Legal Document Management umfasst Softwarelösungen, die juristische Dokumente und zugehörige Kommunikation zentral erfassen, strukturieren, sicher verwalten und jederzeit auffindbar machen. Die Lösungen richten sich an Rechtsabteilungen, Kanzleien, Gerichte sowie Behörden, die täglich mit Akten, Schriftsätzen, E-Mails und sensiblen Unterlagen arbeiten. Im Fokus stehen eine strukturierte Dokumentenablage, klare Zuständigkeiten, schnelle Recherche und kontrollierter Zugriff.
Typische Einsatzszenarien sind die digitale Aktenführung für Verfahren, die Ablage und Zuordnung von Korrespondenz (z. B. Outlook-E-Mails) zu Vorgängen, das Fristen- und Wiedervorlagenmanagement sowie die Erstellung standardisierter Dokumente über Textvorlagen. Moderne Lösungen unterstützen dabei ortsunabhängigen Zugriff (Browser), Volltextsuche inklusive OCR für gescannte PDFs, strukturierende Metadaten, individuelle Felder und Reiter sowie Reporting- und Exportmöglichkeiten (z. B. nach Excel). Ergänzend sorgen Integrationen in Office- und E-Mail-Umgebungen und ein granularer Berechtigungsaufbau für effiziente Zusammenarbeit bei hoher Vertraulichkeit.
Um in der Kategorie Legal Document Management aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen:
- Strukturierte Dokumenten- und E-Mail-Verwaltung mit optionaler aktenbasierter Ablage
- Volltextsuche, Filter und OCR für durchsuchbare gescannte Dokumente
- Versionierung, Nachvollziehbarkeit und sichere Freigaben über Berechtigungen
- Fristen-, Termine- und Wiedervorlagenmanagement mit Erinnerungen und Kalender-Integrationen
- Integrationen (z. B. Outlook/Office) sowie Reporting- und Exportfunktionen
