HR

Die 7 besten Softwares für digitale Personalakten

Nils Martens 16.12.2021

Digitalisierung im HR: Was ist eine digitale Personalakte, wer braucht sie und welche sind die besten Tools dafür

„Fräulein Frida, würden Sie mir die Akte B3010 heraussuchen und auf meinen viel zu großen Mahagoni-Schreibtisch legen?“ – wir alle haben nach diesem Satz ein konkretes, aber veraltetes Bild im Auge. Darin tragen Sekräter:innen Röcke und sind hauptverantwortlich für die Aktenschränke. Mit Einläuten der Digitalisierung fielen neben altbackenen Kleidervorschriften in Offices und der Vorstellung Sekretär:innen müssten weiblich sein, glücklicherweise auch die zahlreichen Gänge zu den Aktenschränken und die damit verbundenen Suchen weg. Aus Papierakten wurden digitale Akten – zumindest größtenteils. Wer einen Blick in manche Ämter wirft, wird noch die ein oder andere Zeitreise machen. Doch grundsätzlich kann man sagen: Die Digitalisierung hat uns die Möglichkeit gebracht, Tonnen an Papier zu sparen, effiziente Workflows zu etablieren und die humanen Ressourcen in Unternehmen sinnvoller zu nutzen.

Im HR-Bereich macht sich das besonders bemerkbar: Die Akten für Mitarbeiter:innen werden komplett digital angelegt, das Onboarding kann virtuell stattfinden – noch bevor der erste Arbeitstag erfolgt – und für die Lohnbuchhaltung erübrigen sich ebenfalls Gehaltsabrechnungen in Papierform. In diesem Artikel verraten wir Euch, welche Vorteile digitale Personalakten mit sich bringen und welche Tools sich dafür am besten eignen.

Was ist eine digitale Personalakte?

Der größte und zugleich offensichtlichste Unterschied zwischen einer Papier- und einer digitalen Personalakte ist die Form. Ansonsten unterscheiden sich alte und neue Variante wenig. In der elektronischen Akte sind ebenso alle Informationen eines:einer Mitarbeiter:in enthalten, die für die HR-Abteilung relevant sind.

Digitale Personalakten sind Teil des Dokumentenmanagements, welches innerhalb einer Personalabteilung auch Unterlagen wie Bewerbungsunterlagen, Personalgesprächsnotizen, Arbeitsverträge und Zeugnisse enthät. Damit hat eine Human-Resources-Unit sämtliche Infos über alle Mitarbeiter:innen zentral an einem Ort und kann jede Akte mit einem Klick öffnen – ohne zeitaufwendiges Durchsuchen der Aktenschränke und ohne, dass Unterlagen auf aktenüberfüllten Schreibtischen abhandenkommen können.

Wer braucht eine Software für digitale Personalakten?

In allererster Linie sind digitale Personalakten für das HR relevant. Somit kommen 99 % der Anforderungen an eine entsprechende Software aus eben dieser Abteilung. Zusätzlich sollten auch andere Bereiche eines Unternehmens Zugriff auf die Software für digitale Personalakten haben, wie beispielsweise das Management oder Abteilungsleiter:innen, die innerhalb eines Unternehmens anhand bestimmter Skills nach Verstärkung im Team suchen. Und sogar Mitarbeiter:innen selbst haben durch die Software Einblick in ihre digitale Personalakte.

Dabei ist es umso wichtiger, das richtige Tool für digitale Personalakten zu finden, um den Übergang von Papier zu digital möglichst kurz und schmerzlos zu halten. Sehr häufig sind es die Ängste von Personaler:innen, dass die Transformation zu umständlich ist, welche sie davon abhalten, die Digitalisierung ins Unternehmen kommen zu lassen bzw. fortzuführen. Wählt Ihr eine der Top 7 Softwares für digitale Personalakten, wird diese Angst unbegründet sein.

Was sind die Vor- und Nachteile einer digitalen Personalakte?

Wie fast alles auf dieser Welt hat auch eine digitale Personalakte Vorteile und Nachteile. In Anbetracht des gravierenden Wandels, der mit dem Wechsel zur digitalen Personalakte einhergeht, überwiegen in diesem Fall die Vorteile klar.

Das sind die Vorteile von digitalen Personalakten

  • Sparen von Ressourcen, da sämtliche Mitarbeiter-Informationen an einem digitalen Ort zu finden sind
  • Entlastung der HR-Abteilung
  • Sicherung von Sämtliche Daten (was man von Papierakten nicht behaupten kann)
  • Datenschutz nach DSGVO
  • Sparen von Kosten
  • Zugriff auch mobil
  • Schnittstellen zu anderen Softwares, die im Unternehmen im Gebrauch sind
  • Einblick für Mitarbeiter:innen in ihre Personalakte

Das sind die Nachteile von digitalen Personalakten

  • Aufwand – wenn auch überschaubar – bei Einführung der Software und der anschließenden Umstellung
  • Etablieren der digitalen Personalakten innerhalb der Belegschaft erfordert ebenfalls Zeit

Das sind die Top 7 Softwares für digitale Personalakten auf OMR Reviews

Für unseren Vergleich von digitalen Personalakten haben wir mehrere HR-Softwares auf OMR Reviews geprüft und folgende sieben Tools konnten besonders hervorstechen:

1. Personio

Personio Screenshot

 

Personio auf OMR Reviews

 

Anbieter Nummer eins in unserem Vergleich für digitale Personalakten ist Personio. Das deutsche, 2015 gegründete, Unternehmen stellt neben digitalen Personalakten noch weitere Features zur Verfügung. Dazu gehören Talententwicklung, Employer Branding und die Optimierung von HR-Prozessen. Besonders auf die Automatisierung von Workflows wird seitens Personio Wert gelegt. Die digitale Personalakte von Personio ist währenddessen eine zuverlässige Datenbasis für Euch, die Ihr auch auf mobilen Geräten aufrufen könnt – perfekt für Personaler:innen im Homeoffice oder die, die öfter unterwegs sind. Zudem ergibt sich aus den Daten ein Kalender wichtiger Ereignisse Eurer Mitarbeiter:innen wie Geburtstage oder Jubiläen. Natürlich wird das ganze DSGVO-konform geliefert.

Personio Kosten

Preislich habt Ihr die Wahl zwischen drei Paketen, wobei in jedem die digitale Personalakte enthalten ist. Das Tool startet mit dem „Essential“-Paket bei 94 Euro pro Monat. „Professional“ gibt es ab 141 Euro und „Enterprise“ ist eine individuelle Angelegenheit, weshalb Ihr den Preis auf Anfrage erhaltet. Grundsätzlich konfiguriert sich der Preis in Abhängigkeit der Anzahl Mitarbeiter:innen und Add-ons, die Ihr wünscht. Geht am besten zum Rechner auf der Personio-Website und prüft, was Euch die Software kostet.

Personio Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Personio-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete Digitale-Personalakte-Software entscheiden.

2. Rexx Systems

rexx-systems Screenshot

 

rexx systems auf OMR Reviews

 

Bei Rexx Systems handelt es sich ebenfalls um ein Komplettsystem für HR-Abteilungen. Neben der digitale Personalakte umfasst das Tool Bewerbermanagement, Mitarbeiter-Verwaltung und Talent-Management. Hinzu kommen weitere Add-ons, die Ihr hinzubuchen könnt, wenn denn nötig. Dabei wirkt nicht nur der Auftritt durch das Comic-Design besonders modern, Rexx Systems überzeugt dahinter mit Leistung. Die digitale Personalakte offenbart Euch alle Details über Eure Mitarbeiter:innen und das mittels adäquater Darstellung. Ein Nice-to-have: Statistiken zeigen Euch die Leistung der jeweiligen Mitarbeiter:innen, aber auch die personelle Kultur Eures Unternehmens an (Beispiel: Frauenquote oder Fluktuation).

Rexx Systems Kosten

Habt Ihr nicht mehr als 500 Angestellte, erfahrt Ihr die Preise für Rexx Systems auf der Website des Anbieters. Je nachdem in welchem Bereich Ihr Support benötigt, kostet Rexx Systems ganz unterschiedlich viel. Personal- und Bewerbermanagement – was die digitale Personalakte einschließt – erhaltet Ihr ab 600 Euro pro Monat inklusive Onboarding durch Rexx Systems.

Rexx Systems Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Rexx Systems-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete Digitale-Personalakte-Software entscheiden.

3. Factorial

Factorial Screenshot

 

Factorial auf OMR Reviews

 

Dauerinhaber des OMR-Reviews-Top-Rated-Badge kann sich der nächste in unserer Vergleichsliste nennen. Factorial gelingt das Kunststück, sowohl ein Mehrwert für Mitarbeiter:innen als auch für das Management zu sein. Zum einen wird das HR durch effizientere Prozesse unterstützt, was zum anderen dazu führt, dass mehr Ressourcen zur Verfügung stehen, um den Zufriedenheitsstatus der Belegschaft auf ein höherer Level zu katapultieren. Denn ein HR-Sprichwort heißt (na ja, oder könnte heißen): Wer weniger Zeit in den Akten verbringt, hat mehr Zeit für die Angestellten. Funktionell besteht Factorial unter anderem aus Onboarding, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Bewerbermanagement, Performance und digitaler Personalakte. Das ist jedoch längst nicht alles – schaut Euch dazu am besten auf dem Factorial-Profil auf OMR Reviews um.

Factorial Kosten

Kostenlos ist auch diese Digitale-Personalakten-Software nicht. Berechtigt, misst man den Umfang dessen, was Factorial alles kann. Dennoch müsst Ihr nicht allzu tief in die Business-Taschen greifen: Factorial gibt es bereits ab 4 Euro pro Mitarbeiter:in. Eure individuellen Kosten erfragt Ihr am besten direkt beim Anbieter. Dabei könnt Ihr Euch gleich eine Live-Demo zeigen lassen.

Factorial Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Factorial-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete Digitale-Personalakte-Software entscheiden.

4. Papershift

Papershift Screenshot

 

Papershift auf OMR Reviews

 

Mit Papershift schafft Ihr neben Papierkram vor allem auch Excel-Tabellen und andere Dateien ab, die im HR mittlerweile ebenfalls als überholt gelten. Mit der Software für digitale Personalakten könnt Ihr zusätzlich Dienstpläne managen, Zeiten erfassen und die Lohnabrechnung erledigen. Außerdem lässt sich Papershift auch mobil per App nutzen – ebenso übersichtlich wie die Desktop-Version. Mehr als 200.000 Anweder:innen gibt es europaweit, wozu auch Aldi, Subway und HelloFresh gehören.

Papershift Kosten

Papershift könnt Ihr zunächst 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen, bevor Ihr eine feste Bindung eingeht. Diesbezüglich habt Ihr die Wahl zwischen den Tarifen „Core“, „Premium“ und „Professional“. Alle Tarife gelten bis 50 Mitarbeiter:innen. Habt Ihr mehr Mitarbeiter:innen, sprecht Ihr das am besten individuell mit Papershift ab. Ansonsten startet der günstigste Tarif „Core“ bei 6 Euro pro Mitarbeiter:in und Monat.

Papershift Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Papershift-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete Digitale-Personalakte-Software entscheiden.

5. HeavenHR

HeavenHR Screenshot

 

HeavenHR auf OMR Reviews

 

Um digitale Personalakten anlegen zu können und HR-Workflows zu beschleunigen, eignet sich auch die Berliner Software HeavenHR. Ebenfalls ein Multitalent, deckt das Tool die Bereiche Recruiting, Verwaltung und die Lohnabrechnung ab. Im Detail umfasst das die digitale Zeiterfassung, die Schichtplanung, das Onboarding oder auch das Urlaubsmanagement. Sowohl Eure Mitarbeiter:innen als auch Ihr könnt zudem die jeweiligen digitalen Personalakten einsehen – und das auch auf Smartphones und Co. Die gesamte Software ist DSGVO-konform gestaltet, was zusätzlich bedeutet, dass sämtliche Server in Deutschland stehen.

HeavenHR Kosten

Auf die Mitarbeiter:innen kommt es an. Das gilt nicht nur für den Erfolg eines Unternehmens, sondern auch für die Höhe der Kosten, die Euch mit HeavenHR erwarten. Zunächst unterteilen sich die Pakete in „Recruiting“, „HR Admin“ und „Lohnabrechnung“. Die digitale Personalakte ist im „HR-Admin“-Paket zu finden. Ansonsten könnt Ihr die Pakete so zusammenwürfeln, wie Ihr sie benötigt. Los geht es bei 1 Euro pro Mitarbeiter:in und pro Monat. Für „HR Admin“ sind es 6 Euro und für „Lohnabrechnung“ 13 Euro.

HeavenHR Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der HeavenHR-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete Digitale-Personalakte-Software entscheiden.

6. Sage HR Suite

Sage HR Suite Screenshot

 

Sage HR Suite auf OMR Reviews

 

Sage HR Suite kann sich zurecht All-in-One-Lösung für die HR-Abteilungen dieser Welt adeln. Alles, was ein effektiv funktionierendes und digital fortschrittliches Personalmanagement benötigt, findet Ihr in der britischen Software. Sage HR Suite setzt dabei auf die Zufriedenheit Eurer Mitarbeiter:innen und stellt verschiedene Features zur Verfügung, die Euch transparent machen, die Loyalität steigern und Euch einen kompetenteren Überblick über die Belegschaft verschaffen. In der digitalen Personalakte könnt Ihr alle Daten und Dokumente jedes einzelnen Mitarbeiters speichern und stetig anpassen. Außerdem könnt Ihr Rechte vergeben, wodurch Eure Mitarbeiter:innen selbst Zugriff auf Ihre Akten erhalten.

Sage HR Suite Kosten

Die Preise für die Sage HR Suite starten bei 17 Euro, 32 Euro oder 47 Euro – je nachdem für welches Paket Ihr Euch entscheidet. Im weiteren Schritt sind die genauen Kosten abhängig von der Größe Eures Unternehmens, der Anzahl Eurer Mitarbeiter:innen und Euren individuellen Anforderungen. Ein kurzer Call mit dem Team von Sage HR Suite zur preislichen Orientierung schadet definitiv nicht.

Sage HR Suite Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Sage HR Suite-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete Digitale-Personalakte-Software entscheiden.

7. Aconso

Aconso Screenshot

 

Aconso auf OMR Reviews

 

Ist bei Euch bereits die Software SAP SuccessFactors in Verwendung, kommt Euch die HR-Lösung Aconso gerade recht. Sämtliche Personaldaten aus der SAP-Anwendung können in die digitale Personalakte der Münchener Software integriert werden. Dadurch spart Ihr bei der Erweiterung Eurer digitalen Personalabteilung viel Zeit. Als Ergänzung könnt Ihr Euch mit Aconso um die Personal- und Dokumentenverwaltung kümmern – komplett in der SAP Fiori-Oberfläche. Außerhalb dieser ist auch das User Interface von Aconso selbst übersichtlich gestaltet und simpel zu bedienen. Mehrere Millionen Unternehmen vertrauen auf die 2001 erschaffene Digitale-Personalakte-Software, darunter die Deutsche Bahn, DKMS, Siemens und Lufthansa.

Aconso Kosten

Die Kosten für die digitale Personalakte und anderer Features von Aconso definieren sich in drei verschiedenen Tarifen: „Starter“, „SAP SuccessFactors Starter“ und Enterprise. Für alle drei Tarife könnt Ihr die genauen Preise bei Aconso erfragen. Nutzt Ihr bereits die SAP-Anwendung, erhaltet Ihr Aconso auch im SAP-Store.

Aconso Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Aconso-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete Digitale-Personalakte-Software entscheiden.

Weitere Anbieter von Softwares für digitale Personalakten findet Ihr auf OMR Reviews

Neben den Top 7 Softwares für digitale Personalakten gibt es natürlich noch weitere Anbieter. Treffen die bisher genannten Tools also noch nicht Eure Erwartungen oder erfüllen nicht die Anforderungen Eures Unternehmens, haben wir noch über 60 weitere HR-Softwares zur Auswahl – alle auf OMR Reviews mit verifizierten Nutzerberichten zu finden. Mit dabei sind zum Beispiel:

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Verfolgt die Software-Welt schon seit Windows 3.1 – als Slack, Google Meets und Ahrefs noch nicht existierten. Für OMR Reviews ist Nils als Redakteur mit Hype auf Technik, Internetkultur und Software unterwegs. Außerdem kümmert er sich als Freelancer um die Content Creation & das Personal Branding von CEOs auf LinkedIn. In seiner Freizeit findet ihr ihn gerne mal beim FPS-Zocken.

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