Dokumentenmanagement

Post digitalisieren. Wie Ihr es schafft, Euch von der Zettelwirtschaft zu lösen

Jette Harm 7.2.2022

Wir geben Euch eine Übersicht darüber, warum Ihr Eure Post digitalisieren solltet und damit Tschüss zu Papierbergen sagen könnt:

Die Papierberge häufen sich, die Aktenschränke füllen sich ins Unermessliche. Die einen arbeiten schon digital, die anderen noch in Papierform. Eine Verbindung herzustellen, ist nahezu unmöglich. Eins ist jedoch gewiss, Post in Papierform ist zeitaufwendig und teuer. Die Zukunft: das Papierlose Büro

Wie Ihr Eure Post in Eurem Unternehmen digitalisiert und welche Vorteile Ihr daraus ziehen könnt, zeigen wir Euch in diesem Artikel. Auf die Plätze, fertig, E-Post!

Inhaltsverzeichnis

  1. Warum ist die Umstellung auf E-Post so wichtig?
  2. Die Vorteile, Post zu digitalisieren?
  3. Wie funktioniert E-Post
  4. Passende Softwares zum Digitalisieren von Post
  5. Fazit

Warum ist die Umstellung auf E-Post so wichtig?

Papierpost kann für Euch und Euer Unternehmen schnell zur Herausforderung werden. Ob das Ausdrucken von Mails, die direkte Verarbeitung des Posteingangs, die Weiterleitung von wichtigen Dokumenten und und und. Die Vorgänge der analogen Postverarbeitung sind zeitaufwendig und können Euch einiges an Nerven kosten.

Dazu kommt der erhebliche Verbrauch an Ressourcen. Ob in der Papierherstellung oder bei zusätzlichen Materialien, welche Ihr für die Bearbeitung Eurer Post benötigt. Drucker und Druckerpatronen, Akten, Papier und Umschläge. Die Liste kann so wohl noch endlos weitergeführt werden. Die analoge Form der Verwaltung Eurer Eingangspost ist somit nicht nur unifiziert, sondern auch teuer.

Dazu kommt die Automatisierung und die digitale Datenverwaltung, welche mit der Digitalisierung Eurer Post einhergeht. Home-Office und digitales arbeiten von Überall und zu jeder Zeit haben nicht nur durch Corona stark zugenommen. Die Digitalisierung und Globalisierung sind zentrale Bestandteile in der Unternehmenswelt. Verträge und Post analog zu verschicken, kosten viel Zeit. Wie praktisch wäre es doch, wichtige Geschäftsbriefe einfach digital zu verschicken, diese ganz einfach zu bearbeiten und anschließen digital zu speichern. Dadurch spart Ihr Euch nicht nur lange Wartezeiten, sondern auch das ewige Gesuch in überfüllten Aktenschränken.

Die Vorteile, Post zu digitalisieren?

Die Vorteile von E-Post sind groß. Ob Datenverwaltung, Aufbewahrungspflicht oder Umweltschutz. Die Installation eines Cloud-basierten DMS rentiert sich für Euch schnell. Mit der passenden Installation lassen sich zudem Eure Prozesse in Eurem Unternehmen automatisieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld und Ressourcen.

Stärkung der Compliance mit digitaler Post

Die Installation einer Cloud-basierten DMS Software stärkt zudem die Compliance Eures Unternehmens. Datenschutz und Transparenz werden in der Digitalisierung immer wichtiger. Dies kann schnell zur Herausforderung werden. Eine Cloud-basierte Software, kann Euch dabei helfen, einen Überblick über Eure Daten zu erhalten. Ebenso habt Ihr die Möglichkeit, Eure Post besser zu kontrollieren und zu verwalten. Dazu bieten Softwares einen hohen Standard in puncto Sicherheit. Hier habt Ihr das All-In-Paket, welches Eure Prozesse miteinander vereinen und vereinfachen kann.

Erhöhung der Produktivität mit digitaler Post

Ein weiterer wichtiger Punkt, der mit der E-Post einhergeht, ist die Steigerung der Produktivität in Eurem Unternehmen. Durch die Cloud-basierten Softwares, könnt Ihr und Eure Mitarbeiter:innen von überall aus arbeiten und auf alle Daten zugreifen. Dies ist sowohl Orts- als auch Geräteunabhängig. Dazu lassen sich Workflows und Prozesse automatisieren. Hier entsteht ein reibungsloser Informationsfluss. Ob Home-Office oder im Unternehmen. Drucker werden nicht mehr benötigt, die Aktenschränke leeren sich und wichtige Dokumente können sofort abgerufen werden. Langes Warten, um den nächsten Step zu beginnen, gehören somit der Vergangenheit an.

E-Post und die Umwelt

In Unternehmen häufen sich die Papierberge. Ob Briefe, Druckerpapier, Dokumente und und und. Gedruckt wird häufig und viel. Recycelt wird dabei so gut wie gar nicht. Dazu kommen Fabriken und die Papierherstellung. Der Verbrauch von Ressourcen ist dabei gewaltig. Eine gute und umweltschonendere Alternativen, ist das digitale Postmanagement. Der Verbrauch an Papier geht dabei gegen null. Dabei fallen nicht nur keine Bäume mehr um. Auch Transportwege, Herstellungskosten und Müllberge fallen weg. Die Umstellung auf E-Post ist ein großer Schritt in Richtung Nachhaltigkeit für Euer Unternehmen!

Wie funktioniert E-Post

Es gibt viele Möglichkeiten Eure Post in Eurem Unternehmen zu digitalisieren. Unterschieden wird dabei in zwei grundsätzliche Bereiche.

  • der digitale Posteingang
  • digitale Postzustellung

Beim digitalen Posteingang werden Eure Briefe beim Eingang in das Unternehmen digitalisiert. Bei der digitalen Postzustellung werden Euren Empfänger:innen die jeweiligen Briefe direkt digital zugesendet. Dazu sei gesagt, dass Ihr oder Eure Empfänger:innen zu jeder Zeit und in jeder Form auf alle Daten, welche Ihr versendet habt, zugreifen können. Der analoge Weg ist dabei keinesfalls ausgeschlossen. Ihr gebt und habt damit alle Möglichkeiten, individuell mit Eurer Post und Dokumenten umzugehen.

Digitaler Posteingang

Beim digitale Posteingang scannt, erfasst und archiviert Ihr alle vorliegenden Briefe, welche in Eure Unternehmen eingegangen sind. Hier kann Euch eine Dokumentenmanagement-Software unterstützen. Die passende Software kann Euch ebenso bei der Bearbeitung und Organisation Eurer Dokumente behilflich sein. Nach der Erfassung aller Daten, die über den digitalen Postweg bei Euch eingegangen sind, könnt Ihr diese verwalten und archivieren. Ob die Zuweisung zu zuständigen Mitarbeiter:innen oder die digitale Bearbeitung der einzelnen Dokumente. Nach der Erfassung könnt Ihr zu jeder Zeit und von jedem Ort aus darauf zugreifen. Wie wunderbar!

Digitale Postzustellung

Bei der digitalen Postzustellung erstellt und schreibt Ihr Briefe und Dokumente wie gewohnt. Diese werden anschließend über den digitalen Weg an Eure Kund:innen, an externe Anbieter:innen oder Mitarbeiter:innen verteilt. Hierbei können Eure Daten und Dokumente ganz einfach an eine beliebige Anzahl von Mail-Adressen und zu jederzeit versendet werden. Die digitale Postzustellung vereinfacht Euch den Prozess der Zustellung und garantiert dazu einen schnellen und sicheren Versand Eurer Dokumente.

Passende Softwares zum Digitalisieren von Post

Ob für den digitalen Posteingang oder die digitale Postzustellung. Damit Eure E-Post und die Digitalisierung in Eurem Unternehmen reibungslos läuft, benötigt Ihr eine passende Software. Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht über weitere DMS-Systeme und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete DMS-System entscheiden.

Fazit

Die Post in Eurem Unternehmen zu digitalisieren, kann Euch eine Menge Zeit und Nerven ersparen. Effizienz und Effektivität stehen hier an erster Steller. Ob Prozess-Optimierung, Ressourcenschonendes arbeiten oder Datenschutz. Dabei müsst Ihr und Eure Empfänger:innen nicht auf gewohntes verzichten. Durch eine Cloud-basierte DMS-Software, ist die Möglichkeit zu jederzeit gegeben, Dokumente digital zu verwalten oder wie gewohnt in die gedruckte Version zu wechseln. Eins ist jedoch sicher. Die Digitalisierung Eurer Post und Dokumente vereinfacht Euch das Arbeiten und ist ein Schritt in Richtung ressourcenschonendes Arbeiten. Ein großer Schritt für Euch und ein großer Schritt in Richtung Papierloses Büro.

JH
Autor*In
Jette Harm
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Jette Harm

Jette ist Werkstudentin im Bereich Community und Content Management bei OMR Reviews. Zuvor hatte sie in der Marketingkommunikation in einem Unternehmen gearbeitet und studiert seit August 2020 Management an der Hochschule Macromedia Hamburg.

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