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Marktsegment

Kassensysteme Software & Tools im Vergleich

Einzelhandelsunternehmen setzen Kassensysteme, auch Kassensoftwares oder POS-Softwares (Point-of-Sale-Softwares) genannt, für die Erfassung von Transaktionen ein. Die POS-Systeme für den Einzelhandel werden nicht nur für die Erfassung von Verkäufen und weiteren Finanztransaktionen eingesetzt, sondern bieten weitere Funktionen wie Umsatzverfolgung, Debitorenbuchhaltung, Einkauf und Inventarmanagement über mehrere Register bzw. Endgeräte und Filialen hinweg.

Kassensysteme sorgen für effiziente Abläufe im Einzelhandel, indem sie schnelle Buchungen oder Bestellungen sowie ein zügiges Kassieren gewährleisten. Außerdem bieten die Kassensoftwares bestenfalls eine einfache Bedienung und schnelle Ladezeiten, halten gesetzliche Anforderungen (z. B. KassenSichV, GoBD) ein, liefern Kassenabschlussberichte, erfüllen Sicherheitsstandards und ermöglichen den unkomplizierten Import von Produkten. Durch Controlling-Funktionen verbessern Kassensoftwares das Kostenmanagement und die Unternehmensplanung. Zudem bieten Kassensysteme Schnittstellen zu Warenwirtschaftssoftware, Rechnungsprogrammen, Buchhaltungssoftware und CRM-Systemen oder sind in solche Softwares integriert.

Des Weiteren verfügen die Software-Lösungen meist über Schnittstellen zu einer Vielzahl von Peripheriegeräten wie Personal Computern, Registrierkassen oder Kartelesegeräten oder lassen sich auf diesen installieren. Einige Hersteller bieten zudem ihre eigenen Peripheriegeräte an, welche optimal auf die Software abgestimmt sind.

Um sich als Kassensystem bzw. -software zu qualifizieren, muss die Lösung:

  • den Checkout-Prozess im Geschäft digitalisieren
  • Verkaufstransaktionen und -vorgänge verwalten
  • Schnittstellen zu üblichen Registrierkassen bieten

⁣PosBill

Was ist PosBill?

PosBill hat spezielle Registrierkassensysteme für den Handel und die Gastronomie entwickelt und dabei einen Schwerpunkt auf eine benutzerfreundliche, gesetzeskonforme Lösung gelegt. Durch eine klar strukturierte Benutzeroberfläche und intuitive Bedienung sowie eine individuelle Oberflächengestaltung bietet PosBill viele Funktionen für den Verkauf an Kund*innen in Handel und Gastronomie. Das PosBill Kernsystem als reine Kassensoftware ist ab 9 € pro Woche verfügbar. Alle weiteren Add-ons und Hardwarepreise können auf der Website eingesehen werden.

Zettle

Was ist Zettle?

Zettle ist ein Kassensystem, welches als App für die Zahlungsannahme und Umsatzverfolgung nutzbar ist. Zettel bietet Kartenlesegeräte, Terminals und Kassensysteme an. Zettel bietet ebenso Software-Integration von POS bis E-Commerce. Dazu zählen unter anderem JTL-POS, Lightspeed, Shopify oder WooCommerce. Die Transaktions-Gebühren starten ab 0,95 % für Debitkarten. Zettle Go ist kostenlos als Kassen-App verfügbar. Individuelle Preise können auf der Website angefordert werden.

degaso-cash

Was ist degaso-cash?

degaso-cash ist eine vollständig hardwareunabhängige und flexible Softwarelösung für Kassensysteme in der Gastronomie. Die Hauptzielgruppe sind kleine bis mittelgroße Gastrobetriebe, welche von der Digitalisierung des Bestellvorgangs profitieren. Zusätzlich bietet das Tool offene Schnittstellen, damit auch andere Hersteller:innen ihre Software mit degaso-cash verbinden können. degaso-cash kostet immer 66 Euro pro Monat. Die Einrichtungsgebühr liegt aktuell bei 699 Euro. Die Anschaffungskosten sind dank der Hardwareunabhängigkeit flexibel, wodurch auch wieder aufbereitete oder aber auch gebrauchte Geräte zum Einsatz kommen können.

Shopify POS

Was ist Shopify POS?

Shopify POS ist ein cloudbasiertes Multi-Channel-Shopsystem. Das Shopsystem bietet Händler:innen ein leistungsfähiges Backoffice und eine vollständige Übersicht über alle Geschäftsaktivitäten an. Shopify POS ist als App für Smartphones und Tablets mit iOS oder Android nutzbar. Shopify POS ist 14 Tage kostenlos nutzbar. Die Preise im Basic-Paket starten bei 27 € monatlich. Shopify POS ist GoBD- und KassenSichV/TSE-konform.

LocaFox

Was ist LocaFox?

LocaFox ist ein All-in-One-Kassensystem. Zu den Funktionen gehören unter anderem Bondrucker von EPSON, SumUp Air EC-Terminal, Samsung Galaxy TAB in der LocaFox Edition und eine Metallgeldschublade. LocaFox ist KassenSichV & GoBD konform, bietet DATEV Schnittstellen, live Statistiken und flexible Bezahlungen an. Auf der Website stehen verschiedene Pakete zur Verfügung. Die Preise dazu lassen sich auf der Website von LocaFox anfragen.

Simply POS

Was ist Simply POS?

Mit Simply POS können Prozesse zwischen Office, Betrieb und Kundenservice miteinander vernetzen und beschleunigt werden. Zu den Funktionen gehören unter anderem anpassbare Bedienoberflächen, ein integriertes Filialcontrolling und Fernzugriff in Echtzeit, sowie flexible Zahlungsmöglichkeiten wie Karte, Handy oder Bezahlautomat. Das System richtet sich an die Gastronomie, den Einzelhandel und Dienstleister*innen. Alles Kassen von Simply POS sind GoBD- und TSE-konform. Nähere Informationen und Preise können über die Website von Simply POS angefordert werden.

PosBill PHOENIX

Was ist PosBill PHOENIX?

PosBill ist mit seinen Kassensystemen seit mehr als 30 Jahren ein Ansprechpartner, wenn es um Abrechnungssysteme geht. Das erweiterte Produktportfolio bietet nun neben klassischen windowsbasierten Kassen auch webbasierte Kassensysteme für den mobilen Einsatz an. Mit verschiedenen Funktionen und individuell anpassbaren Features schafft PosBill eine Kombination aus Kassenhardware und Kassensoftware. Neben einem effizienten Storemanagement (Filialisierung) und der Erfassung von Gewichtsartikeln, legt das Unternehmen großen Wert auf Nachhaltigkeit. Features wie der EBon – der digitale Bon, erweitern so den Funktionsumfang. Die Kosten für die Phoenix Kassensoftware starten bei 4 € pro Woche. Alle weiteren Add-Ons und Hardwarepreise sind auf der Website ersichtlich.

ready2order

Was ist ready2order?

ready2order ist ein intuitives Kassensystem und bietet alle wesentlichen Bestandteile eines Kassensystems und mehr. Durch cloudbasierte Technologien lässt sich die Software auf jedem Endgerät verwenden, inklusive Smartphones, Tablets oder PCs. ready2order ist 100 % finanzkonform in Deutschland und Österreich und entspricht den KassenSichV- sowie RKSV-Richtlinien. Ebenso enthalten ist ein Kassensystem-Abo und ein Gastro-Paket. ready2order kann kostenlos getestet werden. Das Kassensystem-Abo startet ab 29,90 € monatlich.

GastroSoft

Was ist GastroSoft?

GastroSoft ist ein Kassensoft­ware & Hardware mit TSE. GastroSoft bietet Funktionen für Kassensysteme, Bestellwesen, Warenwirtschaft und Küchenmanagement. Die Software bietet Lösungen für Gastronomie, Einzelhandel, Lieferdienste und Online-Shops. Enthalten sind ebenso Add-Ons wie Zeiterfassung, Kartenzahlung und Kassenbuch. Eine Demoversion und Preise können über die Website von GastroSoft angefordert werden.

Lightspeed Restaurant

Was ist Lightspeed Restaurant?

Lightspeed Restaurant ist ein All-in-one Gastronomie Kassensystem. Das Kassensystem richtet sich sowohl an Restaurants, Hotels, Bars & Nachtclubs, als auch an Cafés und Bistros. Lightspeed Restaurant beinhaltet einen DATEV-kompatiblen Datenexport für die Buchhaltung, verschiedene Payment Möglichkeiten und einen digitalen Raum- und Tischplan für flexible Tischanordnungen. Auf der Website von Lightspeed Restaurant können eine Demoversion und Preise angefordert werden.

Maxstore Kassensoftware Gastronomie

Was ist Maxstore Kassensoftware Gastronomie?

Maxstore Kassensoftware Gastronomie ist geeignet für den Einsatz in Restaurants, der Systemgastronomie, Fast-Food-Läden, Döner und Imbiss Läden. Je nach Einsatzort wird die Maxstore Kassensoftware Gastronomie, mit oder ohne Tischplan geliefert oder als Fast-Food-Version für Schnellrestaurants. Die Bestellung kann auf dem Küchenmonitor angezeigt und jederzeit ein Bestellstorno oder ein Bonstorno durchgeführt werden. Den Mitarbeitenden werden nur freigegebene Funktionen angezeigt. Die Maxstore Kassensoftware wird auf PC basierte Windows Systeme und Handy oder Orderman installiert und ist für 10″ bis 31,5″ Touchbildschirme geeignet.

unTill

Was ist unTill?

unTill ist ein Kassensystem für die Gastronomie und richtet sich unter anderem an die klassische Gastronomie, Self-Service-Restaurants, Systemgastronomie und Restaurants. Das Tool verfügt unter anderem über eine Cluster-Technologie, eine Handhelds-Auswahl zwischen IOS, Android oder Windows und ein performantes Zentralsystem. unTill® ist GoBD-konform und erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben gemäß der Kassensicherungsverordnung 2020. Preise und nähere Informationen können auf der Website des Tools angefordert werden.

CASSABOX

Was ist CASSABOX?

Die CASSABOX ist ein flexibles, digitales All-in-One-Kassensystem und kann für jede Branche oder Geschäftsmodell eingesetzt werden. Unabhängig von Unternehmensgröße und Anzahl der Kassen. Der Fokus der Kassensoftware liegt auf intuitiver und einfacher Bedienung, schnellen Kassier- und Zahlungsvorgänge sowie durchgehender On- und Offline-Verfügbarkeit. Pricing: CASSABOX bietet einen monatlichen Plan für 49 €, einen jährlichen Plan für 559 € und einen Einmalkauf für 2.490 €, welcher für 60 Monate gilt. Zusätzlich können monatliche Add-ons dazugebucht werden.

ZEMP GENIE

Was ist Zemp Genie?

Zemp Genie ist ein Point-of-Sale-Tool, das es Nutzer:innen ermöglichen will, jeden Punkt des Verkaufs zu verwalten. Damit will das Tool Usern bei der Durchführung der täglichen Geschäfte helfen. Die Software bietet Funktionen wie die Erfassung von Produkten, ein Echtzeit-Inventar, die Verkaufsabwicklung oder das Retourenmanagement. Außerdem stellt sie eine mobile Nutzung über Wi-Fi und 4G-Netz sowie umfangreiche Kundeninformationen bereit. Eine kostenlose Software-Demo sowie individuelle Preise können über die Website angefragt werden.

Tap&Till

Was ist Tap&Till?

Tap&Till Retail Cloud Kassensysteme bieten ePOS-Kassensysteme für Filialist:innen und Franchise-Ketten aus dem Non-Food-Einzelhandel an. Alle Transaktionen werden verschlüsselt und zentral in der Cloud gespeichert. Die Kassensysteme können stationär, mobil oder im Mischbetrieb auf Geräten mit Windows und Android Betriebssystemen eingesetzt werden und laufen auch ohne permanente Internetverbindung. Sobald das Internet wieder verfügbar ist, synchronisiert die Kasse sich mit dem Server und alle Daten werden aktualisiert. Tap&Till bieten zwei Kassensysteme an: All-in-one und Enterprise Cloud. Zweitere bietet im direkten Vergleich noch einige Funktionen mehr, wie z.B. weltweite Einsatzbereitschaft, Tresor-Abrechnung und Safebag-Prozesse.

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Kassensysteme-Definition: Was ist Kassensoftware?

Kassensysteme können als moderne Registrierkassen beschrieben werden. Teilweise funktionieren sie weiterhin mit einem feststehenden Kassenapparat. Häufig handelt es sich jedoch um mobilere Lösungen. Es gibt dann mindestens ein portables Endgerät und eine damit verbundene Kassensoftware.

So kann praktisch jedes digitale Device als Kassenbasis genutzt werden – vom PC über das Tablet und das Smartphone bis hin zu speziellen Kassenterminals. Je nach Bedarf bzw. nach Betrieb und Branche haben Nutzer*innen zudem die Möglichkeit, verschiedene Zusatzgeräte an das Kassensystem anzubinden. Dazu zählen unter anderem Bondrucker, Barcodescanner, Kartenlesegerät oder auch eine Waage.

Dabei können heutige Kassensysteme für Handel, Gastronomie, Dienstleistungen oder Hotellerie sehr viel mehr, als „nur“ Transaktionen abwickeln. Sie kommen bisweilen mit einem regelrecht beeindruckenden Funktionsumfang daher, den eine althergebrachte Registerkasse niemals zu liefern vermag: So ist ein Kassensystem mit Buchhaltung, Warenwirtschaft, Report-Features und Schnittstellen zum Finanzamt oder anderen cleveren Funktionen keine Seltenheit. Es gibt aber natürlich auch deutlich kleinere Kassensysteme.

Egal, welchen Umfang eine Digital-Kasse hat, ihr Einsatz bedeutet bestenfalls einfachere und zunehmend automatisierte Verkaufsprozesse. Damit sind Kassensysteme für Kleinbetriebe wie auch größere Unternehmen ein erheblicher Faktor zum Push der Geschäftseffizienz.

Im Englischen werden digitale Kassensysteme Point-of-Sale-Software (POS) genannt. Diese Begrifflichkeit ist auch auf dem deutschen Markt immer häufiger zu lesen. Interessierte sollten sich hier also nicht verwirren lassen.

Kassenlösung für den Einzelhandel vs. Kassensystem für die Gastronomie im Vergleich
Der Markt bietet zahlreiche spezialisierte Branchenlösungen, um ein Kassensystem digital zu nutzen. Kassensystem-Einzelhandel-Softwares und Kassensysteme für die Gastronomie sind im Vergleich besonders weitverbreitet. Das zeigt sich auch in der obigen Liste der besten Kassensysteme. Die Unterschiede liegen hier insbesondere in der grundsätzlichen Systemausrichtung und im Funktionsumfang.

Ein Kassensystem für die Gastronomie ist oftmals eine mobile Lösung, die mit einem zentralen Terminal zusammenarbeitet. Immer häufiger werden hier Smartphones mit entsprechender Software genutzt, um Bestellungen abzurechnen. Normalerweise werden dann auch Orders direkt mit dem mobilen Device aufgenommen und an die Küche geleitet. Menü-Building- und Sitzplan-Features sind hier ebenso zu finden. 

Im Einzelhandel ist ein derartiges mobiles Zahlen direkt an den*die Kund*in irgendwo im Laden zwar ebenfalls möglich. Hier wird aber häufiger noch mit zentral aufgestellten Kassen gearbeitet. Besonders nützlich ist für Einzelhändler*innen, dass mithilfe eines spezifischen Kassensystems auch die Warenwirtschaft automatisiert werden kann. Die Programme gleichen Verkäufe mit Beständen ab, sodass schließlich sicher für ein ausreichend gefülltes Lager gesorgt werden kann.

Neben diesen beiden speziellen Varianten von Kassensystemen gibt es eigene Lösungen für Dienstleister*, wie Friseur*innen oder Kosmetiker*innen, und für Hotelbetriebe. Weiterhin kann man ein Kassensystem für einen kleinen Laden bzw. ein Kassensystem für kleine Unternehmen und digitale Kassen für größere Betriebe kaufen. Letztere bringen mehrere Terminals, entsprechend mächtige Warenwirtschaftssysteme, üppige CRM-Funktionalitäten und mehr mit.

Weshalb sollten Unternehmen auf einen POS-Anbieter setzen?

Mit dem Verkauf von Waren, Dienstleistungen oder auch zubereiteten Speisen gehen stets vielfältige weitere Prozesse einher als die bloße Überlassung von entsprechenden Angeboten gegen Geld. Selbstverständlich müssen betreffende Transaktionen vornehmlich sicher, gesetzeskonform, unkompliziert und im Sinne der Kund*innen abgewickelt werden.

In diesem Zusammenhang oder im Nachgang dessen gilt es aber auch den Warenbestand im Auge zu behalten, gegebenenfalls Online- und Offline-Verkäufe abzugleichen, die Buchhaltung bzw. steuerliche Aspekte korrekt abzuwickeln, Käufer*innen bei Fragen zu erworbenen Produkten zielgenau zu unterstützen und gekonnt Marketing zu betreiben. All das ist klassischerweise mit einer Menge manueller Arbeit verbunden oder bedarf unterschiedlicher Programme, die womöglich kaum harmonieren.

Ein modernes Kassensystem hilft dabei, diese und weitere typische Vorgänge zu erledigen. Es zentralisiert alle Zahlungsanforderungen inklusive Steuerbelange, kommuniziert direkt mit dem Einkauf neuer Produkte bzw. stößt diesen an, speichert Daten zu vergangenen Käufen, die optimal für Support-Zwecke genutzt werden können, und hat manchmal sogar spezifische Marketing-Features an Bord.

Das macht die Verkaufsprozesse effizienter (Schnelligkeit und Automatisierung), nachhaltiger (Support und Kundenzufriedenheit) und sicherer (Transaktionen nach gängigen Standards und steuerrechtliche Verlässlichkeit).

Wie funktioniert ein Kassensystem?

Es gibt hauptsächlich zwei Arten von POS-Systemen: On-Premise-Lösungen und Web-Kassensysteme.

Vor Ort installierte Kassensysteme, auch bekannt als Legacy-Kassensysteme, bestehen in aller Regel aus einem Desktop-Computer bzw. einem Kassenterminal sowie anderer Hardware und entsprechender Software. Diese Systeme müssen manuell aktualisiert und regelmäßig von ihren Besitzer*innen gewartet werden. Die Sicherheitsmaßnahmen und die Datenspeicherung finden in den eigenen Räumlichkeiten statt.

Cloud-basierte POS-Systeme sind im Vergleich praktikabler. Sie werden komplett digital in der Cloud gehostet und mit Hardware, wie Smartphones oder iPads, verbunden. Letztere sind dann an der Ladentheke oder am Tisch nutzbar. Die Wartung derartiger Lösungen liegt größtenteils in den Händen des jeweiligen Providers, was für Nutzer*innen viele Sorgen weniger bedeutet. 

Wie das jeweilige Kassensystem schließlich genau funktioniert, hängt natürlich maßgeblich vom gebotenen Funktionsumfang ab. Die nachfolgenden Features sind typisch.

  • Bestandsverwaltung: Jedes Unternehmen, das Waren verkauft, benötigt eine Art von Bestandskontrollsystem. Mit einem POS für den Einzelhandel können Benutzer*innen den Bestand in Echtzeit aktualisieren, während Transaktionen durchgeführt werden. Bei jedem Kauf werden die abgegebenen Waren vom verfügbaren Bestand abgezogen, sodass Manager*innen am Ende jedes Tages oder jeder Woche sehen können, was wieder aufgefüllt werden muss und was sich nicht so schnell verkauft. Wenn ein Unternehmen neben einem Onlineshop auch ein Ladengeschäft betreibt, kann die Software den Gesamtbestand im Auge behalten und sicherstellen, dass keine Bestellungen ohne die erforderlichen Artikel bearbeitet werden.

  • E-Commerce: Der Online-Einkauf von Artikeln ist zur Norm, wenn nicht gar zum Standard geworden. Somit sollte die Einrichtung eines Onlineshops zumindest auf dem Radar jedes Einzelhandelsunternehmens sein. Viele POS-Systeme für den Einzelhandel lassen sich inzwischen in E-Commerce-Plattformen integrieren. Manche bieten sogar Tools zur Erstellung eines Onlineshops. Da die Bestandsdaten in den Geschäften und im Internet an einem Ort gespeichert werden, ist ein Falschangebot auf beiden Plattformen nicht zu befürchten.

  • Treuemanagement: Der Aufbau und die Bindung eines Kundenstamms ist für Einzelhändler*innen wie auch Gastronom*innen von entscheidender Bedeutung. Ein spezifisches Treueprogramm ermutigt Kund*innen, wiederzukommen und lockt angesprungene Käufer*innen an, sich erneut zu engagieren. Manche Kassensysteme unterstützen das Kundenbindungsmanagement mit unterschiedlichen Features. Durch die Verknüpfung von Kundenprofilen mit der Kreditkarte und anderen Kaufinformationen kann die Lösung etwa automatisch einen Rabatt gewähren, wenn Stammkund*innen einen Einkauf tätigen. Dafür müssen jene nicht erst einen Coupon oder Ähnliches vorlegen.

  • Moderne Zahlungsmittel: In einer zunehmend papierlosen Welt werden digitale Transaktionen immer mehr zur Regel. Eine moderne POS-Software ermöglicht und erleichtert die Verarbeitung solcher Buchungen. Sie liefert Schnittstellen zu zielgruppenspezifischen Zahlungsmethoden – von Kreditkarten bis hin zu Apple Pay und anderen. Zwar fallen dafür fast immer Gebühren an. Doch diese sind im Vergleich zur damit erreichbaren Kundenzufriedenheit und zum Imageplus normalerweise absolut zu vernachlässigen.

  • Berichte und Analysen: Einblicke in das eigene Geschäft sind ein entscheidendes Puzzlestück bei der Erfolgsplanung. Viele Kassensysteme bieten entsprechende Berichts- und Analysefunktionen, sodass Geschäftsinhaber*innen einen umfassenden Überblick über ihr Business erhalten. Auf der Grundlage von Kunden- und Kaufinformationen können diese Controlling-Features Unternehmen dabei helfen, Geld für Lagerbestände zu sparen und Wachstum zu planen bzw. zu schaffen.

  • Marketing: Marketing ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Somit kann die Tatsache, dass einige POS-Systeme über spezifische Marketing-Funktionen verfügen, einen großen Unterschied machen. Beispielsweise ist die Möglichkeit gegeben, E-Mail-Adressen an der Kasse zu erfassen und daraufhin Newsletter oder spezielle E-Mail-Angebote für Kund*innen zu erstellen - alles innerhalb der Plattform.

  • Hardware: Viele Kassensysteme werden mit Hardware-Optionen, wie Kassen, Tablets, Kartenlesern und Belegdruckern, geliefert. Die Komponenten sind fast immer teuer, daher müssen sie mit der erworbenen Software ideal zusammenarbeiten. Außerdem ist es wichtig, dass die Hardware zuverlässig und langlebig ist, da sie im Idealfall viel benutzt wird. Die Kosten lohnen sich gemeinhin, da durch entsprechendes Equipment sehr viel effizienter gearbeitet werden kann.

  • Buchhaltung: Für jedes Unternehmen ist es wichtig, den Überblick darüber zu behalten, wie viel Geld eingeht und wie es verwendet wird. Die Buchhaltungsfunktionen eines Kassensystems machen es einfach, jede Transaktion zu überwachen, den Einkauf zu verfolgen und die allgemeinen Kosten im Auge zu behalten. Je besser die Finanzen eines Unternehmens organisiert sind, desto einfacher ist es, sich auf den täglichen Betrieb zu konzentrieren.

Welche Vor- und Nachteile bieten Kassensysteme?

Es wurden oben bereits diverse klare Vorteile von Kassensystemen herausgestellt. Insbesondere die Steigerung der Effizienz sowie der Sicherheit von Zahlungen sind sehr gewichtige Argumente für derartige Lösungen. Nicht zuletzt tragen aber auch die Möglichkeit einer ganzheitlicheren Abwicklung von Zahlungsprozessen und diversen zentral damit verbundenen Vorgängen massiv dazu bei, dass sich immer mehr Verantwortliche für ein digitales Kassensystem online oder vor Ort entscheiden. Die damit verbundenen allumfassenden Vorzüge sind im Folgenden zusammengefasst.

  • Vorteile für Geschäftseigentümer*innen: Mit einer Kassensoftware können die Eigentümer*innen ihre Verkäufe kleinteilig steuern und überwachen. Sie ermöglicht es, das Inventar zu überprüfen und ebenso das Verhalten des Personals anhand von Daten zu verfolgen, ohne selbst vor Ort zu sein. Außerdem trägt sie mit speziellen Funktionen, wie Treueprogrammen samt Geschenkkarten oder Kundenbelohnungen sowie Marketing- und Werbeoptionen dazu bei, den Unternehmenserfolg ganzheitlich zu steigern.

  • Vorteile für das Personal: POS-Software hilft bei der Abwicklung von Käufen bzw. bei der Aufnahme von Bestellungen, der Übermittlung entsprechender Daten an die Bestandsverwaltung oder die Küche und lässt schnellere Kauf- oder Bedienprozesse zu. Ein Kassensystem hilft Verantwortlichen bei der Optimierung der Angebote. Sie zeigt an, welche Produkte oder Speisen nicht besonders gut gehen und welche Dauerbrenner sind. Entsprechende Programme umfassen mitunter auch Zeiterfassungsfunktionen, bei denen sich das Personal gemäß dem jeweiligen Zeitplan an einem POS-Terminal an- bzw. abmeldet. Insgesamt sorgen Kassenlösungen für mehr finanzielle Sicherheit und ein rationalisiertes (Personal-)Management.

  • Vorteile für die Kund*innen: Die Ergebnisse aller Aktionen, die eine POS-Software übernimmt, führen idealerweise zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit und der Kundenbindung. Kürzere Wartezeiten, Möglichkeiten zur bargeldlosen Zahlung, die korrekte Ausführung von Bestellungen, spezielle Angebote und Rabatte sowie ein maßgeschneiderter – weil datenbasierter – Support sind einige der stärksten Vorteile, die Kund*innen durch ein gut abgestimmtes Kassensystem erhalten können.

Selbst das beste Kassensystem für Gastronomie oder Handel kann aber auch gewisse Nachteile mit sich bringen. Wobei die Bezeichnung „Nachteile“ etwas drastisch ist. Denn so lange eine grundsätzlich zum Unternehmenskontext passende Lösung gewählt wird, sollte diese betreffende Geschäftsprozesse nicht wirklich schädigen. Immerhin ist es jedoch möglich, dass bestimmte Barrieren auftreten. Typisch sind folgende Herausforderungen.

  • Etablierung: Vor allem dann, wenn analoge Verkaufsprozesse vielleicht über Jahrzehnte eingeschliffen sind, kann es sehr schwierig werden, eine neue Kassensoftware erfolgreich zu etablieren. Hier müssen bestenfalls schon beim Auswahlverfahren alle betreffenden Mitarbeiter*innen ins Boot geholt und deren Painpoints sowie Bedürfnisse berücksichtigt werden. Eine eingehende Schulung am neuen System ist ebenfalls sehr wichtig. Wird die Lösung nicht voll akzeptiert, kann sie ihr Potenzial niemals entfalten.

  • Internetanbindung: Viele POS-Systeme benötigen eine konstante Internetverbindung. Wenn das Netz plötzlich ausfällt, kann es zu Problemen bei der Annahme von Bestellungen, der Bearbeitung von Aufträgen, der Zahlungsabwicklung usw. kommen. Idealerweise setzt man auf ein Programm, dass zumindest kurzfristig auch ohne Internetverbindung funktioniert.

  • Betrugs-/Sicherheitsproblem: Kassensysteme ermöglichen den Kund*innen mehrere Zahlungsarten zu nutzen. Mit der zunehmenden Verwendung von bargeldlosen Optionen besteht aber leider auch eine erhöhte Gefahr von Hacks und anderen Betrugsversuchen. Daher sollten Verantwortliche unbedingt darauf achten, dass die gewählte Lösung alle gängigen Sicherheitsstandards erfüllt.

Bestes Kassensystem finden: Worauf sollte man achten, wenn man ein Gastronomie-Kassensystem oder eine Kassensoftware für den Einzelhandel im Vergleich auswählt?

Der Markt ist voll von guten, funktionsstarken Kassensystemen – aber längst nicht jede Lösung ist für alle Unternehmenskontexte perfekt. Um sicher das passende Offline- oder Online-Kassensystem zu wählen, sollten Interessierte ganz an der Basis die folgenden Sachverhalte berücksichtigen.

Ein POS-System für die eigene Branche wählen
Verantwortliche sollten vor allem darauf achten, ein Kassensystem zu wählen, das auf ihre branchenspezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die Bezahlabläufe und Prozesse um jene herum sind bei Hotels, Dienstleistungen, Einzelhandel, Restaurants und anderen Gewerben mitunter stark abweichend.

So benötigt ein Einzelhandelsgeschäft normalerweise ein leistungsfähiges Bestandsmanagement, während ein Restaurant Tische verwalten und Hotels Reservierungen organisieren müssen. Kein Programm ist für alle Bereiche ideal. Um das Maximum an Effektivität und Effizienz herausholen zu können, ist es wichtig, ein POS-System zu wählen, das auf die eigene Branche zugeschnitten wurde.

Spezifische Geschäftsbedürfnisse eingrenzen
Bevor Verantwortliche ihre Optionen für Kassensysteme prüfen, sollten sie die Merkmale, Funktionen und Dienste definieren, die sie für die optimierte Verwaltung ihrer Verkaufsprozesse anpeilen.

Es gilt primär die wichtigsten Probleme, wie zum Beispiel lange Warteschlangen aufgrund einer langsamen Transaktionsverarbeitung, Schwierigkeiten bei der Bestandsverwaltung oder ungenaue Berichte, herauszufiltern. Daraus können Verantwortliche letztlich schließen, welche Aufgaben ein POS-System mit spezifischen Funktionen vereinfachen soll.

Wesentliche Integrationen bestimmen
Ein Kassensystem ist bestenfalls eine elementare Stütze bei der Durchführung und Verwaltung des Tagesgeschäfts. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass es über alle Funktionen und Integrationen verfügt, die für einen reibungslosen Betrieb erforderlich sind.

Gute Kassenlösungen können vieles plattform-intern - aber sie sind eben auch nicht allmächtig. Daher ist die Fähigkeit, sich mit anderen spezialisierten Diensten zu verbinden, essenziell. Verantwortliche sollten sich vergewissern, dass die gewählte Lösung optimal mit sämtlichen benötigten externen Programmen interagiert.

Wichtige Anbindungen liegen typischerweise in den folgenden Bereichen:

  • eCommerce
  • Marktplätze
  • Buchhaltung
  • Lagerverwaltung
  • ERP
  • CRM
  • Marketing

Kassensysteme Preise: Was kosten Kassensysteme für Gastronomie und Einzelhandel?

Bei Kassensystemen gibt es eine große Preisspanne. Entsprechende Programme sind angefangen bei ca. 30 Euro erhältlich. Sie können mit Hardware und größeren Funktionsumfängen aber auch schnell in die Tausende gehen.

Wie viel ein Kassensystem tatsächlich kostet, ist stark von der genutzten bzw. ebenfalls erworbenen Hardware abhängig. Hier spielt die Anzahl der benötigten Geräte natürlich ebenfalls eine entscheidende Rolle. Die Frage ist also auch: Was kostet eine Kasse bzw. was kosten andere benötigte Komponenten abseits der bloßen Kassensoftware.

Je umfangreicher die Ausstattung ist, desto höher sind selbsterklärend die Kosten. Ein üppig ausgestattetes Kassensystem mit Kassenterminal und Mobilgeräten schlägt schnell mit rund 2.000 Euro zu Buche. Hinzukommen monatliche Software-Gebühren und gegebenenfalls Wartungsverträge für die Hardware. Mobile Kassen bzw. Systeme, die auf PC und Smartphone gründen, können deutlich günstiger erworben werden. Mit ca. 40 Euro monatlich sind Interessierte hier dabei.