Digitaler Posteingang Software & Tools im Vergleich

Was ist ein digitaler Posteingang?

​​Eine virtuelle Mailbox ist ein Service, der eine physische Adressangabe bereitstellt, obwohl man nicht physisch an diesem Ort anwesend sein muss. Diese Dienstleistung empfängt Post und Pakete und stellt diese digital zur Verfügung, indem die physische Post gescannt und dann in einem sicheren Online-Postfach gespeichert wird. So kann man von überall auf der Welt darauf zugreifen. Auch hat man die Option, die Post weiterleiten, lagern oder vernichten zu lassen. 

Ein wesentlicher Unterschied zwischen einer virtuellen Mailbox und einem PO-Box-Service besteht darin, dass eine virtuelle Mailbox eine echte Straßenadresse bietet, während ein PO-Box-Service normalerweise nur eine Postfachnummer zur Verfügung stellt.

Hier sind einige Vorteile einer virtuellen Mailbox:

• Flexibilität: Unabhängig vom eigenen Standort kann man auf die Post zugreifen, solange eine Internetverbindung besteht. Das macht eine virtuelle Mailbox besonders attraktiv für Menschen, die viel reisen, oder für Unternehmen, die in verschiedenen Ländern tätig sind.
• Professionalität: Eine virtuelle Mailbox erlaubt es, eine Adresse in einer bestimmten Stadt oder einem bestimmten Land anzugeben, selbst wenn man dort nicht präsent ist. Das kann ein professionelleres Erscheinungsbild vermitteln und das Vertrauen von Kund*innen und Geschäftspartner*innen stärken.
• Sicherheit: Eine virtuelle Mailbox bietet eine sichere Aufbewahrung für die Post. Man muss sich keine Sorgen machen, dass wichtige Post gestohlen wird oder verloren geht, wenn man nicht zu Hause ist.
• Organisation: Da die Post digitalisiert und gespeichert wird, kann man sie leicht sortieren und verwalten. Man behält den Überblick über die Post und kann wichtige Dokumente leicht finden und abrufen.

Eine virtuelle Mailbox kann also eine hilfreiche Lösung sein, wenn man viel unterwegs ist, ein Unternehmen mit mehreren Standorten führt, oder einfach eine zusätzliche Sicherheits- und Organisationsschicht für die Post wünscht. Wie bei jedem Service, sollte man die Kosten und Vorteile abwägen und sicherstellen, dass der Anbieter zuverlässig und vertrauenswürdig ist.

Funktionsweise eines digitalen Posteingangs

Die Nutzung einer virtuellen Mailbox beginnt mit der Auswahl eines Anbieters und der Einrichtung eines Kontos. Nachdem ein Konto erstellt wurde, wird den Nutzer*innen eine eindeutige Postadresse zugewiesen, die bei der Registrierung gewählt wird. Diese Adresse kann von einer realen Adresse in einer Stadt oder einem Land seiner Wahl sein und wird genutzt, um Post und Pakete zu empfangen.

Wenn Post oder ein Paket an die zugewiesene Adresse geliefert wird, nimmt der Anbieter der virtuellen Mailbox sie in Empfang. Der Anbieter scannt dann die Außenseite des Umschlags oder Pakets und lädt das Bild in das Benutzerkonto hoch. Die Nutzer*innen erhalten eine Benachrichtigung über die ankommende Post, oft per E-Mail oder über eine App.

Sobald die Benachrichtigung eingegangen ist, können die Nutzer*innen entscheiden, wie mit der Post verfahren werden soll. Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung: Man kann die Post öffnen und den Inhalt scannen lassen, sie an eine andere Adresse weiterleiten lassen, sie für eine spätere Abholung aufbewahren lassen oder sie entsorgen lassen.

Falls die Option des Öffnens und Scannens gewählt wird, öffnet der Anbieter den Umschlag oder das Paket und scannt den Inhalt, sodass die Nutzer*innen die digitalisierte Version lesen können. Es ist wichtig zu betonen, dass dieser Vorgang in einer sicheren Umgebung und unter strengen Datenschutzrichtlinien durchgeführt wird.

Einige Anbieter bieten auch die Möglichkeit der physischen Weiterleitung von Post. Das bedeutet, dass die Nutzer*innen entscheiden können, dass bestimmte Poststücke oder Pakete an eine andere, spezifizierte Adresse gesendet werden. Dies ist besonders nützlich, wenn man physische Dokumente oder Pakete erhält, die nicht digitalisiert werden können.

Falls der/die Nutzer*in nicht in der Lage ist, seine Post sofort zu überprüfen oder weiterleiten zu lassen, bieten viele Anbieter auch eine Lageroption an. In diesem Fall wird die Post sicher aufbewahrt, bis die Nutzer*innen Anweisungen für den weiteren Umgang geben.

Die Entsorgungsoption ist eine weitere wichtige Funktion. Wenn die Nutzer*innen Post erhalten, die sie nicht benötigen oder die man als Spam identifiziert, können sie den Anbieter anweisen, diese Post zu entsorgen. Viele Anbieter sorgen dabei auch für ein umweltfreundliches Recycling der entsorgten Post.

Vorteile von digitalen Posteingängen

Effiziente und organisierte Postverwaltung: Durch die Digitalisierung der Posteingänge können Unternehmen auf ihre Post zugreifen, wann und wo sie wollen. Das ermöglicht eine schnellere Verarbeitung der eingehenden Informationen. Die Online-Verwaltung erlaubt es den Unternehmen zudem, ihre Post leicht zu kategorisieren, zu archivieren und bei Bedarf zu durchsuchen.

• Geografische Flexibilität: Unternehmen können eine Postadresse in fast jeder Stadt oder jedem Land haben, unabhängig von ihrem tatsächlichen physischen Sitz. Dies kann besonders vorteilhaft sein, um eine lokale Präsenz zu zeigen oder um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
• Schutz der Privatsphäre: Durch die Nutzung einer virtuellen Mailbox können Unternehmen ihre tatsächliche Geschäftsadresse verbergen, was besonders für Heimarbeitsplätze oder kleine Start-ups von Vorteil sein kann.
• Ständige Verfügbarkeit: Im Gegensatz zu herkömmlichen Büroadressen, die möglicherweise nicht rund um die Uhr besetzt sind, kann eine virtuelle Mailbox zu jeder Zeit Post und Pakete empfangen. Der digitale Zugang ermöglicht es den Unternehmen, ihre Post zu jeder Tages- und Nachtzeit zu überprüfen.
• Kostenersparnis: Eine virtuelle Mailbox kann erheblich günstiger sein als der Unterhalt einer physischen Büroadresse, insbesondere in teuren Stadtzentren. Zudem spart sie Zeit und Aufwand, die mit der Verwaltung einer physischen Poststelle verbunden sind.
• Beitrag zur Nachhaltigkeit: Durch die Verringerung der Menge an physischer Post und den Wegfall der Notwendigkeit, Post zu transportieren, können Unternehmen ihren ökologischen Fußabdruck optimieren.

Anwendungsgebiete von digitalen Posteingängen

Die virtuelle Mailbox Software bietet eine breite Palette an Einsatzmöglichkeiten, die sie zu einem unverzichtbaren Tool für moderne Organisationen und Individuen macht.

• Unternehmen und Organisationen: Virtuelle Mailboxen können eine Reihe von Problemen lösen, mit denen Unternehmen und Organisationen konfrontiert sind. Für Unternehmen, die in mehreren Städten oder Ländern tätig sind, bietet die virtuelle Mailbox die Möglichkeit, eine lokale Präsenz aufrechtzuerhalten, ohne die Notwendigkeit einer physischen Büroadresse. Unternehmen können zudem ihre Post effizienter verwalten und sortieren, was zu einer gesteigerten Produktivität führt. Darüber hinaus können Organisationen durch den Einsatz einer virtuellen Mailbox ihre Kosten senken, da sie auf den Unterhalt einer physischen Poststelle verzichten können.
• Remote-Arbeit und digitale Nomaden: Für Personen, die remote arbeiten oder einen digitalen Nomadenlebensstil führen, bietet eine virtuelle Mailbox die Möglichkeit, Post zu empfangen und zu verwalten, unabhängig davon, wo sie sich gerade auf der Welt befinden. So können sie sicherstellen, dass sie wichtige Post nicht verpassen und gleichzeitig ihre Privatsphäre wahren, da ihre physische Adresse nicht offenbart wird.
• Privatpersonen: Auch für Privatpersonen kann eine virtuelle Mailbox vorteilhaft sein. Sie bietet die Möglichkeit, Post sicher und bequem zu empfangen und zu verwalten, ohne dass man zu Hause sein muss, um die Post persönlich entgegenzunehmen – etwa im Urlaub. Darüber hinaus kann eine virtuelle Mailbox dazu beitragen, die Transportwege physischer Post zu reduzieren und dadurch zur Nachhaltigkeit beizutragen.
• E-Commerce-Unternehmen: E-Commerce-Unternehmen können von der Nutzung einer virtuellen Mailbox profitieren, indem sie ihre Retouren und Warenrücksendungen effizienter verwalten. Durch die Bereitstellung einer einheitlichen Rücksendeadresse, die von der virtuellen Mailbox verwaltet wird, können sie den Prozess der Warenrücknahme vereinfachen und verbessern.