Payroll selbst erstellen – So gelingt die Entgeltabrechnung effizient und fehlerfrei

1. Was ist eine Entgeltabrechnung?
2. Für wen lohnt es sich, die Entgeltabrechnung selbst zu erstellen?
3. Herausforderungen bei der Entgeltabrechnung
4. Lösungen und Tools für die Entgeltabrechnung
5. Payroll einfach selbst erstellen – mit Paychex Plus
6. Payroll selbst erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
7. FAQ Payroll erstellen: Häufig gestellte Fragen
8. Payroll selbst erstellen: Das lohnt sich!

Stell dir vor, du hättest die Kontrolle über die Entgeltabrechnung deines Unternehmens – ohne auf teure externe Dienstleister*innen angewiesen zu sein. Klingt gut, oder? Für viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) sowie Selbstständige ist dies nicht nur ein Traum, sondern eine sinnvolle Alternative. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du die Entgeltabrechnung selbst erstellst, welche Vorteile das bringt und welche Payroll-Programme dir dabei helfen.

Exkurs: Entgelt- oder Lohnabrechnung?

Bevor wir uns ins Thema stürzen, ein kleiner Hinweis zur hier verwendeten Terminologie: In der Vergangenheit wurde zwischen „Lohn“ für Arbeiter*innen und „Gehalt“ für Angestellte unterschieden. Diese Unterscheidung ist jedoch inzwischen überholt. Seit der Aufhebung der sozialversicherungsrechtlichen Trennung zwischen Arbeiter*innen und Angestellten spricht man korrekt nur noch von Entgeltabrechnung oder Payroll – auch wenn umgangssprachlich bisweilen noch von einer Lohnabrechnung die Rede ist.

Was ist eine Entgeltabrechnung?

Eine Entgeltabrechnung bildet die Basis für die Bezahlung deiner Mitarbeiter*innen und umfasst detaillierte Informationen zu ihrem Verdienst – vom Bruttolohn über Abzüge bis hin zum Nettolohn. Zudem enthält sie wichtige Angaben wie Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge, Zuschläge und eventuelle Boni.

Was muss in einer Entgeltabrechnung stehen?

Eine vollständige und korrekte Entgeltabrechnung sollte folgende Punkte enthalten:

• Arbeitgeberdaten: Name und Anschrift deines Unternehmens

• Arbeitnehmerdaten: Name, Anschrift, Sozialversicherungsdaten wie Krankenkasse und Sozialversicherungsnummer und Steuer-Identifikationsnummer deines*deiner Arbeitnehmer*in

• Zeiträume: Der Abrechnungszeitraum, für den die Entgeltabrechnung erstellt wird sowie Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses

• Bruttolohn: Gesamtbetrag des Bruttogehalts, einschließlich Grundgehalt, Überstunden und Angaben zu besonderen Zuschlägen wie für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit

• Steuerabzüge: Angaben zu Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag

• Sozialversicherungsbeiträge: Beiträge zur Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung

• Sonstige Abzüge: Weitere Abzüge wie vermögenswirksame Leistungen, Pfändungen oder freiwillige Versicherungen

• Nettolohn: Auszahlungsbetrag nach Abzug aller Steuern und Sozialversicherungsbeiträge

• Arbeitgeberanteile: Beiträge des Arbeitgebers zur Sozialversicherung (optional, aber oft für Transparenz empfohlen)

• Arbeitszeitangaben: Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und eventueller Überstunden

• Urlaubs-/Krankheitszeiten: Angaben zu genommenen Urlaubstagen oder krankheitsbedingten Ausfallzeiten

Warum ist eine korrekte Entgeltabrechnung wichtig?

Eine fehlerfreie Entgeltabrechnung ist das A und O für die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter*innen und den reibungslosen Ablauf in deinem Unternehmen. Fehlerhafte Abrechnungen können nämlich nicht nur Frustration hervorrufen, sondern auch sozialversicherungsrechtliche und steuerrechtliche Konsequenzen – zum Beispiel in Form von Nachzahlungen – nach sich ziehen.

Für wen lohnt es sich, die Entgeltabrechnung selbst zu erstellen?

Die selbstständige Erstellung der Entgeltabrechnung kann für eine Vielzahl von Unternehmen und Branchen von großem Vorteil sein. Während in großen Firmen oft ein spezialisiertes Team oder eine eigene Abteilung die Entgeltabrechnung übernimmt, stehen kleine Betriebe vor der Herausforderung, diesen Prozess intern zu übernehmen und dabei effizient zu gestalten. Dabei profitieren besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) häufig davon, ihre Payroll selbst in die Hand zu nehmen. Die Gründe dafür sind simpel: Eine eigens erstellte Payroll bedeutet nicht nur mehr Kontrolle und Übersicht über die eigenen Finanzen, sondern vor allem auch eine erhebliche Kostenersparnis für dich als Unternehmer*in.

Herausforderungen bei der Entgeltabrechnung

Bevor du eine Payroll selbst erstellen kannst, stehen erst einmal viele Fragezeichen im Raum. Kein Wunder: Die korrekte Payroll ist gerade zu Beginn eine anspruchsvolle Aufgabe in jedem Unternehmen. Zu den gängigen Herausforderungen zählen:

Komplexität der Gesetzeslage

Die gesetzlichen Anforderungen an die Entgeltabrechnung ändern sich kontinuierlich. Regelungen zu Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen, Mindestlöhnen und anderen arbeitsrechtlichen Bestimmungen werden regelmäßig aktualisiert. Diese Änderungen immer im Blick zu behalten und korrekt umzusetzen, erfordert viel Aufmerksamkeit und Fachkenntnis. Fehler in der Payroll können sozialversicherungsrechtliche und steuerrechtliche Konsequenzen und finanzielle Strafen nach sich ziehen, die es unbedingt zu vermeiden gilt. Dazu kommen branchenspezifische Regelungen und individuelle Tarifverträge, die zusätzliche Komplexität verursachen.

Zeitaufwand und Genauigkeit

Entgeltabrechnung sind ohne das richtige Tool zeitintensiv. Von der Datenerfassung bis zur Berechnung und abschließenden Kontrolle – jeder Schritt muss sorgfältig ausgeführt werden. Besonders in kleineren Unternehmen, in denen keine dedizierten Buchhaltungsabteilungen existieren, sind diese Aufgaben oft eine zusätzliche Belastung für das Management oder die administrative Assistenz. Da die Payroll zudem sensible personenbezogene Daten behandelt, ist maximale Genauigkeit, ein perfekter Datenschutz sowie eine lückenlose Datensicherheit absolute Pflicht.

Fachkräftemangel im Bereich der Lohnbuchhaltung

Der Fachkräftemangel betrifft viele Bereiche der Wirtschaft, so auch die Lohnbuchhaltung. Es ist nicht einfach, qualifizierte und erfahrene Mitarbeiter*innen zu finden, die sich mit den speziellen Anforderungen und der gesetzlichen Komplexität der Entgeltabrechnung auskennen. Die Lücke im Fachkräftebereich bedeutet für viele kleine und mittelständische Unternehmen, dass sie entweder auf externe Dienstleister zurückgreifen müssen – was kostspielig werden kann – oder dass weniger routinierte Mitarbeiter*innen diese Aufgabe übernehmen. Dies erhöht das Fehlerrisiko und verlängert die Zeit bis zur erfolgreichen Fertigstellung der Entgeltabrechnung.

Lösungen und Tools für die Entgeltabrechnung

Zugegeben: Die Erstellung einer Payroll mag auf den ersten Blick überwältigend erscheinen, aber mit den richtigen Softwarelösungen kannst du die erwähnten Herausforderungen problemlos bewältigen. Moderne Tools für die digitale Entgeltabrechnung bieten zahlreiche Vorteile und machen den Prozess effizienter und weniger fehleranfällig.

Vorteile, wenn du die Entgeltabrechnung selbst erledigst

Selbst durchgeführte Entgeltabrechnungen bieten dir als Unternehmer*in viele Vorteile:

• Kostenersparnis: Du sparst die Kosten für externe Dienstleister*innen oder spezialisierte Buchhalter*innen.

• Volle Kontrolle: Du behältst die gesamte Abwicklung in deinen eigenen Händen und kannst flexibel auf Änderungen reagieren.

• Zeitersparnis: Mit der richtigen Software sparst du Zeit, die du in andere wichtige Unternehmensbereiche investieren kannst.

• Datensicherheit: Du hast die volle Kontrolle über sensible Mitarbeiterdaten und musst diese nicht an Dritte weitergeben.

• Individuelle Anpassungen: Du kannst die Entgeltabrechnung jederzeit an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens oder deiner Branche anpassen.

Payroll einfach selbst erstellen – mit Paychex Plus

Paychex Plus auf OMR Reviews

Wenn du noch auf der Suche nach dem passenden Payroll-Programm bist, wirf einen Blick auf den Anbieter Paychex beziehungsweise deren Software Paychex Plus. Mit über 50 Jahren Erfahrung und mehr als 6.000 Unternehmens-Kunden deutschlandweit gehört Paychex zu den führenden Anbietern im Bereich der professionellen Entgeltabrechnung. Die Payroll-Software Paychex Plus wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die ihre Entgeltabrechnung selbstständig und effizient verwalten möchten. Die cloudbasierte Lösung ermöglicht deinem Unternehmen eine ortsunabhängige Verwaltung sämtlicher Gehaltsabrechnungen.

Features von Paychex Plus

• ITSG-Zertifizierung: Paychex Plus hat als erste cloudbasierte Payroll-Software in Deutschland das höchste Gütesiegel der ITSG erhalten. Diese Zertifizierung gewährleistet dir geprüfte Qualität und hohe Sicherheit.

• Made in Germany – Datenschutz und Sicherheit: Entwickelt und gehostet in Deutschland, bietet Paychex Plus höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Die Software ist selbstverständlich DSGVO-konform und stellt sicher, dass sensible Daten effizient und sicher verarbeitet werden.

• Effizienz und Rentabilität: Die Nutzung von Paychex Plus reduziert die manuelle Arbeit erheblich und ermöglicht es dir, dich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Dies führt zu einer Kostenersparnis und damit zu einer höheren Gewinnspanne.

• Genauigkeit und Konformität: Paychex Plus garantiert durch eine moderne Cloud-Infrastruktur eine sichere Datenverarbeitung. Dies minimiert das Fehlerrisiko und gewährleistet die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben.

• Kommunikations-Tools: Eine integrierte Nachrichtenfunktion beschleunigt die interne Kommunikation über die Entgeltabrechnung und steigert so die Effizienz.

• Cloudbasierte Lösungen: Paychex Plus ist vollständig cloudbasiert und erfordert keine Installation. Du kannst deine Entgeltabrechnungen jederzeit und von überall aus verwalten, was ortsunabhängiges Arbeiten unterstützt und IT-Ressourcen spart. Die gemeinsame Arbeit in einem System sorgt zudem für eine effiziente Vorbereitung der Abrechnung.

• Skalierbarkeit und Flexibilität: Der hohe Automatisierungsgrad von Paychex Plus beschleunigt Prozesse und verringert den administrativen Aufwand. Echtzeit-Testabrechnungen sind mit nur einem Klick möglich, was Verzögerungen reduziert und die Skalierung ohne Qualitätsverlust ermöglicht.

• Full-Service-Kombi: Falls es bei dir doch einmal zu Kapazitätsengpässen kommen sollte, bietet Paychex auch den Full-Service, bei dem das Unternehmen zeitweise deine Entgeltabrechnung übernimmt. Dies stellt sicher, dass du auch in Zeiten hoher Belastung unterstützt wirst.

Für wen ist Paychex Plus geeignet?

Paychex Plus richtet sich unter anderem an Unternehmen, die ihre Entgeltabrechnung effizient und selbstständig verwalten möchten – besonders geeignet ist es für kleine und mittlere Unternehmen sowie für Start-ups. Vor allem, wenn du weniger Erfahrung mit der Erstellung von Payrolls hast, ist die Software eine große Hilfe. Sie bietet dir eine einfache und sichere Möglichkeit, den Entgeltabrechnungsprozess zu meistern, ohne dass du umfangreiche Vorkenntnisse benötigst. Auch Selbstständige und Payroll-Dienstleister*innen profitieren von der benutzerfreundlichen Lösung, da sie Zeit und Kosten spart. Für Unternehmen mit einer größeren Belegschaft bietet Paychex Plus zudem die Flexibilität, sich an wachsende Anforderungen anzupassen. Kurzum: Paychex Plus eignet sich im Grunde für jedes Unternehmen, das die Payroll selbst erstellen möchte.

Payroll selbst erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Hast du dich für eine Entgeltabrechnungssoftware entschieden, wird es Zeit, an die konkrete Umsetzung zu gehen. Die folgende Anleitung zeigt dir am Beispiel von Paychex Plus, wie du deine erste Payroll selbst erstellst:

Schritt 1: Dateneingabe

Der erste Schritt bei der Erstellung einer Entgeltabrechnung ist die Dateneingabe. Am einfachsten ist es, wenn du dazu eine Software verwendest, die sich mit deinen HR-Systemen verknüpfen lässt. Auf diese Weise gewährleistest du einen nahtlosen Datenfluss ohne Systembrüche. Paychex Plus kann beispielsweise per API in Zeiterfassungs-Tools und HR-Systeme gekoppelt werden. 

Um die Genauigkeit deiner Payroll abzurunden, lässt du deine Eingaben automatisch von der Software validieren. Dies minimiert Fehler und stellt sicher, dass alle Daten stets korrekt sind. Begleitend dazu nutzt du das Änderungsprotokoll, um alle Anpassungen von den beteiligten Akteur*innen lückenlos zu überwachen und zu verifizieren. Übrigens: In unserem anderen Ratgeber zeigen wir dir, wie du Zeiterfassung und Entgeltabrechnung korrekt kombinierst.

So sieht das Dashboard für deine automatisierte Entgeltabrechnung aus, wenn du Paychex Plus benutzt.

Schritt 2: Automatisierung der Payroll

Nachdem die Daten erfolgreich eingegeben und überprüft wurden, solltest du so viele Prozesse wie möglich automatisieren. Damit hältst du den wiederkehrenden Arbeitsaufwand möglichst gering und steigerst die Effizienz bei der Entgeltabrechnung. Der Grad der Automatisierungsmöglichkeiten hängt natürlich von der gewählten Software ab. Mit Paychex Plus kannst du beispielsweise nahezu jeden Payroll-Prozess beschleunigen. Zudem bietet die Software dir eine praktische Echtzeit-Vorschau. Mit ihr kannst du jederzeit eine Vorschau deiner Payroll erstellen, um Fehler frühzeitig zu erkennen und sie vor der endgültigen Abrechnung zu korrigieren. 

Zusätzlich behältst du mithilfe des Tools stets die Gesamtkosten und deren Zusammensetzung im Blick. Dieser umfassende Überblick verschafft dir Transparenz und Kontrolle über die finanziellen Auswirkungen der Entgeltabrechnung.

Mit Paychex Plus hast du immer die Gesamtkosten deiner Payroll im Blick.

Schritt 3: Überprüfung und Freigabe

Nach der Automatisierung folgt die wichtige Phase der Ergebnisüberprüfung und -freigabe. Hierbei prüfst du die Hinweise der Software, um Fehler oder Inkonsistenzen frühzeitig zu erkennen. Automatische Korrekturmechanismen helfen dir dabei, diese vor der endgültigen Freigabe der Payroll zu beheben. Sobald du sicher bist, dass alles korrekt ist, kannst du den Payroll-Prozess mit nur einem Klick auf „Senden“ abschließen. Paychex Plus übernimmt dazu automatisch das Versenden aller notwendigen Meldungen und generiert die erforderlichen Auswertungen. Unmittelbar nach dem Absenden erhältst du Reports und Bestätigungen über den Status der Meldungen.

Schritt 4: Meldungen und Compliance

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die automatisierte Kommunikation an externe Stellen. Die integrierten Funktionen von Paychex Plus ermöglichen es dir beispielsweise, automatisch alle notwendigen Meldungen an Sozialversicherungsträger und das Finanzamt zu senden und zu empfangen. Damit du stets aktuelle Gesetzesänderungen im Blick hast und deine Payroll immer den neuesten Standards entspricht, bietet die Software ein Compliance-System, das automatisch aktualisiert wird. Darüber hinaus dokumentiert das Tool alle Payroll-bezogenen Aktivitäten und Meldungen.

Schritt 5: Datenschutz und Sicherheit

Der letzte, aber keineswegs unwichtige Schritt ist der Schutz deiner sensiblen Payroll-Daten. Moderne Payroll-Software wie Paychex Plus setzt hierbei auf fortschrittliche Verschlüsselungstechnologie und strikte Zugriffskontrollen, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Zusätzlich solltest du die integrierten Dokumenten- und Nachrichtenfunktionen nutzen, um alle Payroll-Daten sicher und zentral in der Cloud zu speichern. Diese Funktionen ermöglichen den geschützten und zentralen Zugriff auf alle relevanten Informationen.

FAQ Payroll erstellen: Häufig gestellte Fragen

• Was muss auf einer Entgeltabrechnung enthalten sein? Eine Entgeltabrechnung muss Informationen wie Bruttolohn, Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge, Nettolohn und alle relevanten Abzüge und Zuschläge enthalten.
• Wie oft müssen Entgeltabrechnungen erstellt werden? Entgeltabrechnung sollten in der Regel monatlich erstellt und den Mitarbeiter*innen zur Verfügung gestellt werden.
• Was ist eine Jahresentgeltabrechnung? Eine Jahresentgeltabrechnung fasst alle monatlichen Abrechnungen des Jahres zusammen und gibt einen umfassenden Überblick über die gesamten Einkünfte und Abzüge.
• Welche Informationen benötigt die Payroll-Software für eine korrekte Entgeltabrechnung? Die Software benötigt personenbezogene Daten, Arbeitszeiten, Abzüge, Zuschläge sowie Informationen zu Steuerklasse, Gehalts- oder Lohnbasis und Sozialversicherungsbeiträgen.
• Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es für die Entgeltabrechnung? Es gibt verschiedene gesetzliche Anforderungen, wie die Einhaltung der Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften sowie die Beachtung von Arbeitszeit- und Mindestlohngesetzen.
• Wer ist in meinem Unternehmen für die Entgeltabrechnung zuständig? Die Verantwortung liegt meist bei der Personalabteilung oder einer speziell dafür zuständigen Person, wie einem Lohnbuchhalter*in.
• Was passiert, wenn die Entgeltabrechnung fehlerhaft erstellt wird? Fehlerhafte Entgeltabrechnungen müssen korrigiert werden, was zusätzlichen Aufwand und unter Umständen sozialversicherungsrechtliche und steuerrechtliche Konsequenzen mit sich bringen kann.
• Kann ich eine Entgeltabrechnung hinterher korrigieren? Ja, fehlerhafte Entgeltabrechnungen können und sollten korrigiert werden, um Unstimmigkeiten und rechtliche Probleme zu vermeiden.
• Wie lange sollten Entgeltabrechnungen aufbewahrt werden? Entgeltabrechnungen sollten mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden, um gesetzlichen Anforderungen und möglichen Nachprüfungen gerecht zu werden.

Payroll selbst erstellen: Das lohnt sich!

Die Entgeltabrechnung selbst zu erstellen bietet zahlreiche Vorteile, darunter Kostenersparnis, volle Kontrolle und höhere Genauigkeit. Allerdings ist dieser Prozess auch mit Herausforderungen verbunden, wie der Komplexität gesetzlicher Anforderungen, der Notwendigkeit absoluter Genauigkeit und dem Fachkräftemangel in der Lohnbuchhaltung.

Hier kommen Payroll-Programme wie Paychex Plus ins Spiel. Diese Softwares erleichtern die korrekte Datenerfassung, automatisieren wiederkehrende Prozesse und bieten dir Echtzeit-Vorschauen zur Erkennung und Korrektur von potenziellen Fehlerquellen. Sie gewährleisten außerdem höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards und unterstützen deine Arbeit mit umfassenden Compliance-Funktionen.

Bist du neugierig geworden? Dann schau dir Paychex Plus doch einmal persönlich auf der Zukunft Personal Europe in Köln an: Vom 10. bis zum 12. September hast du die Gelegenheit, dir die Payroll-Lösung live vorführen und dich von den Expert*innen beraten zu lassen:

Paychex Plus live erleben auf der Zukunft Personal Europe

Datum: 10. - 12. September 

Ort: Koelnmesse in Köln 

Halle 4.2 | Stand G-11