Zeiterfassungssoftware im Vergleich

Was ist Zeiterfassungssoftware?

Die Arbeitszeiterfassung der geleisteten Arbeitsstunden hat in der Arbeitswelt eine signifikante Bedeutung erlangt, besonders nachdem einige bedeutende Urteile zu Zeiterfassung die Rechtslage geprägt haben. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied, dass die systematische Erfassung der Arbeitszeit für Arbeitgeber innerhalb der EU verpflichtend sein muss, um die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Vorgaben in die nationale Rechtsprechung übernommen und bekräftigt, dass verschiedene Arbeitszeitmodelle entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen zu gestalten sind. Die verpflichtende Dokumentation soll sicherstellen, dass Überstunden und Pausen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen erfasst und vergütet werden. Zeiterfassungssysteme tut demnach genau das, was ihr Name vermuten lässt: Mit entsprechenden Tools sind Unternehmen sowie deren Mitarbeiter:innen in der Lage, Arbeitszeiten automatisiert festzuhalten und zu dokumentieren. Viele Zeiterfassung Tools können jedoch noch sehr viel mehr als das. Sie arbeiten eng mit Personalverwaltungslösungen, Lohnabrechnungs-Software sowie anderen Business-wichtigen Programmen zusammen und tragen so erheblich zur Effizienzsteigerung betreffender Prozesse bei.

Gute Zeiterfassung Software bringt unter anderem folgende Features bzw. Vorteile mit:

• Sie leistet einen starken Beitrag zur Effizienzsteigerung der Arbeitszeiterfassung und wesentlicher Prozesse um diese herum.
• Zeiterfassungssoftware bietet in aller Regel die Möglichkeit der Integration in vorhandene Buchhaltungs-Software- und/oder Lohnabrechnungs-Tools von Drittanbietern. Durch moderne Stempeluhren bieten elektronische Systeme eine hohe Sicherheit gegen Manipulationen, sodass die Arbeitszeiten zuverlässig erfasst werden.
• Sie verfolgt, berechnet und dokumentiert Zeit sowie Arbeitseinsatz auf unterschiedlichen Ebenen. Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeit können Überstunden exakt ermittelt werden. Dies schützt die Arbeitnehmer vor unvergüteter Mehrarbeit und gibt den Arbeitgebern eine klare Übersicht über die tatsächlich geleisteten Stunden.
• Sie lässt die Arbeitsleistung tiefgreifend analysieren und diesbezügliche Berichte erstellen. Durch die Erfassung von Pausenzeiten wird sichergestellt, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen eingehalten werden.
• Sie lässt die Arbeitsleistung tiefgreifend analysieren und diesbezügliche Berichte erstellen.

Das sind beliebte Zeiterfassungssoftwares:

• Crewmeister

• ZMI

• TimeTac

• Toggl Track

• GFOS

• ATOSS

• clocko:do

Wie funktioniert eine Zeiterfassungssoftware und welche zentralen Vorteile verschafft sie?

Zeiterfassungssoftware wird von Arbeitgebern*innen und Arbeitnehmern*innen in unterschiedlichsten Branchen verwendet. Sie hilft Anwendern*innen in erster Linie bei der Verwaltung der Arbeitszeit. Zeit ist eine wertvolle Ressource für jedes Unternehmen. Oftmals ist aber nicht bekannt, wie die Mitarbeiter*innen ihre Zeit verbringen. Zeiterfassungssysteme lösen dieses Problem, indem sie den Prozess der Erfassung der Zeit, die für gezielte Projektzeiterfassung aufgewendet wird, automatisiert und Daten liefert, welche über typische Stundenzettel hinausgehen. Anhand dieser Informationen können Betriebe über Analyse-Tools Einblicke in verschiedene Aspekte ihrer Tätigkeit gewinnen. Es lässt sich beispielsweise feststellen, welche Aufgaben am meisten Zeit bedürfen, welche Teammitglieder die Kapazität haben, zusätzliche Tasks zu übernehmen, oder welche Vorgänge im Unternehmen am profitabelsten sind. Diese Daten haben für Betriebe jeder Größe einen signifikanten f - vom Großkonzern bis zum Kleinunternehmen und Startup. Im Idealfall kann eine Zeiterfassungssoftware Unstimmigkeiten in Arbeitsabläufen kenntlich machen und Firmen sehr genau erkennen lassen, was funktioniert und was nicht. Daraus resultiert optimalerweise eine sehr effizient voranzutreibende Gewinnmaximierung. Nicht zuletzt sind Gehaltsabrechnungsvorgänge und – insbesondere bei Zeiterfassung Dienstleistung – Rechnungsstellungen weitgehend zu automatisieren. Das bedeutet eine massive Rationalisierung diesbezüglicher Buchführung. Zeiterfassung Tools können Zeiteingaben ohne weiteres Zutun in Gehaltsabrechnungssysteme übertragen. Eine transparente Zeiterfassungssoftware steigert nicht zuletzt die Produktivität der Mitarbeiter*innen, da sie praktisch automatisch das Arbeitszeitbewusstsein fördert. Eine genaue Zeiterfassung ist primär für Unternehmen wichtig, die ihren Kunden in einer Weise Stunden in Rechnung stellen müssen, wie Anwaltskanzleien, Steuerberater, Bauunternehmen oder Kreativagenturen, aber auch für Firmen in anderen Branchen.

Was sind die typischen Funktionen von Zeiterfassung Software?

Im Folgenden werden einige Kernfunktionen von Zeiterfassungssystemen vorgestellt. Wer ein Zeiterfassungstool kostenlos nutzen möchte, muss womöglich auf einige dieser Features verzichten. Generell haben natürlich nicht sämtliche Lösungen am Markt alle diese Funktionen an Bord, es handelt sich aber eben um die typischsten.

• Aufgaben-Timer: Das Herzstück vieler Zeiterfassung Tools bildet die Möglichkeit, zu überwachen, wie viel Zeit Mitarbeiter*innen mit einer bestimmten Aufgabe verbringen. Die Benutzer*innen richten Tasks ein, in denen sie beschreiben, woran sie arbeiten, und aktivieren den Timer dann mit einem Klick. Der Timer wird gestoppt, wenn die Arbeit erledigt oder die Arbeitszeit zu Ende ist. Bei einigen Produkten können die Benutzer*innen die Stunden auch eingeben, nachdem sie mit einer Aufgabe fertig sind, anstatt sie in Echtzeit zu verfolgen.
• Projektverwaltung: Neben der Erfassung einzelner Aufgaben ermöglichen Zeiterfassungstools die Dokumentation der Zeit, die für größere Projekte aufgewendet wird, welche oft mehrere einzelne Aufgaben umfassen. Durch die Projektzeiterfassung können Vorgesetzte, Projektbudgets überwachen, den Fortschritt bei der Fertigstellung verfolgen und Prognosen über den Zeitrahmen bis zum Abschluss erstellen. Anpassbare Tarife ermöglichen es zudem Unternehmen, die nach Stunden abrechnen, unterschiedliche Kosten für einzelne Aufgaben festzulegen – je nachdem, welche Art von Arbeit gerade verrichtet wird oder zu welchem Projekt die Aufgabe gehört.
• Stechuhr oder Stempeluhr: Für Unternehmen, die nur die allgemeinen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen erfassen möchten, enthalten einige Produkte eine digitale Stechuhr, mit der die Angestellten sich ein- und ausstempeln können, um ihre Gesamtarbeitszeit für jeden Tag zu erfassen. Das bedeutet deutlich weniger Aufwand und erspart den Mitarbeitern*innen das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln. Gerade für kleine Betriebe mit begrenzten Personalressourcen kann dies die Effizienz bei den Gehaltsabrechnungen deutlich erhöhen.
• Anwendungsbasierte Zeiterfassung: Einige Zeiterfassungssoftwares können erkennen, in welchem Programm oder auf welcher Website Nutzer*innen gerade arbeiten und dann automatisch einen Timer für eine bestimmte Aufgabe starten. Diese automatische Zeiterfassungsfunktion hilft, das häufige Problem zu verringern, dass Mitarbeiter vergessen, den Timer-Button zu betätigen.
• Anpassbare Berichte: Einer der größten Vorteile, den ein Zeiterfassungstool bringen kann, ist die Möglichkeit, eine Vielzahl von Berichten zu erstellen, welche die von den Mitarbeitenden erfassten Daten nutzen. Zu den grundlegenden Reports gehören Zusammenfassungen der für verschiedene Projekte aufgewendeten Zeiten auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis. Manager*innen können diese Berichte in der Regel an den gewünschten Detaillierungsgrad anpassen - einschließlich einer Aufschlüsselung der Stunden, die für ganz bestimmte Tasks innerhalb eines Projekts erfasst wurden. Andere Beispiele sind Berichte, welche die Arbeitszeit pro Mitarbeiter*in analysieren und aufzeigen, zu welchen Tageszeiten oder an welchen Wochentagen Angestellte am meisten leisten oder wie viel Abwesenheit es zu bestimmten Zeiten gab. Einige Plattformen verschaffen zudem Gelegenheit, solche Berichte zu automatisieren, sodass Manager:innen sie regelmäßig per E-Mail erhalten.
• Automatisierte Erinnerungen: Eine häufige Quelle der Frustration mit Zeiterfassungsprogrammen ist die Tatsache, dass Mitarbeitende nicht selten vergessen, benötigte Features einzureichen oder gar ihre Arbeitsstunden zu erfassen. Damit Verantwortliche nicht andauernd auf die korrekte Verwendung entsprechender Anwendungen aufmerksam machen müssen, bieten viele Produkte automatische Mitteilungen, die genau solche Hinweise ausgeben. Das schont den manuellen Aufwand und die Erinnerung der Mitarbeiter*innen.
• Projekt-Dashboards: Um einen aktuellen Überblick der Projektfortschritte zu erhalten, können Manager:innen sogenannte Projekt-Dashboards verwenden, die entsprechende Daten auf einem Screen präsentieren. Diese Dashboards können eine Vielzahl von Metriken anzeigen – beispielsweise wie viele Arbeitsstunden Mitarbeitende schon für das Projekt aufgewendet haben, wie viel des Projektbudgets verbraucht wurde und ob ein Projekt auf dem richtigen Weg ist, um innerhalb der vorgegebenen Frist zum Abschluss zu gelangen.
• Team-Dashboards: Anhand von Team-Dashboards, aus denen hervorgeht, wie viel Zeit jedes Teammitglied gearbeitet hat und womit es seine Zeit verbracht hat, kann abgeleitet werden, welche Mitarbeiter:innen die Kapazität haben, zusätzliche Tasks zu übernehmen, und wer vielleicht überlastet ist.
• Erstellung von Rechnungen: Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen Software zur Zeiterfassung einsetzen, ist die einfache Nutzung von Zeitinformationen für die Rechnungsstellung an Kunden:innen. Mit einer Rechnungsstellungsfunktion werden die detaillierten Zeiterfassungsdaten automatisch in eine Rechnung umgewandelt, welche das Unternehmen exportieren und versenden kann. Bei Produkten, die nicht über ein in die Plattform integriertes Rechnungs-Tool verfügen, besteht häufig die Möglichkeit, die Zeiteinträge in ein solches zu übertragen.
• Zeiterfassung App: Während für viele Unternehmen in puncto Zeiterfassungsprogramme eine Desktop-Anwendung ausreichend ist, kann für Betriebe mit Außendienstmitarbeitern:innen eine mobile App wichtig sein. Diese Apps synchronisieren die Zeiteinträge oft geräteübergreifend, sodass die Mitarbeiter:innen von einem Device zum anderen wechseln können. Standortbezogene Tracking-Funktionen in mobilen Apps, einschließlich Geofencing-Features, ermöglichen es Managern:innen, nicht nur zu sehen, wann die Mitarbeiter:innen arbeiten, sondern auch, wo sie sich befinden. Letzteres kann Unternehmen wiederum sehr behilflich sein, um Außendienstler:innen effizient einzusetzen.

Welche Typen von Zeiterfassungssoftware gibt es?

Über die letzten Jahre hat der Trend zur Cloud zunehmend an Fahrt aufgenommen. Auch Zeiterfassungssoftware wird längst in der Cloud angeboten. Sie ist dann nicht mehr auf lokalen Servern im Unternehmen gehostet, sondern bei einem externen Partner. Die Stunden werden online erfasst. Viele Entwickler bieten ihre Lösungen unter diesen Voraussetzungen direkt auf ihrer Website an. Wer Zeiterfassungssoftware webbasiert verwendet, muss zur Nutzung der Features nichts weiter tun, als sich per Browser anzumelden - und schon stehen sämtliche Optionen des gewählten Pakets zur Verfügung. In diesem Zusammenhang wird auch von Software-as-a-Service (SaaS) gesprochen. Tatsächlich ist dieser Ansatz für die Zeiterfassung sehr sinnvoll. Denn Mitarbeitern:innen wird die Verwendung der Lösung so über jedes internetfähige Gerät ermöglicht. Weiterhin müssen sich Betriebe keine Sorgen über komplexe Einrichtungsschritte und eine langfristige Wartung machen. Der Provider übernimmt sämtliche Arbeiten und bietet zudem mitunter noch einen umfassenden Support zur maximal vorteilhaften Verwendung des Systems. Entsprechende Zeiterfassungssoftware kostenlos zu nutzen, ist häufig nur über einen gewissen Testzeitraum möglich – SaaS kostet in der Regel Geld. Alternativ besteht für Unternehmen nach wie vor die Chance, Tools zur Arbeitszeiterfassung in Anspruch zu nehmen, die als On-Premise-Lösung funktionieren. Es handelt sich hierbei zusammenfassend um das klassische Bereitstellungsprinzip für Software. Das Zeiterfassung-Tool wird bei diesem Ansatz in aller Regel für einen einmaligen Kaufpreis erworben und inhouse installiert. Der große Vorteil zeigt sich im Datenschutz, denn sämtliche Informationen verbleiben ausschließlich auf den Servern des jeweiligen Betriebs. Gleichzeitig liegt aber auch die komplette Verantwortung für das Hosting bzw. die Implementierung und die Wartung beim Unternehmen selbst. Es muss sich folglich um die Bereitstellung der notwendigen Kompetenzen und eine passende technische Infrastruktur gekümmert werden. On-premise kann manche Zeiterfassungssoftware open source und damit in bestimmten Unternehmens- bzw. Anforderungskontexten schließlich sehr kosteneffizient verwendet werden. Es ist möglich, hier ein vollkommen kostenloses Zeiterfassungstool zu bekommen. Die Einrichtung und Pflege bedürfen dennoch immer spezifischer Investitionen.

Worauf sollte man bei der Auswahl eines Zeiterfassung-Tools besonders achten?

Wie bei jedem Software-Typ gibt es auch unter den Zeiterfassungstools diverse Schwerpunkte. Die größten Unterschiede liegen – abgesehen von ihrer Grundausrichtung als SaaS- oder On-Premise-Lösung - vornehmlich in den Funktionsumfängen. Dementsprechend sollten Interessierte Zeiterfassungssoftware vor der Anschaffung insbesondere darauf prüfen, ob alle benötigten Features vorhanden sind bzw. ob das fokussierte Tool die jeweiligen Anforderungen wirklich erfüllen kann. Die Beantwortung folgender Fragen ist essenziell:

• Muss die Software in eine bestehende Systemarchitektur integriert werden – sind passende Schnittstellen vorhanden?
• Soll das Tool teamfähig sein?
• Müssen Projektzeiten, anwendungsbezogene Zeiten oder Anwesenheitszeiten erfasst werden - oder vielleicht alles?
• Ist eine Urlaubsplanung gewünscht?
• Wird eine Personaleinsatzplanung benötigt?
• Auf welchen Endgeräten sollen Zeiten erfasst werden – vielleicht auch auf klassischen Terminals?
• Sind spezielle Anwendungen für Außendienstler*innen erforderlich?
• Sollen Zeiten offline erfasst und automatisch synchronisiert werden?
• Ist es erforderlich, dass Rechnungen direkt aus dem System verschickt werden?