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Digitale Lohnabrechnung – So sparen sich HR und Führungsetage viel Zeit

Nils Martens 01.06.2022

Was Ihr über die digitale Lohnabrechnung wissen müsst, welche Vorteile sie hat und welche Tools Ihr dafür verwenden könnt.

Zeit sparen, Rechtliches punktgenau einhalten und zufriedene Angestellte. Mehr müssten wir in diesem Artikel eigentlich nicht erwähnen, um klarzustellen, dass die digitale Lohnabrechnung ein Mehrwert für jedes Unternehmen ist. Wir werden dennoch etwas ausführlich auf das Thema blicken und Euch den ein oder anderen Tipp verraten.

Prozesse in der HR-Abteilung sind mit am zeitintensivsten. Im Laufe der bisherigen Digitalisierung in Unternehmen hat sich daher passenderweise gezeigt, dass meist als Erstes im HR digital optimiert wird. Ganz vorne mit dabei sind wiederkehrenden To-dos wie die Überweisung der Gehälter oder auch Recruiting-Maßnahmen.

Wie Ihr die digitale Verdienstabrechnung bei Euch im Unternehmen umsetzt, welche Vorteile dies hat und welche HR-Softwares Euch die beste Unterstützung sind, verraten wir Euch kurz und knackig!

Was sind die Unterschiede zwischen digitaler Lohnabrechnung und elektronischer Gehaltsabrechnung?

Während Online-Banking bereits viele Jahre eine Rolle bei den Lohn- und Gehaltsauszahlungen spielen, ist die digitale Lohnabrechnung noch in den Teenagerschuhen. Zwar sind die Anfänge gemacht, jedoch sind längst nicht alle Unternehmen bereits in diesem Bereich digitalisiert. 

Grob gesehen könnt Ihr elektronische Gehaltsabrechnung synonym zur digitalen Lohnabrechnung verwenden – abgesehen von der Tatsache, dass Lohn und Gehalt nicht dasselbe sind! Nehmt Ihr es aber gerne genauer, bezeichnet die elektronische Gehaltsabrechnung lediglich die elektronische Übermittlung der Abrechnung, beispielsweise als PDF per Mail.

Die digitale Lohnabrechnung bezeichnet den gesamten Prozess, der im HR stattfindet, bis Mitarbeiter:innen die für ihre Arbeit festgelegte Gehaltszahlung überwiesen bekommen haben. Darin inbegriffen sind Tools, welche die Lohnabrechnungen den Mitarbeiter:innen digital zur Verfügung stellen, Euch eine Übersicht über alle Gehälter liefern und im besten Fall noch das Online-Banking übernehmen.

Wir nehmen es in diesem Artikel weniger genau und sprechen fortan von digitaler Lohnabrechnung. Klingt im Rahmen digitaler Transformation auch gleich viel moderner!

Was sind die Vorteile und Nachteile digitaler Lohnabrechnung?

Im Grunde können wir den Part der Nachteile direkt skippen. Neben hohem zeitlichen Aufwand bei der Umstellung von analog zu digital sowie das Instruieren der Belegschaft in neue IT-Strukturen bleibt an Nachteiligem nicht viel zu erwähnen.

Die Liste der Vorteile einer digitalen Lohnabrechnung übersteigt dagegen schnell die 5-Punkte-Grenze:

  • Zeitersparnis durch rein digitale Workflows.
  • Suche nach Informationen für und über Mitarbeiter:innen reduziert sich, da keine Papierakten mehr durchforscht werden müssen.
  • Spart viel Papier ein.
  • Spart viel Geld ein.
  • Spart viel Platz ein, da keine Aktenschränke mehr benötigt werden.
  • Einhalten von rechtlichen Rahmenbedingungen durch digitale Tools.
  • Datenschutz und Sicherheit wird großgeschrieben. Papierakten sind dagegen leicht zugänglich.
  • Zeitersparnis durch die digitale Lohnabrechnung im HR kann zu besserem Umgang mit den Angestellten führen.
  • Alle Beteiligten haben einen schnellen und guten Überblick über sämtliche Ausgaben im Lohn- und Gehaltsbereich.
  • Dank der fortgeschrittenen Evolution der Digitalisierung in Unternehmen gibt es eine große Auswahl an Anbietern für geeignete Tools – trotz der Teenagerschuhe. Daraus lässt sich für jede Company die richtige Software herauspicken. Mehr Informationen dazu gibt es weiter unten in diesem Artikel!

Worauf müsst Ihr bei der digitalen Lohnabrechnung achten?

Bevor Euch HR-Softwares die Arbeit in der Personalabteilung hinsichtlich der elektronischen Lohnabrechnung vereinfacht, müsst Ihr ein paar Punkte abhaken. Beispielsweise ist es wichtig, dass Ihr die Umstellung mit dem Betriebsrat abklärt. Ist ein solcher nicht vorhanden, müsst Ihr die Zustimmung von jedem Mitarbeitenden einholen. Das hat vor allem datenschutzrechtliche Gründe.

Außerdem müsst Ihr beachten, dass je nach Unternehmensgröße die Umstellung ein paar Wochen einnehmen kann. Vor allem das Onboarding von neuen Kolleg:innen kann sich hinziehen. Im Vorfeld müsst Ihr zusätzlich festlegen, ob Ihr eine Cloud-Lösung anpeilt oder lieber die ggf. vorhandene Server-Infrastruktur (On Premises) nutzen möchtet. 

Zusätzlich ist eine gute Planung immer Grundvoraussetzung. Dabei wird den meisten auch bewusst – vor allem denjenigen, die sich noch gegen die Digitalisierung sträuben –, dass die Transformation nicht wild ist und fast nur Vorteile mit sich bringt.

Ist eine Papierabrechnung Pflicht?

Das deutsche Gesetz besagt lediglich, dass Angestellten schriftlich dargelegt werden muss, wie sich das monatliche Arbeitsentgelt zusammensetzt. Es gibt jedoch keine Vorgabe, dass dies zwingend in Papierform erfolgen muss. Ein Zustellen der Gehaltsabrechnung per Post ist dementsprechend ebenso keine Pflicht. 

Im Prinzip könntet Ihr die Abrechnung Eurer Angestellten auf einem Bierdeckel vornehmen oder eben digital als PDF. Digitale Dokumente könnt Ihr zudem sichern, damit ausschließlich Verantwortliche und die jeweiligen Mitarbeiter:innen Zugriff darauf haben. Rechten und Pflichten in Bezug auf die digitale Gehaltsabrechnung sind somit schnell zusammengefasst. 

Sind digitale Lohnabrechnungen sicher?

Das kommt immer auf die Umsetzung an! Nutzt Ihr seriöse und geprüfte Lohnabrechnungstools, werdet Ihr in Sachen Sicherheit und Datenschutz keine Probleme haben. Im Gegenteil: In Sachen Sicherheit werdet Ihr einen großen Schritt nach vorne machen, wenn Ihr von der Papierabrechnung kommt. Verschlüsselungen und gesicherte Schnittstellen zu anderen HR-nahen Softwares machen es möglich.

Welche Tools können zur digitalen Lohnabrechnung verwendet werden?

Da im HR nicht eine Software sämtliche Tasks erledigen kann, kommt meist ein Mix zum Einsatz. Darauf basierend kann eine regelmäßige und reibungslose Lohnabrechnung erfolgen. Hierbei kommen Tools aus den Bereichen Rechnungsprogramme & BuchhaltungHR und Dokumentenmanagement zum Tragen. 

Buchhaltungssoftwares

Wie der Name bereits offensichtlich verrät, handelt es sich bei der Tool-Gattung um Software für die digitale Buchhaltung. Doch nicht jede Buchhaltungssoftware kümmert sich automatisch auch um die Lohnabrechnungen. Daher solltet Ihr die Features genau inspizieren. Sollte eine Buchhaltungssoftware perfekt zu Eurem Business passen, aber keine digitale Lohnabrechnung beinhalten, ergänzt Ihr es mit einem zweiten Tool – beispielsweise einer HR-Software.

HR-Softwares

Personalmanagement-Tools werden oft als Alleskönner gesehen. Dennoch kann keine Software alles, dafür ist die HR-Abteilung zu umfangreich. Demnach können einige HR-Softwares das Personalmanagement übernehmen, während andere sich auf das Recruiting oder das Onboarding konzentrieren. Entsprechend dieser Logik deckt auch nicht jedes HR-Tool das Thema Lohnabrechnung ab.

Dokumentenmanagement-Softwares

Finally ist da noch der PapierkramPersonalakten, Lohnabrechnungen, Marketing-Unterlagen und viele andere Dateien – teilweise in den verschiedensten Formaten – kommen in einem Unternehmen schnell zusammen. Damit diese geordnet und an einem Ort digital erreichbar werden, helfen Dokumentenmanagement-Tools (kurz DMS). Außerdem könnt Ihr Rechte vergeben, sodass beispielsweise Lohnabrechnungen nur von den jeweiligen Mitarbeiter:innen, der Chef:innen-Etage sowie der HR-Abteilung eingesehen werden können. Die DSGVO spielt vor allem hier eine besondere Rolle. Gute Tools werden dieser jedoch gerecht!

Top 5 Tools für Buchhaltung, HR-Management und Dokumentenmanagement

Auf OMR Reviews findet Ihr innerhalb der drei genannten Kategorien zahlreiche Tools, die Ihr vergleichen könnt. Bewertet von anderen Usern, welche die Softwares selbst im täglich im Gebrauch haben und Euch somit aus erster Hand berichten können. 

Als kleinen Vorgeschmack haben wir Euch eine Top5-Tool-Liste erstellt – gemischt aus den drei Kategorien Buchhaltung, HR und Dokumentenmanagement:

Fazit zur digitalen Lohnabrechnung

Dass es sich durchaus lohnt, die Lohnabrechnung zu digitalisieren, ist wohl den meisten bewusst, die monatlich damit zu tun haben. Viele schrecken jedoch erfahrungsgemäß vor der Umsetzung zurück. Wir konnten jedoch hoffentlich deutlich machen, dass die Zeit anfangs gut investiert ist, eine digitale Infrastruktur nicht nur für Lohnangelegenheiten, sondern auch für alle anderen HR-Geschichten zu etablieren.

Schließlich wird in der Personalabteilung unfreiwillig das meiste Papier und die meiste Zeit in alltägliche Workflows gesteckt. Und unseres Erachtens überwiegen die Vorteile der digitalen Lohnabrechnung glasklar. 

Investiert einmal Zeit, um das richtige Tool auf OMR Reviews zu finden, es im Unternehmen zu installieren und erhaltet im Gegenzug mehr Möglichkeiten für die Mitarbeiter:innen da zu sein – einfach, weil Ihr mehr Zeit haben werdet, die Ihr nicht mehr für analoge To-dos verschwendet.

Außerdem solltet Ihr in Zeiten des War of Talents mehr zeitlichen Spielraum für das Recruiting aufwenden. Allein, weil sich die Spielregeln dort Richtung Social Media geändert haben. Dafür ist eine digitale Grundlage im HR-Bereich sinnvoll.

Nils Martens
Autor:In
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Nils Martens

Verfolgt die Software-Welt schon seit Windows 3.1 – als Slack, Google Meets und Ahrefs noch nicht existierten. Für OMR Reviews ist Nils als Redakteur mit Hype auf Technik, Internetkultur und Software unterwegs. Außerdem kümmert er sich als Freelancer um die Content Creation & das Personal Branding von CEOs auf LinkedIn. In seiner Freizeit findet ihr ihn gerne mal beim FPS-Zocken.

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