten Klauseln kennen – von der Nutzung über versteckte Kosten bis hin zu Fragen der Haftung und des Datenschutzes.

Nutzungsrechte

• Nutzeranzahl und Geräte: Darf nur eine Person die Software nutzen oder mehrere? Auf wie vielen Computern darfst du sie installieren? Manche Verträge erlauben die Installation auf mehreren Geräten, aber nur eine gleichzeitige Nutzung je Gerät.
• Kommerzielle oder private Nutzung: Viele „kostenlose“ Programme sind nur für private Zwecke gratis. Sobald du sie beruflich nutzt, musst du eine kommerzielle Lizenz kaufen.
• Geografische Beschränkungen: Manche Lizenzen gelten nur für bestimmte Länder oder Regionen. Das kann besonders bei internationalen Unternehmen problematisch werden.

Weitergabe und Modifikation

• Weiterverkauf: Viele Softwarelizenzen sind nicht übertragbar. Du kannst sie also nicht weiterverkaufen, wenn du sie nicht mehr brauchst.
• Backup-Kopien: Die meisten Verträge erlauben dir, Sicherheitskopien zu erstellen. Dann ist geregelt, wie viele und unter welchen Bedingungen.
• Reverse Engineering: Darfst du die Software analysieren oder nachbauen? In den meisten kommerziellen Verträgen ist das verboten.

Versteckte Zusatzkosten

• Support und Updates: Was kostet der Support nach dem ersten Jahr? Sind Updates in der Grundlizenz enthalten oder kosten sie extra?
• Implementierung und Schulung: Besonders bei Business-Software können dafür hohe Kosten entstehen, die nicht im Lizenzpreis enthalten sind.
• Überschreitungsgebühren: Was passiert, wenn du mehr Nutzer*innen oder Speicherplatz brauchst als lizenziert? Die Strafgebühren können sehr hoch sein.

Haftung und Gewährleistung

• Funktionsgarantie: Die meisten Hersteller*innen garantieren nicht, dass ihre Software fehlerfrei funktioniert oder deinen spezifischen Anforderungen entspricht.
• Datenverlust: Viele Software-Lizenzverträge schließen die Haftung für Datenverlust komplett aus. Du bist also selbst für Backups verantwortlich.
• Folgeschäden: Wenn die Software ausfällt und dir dadurch Geschäfte entgehen, haftet die*der Hersteller*in meist nicht dafür.

Support und Service 

• Verfügbarkeit und Reaktionszeiten: Wie oft darf die Software ausfallen? Wie schnell reagiert der Support bei Problemen? Unterscheidet sich das je nach Schwere des Problems?
• Strafen bei Nichteinhaltung: Was bekommst du, wenn die*der Hersteller*in die Service Level Agreements nicht einhält? Das können beispielsweise Gutschriften für zukünftige Zahlungen.

Datenschutz und Sicherheit

• Datenspeicherung: Stehen die Server in Europa oder in den USA? Das hat rechtliche Auswirkungen auf den Datenschutz.
• Zugriff auf deine Daten: Darf die*der Hersteller*in deine Daten für eigene Zwecke nutzen? Dürfen die Daten an Dritte weitergegeben werden?
• Datenportabilität: Kannst du deine Daten jederzeit exportieren und zu anderen Anbietenden mitnehmen?
• Verschlüsselung: Werden deine Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert?
• Backup-Strategien: Wie sichert die*der Anbieter*in deine Daten? Wie schnell können sie bei einem Ausfall wiederhergestellt werden?
• Penetrationstests: Lässt die*der Anbieter*in die Systeme regelmäßig von externen Sicherheitsexpert*innen testen?

Automatische Verlängerung 

• Mindestlaufzeit: Besonders bei Rabatten sind oft lange Mindestlaufzeiten versteckt. Du sparst zwar initial Geld, bist aber teilweise jahrelang gebunden.
• Auto Renewal: Viele Software-Lizenzverträge verlängern sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn du nicht rechtzeitig kündigst.
• Preisanpassung: Viele Hersteller*innen behalten sich vor, die Preise bei einer Vertragsverlängerung zu erhöhen. Manchmal steht im Kleingedruckten, dass sie das sogar während der Laufzeit dürfen.

Kündigungsfristen

• Frist: Wie lange vor Ablauf musst du kündigen? Manche Anbieter*innen verlangen 90 Tage Vorlauf.
• Form: Reicht eine E-Mail oder musst du schriftlich per Post kündigen? Brauchst du eine Eingangsbestätigung?
• Datenübernahme: Wie lange hast du nach der Kündigung Zeit, deine Daten zu exportieren?
• Außerordentliche Kündigung: Wann kannst du sofort kündigen? In etwa bei Insolvenz der Tool-Anbietenden, wenn die Software längere Zeit nicht funktioniert, oder wenn die*der Anbieter*in die Vertragsbedingungen wesentlich ändert?

Fazit: So vermeidest du teure Überraschungen

Software ist aus unserem modernen Alltag nicht mehr wegzudenken – sei es auf dem Smartphone, dem eigenen Computer oder bei der Arbeit. Doch hinter jeder Nutzung steckt ein komplexer Software-Lizenzvertrag wie Flowers (Direkt zum Anbieter) , der weit mehr regelt als nur die reine Berechtigung zur Nutzung.

Der günstigste Software-Linzenzvertrag ist nicht immer der beste. Wichtiger ist, dass er zu deinen Bedürfnissen passt und dir Planungssicherheit gibt. Berücksichtige dabei:

• Kosten: Was kostet die Software wirklich? Sind alle Zusatzkosten aufgeführt? Wie entwickeln sich die Preise?
• Laufzeit: Wie lange bindest du dich? Wann und wie kannst du kündigen?
• Funktionen: Sind alle benötigten Features enthalten? Was kostet extra?
• Support: Welchen Support bekommst du? Sind Updates inbegriffen?
• Datenschutz: Wo werden deine Daten gespeichert? Wer hat Zugriff darauf?
• Haftung: Wofür haftet die*der Anbieter*in und wofür nicht?
• Änderungen: Kann die*der Anbieter*in den Software-Lizenzvertrag einseitig ändern?

„"Third-Party Integration" wird im E-Commerce oder ERP-Projekt zum echten Mehrwert, wenn Schnittstellen, Testfälle und Verantwortlichkeiten klar im Vertrag definiert sind. So gelingt der reibungslose Datenaustausch zwischen Shop, ERP, PIM und Marktplätzen – ohne böse Überraschungen.“

– Mario Hannig, Industry Lead Commerce, COSMO Consult

Mit den Tipps aus diesem Artikel bist du gut gerüstet, um die richtige Entscheidung zu treffen – ohne böse Überraschungen.