Die 7 besten Softwares für digitale Personalakten

Nils Martens 4.10.2023

Digitalisierung im HR: Was ist eine digitale Personalakte, wer braucht sie und welche sind die besten Tools dafür?

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Inhalt
  1. Was ist eine digitale Personalakte?
  2. Wer braucht eine Software für digitale Personalakten?
  3. Was sind die Vor- und Nachteile einer digitalen Personalakte?
  4. Das sind die Top 7 Softwares für digitale Personalakten auf OMR Reviews
  5. 1. Personio
  6. 2. Haufe HR Services
  7. 3. kiwiHR
  8. 4. Sage HR
  9. 5. rexx systems
  10. 6. HRlab
  11. 7. Factorial
  12. Weitere Anbieter von Softwares für digitale Personalakten findet Ihr auf OMR Reviews

Auch wenn manch eine*r die Situation anders bewerten würde: Ohne Digitalisierung geht nichts mehr. Im HR-Bereich macht sich das besonders bemerkbar. Die Akten für Mitarbeiter*innen werden komplett digital angelegt, das Onboarding kann virtuell stattfinden – noch bevor der erste Arbeitstag erfolgt – und für die Lohnbuchhaltung erübrigen sich ebenfalls Gehaltsabrechnungen in Papierform. In diesem Artikel verraten wir dir, welche Vorteile digitale Personalakten mit sich bringen und welche HR-Management-Tools sich dafür am besten eignen.

 

Was ist eine digitale Personalakte?

Der größte und zugleich offensichtlichste Unterschied zwischen einer Papier- und einer digitalen Personalakte ist die Form. Ansonsten unterscheiden sich alte und neue Variante wenig. In der elektronischen Akte sind ebenso alle Informationen eines*einer Mitarbeiter*in enthalten, die für die HR-Abteilung relevant sind.

Digitale Personalakten sind Teil des Dokumentenmanagements, welches innerhalb einer Personalabteilung auch Unterlagen wie Bewerbungsunterlagen, Personalgesprächsnotizen, Arbeitsverträge und Zeugnisse enthät. Damit hat eine Human-Resources-Unit sämtliche Infos über alle Mitarbeiter*innen zentral an einem Ort und kann jede Akte mit einem Klick öffnen – ohne zeitaufwendiges Durchsuchen der Aktenschränke und ohne, dass Unterlagen auf aktenüberfüllten Schreibtischen abhandenkommen können.

Wer braucht eine Software für digitale Personalakten?

In allererster Linie sind digitale Personalakten für die HR-Abteilung relevant. Somit kommen 99 % der Anforderungen an eine entsprechende Software aus eben dieser Einheit. Zusätzlich sollten auch andere Bereiche eines Unternehmens Zugriff auf die Software für digitale Personalakten haben, wie beispielsweise das Management oder Abteilungsleiter*innen, die innerhalb eines Unternehmens anhand bestimmter Skills nach Verstärkung im Team suchen. Und sogar Mitarbeiter*innen selbst haben durch die Software Einblick in ihre digitale Personalakte.

Dabei ist es umso wichtiger, das richtige Tool für digitale Personalakten zu finden, um den Übergang von Papier zu digital möglichst kurz und schmerzlos zu halten. Sehr häufig sind es die Ängste von Personaler*innen, dass die Transformation zu umständlich ist, welche sie davon abhalten, die Digitalisierung ins Unternehmen kommen zu lassen bzw. fortzuführen. Wählst du eine der Top 7 Softwares für digitale Personalakten, wird diese Angst unbegründet sein.

Empfehlenswerte HR Tools & Softwarelösungen

Weitere empfehlenswerte HR-Software-Anbieter kannst du auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 500 HR-Softwares für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich in allen Bereiche des Human Resource Managements unterstützen. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:

Was sind die Vor- und Nachteile einer digitalen Personalakte?

Wie fast alles auf dieser Welt hat auch eine digitale Personalakte Vorteile und Nachteile. In Anbetracht des gravierenden Wandels, der mit dem Wechsel zur digitalen Personalakte einhergeht, überwiegen in diesem Fall die Vorteile klar.

Das sind die Vorteile von digitalen Personalakten

  • Sparen von Ressourcen, da sämtliche Mitarbeiter-Informationen an einem digitalen Ort zu finden sind
  • Entlastung der HR-Abteilung
  • Sicherung von Sämtliche Daten (was man von Papierakten nicht behaupten kann)
  • Datenschutz nach DSGVO
  • Sparen von Kosten
  • Zugriff auch mobil
  • Schnittstellen zu anderen Softwares, die im Unternehmen im Gebrauch sind
  • Einblick für Mitarbeiter*innen in ihre Personalakte
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Das sind die Nachteile von digitalen Personalakten

  • Aufwand – wenn auch überschaubar – bei Einführung der Software und der anschließenden Umstellung
  • Etablieren der digitalen Personalakten innerhalb der Belegschaft erfordert ebenfalls Zeit

Das sind die Top 7 Softwares für digitale Personalakten auf OMR Reviews

Für unseren Vergleich von digitalen Personalakten haben wir mehrere HR-Softwares auf OMR Reviews geprüft und folgende sieben Tools konnten besonders hervorstechen:

Personio

Haufe HR Services

kiwiHR

Sage HR

rexx systems

HRlab

Factorial

1. Personio

Anbieter Nummer eins in unserem Vergleich für digitale Personalakten ist Personio. Das deutsche, 2015 gegründete Unternehmen stellt neben digitalen Personalakten noch weitere Features zur Verfügung. Dazu gehören Talententwicklung, Employer Branding und die Optimierung von HR-Prozessen. Besonders auf die Automatisierung von Workflows wird seitens Personio Wert gelegt. Die digitale Personalakte von Personio ist währenddessen eine zuverlässige Datenbasis für dich, die du auch auf mobilen Geräten aufrufen kannst – perfekt für Personaler*innen im Homeoffice oder die, die öfter unterwegs sind. Zudem ergibt sich aus den Daten ein Kalender wichtiger Ereignisse deiner Mitarbeiter*innen wie Geburtstage oder Jubiläen. Natürlich wird das ganze DSGVO-konform geliefert.

Personio Kosten

Preislich hast du die Wahl zwischen zwei Paketen, wobei in beiden die digitale Personalakte enthalten ist. Das Tool startet mit dem „Core“-Paket, noch mehr Funktionen erhältst du mit der Variante "Core Pro". Bei beiden gibt es die Preise auf Anfrage. Weitere Infos zu den Preisen von Personio sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Personio Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Personio-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die am besten geeignete Digitale-Personalakte-Software entscheiden.

2. Haufe HR Services

Mit seiner langjährigen Präsenz im Bereich HR und Personalmanagement hat sich Haufe einen Namen gemacht. Die digitale Personalakte von Haufe HR Services zeichnet sich durch ihre umfangreichen Funktionen und eine hohe Benutzerfreundlichkeit aus. Neben der Verwaltung von Mitarbeiterdaten bietet Haufe HR Services auch Unterstützung bei der Talententwicklung, der Weiterbildung und vielen anderen HR-relevanten Prozessen. Wenn du eine umfassende Lösung suchst, die alle Facetten des Personalmanagements abdeckt, dann wirst du bei Haufe HR Services fündig. 

Haufe HR Services Kosten

Haufe kommuniziert keine Preisinformationen. Wenn du eine genaue Übersicht über die entstehenden Kosten haben möchtest, wende dich am besten direkt an den Anbieter.

Weitere Infos zu den Preisen von Haufe HR Services sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Haufe HR Services Alternativen

Möchtest du dich über Alternativen zu Haufe HR Services informieren oder die Software mit anderen Anbietern vergleichen? Bei OMR Reviews findest du eine Übersicht über verschiedene Tools im Bereich digitale Personalakten. Nutze die verifizierten Nutzerbewertungen, um die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden.

3. kiwiHR

kiwiHR ist bekannt für seine klare und moderne Benutzeroberfläche und den Fokus auf die Optimierung von HR-Prozessen für kleine und mittelständische Unternehmen. Neben der effizienten Verwaltung von digitalen Personalakten bietet kiwiHR auch Tools zur Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und vielen anderen HR-relevanten Aufgaben. Wenn du eine moderne und intuitive Lösung für dein Personalmanagement suchst, die dir gleichzeitig hilft, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden, dann könnte kiwiHR genau das Richtige für dich sein.

kiwiHR Kosten

kiwiHR kannst du 14 Tage lang kostenlos testen. Danach stehen dir zwei Preisvarianten zur Verfügung: in der günstigeren Ausgabe “Starter” kostet dich das Tool 3,50 € pro Monat und Mitarbeiter*in und bietet bereits die Funktion für digitale Personalakten. Den vollen Funktionsumfang erhältst du mit kiwiHR plus ab 6 € pro Nutzer*in monatlich. 

Weitere Infos zu den Preisen von kiwiHR sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

kiwiHR Alternativen

Wenn du dich über weitere Optionen auf dem Markt informieren möchtest oder wissen willst, wie kiwiHR im Vergleich zu anderen Anbietern steht, dann schau doch bei OMR Reviews vorbei. Dort findest du eine Liste von Alternativen zu kiwiHR und kannst mithilfe von verifizierten Nutzerbewertungen die perfekte Lösung für dein Unternehmen auswählen.

4. Sage HR

Sage HR kann sich zurecht All-in-One-Lösung für die HR-Abteilungen dieser Welt adeln. Alles, was ein effektiv funktionierendes und digital fortschrittliches Personalmanagement benötigt, findest du in der britischen Software. Sage HR setzt dabei auf die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter*innen und stellt verschiedene Features zur Verfügung, die dich transparent machen, die Loyalität steigern und dir einen kompetenteren Überblick über die Belegschaft verschaffen. In der digitalen Personalakte kannst du alle Daten und Dokumente aller Mitarbeiter*innen speichern und stetig anpassen. Außerdem kannst du Rechte verteilen, wodurch deine Mitarbeiter*innen selbst Zugriff auf ihre Akten erhalten.

Sage HR Kosten

Die Preise für die Sage HR starten 4,50 € pro Monat und Mitarbeiter*in in der Basisversion. Die digitale Mitarbeiterakte ist darin schon enthalten. Für noch mehr Funktionen gibt es die Sage HR Suite oder Sage People – bei beiden erfährst du die Preise auf Anfrage beim Anbieter.

Weitere Infos zu den Preisen von Sage HR sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Sage HR Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Sage HR-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die am besten geeignete Digitale-Personalakte-Software entscheiden. Alle Tools von Sage gibt es auf unserer Übersichts-Seite des Software-Herstellers. 

5. rexx systems

Bei rexx systems handelt es sich ebenfalls um ein Komplettsystem für HR-Abteilungen. Neben der digitale Personalakte umfasst das Tool Bewerbermanagement, Mitarbeiter-Verwaltung und Talent-Management. Hinzu kommen weitere Add-ons, die du hinzubuchen kannst, wenn nötig. Dabei wirkt nicht nur der Auftritt besonders modern, Rexx Systems überzeugt dahinter mit Leistung. Die digitale Personalakte offenbart dir alle Details über deine Mitarbeiter*innen und das mittels adäquater Darstellung. Ein Nice-to-have: Statistiken zeigen dir die Leistung der jeweiligen Mitarbeiter*innen, aber auch die personelle Kultur deines Unternehmens an (Beispiel: Frauenquote oder Fluktuation).

rexx systems Kosten

rexx systems

gibt es in mehreren Varianten. Willst du das Tool für digitale Personalakten nutzen, benötigst du mindestens die Edition "Personalmanagement", die es ab 400 € monatlich gibt.

Weitere Infos zu den Preisen von rexx systems sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

rexx systems Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der rexx systems-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die am besten geeignete Digitale-Personalakte-Software entscheiden.

6. HRlab

Neben der Verwaltung von digitalen Personalakten bietet HRlab eine Vielzahl weiterer Funktionen, die deine HR-Aufgaben effizienter und einfacher machen. Dazu gehören unter anderem Module für die Talenterfassung, Fortbildungsmanagement und Berichterstattung. Ein besonderer Schwerpunkt von HRlab liegt auf der Benutzerfreundlichkeit und der Integration verschiedener HR-Prozesse. Die digitale Personalakte von HRlab dient dir als zuverlässige und übersichtliche Datenbasis. Sie ist so gestaltet, dass du sie problemlos auch auf mobilen Geräten nutzen kannst – ideal, wenn du im Homeoffice arbeitest oder häufig unterwegs bist. Und natürlich sind alle Daten DSGVO-konform gespeichert.obi

HRlab Kosten

Bezüglich der Kostenstruktur bietet HRlab verschiedene Paketoptionen an. Compact-Paket bekommst du bereits ab 4 € pro Nutzer*in und Monat. Für den vollen Funktionsumfang benötigst du allerdings die Classic-Version von HRlab, die es ab 5 € pro User*in monatlich gibt.

Weitere Infos zu den Preisen von HRlab sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

HRlab Alternativen

Du fragst dich, welche anderen Optionen auf dem Markt verfügbar sind? Bei OMR Reviews findest du eine Liste mit Alternativen zu HRlab. Mithilfe von verifizierten Nutzerbewertungen und -erfahrungen kannst du die ideale Software für deine Bedürfnisse finden.

7. Factorial

Factorial gelingt das Kunststück, sowohl ein Mehrwert für Mitarbeiter*innen als auch für das Management zu sein. Zum einen wird die HR durch effizientere Prozesse unterstützt, was zum anderen dazu führt, dass mehr Ressourcen zur Verfügung stehen, um den Zufriedenheitsstatus der Belegschaft auf ein höherer Level zu katapultieren. Denn ein HR-Sprichwort heißt (na ja, oder könnte heißen): Wer weniger Zeit in den Akten verbringt, hat mehr Zeit für die Angestellten. Funktionell besteht Factorial unter anderem aus Onboarding, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Bewerbermanagement, Performance und digitaler Personalakte. Das ist jedoch längst nicht alles – schau dich dazu am besten auf dem Factorial-Profil auf OMR Reviews um.

Factorial Kosten

Kostenlos ist auch diese Digitale-Personalakten-Software nicht. Berechtigt, misst man den Umfang dessen, was Factorial alles kann. Dennoch musst du nicht allzu tief in die Business-Taschen greifen: Factorial gibt es bereits ab 5,25 € pro Mitarbeiter*in im Monat. Deine individuellen Kosten erfragst du am besten direkt beim Anbieter.

Weitere Infos zu den Preisen von Factorial sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Factorial Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Factorial-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die am besten geeignete Digitale-Personalakte-Software entscheiden.

 

Weitere Anbieter von Softwares für digitale Personalakten findet Ihr auf OMR Reviews

Neben den Top 7 Softwares für digitale Personalakten gibt es natürlich noch weitere Anbieter. Treffen die bisher genannten Tools also noch nicht Eure Erwartungen oder erfüllen nicht die Anforderungen Eures Unternehmens, haben wir noch über 60 weitere HR-Softwares zur Auswahl – alle auf OMR Reviews mit verifizierten Nutzerberichten zu finden. Mit dabei sind zum Beispiel:

Nils Martens
Autor*In
Nils Martens

Nils ist Gründer der Personal Branding Rebels und bereits einige Jahre im LinkedIn-Game unterwegs. Zusammen mit seinem Team unterstützt er Menschen und Unternehmen dabei, auf der Business-Plattform sowie darüber hinaus sichtbar zu werden. Die Rebels bilden dafür Mitarbeitende zu Corporate Influencern aus, übernehmen den Aufbau kompletter Personal Brands und educaten in Workshops.

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