Post digitalisieren. Wie du es schaffst, dich von der Zettelwirtschaft zu lösen

1. Warum ist die Digitalisierung des Posteingangs so wichtig?
2. Die Vorteile, Briefpost zu digitalisieren?
3. Wie funktioniert der digitale Posteingang
4. Passende Softwares zum Digitalisieren von Post
5. Fazit

Die Papierberge häufen sich, die Aktenschränke füllen sich ins Unermessliche. Die einen arbeiten schon digital, die anderen noch in Papierform. Eine Verbindung herzustellen, ist nahezu unmöglich. Eins ist jedoch gewiss, Post in Papierform ist zeitaufwendig und teuer. Die Zukunft: das Papierlose Büro!

Auf die Plätze, fertig, Postdigitalisierung!

Warum ist die Digitalisierung des Posteingangs so wichtig?

Papierpost kann für dich und dein Unternehmen schnell zur Herausforderung werden. Ob das Ausdrucken von Mails, die direkte Verarbeitung des Posteingangs, die Weiterleitung von wichtigen Dokumenten und und und. Die Vorgänge der analogen Postverarbeitung sind zeitaufwendig und können dich einiges an Nerven kosten.

Dazu kommt der erhebliche Verbrauch an Ressourcen. Ob bei der Lagerung oder bei zusätzlichen Materialien, welche du für die Bearbeitung deiner Post benötigst. Drucker und Druckerpatronen, Akten, Papier und Umschläge. Die Liste kann so wohl noch endlos weitergeführt werden.

Die analoge Form der Verwaltung deiner Eingangspost ist somit nicht nur zeit- und ressourcenaufwendig, sondern auch teuer

Home-Office und digitales arbeiten von Überall und zu jeder Zeit haben nicht nur durch Corona stark zugenommen. Die Digitalisierung und Globalisierung sind zentrale Bestandteile in der Unternehmenswelt. Post analog zu verschicken, kosten viel Zeit. Wie praktisch wäre es doch, wichtige Geschäftsbriefe einfach digital zu verschicken, diese ganz einfach zu bearbeiten und anschließend digital zu speichern. Dadurch sparst du nicht nur lange Wartezeiten, sondern auch das ewige Gesuch in überfüllten Aktenschränken.

Die Vorteile, Briefpost zu digitalisieren?

Die Vorteile eines digitalen Posteingangs sind groß. Ob Datenverwaltung, Aufbewahrungspflicht oder Umweltschutz. Die Installation eines Cloud-basierten DMS rentiert sich für dich schnell. Mit der passenden Installation lassen sich zudem deine Prozesse in deinem Unternehmen automatisieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld und Ressourcen.

Stärkung der Compliance mit digitaler Post

Die Installation einer Cloud-basierten DMS Software stärkt zudem die Compliance deines Unternehmens. Datenschutz und Transparenz werden in der Digitalisierung immer wichtiger. Dies kann schnell zur Herausforderung werden. Eine Cloud-basierte Software, kann dir dabei helfen, einen Überblick über deine Dokumente zu erhalten. Ebenso hast du die Möglichkeit, deine Post besser zu kontrollieren und zu verwalten. Dazu bieten Softwares einen hohen Standard in puncto Sicherheit. Hier hast du das All-In-Paket, welches deine Prozesse miteinander vereinen und vereinfachen kann.

Erhöhung der Produktivität mit einem digitalen Posteingang

Ein weiterer wichtiger Punkt, der mit der Digitalisierung deiner Eingangspost einhergeht, ist die Steigerung der Produktivität in deinem Unternehmen. Durch die Cloud-basierten Softwares, kannst du und deine Mitarbeiter*innen von überall aus arbeiten und auf alle Daten zugreifen. Dies ist sowohl Orts- als auch Geräteunabhängig. Dazu lassen sich Workflows und Prozesse automatisieren. Hier entsteht ein reibungsloser Informationsfluss. Ob Home-Office oder im Unternehmen. Drucker werden nicht mehr benötigt, die Aktenschränke leeren sich und wichtige Dokumente können sofort abgerufen werden. Langes Warten, um den nächsten Step zu beginnen, gehören somit der Vergangenheit an.

Digitaler Posteingang und die Umwelt

In Unternehmen häufen sich die Papierberge. Ob Briefe, Druckerpapier oder Dokumente. Gedruckt wird häufig und viel. Recycelt, wird dabei so gut wie gar nicht. Dazu kommen Fabriken und die Papierherstellung. Der Verbrauch von Ressourcen ist dabei gewaltig. Eine gute und umweltschonendere Alternative, ist das digitale Postmanagement. Der Verbrauch an Papier geht dabei gegen null. Dabei fallen nicht nur keine Bäume mehr um. Auch Transportwege, Herstellungskosten und Müllberge fallen weg. Die Umstellung auf die Nutzung eines digitalen Posteingangs ist ein großer Schritt in Richtung Nachhaltigkeit für dein Unternehmen!

Wie funktioniert der digitale Posteingang

Es gibt viele Möglichkeiten deine Post in deinem Unternehmen zu digitalisieren. Unterschieden wird dabei in zwei grundsätzliche Bereiche.

• digitaler Posteingang
• digitale Postzustellung

Beim digitalen Posteingang werden deine Briefe beim Eingang in das Unternehmen digitalisiert. Bei der digitalen Postzustellung werden deinen Empfänger*innen die jeweiligen Briefe direkt digital zugesendet. Dazu sei gesagt, dass du oder deine Empfänger*innen zu jeder Zeit und in jeder Form auf alle Daten, welche du versendet hast, zugreifen können. Der analoge Weg ist dabei keinesfalls ausgeschlossen. Du gibst und hast damit alle Möglichkeiten, individuell mit deiner Post und deinen Dokumenten umzugehen.

Digitaler Posteingang

Beim digitalen Posteingang scannst, erfasst und archivierst du alle vorliegenden Briefe, welche in deinem Unternehmen eingegangen sind. Hier kann dich eine digitale-Posteingangs-Software unterstützen. Die passende Software kann dir ebenso bei der Bearbeitung und Organisation deiner Dokumente behilflich sein. Nach der Erfassung aller Daten, die über den digitalen Postweg bei dir eingegangen sind, kannst du diese verwalten und archivieren. Ob die Zuweisung zu zuständigen Mitarbeiter*innen oder die digitale Bearbeitung der einzelnen Dokumente. Nach der Erfassung kannst du zu jeder Zeit und von jedem Ort aus darauf zugreifen. Wie wunderbar!

Digitale Postzustellung

Bei der digitalen Postzustellung erstellst und schreibst du Briefe & Dokumente wie gewohnt. Diese werden anschließend über den digitalen Weg an deine Kund*innen, an externe Anbieter*innen oder Mitarbeiter*innen verteilt. Hierbei können deine Daten und Dokumente ganz einfach an eine beliebige Anzahl von E-Mail-Adressen und zu jederzeit versendet werden. Die digitale Postzustellung vereinfacht dir den Prozess der Zustellung und garantiert dazu einen schnellen und sicheren Versand deiner Dokumente.

Passende Softwares zum Digitalisieren von Post

Ob für den digitalen Posteingang oder die digitale Postzustellung. Damit deine E-Post und die Digitalisierung in deinem Unternehmen reibungslos läuft, benötigst du eine passende Software.

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht über digitale Posteingangs Softwares & Tools und kannst mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete DMS-System entscheiden.

Caya

E-POST Solutions

Iron Mountain

Compart

Trooper Data Service

Rhenus Mailroom Services

Fazit

Die Post in deinem Unternehmen zu digitalisieren, kann dir eine Menge Zeit und Nerven ersparen. Effizienz und Effektivität stehen hier an erster Steller. Ob Prozess-Optimierung, Ressourcenschonendes arbeiten oder Datenschutz. Dabei müssen du und deine Empfänger*innen nicht auf gewohntes verzichten. Durch eine Cloud-basierte DMS-Software, ist die Möglichkeit zu jederzeit gegeben, Dokumente digital zu verwalten oder wie gewohnt, in die gedruckte Version zu wechseln. Eins ist jedoch sicher. Die Digitalisierung deiner Post und Dokumente vereinfacht dir das Arbeiten und ist ein Schritt in Richtung ressourcenschonendes Arbeiten. Ein großer Schritt für dich und ein großer Schritt in Richtung Papierloses Büro.