In 7 Schritten zur Lohnabrechnung

Katharina-Maria Röder 6.4.2023

Wir zeigen dir, wie du die Lohnabrechnung für dein Unternehmen Schritt für Schritt erstellst

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Das Thema wirft gerade zu Beginn viele Fragen auf. Angefangen bei dem Unterschied zwischen Lohn und Gehalt. Dieser Artikel gibt dir Antworten auf diese und weitere Fragen. Wir erklären dir, was eine Lohnabrechnung ist, wie sie aufgebaut ist, was sie enthalten muss und wie du Schritt für Schritt eine Lohnabrechnung erstellst. Wir gehen auch auf die Vorteile ein, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen oder erstellen zu lassen. Zum Schluss stellen wir dir einige Tools vor, mit denen du die Lohnabrechnung ganz einfach selbst erstellen kannst.

Lohnabrechnungen zu erstellen muss nicht schwer sein, es braucht nur Verständnis und die richtige Software.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, das darstellt, wie sich das Arbeitsentgelt von Arbeitnehmer*innen in einem bestimmten Zeitraum zusammensetzt. In der Lohnabrechnung werden alle Bezüge wie Lohn, Zuschläge, Urlaubsgeld und vermögenswirksame Leistungen sowie Abzüge für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge aufgeführt. Die Lohnabrechnung dient dazu, den Lohn für alle Beteiligen aufzuschlüsseln und nachvollziehbar darzustellen. Die Lohnabrechnung muss laut § 108 GewO in Textform erstellt werden, kann jedoch auch digital erfolgen, bspw. als PDF. Es muss allerdings gewährleistet sein, dass die Arbeitnehmer*innen das Dokument abrufen können. Wann die Lohnabrechnung fällig ist, regelt der Arbeitsvertrag.

Worin unterscheiden sich eine Lohnabrechnung und eine Gehaltsabrechnung?

Die Begriffe Lohn und Gehalt werden oft synonym verwendet, es gibt jedoch wesentliche Unterschiede. Der Lohn wird anhand der geleisteten Arbeitsstunden oder der produzierten Stückzahl berechnet und kann daher variieren. Das Gehalt hingegen ist ein fest vereinbartes, regelmäßig wiederkehrendes Entgelt der Arbeitnehmer*innen. Das Grundgehalt ist also in jedem Monat gleich hoch. Der Aufbau und die Bestandteile einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung sind sehr ähnlich. Der Unterschied liegt in der Berechnung des Bruttomonatsentgelts. Beim Monatsgehalt ist das recht einfach. Es ist das im Arbeitsvertrag vereinbarte Entgelt. Der Monatslohn wird auf verschiedenen Wegen berechnet, z. B. Festgehalt plus Prämie oder geleistete Arbeitsstunden mal vereinbarter Stundenlohn. Als Arbeitgeber*in musst du in jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung vermerken, ob es sich um Lohn oder Gehalt handelt.

Was muss in einer Lohnabrechnung enthalten sein?

Für die Lohnabrechnung gelten bestimmte Pflichtangaben. Diese werden in § 108 der Gewerbeordnung genannt. Laut der Gewerbeordnung müssen mindestens Angaben zum Abrechnungszeitraum und zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten sein. Das ist jedoch nicht alles. Es gibt eine lange Liste von Pflichtangaben in der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales, § 108 Abs. 3 S. 1 GewO.

Hier ist ein Einblick in die Liste der Pflichtangaben:

Abrechnungszeitraum
Beginn der Beschäftigung, ggf. Ende des Beschäftigungsverhältnisses
Name und Anschrift des Arbeitgebers, der Arbeitgeberin
Name und Anschrift des Mitarbeiters, der Mitarbeiterin
Anzahl der Kinder, die steuerlich berücksichtigt werden müssen
Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer des Arbeitnehmers, der Arbeitnehmerin zu berücksichtigende Freibeträge der Bruttolohn
Wenn vorhanden: Zulagen für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit, deren Art und Höhe
Art und Höhe weiterer Zulagen oder Abschlagszahlungen, wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld
Detaillierte Aufstellung der Art und Höhe aller einbehaltenen Abzüge
Der auszubezahlenden Nettolohn

Neben den Pflichtangaben kann die Lohnabrechnung noch weitere Angaben enthalten, die bspw. von der Art der Beschäftigung abhängen. Zudem unterscheiden sich die Lohnabrechnungen im DACH-Raum, da z. B. die Sozialversicherungsbeiträge unterschiedlich sind.

Wie ist eine Lohnabrechnung aufgebaut?

Neben den Pflichtangaben gibt es einen bestimmten Aufbau, der für die Lohnabrechnung festgelegt ist. Der erste Teil enthält allgemeine Pflichtangaben wie Name, Anschrift, Steuernummer, Steuerklasse und Abrechnungszeitraum.

Der zweite Teil enthält dann die einzelnen Bestandteile des Arbeitsentgelts wie Bruttolohn, steuerliche Abzüge, Sozialversicherungsbeiträge, Steuerfreibeträge, Nettolohn und Auszahlungsbetrag.

Im letzten Teil finden sich häufig die Kontodaten des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin, falls vorhanden die betriebliche Altersversorgung und ggf. ein Hinweis darauf, dass die Abrechnung nach § 108 Abs. 3 Gewerbeordnung erstellt wurde.

So könnte der Aufbau zur Berechnung einer Lohnabrechnung aussehen:

Bild: Beispiel Lohnabrechnung

Hier ist ein Beispiel einer echten Lohnabrechnung von Sage. Du kannst es im Sage Musterlohnabrechnungspaket herunterladen. Bevor du sich für eine Lösungung entscheidest, kann zunächst ein Überblick der Sage Lösungen verschafft werden.

Bild: Echte Lohnabrechnung Sage

Wer muss eine Lohnabrechnung erstellen?

Als Arbeitgeber*in bist du per Gesetz nach § 108 GewO für die Erstellung der Lohnabrechnung verantwortlich. In KMU wird sie häufig von der Lohnbuchhaltung erstellt. Kleine und mittlere Unternehmen lassen diese Aufgabe oft von einem externen Dienstleister erledigen.

Wie erstellst du eine Lohnabrechnung?

Unabhängig davon, ob du eine Software verwendest oder die Lohnabrechnung mit einer Vorlage erstellst, die grundlegenden Schritte bleiben gleich. Der Prozess der Lohnabrechnung besteht aus fünf Bestandteilen, die in sieben Schritte unterteilt sind:

Erfassung der Stammdaten deiner Mitarbeiter*innen
Lohnabrechnung berechnen
Lohnabrechnung erstellen
Lohnabrechnung versenden
5. Lohnabrechnung aufbewahren

Schritt 1: Erfassung der Mitarbeiterdaten

Zuerst müssen die Daten deiner Mitarbeiter*innen sorgfältig erfasst werden. Stelle sicher, dass die Daten der Mitarbeiter*innen vollständig und korrekt sind. Dazu gehört z. B. die Überprüfung der Sozialversicherungsnummer und der Steuerklasse sowie des Familienstandes, der Adresse, des Geburtsdatums und der Bankverbindung. Hier wird auch erfasst, wie viele Stunden die Mitarbeiter*innen arbeiten und wie viele vorhandene Urlaubstage sie haben.

Schritt 2: Ermittlung des Bruttoverdienstes

Als Nächstes ermittelst du den Bruttoverdienst. Dazu musst du alle Vergütungen berücksichtigen, die deine Mitarbeiter*innen im Abrechnungszeitraum erhalten haben. Dazu gehören neben dem Grundgehalt auch Überstunden, Boni, Prämien und Zulagen. Alle Vergütungen müssen in der richtigen Währung angegeben werden. Zusätzliche Informationen wie Steuerbefreiungen und Abgaben auf den Bruttolohn werden ebenfalls erfasst.

Schritt 3: Ermittlung der Abzüge

Die Abzüge deiner Mitarbeiter*innen hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. dem Gehalt, der Steuerklasse und der Sozialversicherung. Außerdem musst du alle relevanten Abgaben wie Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Arbeitslosenversicherung und Krankenversicherung berücksichtigen. Diese variieren je nach den lokalen gesetzlichen Bestimmungen. In einigen Ländern wird z. B. keine Kirchensteuer erhoben, während in anderen Ländern für höhere Einkommen ein anderer Steuersatz gilt. Weitere Abzüge wie Versicherungsbeiträge oder vermögenswirksame Leistungen werden ebenfalls erfasst.

Schritt 4: Berechnung des Nettogehalts

Um den Nettoverdienst zu berechnen, ziehe alle Abzüge aus Schritt 3 ab. Prüfe an dieser Stelle, ob weitere Nettoabzüge den Nettolohn verringern. Das können Raten für ein Arbeitgeberdarlehen, Beträge zur Vermögensbildung oder eine Gehaltspfändung sein.

Schritt 5: Erstellung der Abrechnung mit Auszahlungsbetrag

Die Abrechnung enthält nun alle relevanten Informationen übersichtlich aufgelistet. Hier sind noch Angaben wie Bankverbindung und Kontodaten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters enthalten. Falls vorhanden, auch die Angaben zur betrieblichen Altersversorgung. Das Einzige, was jetzt noch fehlt: der Auszahlungsbetrag. Das ist der Betrag, der am Ende nach allen Abzügen übrig bleibt. Diesen überweist du deinen Mitarbeiter*innen.

Schritt 6: Meldungen abschicken

Mit der Überweisung des Auszahlungsbetrags an deine Mitarbeiter*innen ist deine Arbeit noch nicht erledigt. Als Arbeitgeber*in bist du verpflichtet, die Lohnsteuer deiner Arbeitnehmer*innen an das zuständige Finanzamt zu überweisen. Die Höhe der einzubehaltenden Lohnsteuer musst du in der Lohnsteueranmeldung angeben. Wie oft du die Lohnsteueranmeldung abgeben musst, hängt von der Summe der im Vorjahr abgeführten Lohnsteuer ab. Bitte beachte die gesetzlichen Fristen und Formvorschriften. Regelungen und Beispiele zur Berechnung und Abführung der Lohnsteueranmeldung findest du in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LstDV).

Als Arbeitgeber*in musst du außerdem die abzuführenden Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung bei allen Krankenkassen deiner Mitarbeiter*innen anmelden und die Beiträge abführen.

Schritt 7: Archivierung der Lohnabrechnung

Nun kommen wir zum letzten Schritt. Die Lohnabrechnung muss für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, um sie z. B. bei einer Prüfung durch das Finanzamt vorlegen zu können. Lohnabrechnungen betreffen die Lohnsteuer und müssen daher mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Es gibt jedoch keine gesetzlichen Vorgaben, ob die Lohnabrechnung analog oder digital aufbewahrt werden muss. Sind die Unterlagen für die Gewinnermittlung des Unternehmens von Bedeutung, müssen sie zehn Jahre aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren gilt, wenn die Unterlagen Ansprüche auf Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge enthalten.

Es gibt noch einige andere Dinge, die du beachten solltest. Halte die Daten deiner Mitarbeiter*innen immer auf dem aktuellen Stand. Änderungen können sich z. B. durch Lohnerhöhungen oder den Wechsel der Steuerklasse ergeben. Prüfe genau, auf welche Positionen der Lohnabrechnung sich die Änderung auswirkt.

Genauso wichtig ist die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Du musst alle aktuellen gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigen, damit die Abrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Hier gibt es häufig Änderungen, die du verfolgen musst, um nicht gegen Vorschriften zu verstoßen.

Solltest du dennoch einen Fehler in der Lohnabrechnung gemacht haben, hast du drei Monate Zeit, diesen zu korrigieren. Man spricht dann von einer Rückrechnung. Anders sieht es aus, wenn du zu wenig Lohnsteuer einbehalten hast. Eine nachträgliche Korrektur ist nicht zulässig.

Lohnabrechnung selbst erstellen oder erstellen lassen?

KMU lagern die Lohnabrechnung häufig an ein Buchhaltungsbüro oder eine*n Steuerberater*in aus. Größere Unternehmen haben dafür i. d. R. eine eigene Buchhaltungs-Abteilung. Beide Varianten haben Vorteile, schauen wir mal, welche das sind.

Das spricht dafür, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen:

Der Datenschutz ist einfacher zu gewährleisten, denn interne Daten bleiben intern.
Mit unterstützender Software kann die Lohnabrechnung relativ schnell und einfach erledigt werden.
Du bist unabhängig von Dritten, Änderungen können schnell selbst umgesetzt werden.
Es kann u. U. günstiger sein, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen.
Du hast jederzeit Zugang zu allen Daten und Informationen deiner Mitarbeiter*innen.

Das sind deine Vorteile, wenn du die Lohnabrechnung erstellen lässt:

Du sparst Zeit.
Du kannst dich auf das Kerngeschäft konzentrieren.
Du sparst Kosten für eigenes Personal.
Rechtssicherheit ist gegeben durch das Fachwissen deiner Dienstleister*innen.
Beratung ist immer verfügbar, wenn du sie brauchst.

Egal ob die Lohnabrechnung intern oder extern erledigt wird, die meisten Unternehmen nutzen Software, um sich die Arbeit zu erleichtern.

Welche Tools eignen sich für die Erstellung eine Lohnabrechnung?

Ein gutes Lohnabrechnungsprogramm unterstützt dich dabei, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Mithilfe der Software musst du die Stammdaten deiner Mitarbeiter*innen nur einmal erfassen. Anhand der von dir eingegebenen Daten werden die Löhne und Gehälter automatisch berechnen und die monatliche Lohnabrechnung mit wenigen Klicks erstellt.

Die Auswahl an Lohnabrechnungsprogrammen ist groß – wir haben dir eine kleine Auswahl zusammengestellt:

Personio