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Marktsegment

Zeiterfassung Software & Tools im Vergleich

Zeiterfassungstools werden häufig bei Mitarbeiter:innen in kleinen und mittelständischen Unternehmen für die Arbeitszeiterfassung und die Projektzeiterfassung eingesetzt. Sie ermöglichen es dem Unternehmen, die Dauer von unterschiedlichen Projekten und Aufgaben zu tracken bzw. zu messen. Dadurch bekommen das Unternehmen und seine Mitarbeiter:innen einen konkreten Überblick, welche Aufgaben und Projekte in der Planung und Umsetzung wie viel Zeit in Anspruch nehmen. Solche konkreten Daten zu haben, hilft dem Unternehmen dabei, Projekte und Aufgaben noch besser zu planen und zu organisieren. Zudem können Zeitfresser, die wenig Output bringen, herauskristallisiert und beseitigt werden. In Folge dessen steigt die Produktivität der Beteiligten - dank der Zeiterfassungstools.

Bei vielen Zeiterfassungstools gibt es sowohl eine Desktop-Variante als auch eine Zeiterfassung-App. Das erleichtert die Handhabung und die eigentliche Zeiterfassung enorm. Zudem kann das Time-Tracking häufig per Stopp-Uhr gestartet und auch beendet werden. Das ist im Vergleich zur Excel-Zeiterfassung angenehmer und auch zeitsparender.

Neben der eigentlichen Zeiterfassung bieten viele Time-Tracking-Tools noch zusätzliche Funktionen an:
- Fahrtenbuch
- Verwaltung von Mitarbeiter:innen
- Urlaubsverwaltung
- Kundenverwaltung mittels CRM-Funktionen
- Projektmanagement-Features
- Statistiken & Auswertungen

Einige Tools der Zeiterfassung lassen sich auch an andere Software anbinden, bspw. an Projektmanagement-Tools oder Tools zur Rechnungserstellung.

Crewmeister

Was ist Crewmeister?

Mit Crewmeister können Unternehmen die Arbeitszeiten und Urlaubstage ihrer Mitarbeiter oder Schichtpläne auf einfachste Art und Weise digital erfassen und verwalten. Alle Zeiten können bequem zu jeder Zeit und von überall aus erfasst werden: Von unterwegs per App (auch offline) oder im Büro per PC oder Terminal. Bei der Stempelung können auch GPS-Daten erfasst werden oder sie können zur Projektzeiterfasung individuellen Kunden und Tätigkeiten zugeordnet werden. Dabei werden alle erfasten Daten automatisch synchronisiert. Die Arbeitszeiten werden dabei nach den Dokumentationsvorschriften des EuGH-Urteils gespeichert. Crewmeister läuft auf allen gängigen Smartphones, Tablets, PCs oder Laptops und ist leicht zu verstehen. Die Software ist in wenigen Minuten einsatzbereit und eigenet sich am besten für Unternehmen mit 2 bis 50 Mitarbeitern aus allen Branchen. Crewmeister kann 14 Tage kostenlos und unverbindlich gestestet werden und ist danach bereits ab 1€ pro Mitarbeiter buchbar. Das Unternehmen zeichnet sich zusätzlich durch seinen persönlichen Kundenservice aus.

Papershift

Was ist Papershift?

Papershift ist ein cloudbasiertes Online Tool für Workforce Management. Mit dem Tool können Dienstpläne verwaltet, Zeiten und Abwesenheiten erfasst sowie Lohnabrechnungen durchgeführt werden. Für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin entstehen digitale Personalakten, die Verträge und Krankmeldungen enthalten und speichern. Papier- und Excel-Tabellen sollen somit durch Papershift verhindert werden. Das Tool kann 14 Tage kostenlos getestet werden. Danach startet der Core-Tarif ab 6 Euro pro Mitarbeiter:in im Monat. Der Premium-Tarif enthält weitere Features im Bereich Dienstplanung und kostet 8 Euro pro Person im Monat. Wer auf automatisierte Dienstplanung und weitere Features setzen möchte, kann den Professional-Tarif für 10 Euro im Monat pro Mitarbeiter:in nutzen.

ZMI

Was ist ZMI?

ZMI Time bietet nach eigenen Angaben eine Lösung für die Digitalsierung von HR-Prozessen. Funktionen der Software liegen vor allem in der Personalzeiterfassung und -verwaltung, wie z.B. mit digitalen Personalakten, sowie in der Auftrags- und Projektzeiterfassung und Personaleinsatzplanung. Die Buchung von Arbeitszeiten kann über stationäre oder mobile Terminals, Webportale oder Apps erfolgen. Außerdem lassen sich mit ZMI Time Urlaubs- und Gleitzeitanträge digitalisieren, Bewertungen von Arbeitszeiten automatisieren und in die Lohnabrechnung übertragen. Auswertungen und Reportings sollen zudem für mehr Transparenz sorgen. Die Lösungen von ZMI werden bereits branchenübergreifend von über 1.500 Unternehmen und Organisationen sämtlicher Größen eingesetzt.

clockin

Was ist clockin?

Mit clockin können Arbeitszeiten projektbezogen per Smartphone, Tablet & PC erfasst werden. Per Foto-, Skizzen & Notizfunktion lassen sich außerdem Aufträge dokumentieren. Auch Formulare und Checklisten finden in der App ihren Platz. Alle erfassten Informationen werden in individuellen digitalen Projektakten gespeichert, die für Kund:innen exportiert werden können. Mit Hilfe von relevanten Schnittstellen können Nutzer:innen entsprechende Rechnungen für Aufträge erstellen. Clockin startet bereits ab 2,90 € pro Monat und User:in. Es gibt auch ein Startup-Programm hier bekommt Ihr die Software für 1 Jahr kostenlos.

timeBro

Was ist timeBro?

timeBro möchte Kund:innen eine vollautomatische Zeiterfassung für Projekte bieten, die sich per Schnittstelle einfach mit der jeweiligen Projekt-Software verbinden lässt. Während der Arbeit erfasst timeBro ohne weiteres Zutun sämtliche User-Aktivitäten am Computer. Alles, was aktiv bearbeitet oder gelesen wird, misst die Software auf die Sekunde genau: jedes Tool, jedes Dokument und jede Mail. Dabei können Zeiten, zum Beispiel um sie mit bestimmten Projekten zu verbinden, per Drag-and-Drop zwischen der genutzten Projekt-Software und timeBro übertragen werden. Der gleichnamige Münchner Entwickler bietet Nutzer:innen von timeBro Schnittstellen zu Jira, Zoho, Teamwork und vielen anderen Projekt-Tools. Das System ist ab 12 Euro pro Monat und Anwender:in erhältlich.

clockodo

Was ist clockodo?

clockodo - bzw. die dahinterstehende clickbits GmbH aus Unna - richtet seinen Fokus als Zeiterfassung-Software auf kleine und mittlere Betriebe (KMU). Die Kern-Benefits sind laut Entwickler eine einfache Online-Erfassung von Arbeitszeiten und Projektzeiten, ein umfassender Ressourcenüberblick in Soll- und Ist-Stunden, Urlaubstagen sowie Abwesenheiten und zu beschleunigende Abrechnungsvorgänge durch automatisch generierte Stundenzettel sowie Schnittstellen zu Buchhaltungs-Softwares. Dazu gibt es flexible Ansichten und Berichte. Dabei wird großen Wert auf Datenschutz und Gesetzeskonformität gelegt: Die DSGVO und andere juristische Vorgaben sollen strikt eingehalten werden. Interessenten können das System 14 Tage kostenlos testen. Danach gibt es clockodo ab 6,50 € pro Monat und Nutzer:in – Rabatte sind möglich.

GFOS

Was ist GFOS?

GFOS unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeiten, Urlaube sowie Ab- und Anwesenheiten ihrer Mitarbeiter:innen in der immer komplexer werdenden Arbeitswelt im Blick zu behalten. Dabei sollen sämtliche gesetzliche, tarifliche und betriebliche Regelungen eingehalten werden können. Die Zeiterfassung kann am Terminal, PC, Mac, Tablet oder Smartphone via App erfolgen. Zentrale Abläufe sollen sich mithilfe der Software automatisieren lassen. Über standardisierte Schnittstellen können Nutzer:innen GFOS mit vielen gängigen Abrechnungs- und Controlling-Systemen verbinden. Zudem gibt es Benachrichtigungen bei Regelverstößen oder Analytics. Der Entwickler – die GFOS mbH aus Essen - bietet keine Standardpreisliste für das System. Eine Demo und konkrete Kosteninformationen werden auf Anfrage bereitgestellt.

ATOSS

Was ist ATOSS?

Bei ATOSS handelt es sich um eine Workforce-Management-Software. Die ATOSS Software AG bietet für jede Unternehmensgröße Lösungen in der Personalorganisation. Das Entwicklerunternehmen stellt seine Lösung wahlweise in der Cloud oder on-premise zur Verfügung. Dabei gibt es spezielle Pakete für große Betriebe oder komplexe Anforderungen, für Mittelständler:innen und klassische Bedarfe, für kleine Unternehmen, für SAP und für die mobile Anwendung. Möglich sind damit unter anderem Zeiterfassung, Zeitwirtschaft, intuitive Self-Services, detaillierte Personalbedarfsermittlungen, Einsatzplanungen und strategische Kapazitätsplanungen. Über den sogenannten Solution-Finder können sich Interessenten auf der Website eine für sie optimale Lösung zusammenstellen. Konkrete Preise gibt es bei bzw. nach der persönlichen Beratung.

TimeStatement

Was ist TimeStatement?

TimeStatement ist ein Zeiterfassungs-Software und Fakturierungs-Tool in einem. Im Zentrum der Anwendung stehen demgemäß die Möglichkeiten, Zeiten einfach festzuhalten und Rechnungen zu erstellen sowie Spesen zu erfassen. Darüber hinaus bietet die Lösung eine Kund:innen- sowie Teamverwaltung, eine freie Definition von Stundensätzen, Berichte, Mehrsprachigkeit, die Unterstützung verschiedener Währungen, Excel-, Word- und PDF-Exporte - unter anderem für die Ausspielung von Rechnungen - und einiges mehr. Die schweizerische TimeStatement AG stellt Interessenten zunächst eine Gratisversion ihres Premium-Pakets zur Verfügung. Dieses kostet daraufhin 9,50 € pro Monat und Benutzer:in. Für nur einen User und bis zu zwei Projekte kann TimeStatement unbegrenzt kostenlos verwendet werden.

TimO®

Was ist TimO®?

TimO® unterstützt kleine und mittelständische Betriebe in ihrem digitalen Arbeitsalltag. Dafür bietet die Time Management Office GmbH aus Usingen eine modulare Software, die sich auf Kund:innen-Wunsch zahlreichen zentralen Unternehmensvorgängen widmet. Das System soll eine ganzheitlich technische Lösung sein und die typischerweise in den einzelnen Bereichen genutzten kleinen Insel-Tools ersetzen: angefangen beim Lead-Management über die Projektkoordination, die Projektierung, die Zeit- und Kostenbuchung, die Abrechnung und Fakturierung bis hin zum Controlling und zur Auswertung von Projekten. Entsprechend des modularen Aufbaus gibt es keine Standardpreisliste. TimO® wird individuell kalkuliert und kann vorher 30 Tage kostenlos getestet werden.

timenote

Was ist timenote?

timenote ist eine online-basierte Zeiterfassung-Software, die kleine bis mittlere Unternehmen und Selbstständige fokussiert. Arbeitszeiten sind dabei via Desktop oder auch App zu erfassen. Als Kernfunktionen nennt das Entwicklerunternehmen - devworx GmbH & Co. KG aus Augsburg – eine intuitive zeitliche Verwaltung von Projekten, individualisierbare Zeiterfassung, Urlaubsorganisation und Analytics zu Zeitverläufen bzw. Mitarbeitern, Leistungen, Kunden sowie Projekten. Bei Interesse an timenote stellt der Entwickler zunächst für 30 Tage eine Testversion zur Verfügung. Danach werden für jede:n Nutzer:in monatlich 5 € berechnet. Das System kann auch auf den eigenen Servern installiert werden. Die On-Premise-Lösung gibt es auf Anfrage.

Jephi

Was ist Jephi?

Jephi bietet Zeiterfassung, Kundenverwaltung, Projektmanagement, ein Rechnungs-Tool und Reporting in einer Anwendung. Dabei zielt die Software insbesondere auf Freelancer ab, denen geholfen werden soll, zentral wichtige Workflows zu optimieren. Jephi steht online zur Verfügung, ist mobiloptimiert und kann somit auf jedem internetfähigen Device genutzt werden. Neben der Erfassung von Arbeits- bzw. Projektzeiten bietet Jephi automatisiert auszuspielende Kund:innen-Informationen - beispielsweise über den Fortschritt spezifischer Tasks - direkte Abrechnungs-Features samt Rechnungsversand, Projekt-To-do-Listen, Projektdatenverwaltung und CRM- sowie HR-Funktionen. Jens Reichert und Philip Schwab Medien und Systeme GbR aus Taucha bietet Jephi zunächst in einer kostenlosen Testversion und dann ab 5 € pro Monat an.

Goodtime

Was ist Goodtime?

Goodtime bietet Arbeitszeiterfassung sowie Projektzeiterfassung speziell für kleine und mittlere Betriebe. Das System umfasst eine Stundenliste, in welche Arbeitszeiten eingetragen werden können und eine Stempeluhr, die Zeiten auf Knopfruck festhält. Projekte bzw. Projektzeiten lassen sich präzise auf einzelne Kund:innen ausgerichtet erfassen. Die Software lässt sich zudem genau auf die Bedarfe der jeweiligen Firma oder des Projekts abstimmen: Bestimmte Arbeitszeiten können beispielsweise in Stunden oder Tagen erfasst oder auch von der Projektzeiterfassung ausgenommen werden. Zudem gibt es konfigurierbare Kennzahlen, eine Rechtezuweisung oder Statistiken. Siegfried Müller B.Sc. aus Perwang in Österreich bietet Goodtime für 1,80 € monatlich und pro User:in an.

timr

Was ist timr?

Timr ist Zeiterfassungs-Tool und Fahrtenbuch. Die Lösung ist unter anderem als App für iOS und Android verfügbar. Im Zentrum stehen die Erfassung bzw. Verwaltung von Benutzer:innen, Zeitbudgets und Tasks. Kunden, Projekte und Abteilungen oder Teams des Unternehmens lassen sich in Strukturbäumen anlegen und zeitlich organisieren. Sämtliche Zeiteinträge – egal, ob am Smartphone oder im Web erfasst – stehen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Dazu gibt es Auswertungs- und Berichtsfunktionen für Abwesenheitszeiten, Budgets, Urlaub und mehr. Die Anwendung kann dabei in vielen Bereichen präzise auf die jeweiligen Anforderungen eingestellt werden. Mit dem Fahrtenbuch lassen sich Fahrzeuge der Unternehmensflotte inkl. Standorterfassung zentral managen. Die troii Software GmbH aus Österreich bietet timr ab 7,20 € pro Monat und Nutzer:in an. Eine Testversion ist verfügbar.

TimePunch PRO

Was ist TimePunch PRO?

TimePunch PRO liefert eine Zeiterfassung-Software speziell für mittelständische Unternehmen. Das System ist modular aufgebaut und soll Kund:innen - egal, ob eine Projektzeiterfassung oder eine Personalzeiterfassung benötigt wird – eine passgenaue Lösung verschaffen. Als Kern-Benefits bzw. zentrale Funktionen werden folgende genannt: Zeiterfassung am PC, Smartphone oder Terminal, umfangreiches Projektmanagement, Mitarbeiterverwaltung inklusive Urlaubsplanung, Gleitzeitkonten und Überstundenverwaltung, monatliche Berichte samt Soll-Ist-Vergleich, Exportmöglichkeiten nach Excel und als PDF. Die TimePunch KG stellt für Interessenten zunächst eine 30-tägige Testversion bereit. Danach gibt es eine Lizenz für TimePunch PRO ab 119 €.

TimeTac

Was ist TimeTac?

TimeTac fokussiert sich als Software zur Zeiterfassung auf Arbeitszeiten, Projektzeiten, Urlaube und Anwesenheitszeiten. Das System ist als Cloud-Lösung auf allen Geräten - von PC oder Mac über Smartphone und Tablet bis hin zu Terminals – anwendbar. Neben den Kern-Benefits, die sich in einer rechtssicheren Arbeitszeiterfassung, Exportmöglichkeiten direkt in die Lohnabrechnung, Mitarbeiterauswertungen, diversen Features zur zeitlichen Projektkontrolle und einer vereinfachten Urlaubsorganisation zeigen, bietet das österreichische Entwicklerunternehmen – die TimeTac GmbH - einen umfassenden Onboarding-Service sowie kostenlosen Support. TimeTac kann zunächst für 30 Tage kostenlos getestet werden. Danach gibt es die Software ab 15 € pro Monat und Nutzer:in. Virtuelle Terminals sind ab monatlich 10 € erhältlich.

Mehr über Zeiterfassung Software & Tools im Vergleich

Was ist Zeiterfassungssoftware?

Zeiterfassungssoftware tut vornehmlich genau das, was ihr Name vermuten lässt: Mit entsprechenden Tools sind Unternehmen sowie deren Mitarbeiter:innen in der Lage, Arbeitszeiten automatisiert festzuhalten und zu dokumentieren. Viele Zeiterfassung Tools können jedoch noch sehr viel mehr als das. Sie arbeiten eng mit Personalverwaltungslösungen, Lohnabrechnungs-Software sowie anderen business-wichtigen Programmen zusammen und tragen so erheblich zur Effizienzsteigerung betreffender Prozesse bei.

Gute Zeiterfassung Software bringt unter anderem folgende Features bzw. Vorteile mit:

  • Sie leistet einen starken Beitrag zur Effizienzsteigerung der Zeiterfassung und wesentlicher Prozesse um diese herum.
  • Zeiterfassungssoftware bietet in aller Regel die Möglichkeit der Integration in vorhandene Buchhaltungs- und/oder Lohn-Software von Drittanbietern.
  • Sie verfolgt, berechnet und dokumentiert Zeit sowie Arbeitseinsatz auf unterschiedlichen Ebenen.
  • Sie lässt die Arbeitsleistung tiefgreifend analysieren und diesbezügliche Berichte erstellen.

Das sind beliebte Zeiterfassungssoftwares:

Wie funktioniert eine Zeiterfassungssoftware und welche zentralen Vorteile verschafft sie?

Zeiterfassungssoftware wird von Arbeitgebern:innen und Arbeitnehmern:innen in unterschiedlichsten Branchen verwendet. Sie hilft Anwendern:innen in erster Linie bei der Verwaltung der Arbeitszeit. Zeit ist eine wertvolle Ressource für jedes Unternehmen. Oftmals ist aber nicht bekannt, wie die Mitarbeiter:innen ihre Zeit verbringen. Zeiterfassungssoftware löst dieses Problem, indem sie den Prozess der Erfassung der Zeit, die für bestimmte Projekte oder Aufgaben aufgewendet wird, automatisiert und Daten liefert, welche über typische Stundenzettel hinausgehen. Anhand dieser Informationen können Betriebe über Analyse-Tools Einblicke in verschiedene Aspekte ihrer Tätigkeit gewinnen. Es lässt sich beispielsweise feststellen, welche Aufgaben am meisten Zeit bedürfen, welche Teammitglieder die Kapazität haben, zusätzliche Tasks zu übernehmen, oder welche Vorgänge im Unternehmen am profitabelsten sind. Diese Daten haben für Betriebe jeder Größe einen signifikanten Nutzen - vom Großkonzern bis zum Kleinunternehmen und Startup. Im Idealfall kann eine Zeiterfassungssoftware Unstimmigkeiten in Arbeitsabläufen kenntlichmachen und Firmen sehr genau erkennen lassen, was funktioniert und was nicht. Daraus resultiert optimalerweise eine sehr effizient voranzutreibende Gewinnmaximierung. Nicht zuletzt sind Gehaltsabrechnungsvorgänge und – insbesondere bei Zeiterfassung Dienstleistung – Rechnungsstellungen weitegehend zu automatisieren. Das bedeutet eine massive Rationalisierung diesbezüglicher Buchführung. Zeiterfassung Tools können Zeiteingaben ohne weiteres Zutun in Gehaltsabrechnungssysteme übertragen. Eine transparente Zeiterfassungssoftware steigert nicht zuletzt die Produktivität der Mitarbeiter:innen, da sie praktisch automatisch das Arbeitszeitbewusstsein fördert. Eine genaue Zeiterfassung ist vor allem für Unternehmen wichtig, die ihren Kunden in irgendeiner Weise Stunden in Rechnung stellen müssen, wie Anwaltskanzleien, Steuerberater, Bauunternehmen oder Kreativagenturen, aber auch für Firmen in anderen Branchen.

Was sind die typischen Funktionen von Zeiterfassung Software?

Im Folgenden werden einige Kernfunktionen von Zeiterfassungssoftware vorgestellt. Wer ein Zeiterfassungsstool kostenlos nutzen möchte, muss womöglich auf einige dieser Features verzichten. Generell haben natürlich nicht sämtliche Lösungen am Markt alle diese Funktionen an Bord, es handelt sich aber eben um die typischsten.

  • Aufgaben-Timer: Das Herzstück vieler Zeiterfassung Tools bildet die Möglichkeit, zu überwachen, wie viel Zeit Mitarbeiter:innen mit einer bestimmten Aufgabe verbringen. Die Benutzer:innen richten Tasks ein, in denen sie beschreiben, woran sie arbeiten, und aktivieren den Timer dann mit einem Klick. Der Timer wird gestoppt, wenn die Arbeit erledigt oder die Arbeitszeit zu Ende ist. Bei einigen Produkten können die Benutzer:innen die Stunden auch eingeben, nachdem sie mit einer Aufgabe fertig sind, anstatt sie in Echtzeit zu verfolgen.
  • Projektverwaltung: Neben der Erfassung einzelner Aufgaben ermöglichen Zeiterfassungstools die Dokumentation der Zeit, die für größere Projekte aufgewendet wird, welche oft mehrere einzelne Aufgaben umfassen. Durch die Zeiterfassung auf Projektebene können Vorgesetzte, Projektbudgets überwachen, den Fortschritt bei der Fertigstellung verfolgen und Prognosen über den Zeitrahmen bis zum Abschluss erstellen. Anpassbare Tarife ermöglichen es zudem Unternehmen, die nach Stunden abrechnen, unterschiedliche Kosten für einzelne Aufgaben festzulegen - je nachdem, welche Art von Arbeit gerade verrichtet wird oder zu welchem Projekt die Aufgabe gehört.
  • Stechuhr: Für Unternehmen, die nur die allgemeinen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen erfassen möchten, enthalten einige Produkte eine digitale Stechuhr, mit der die Angestellten sich ein- und ausstempeln können, um ihre Gesamtarbeitszeit für jeden Tag zu erfassen. Dies erspart den Mitarbeitern:innen das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln. Gerade für kleine Betriebe mit begrenzten Personalressourcen kann dies die Effizienz bei den Gehaltsabrechnungen deutlich erhöhen.
  • Anwendungsbasierte Zeiterfassung: Einige Zeiterfassungssoftwares können erkennen, in welchem Programm oder auf welcher Website Nutzer:innen gerade arbeiten und dann automatisch einen Timer für eine bestimmte Aufgabe starten. Diese automatische Zeiterfassungsfunktion hilft, das häufige Problem zu verringern, dass Mitarbeiter vergessen, den Timer-Button zu betätigen.
  • Anpassbare Berichte: Einer der größten Vorteile, den ein Zeiterfassungstool bringen kann, ist die Möglichkeit, eine Vielzahl von Berichten zu erstellen, welche die von den Mitarbeitern:innen erfassten Daten nutzen. Zu den grundlegenden Reports gehören Zusammenfassungen der für verschiedene Projekte aufgewendeten Zeiten auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis. Manager:innen können diese Berichte in der Regel an den gewünschten Detaillierungsgrad anpassen - einschließlich einer Aufschlüsselung der Stunden, die für ganz bestimmte Tasks innerhalb eines Projekts erfasst wurden. Andere Beispiele sind Berichte, welche die Arbeitszeit pro Mitarbeiter:in analysieren und aufzeigen, zu welchen Tageszeiten oder an welchen Wochentagen Angestellte am meisten leisten. Einige Plattformen verschaffen zudem Gelegenheit, solche Berichte zu automatisieren, sodass Manager:innen sie regelmäßig per E-Mail erhalten.
  • Automatisierte Erinnerungen: Eine häufige Quelle der Frustration mit Zeiterfassungssoftware ist die Tatsache, dass Mitarbeiter:innen nicht selten vergessen, benötigte Features einzureichen oder gar ihre Arbeitsstunden zu erfassen. Damit Verantwortliche nicht andauernd auf die korrekte Verwendung entsprechender Anwendungen aufmerksam machen müssen, bieten viele Produkte automatische Mitteilungen, die genau solche Hinweise ausgeben.
  • Projekt-Dashboards: Um einen aktuellen Überblick der Projektfortschritte zu erhalten, können Manager:innen sogenannte Projekt-Dashboards verwenden, die entsprechende Daten auf einem Screen präsentieren. Diese Dashboards können eine Vielzahl von Metriken anzeigen – beispielsweise wie viele Arbeitsstunden Mitarbeiter:innen schon für das Projekt aufgewendet haben, wie viel des Projektbudgets verbraucht wurde und ob ein Projekt auf dem richtigen Weg ist, um innerhalb der vorgegebenen Frist zum Abschluss zu gelangen.
  • Team-Dashboards: Anhand von Team-Dashboards, aus denen hervorgeht, wie viel Zeit jedes Teammitglied gearbeitet hat und womit es seine Zeit verbracht hat, lässt sich ableiten, welche Mitarbeiter:innen die Kapazität haben, zusätzliche Tasks zu übernehmen, und wer vielleicht überlastet ist.
  • Erstellung von Rechnungen: Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen Software zur Zeiterfassung einsetzen, ist die einfache Nutzung von Zeitinformationen für die Rechnungsstellung an Kunden:innen. Mit einer Rechnungsstellungsfunktion werden die detaillierten Zeiterfassungsdaten automatisch in eine Rechnung umgewandelt, welche das Unternehmen exportieren und versenden kann. Bei Produkten, die nicht über ein in die Plattform integriertes Rechnungs-Tool verfügen, besteht häufig die Möglichkeit, die Zeiteinträge in ein solches zu übertragen.
  • Zeiterfassung App: Während für viele Unternehmen in puncto Zeiterfassungssoftware eine Desktop-Anwendung ausreichend ist, kann für Betriebe mit Außendienstmitarbeitern:innen eine mobile App wichtig sein. Diese Apps synchronisieren die Zeiteinträge oft geräteübergreifend, sodass die Mitarbeiter:innen von einem Device zum anderen wechseln können. Standortbezogene Tracking-Funktionen in mobilen Apps, einschließlich Geofencing-Features, ermöglichen es Managern:innen, nicht nur zu sehen, wann die Mitarbeiter:innen arbeiten, sondern auch, wo sie sich befinden. Letzteres kann Unternehmen wiederum sehr behilflich sein, um Außendienstler:innen effizient einzusetzen.

Welche Typen von Zeiterfassungssoftware gibt es?

Über die letzten Jahre hat der Trend zur Cloud zunehmend an Fahrt aufgenommen. Auch Zeiterfassungssoftware wird längst in der Cloud angeboten. Sie ist dann nicht mehr auf lokalen Servern im Unternehmen gehostet, sondern bei einem externen Partner. Die Stunden werden online erfasst. Viele Entwickler bieten ihre Lösungen unter diesen Voraussetzungen direkt auf ihrer Website an. Wer Zeiterfassungssoftware webbasiert verwendet, muss zur Nutzung der Features nichts weiter tun, als sich per Browser anzumelden - und schon stehen sämtliche Optionen des gewählten Pakets zur Verfügung. In diesem Zusammenhang wird auch von Software-as-a-Service (SaaS) gesprochen. Tatsächlich ist dieser Ansatz für die Zeiterfassung sehr sinnvoll. Denn Mitarbeitern:innen wird die Verwendung der Lösung so über jedes internetfähige Gerät ermöglicht. Weiterhin müssen sich Betriebe keine Sorgen über komplexe Einrichtungsschritte und eine langfristige Wartung machen. Der Provider übernimmt sämtliche Arbeiten und bietet zudem mitunter noch einen umfassenden Support zur maximal vorteilhaften Verwendung des Systems. Entsprechende Zeiterfassungssoftware kostenlos zu nutzen, ist häufig nur über einen gewissen Testzeitraum möglich – SaaS kostet in der Regel Geld. Alternativ besteht für Unternehmen nach wie vor die Chance, Tools zur Arbeitszeiterfassung in Anspruch zu nehmen, die als On-Premise-Lösung funktionieren. Es handelt sich hierbei zusammenfassend um das klassische Bereitstellungsprinzip für Software. Das Zeiterfassung Tool wird bei diesem Ansatz in aller Regel für einen einmaligen Kaufpreis erworben und inhouse installiert. Der große Vorteil zeigt sich im Datenschutz, denn sämtliche Informationen verbleiben ausschließlich auf den Servern des jeweiligen Betriebs. Gleichzeitig liegt aber auch die komplette Verantwortung für das Hosting bzw. die Implementierung und die Wartung beim Unternehmen selbst. Es muss sich folglich um die Bereitstellung der notwendigen Kompetenzen und eine passende technische Infrastruktur gekümmert werden. On-premise kann manche Zeiterfassungssoftware open source und damit in bestimmten Unternehmens- bzw. Anforderungskontexten schließlich sehr kosteneffizient verwendet werden. Es ist durchaus möglich, hier ein vollkommen kostenloses Zeiterfassungstool zu bekommen. Die Einrichtung und Pflege bedürfen dennoch immer spezifischer Investitionen.

Worauf sollte man bei der Auswahl eines Zeiterfassung Tools besonders achten?

Wie bei jedem Software-Typ gibt es auch unter den Zeiterfassungstools diverse Schwerpunkte. Die größten Unterschiede liegen – abgesehen von ihrer Grundausrichtung als SaaS- oder On-Premise-Lösung - vornehmlich in den Funktionsumfängen. Dementsprechend sollten Interessierte Zeiterfassungssoftware vor der Anschaffung insbesondere darauf prüfen, ob alle benötigten Features vorhanden sind bzw. ob das fokussierte Tool die jeweiligen Anforderungen wirklich erfüllen kann. Die Beantwortung folgender Fragen ist essenziell:

  • Muss die Software in eine bestehende Systemarchitektur integriert werden – sind passende Schnittstellen vorhanden?
  • Soll das Tool teamfähig sein?
  • Müssen Projektzeiten, anwendungsbezogene Zeiten oder Anwesenheitszeiten erfasst werden - oder vielleicht alles?
  • Ist eine Urlaubsplanung gewünscht?
  • Wird eine Personaleinsatzplanung benötigt?
  • Auf welchen Endgeräten sollen Zeiten erfasst werden – vielleicht auch auf klassischen Terminals?
  • Sind spezielle Anwendungen für Außendienstler:innen erforderlich?
  • Sollen Zeiten offline erfasst und automatisch synchronisiert werden?
  • Ist es erforderlich, dass Rechnungen direkt aus dem System verschickt werden?