Lohnabrechnung und Zeiterfassung: Das müssen Arbeitgeber*innen beachten

Mit 30 bis 50 % der Gesamtkosten eines Unternehmens gehören die Personalkosten zu den größten Ausgaben. Um sie zu minimieren, führen Unternehmen eine Vielzahl von Maßnahmen durch – darunter auch die Erfassung der Arbeits- und Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter*innen. Die Zeiterfassung hilft aber auch bei der Erstellung korrekter Lohnabrechnungen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie sich die Zeiterfassung auf die Lohnabrechnung auswirkt und geben dir einen Überblick über die besten Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungstools.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, das die Vergütung der Angestellten über einen bestimmten Zeitraum aufschlüsselt. Sie enthält verschiedene Lohnarten wie Urlaubsgeld, Krankengeld und Zuschläge. Zudem weist sie die vermögenswirksamen Leistungen, die Steuerfreibeträge und die Kirchensteuerabzüge auf.

Als Arbeitgeber*in bist du gesetzlich dazu verpflichtet, Lohnabrechnungen für deine Mitarbeiter*innen zu erstellen. Alle Lohnabrechnungen müssen laut Gewerbeordnung § 108 in Textform vorliegen. Sie können aber auch digital verschickt werden, beispielsweise als PDF-Datei, solange die Beschäftigten auf das Dokument zugreifen können.

Beachte: Als Selbstständige*r benötigst du in der Regel keine Lohnabrechnung. Anders sieht es aus, wenn du dich als Firmeninhaber*in selbst in deinem Unternehmen beschäftigst. In diesem Fall wirst du zum*zur geschäftsführenden Gesellschafter*in und erhältst daher einen Lohn.

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Wie wird eine Lohnabrechnung erstellt?

Als Arbeitgeber*in bist du für die Erstellung der Lohnabrechnungen deiner Mitarbeiter*innen verantwortlich. Um diesen Prozess zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden, kannst du auf Lohnabrechnungsprogramme zurückgreifen oder deine Lohnabrechnungen von einem*einer Steuerberater*in erstellen lassen. Planst du sie selbst zu erstellen, gibt es fünf grundlegende Schritte, die du beachten musst:

1. Fange mit den Daten deiner Mitarbeiter*innen an

Wenn du eine Lohnabrechnung erstellst, müssen alle Angaben der Arbeitnehmer*innen korrekt und vollständig sein. Das Dokument muss zum Beispiel die aktuelle Adresse der Angestellten, das richtige Geburtsdatum und eine gültige Sozialversicherungsnummer enthalten. 

2. Berechne den Bruttoverdienst

Sobald du die Daten deines*deiner Mitarbeiter*in eingegeben hast, ist es an der Zeit, den Bruttoverdienst zu berechnen. Das ist der Gesamtbetrag des Einkommens, den dein*deine Arbeitnehmer*in in einem bestimmten Zeitraum verdient hat, ungeachtet der Abzüge. Zum Bruttoverdienst zählen das Grundgehalt, Zulagen, Überstunden und Prämien.

3. Bestimme die Abzüge 

Der nächste Schritt ist die Berechnung der Abzüge. Die häufigsten Posten, die hier einbezogen werden, sind die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag, die Kirchensteuer, die Krankenversicherung sowie die Rentenversicherung.

4. Kalkuliere das Nettogehalt

Um den Nettolohn deiner Angestellten zu ermitteln, musst du die Abzüge (aus Schritt 3) vom Bruttoverdienst (aus Schritt 2) abziehen. Prüfe außerdem, ob weitere Abgaben wie Pfändungen, Vermögensbildung oder betriebliche Altersvorsorge anfallen. Sobald der Nettobetrag ermittelt wurde, wird er gemäß den Bedingungen des Arbeitsvertrags an den*die Arbeitnehmer*in überwiesen.

5. Zahle die Lohnsteuer und Sozialabgaben

Mit der Überweisung des Lohns ist es aber noch nicht getan. Als Arbeitgeber*in musst du auch die Lohnsteuer deiner Beschäftigten in deiner Lohnsteueranmeldung angeben und an das Finanzamt überweisen. Obendrein musst du die Beiträge für die Krankenversicherung, die Pflegeversicherung und die Rentenversicherung deiner Mitarbeiter*innen anmelden und abführen.

Beachte: Nach dem § 41 Einkommenssteuergesetz (EStG), müssen lohnsteuerpflichtige Unterlagen wie Gehaltsabrechnungen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung benötigt werden, müssen dagegen zehn Jahre lang aufgehoben werden.

Was muss eine Lohnabrechnung enthalten?

Nach dem § 108 Abs.3 Satz 1 GewO muss die Lohnabrechnung die folgenden Angaben enthalten:

1. Name und Adresse der Arbeitgeber*innen und der Arbeitnehmer*innen
2. Bezugsdatum der Lohnabrechnung 
3. Datum, an dem die Lohnabrechnung erstellt wurde
4. Steuer- und Sozialversicherungsnummer der Arbeitnehmer*innen
5. Personalnummer oder Vertragsnummer der Arbeitenden 
6. Bruttolohn 
7. Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
8. Steuerfreibeträge
9. Lohnsteuer
10. Sozialversicherungsbeiträge
11. Kirchensteuerabzug 
12. Geldwerte Sachbezüge 
13. Vermögenswirksame Leistungen
14. Aufwandsentschädigungen
15. Auszahlungsbetrag
16. Bankdaten der Angestellten

Unten findest du ein Beispiel für eine Lohnabrechnung von Personio:

Beispiel Lohnabrechnung Personio

Warum ist die Zeiterfassung für eine Lohnabrechnung wichtig? 

Die Zeiterfassung deiner Mitarbeiter*innen ist die Grundlage für die Lohnabrechnung. Sie gibt die genaue Zeitspanne an, in der deine Beschäftigten gearbeitet haben. Dazu gehören der Beginn und das Ende der Arbeitszeiten sowie die Pausenzeiten. Moderne Zeiterfassungssysteme verfolgen darüber hinaus auch die Krankheitszeiten deiner Mitarbeiter*innen, Dienstreisen sowie die Zeit, die sie für Weiterbildungen und Elternzeit aufwenden. All dies ermöglicht es dir, die Arbeits- und Überstunden einfach und genau zu berechnen.

Die Vorteile der Zeiterfassung beschränken sich aber nicht nur auf die Lohnabrechnung. Sie hilft auch dabei:

• Arbeitnehmer*innen zu identifizieren, die häufig krank sind oder zu spät zur Arbeit kommen.
• Die Leistung der Mitarbeiter*innen oder des Teams zu überprüfen. 
• Verstöße wie die falsche Berechnung von Überstunden oder die Nichtbezahlung der geleisteten Stunden zu verhindern.
• Zu vermeiden, dass Mitarbeiter*innen Zeitdiebstahl, beispielsweise durch verlängerte Pausen begehen.
• Teams zu identifizieren, die über- oder unterbeschäftigt sind.
• Urlaubstage zu verwalten und Unterbesetzungen vorzubeugen.

Welche Tools eignen sich zur Zeiterfassung und Lohnabrechnung?

Die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen manuell zu erfassen und Lohnabrechnungen mithilfe von Vorlagen zu erstellen, spart dir vielleicht etwas Budget. Wenn dein Unternehmen jedoch wächst, kann die manuelle Durchführung dieser Prozesse zu einer Reihe von Problemen führen: ungenaue Daten, fehlerhafte Lohnabrechnungen und verlorene Zeit. Um diese zu verhindern, kannst du Zeiterfassungssoftware und Lohnabrechnungsprogramme einsetzen.

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Tipp: Um das Potenzial deiner Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungsprogramme zu maximieren, kannst du die beiden Lösungen miteinander verbinden. Dadurch verringert sich der Aufwand für die Dateneingabe und -übertragung. Außerdem minimiert es menschliche Fehler, indem es die manuelle Arbeit reduziert und sicherstellt, dass alle Daten korrekt und aktuell vorliegen. 

Zeiterfassung und Lohnabrechnung gehen Hand in Hand

Die Zeiterfassung und die Lohnabrechnung sind zwei entscheidende Prozesse im Personalwesen. Die Zeiterfassung gibt dir Aufschluss darüber, wie viel deine Mitarbeiter*innen tatsächlich gearbeitet haben. Sie zeigt dir auch, wie viel Urlaub sie genommen haben und wie viele Tage sie krank waren oder zu spät zur Arbeit kamen. Diese Informationen kannst du dann für das Abrechnen des Lohns nutzen.

Die Erstellung der Lohnabrechnung dreht sich um diese fünf grundlegenden Schritte:

1. Arbeitnehmerdaten eingeben
2. Bruttolohn berechnen
3. Abzüge ermitteln
4. Nettolohn berechnen und auszahlen
5. Lohnsteuer und Sozialabgaben zahlen

Um Fehler bei deinen Lohnabrechnungen vorzubeugen, kannst du dir die Vorteile von Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungstools zunutze machen. Das Zeiterfassungsprogramm hilft dir, die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen digital zu erfassen. Diese Daten kannst du dann in eine Lohnabrechnungssoftware übertragen, um Abzüge schneller zu berechnen und genaue Lohnabrechnungen zu erstellen.

Möchtest du mehr über Zeiterfassungssoftwares erfahren? Dann solltest du unseren Software-Guide zur Zeiterfassung herunterladen, in dem wir die besten Zeiterfassungsprogramme, ihre Kosten und Funktionen vergleichen. Und auch für Lohnabrechnungsprogramme findest du auf OMR Reviews eine Übersicht der verschiedenen Tools und ihrer Features.