Digitaler Kassenbon – So nutzt du papierlose Belege für dein Unternehmen!
Entdecke, wie digitale Kassenzettel dein Unternehmen umweltfreundlicher, kosteneffizienter und kundenfreundlicher machen
- Was ist ein digitaler Kassenbon?
- Digitalen Kassenbon ausstellen: diese Möglichkeiten hast du
- Vorteile von digitalen Kassenbons
- Kostenfaktoren digitaler Kassenbons
- Fazit: Darum lohnt sich der Umstieg
Hand aufs Herz: Zettelwirtschaft mag wahrscheinlich niemand – besonders nicht als Unternehmer*in, wenn man täglich unzählige Papierkassenbons drucken, verwalten oder entsorgen muss. Blöd nur, dass seit dem 1. Januar 2020 die Belegausgabepflicht – im Allgemeinen auch als Bonpflicht bezeichnet – besteht. Diese verpflichtet alle Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen dazu, ihren Kund*innen für jeden Geschäftsvorgang einen Beleg auszuhändigen. Die gute Nachricht direkt vorweg: Das muss nicht zwingend in Papierform geschehen! Digitale Kassenbons haben sich längst zu einer nachhaltigen und effizienten Alternative entwickelt. Wie du die digitalen Belege in deinem Unternehmen integrierst, erfährst du in diesem Artikel.
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Was ist ein digitaler Kassenbon?
Ein digitaler Kassenbon ist die moderne, elektronische Version des klassischen Kassenzettels. Mit einem papierlosen Beleg kannst du alle relevanten Transaktionsinformationen auf digitale Weise erfassen und speichern. Im Gegensatz zu einem traditionellen Papierbon wird dieser Beleg beispielsweise als PDF, per E-Mail, via QR-Code oder innerhalb einer App gespeichert.
Gesetzliche Grundlage der Bonpflicht
Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die auch die Bonpflicht regelt. Diese Verordnung verlangt von allen Kassensystemen eine manipulationssichere digitale Schnittstelle. Zudem gibt es eine Belegausgabepflicht, das heißt, du musst allen Kund\*innen nach einem Kauf einen Kassenbeleg aushändigen.
Praktischerweise erlaubt die Belegausgabepflicht auch digitale Kassenbons. Das bedeutet, dass du Käufer*innen anstelle eines Papierbons auch einen digitalen Kassenbon ausstellen kannst – vorausgesetzt, das Standard-Datenformat der KassSichV wird eingehalten. Der digitale Kassenbon muss also alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, die auch für Papierbelege gelten. Übrigens besteht keine Pflicht für deine Kund*innen, den Beleg anzunehmen – weder in der Papier- noch in der digitalen Form. Lehnt ein*e Käufer*in den Kassenbon ab, darf er vernichtet werden.
Was muss ein digitaler Kassenbon enthalten?
Wie beschrieben muss ein digitaler Kassenbon dieselben Mindestangaben enthalten, wie es auch beim klassischen Papierbon der Fall ist. Dazu gehören:
Name und Anschrift des Unternehmens: Der vollständige Name und die Adresse deines Unternehmens müssen angegeben sein.
Datum und Uhrzeit: Das Ausstellungsdatum sowie der Beginn und das Ende der Transaktion müssen vermerkt sein.
Artikel und Menge: Die Menge und Art der verkauften Artikel oder die erbrachte Dienstleistung müssen klar beschrieben werden.
Transaktionsnummer: Jede Transaktion muss eine eindeutige Nummer haben.
Gesamtbetrag und Steuern: Der Gesamtpreis inklusive Mehrwertsteuer und der angewendete Steuersatz oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung müssen aufgelistet sein.
Seriennummern: Die Seriennummer des Kassensystems und des dazugehörigen Sicherheitsmoduls müssen enthalten sein.
Prüfwert und Signaturzähler: Der Prüfwert und ein fortlaufender Signaturzähler, die vom Sicherheitsmodul festgelegt werden, müssen vorhanden sein.
Diese Angaben müssen entweder direkt auf dem Beleg lesbar sein oder aus einem QR-Code ausgelesen werden können.
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Digitalen Kassenbon ausstellen: diese Möglichkeiten hast du
Nach einer Transaktion hast du unterschiedliche Möglichkeiten, deinen Kund*innen einen digitalen Kassenbeleg auszuhändigen. Zu den gängigsten Methoden gehören:
Eine der beliebtesten Methoden zur Ausgabe digitaler Kassenbons ist der Versand per E-Mail. Nach Abschluss der Transaktion erfasst die Kassensoftware alle relevanten Daten und schickt den digitalen Beleg direkt an die E-Mail-Adresse deine*r Kund*innen.
QR-Code
Eine weitere effiziente Methode ist die Ausgabe des digitalen Kassenbons per QR-Code. An der Kasse wird ein QR-Code generiert und entweder auf dem Kassendisplay angezeigt oder auf dem Kassenbon-Drucker ausgedruckt. Deine Käufer*innen können diesen Code mit der Kamera des Smartphones scannen und den digitalen Kassenbeleg sofort abrufen.
App-basiert
Inzwischen gibt es auch zahlreiche Apps, mit denen sich digitale Belege erfassen lassen. Nach dem Kauf werden diese direkt in der App gespeichert. Kund*innen können die Applikation öffnen, ihre Einkäufe einsehen und die Kassenbons bei Bedarf exportieren oder drucken.
NFC (Near Field Communication)
Die NFC-Technologie ermöglicht die kontaktlose Übertragung von Daten zwischen zwei NFC-fähigen Geräten. An der Kasse kann der digitale Kassenbon durch kurzes Annähern des Smartphones des Kunden oder der Kundin an das Kassenterminal übertragen werden.
Vorteile von digitalen Kassenbons
Die Umstellung von Papierkassenbons auf die digitale Variante bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die deinem Unternehmen helfen können, effizienter und nachhaltiger zu arbeiten. Hier sind die wichtigsten Vorzüge im Überblick:
Nachhaltigkeit: Der offensichtlichste Vorteil ist die Nachhaltigkeit: Durch die Verwendung digitaler Kassenbons trägst du aktiv zum Umweltschutz bei. Die Einsparung von Thermopapier führt dazu, dass weniger Bäume abgeholzt und weniger Müll produziert wird. Zudem sinkt der Wasser- und CO2-Verbrauch. Damit leistest du einen wertvollen Beitrag zur Reduzierung deines ökologischen Fußabdrucks.
Kostenreduktion: Digitale Kassenzettel minimieren den Papierverbrauch erheblich, was zu einer deutlichen Reduzierung der Materialkosten führt. Du sparst nicht nur an Papier selbst, sondern auch an Druckerwartung, Toner und Lagerraum. Diese Einsparungen summieren sich schnell und entlasten dein Budget langfristig.
Image-Effekt: Auch die Signalwirkung solltest du nicht unterschätzen: Mit digitalen Kassenbons zeigst du deinen Kund*innen, dass dein Unternehmen auf Innovation und Nachhaltigkeit setzt. Immer mehr Verbraucher*innen schätzen umweltfreundliche Lösungen und werden dein Engagement positiv wahrnehmen, was die Kundenzufriedenheit und -bindung stärkt.
Erleichterte Buchhaltung: Digitale Kassenbelege machen deine Buchhaltung deutlich einfacher. Mit den entsprechenden Schnittstellen überträgst du die Belege direkt in dein Buchhaltungs-System und kannst diese dort weiterverarbeiten.
Verbesserter Kundenservice: Digitale Kassenbons erleichtern Rückgaben und Reklamationen erheblich. Deine Kund*innen können ihre digitalen Belege einfach speichern und jederzeit vorzeigen, wodurch der Rückgabeprozess für beide Seiten schneller und unkomplizierter wird.
Datengestützte Entscheidungen: Die Verwendung digitaler Kassenzettel ermöglicht es dir, wertvolle Daten über das Kaufverhalten und die Vorlieben deiner Kund*innen zu sammeln und zu analysieren. Diese Erkenntnisse können dazu genutzt werden, gezielte Marketingstrategien zu entwickeln und deinen Umsatz zu steigern.
Flexibilität und Mobilität: Dieser Vorteil betrifft sowohl dich als auch deine Käufer*innen: Digitale Kassenbons bieten deinen Kund*innen die Möglichkeit, ihre Belege jederzeit und überall abzurufen. Auch für dich als Unternehmer*in bedeutet dies mehr Flexibilität und Mobilität, da alle wichtigen Daten digital vorliegen und jederzeit von überall zugänglich sind.
Kostenfaktoren digitaler Kassenbons
Die Einführung digitaler Kassenbons in deinem Unternehmen bringt viele Vorteile mit sich. Doch bevor du sie implementierst, ist es wichtig, die verschiedenen Kostenfaktoren zu verstehen, die damit verbunden sind. Hier sind die wichtigsten Kostenpunkte im Detail:
Die erste Kostenkomponente ist die Lizenzgebühr für die Software, die digitale Kassenbons generiert. Diese Lizenzgebühren variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang der Software. Einige Anbieter bieten flexible Lizenzmodelle an, die auf die Größe und Anforderungen deines Unternehmens zugeschnitten sind.
Ein weiterer Kostenfaktor ist die Integration der Software in deine bestehenden Kassensysteme. Diese Kosten können variieren, je nachdem, wie gut deine aktuelle Infrastruktur vorbereitet ist. In einigen Fällen kann die Integration schnell und kostengünstig erfolgen, in anderen Fällen kann es teurer werden, insbesondere wenn Hardware-Upgrades oder größere Anpassungen erforderlich sind.
Nach der initialen Implementierung fallen eventuell laufende Betriebskosten an. Diese beinhalten regelmäßige Software-Updates, die notwendig sind, um die Software aktuell und sicher zu halten, sowie Wartungskosten, die anfallen können, um technische Probleme zu beheben.
Wenn du dich für die Speicherung digitaler Kassenbons in der Cloud entscheidest, fallen möglicherweise monatliche oder jährliche Speicherkosten an. Diese Kosten hängen von der Menge der gespeicherten Daten und den gewählten Speicherplänen ab.
Falls du die Daten lokal speichern möchtest, musst du in Hardware für zusätzliche Speicherkapazitäten investieren. Auch hier entstehen Kosten für die regelmäßige Wartung und den Betrieb der Hardware.
Fazit: Darum lohnt sich der Umstieg
Die Umstellung auf digitale Kassenbons ist eine zukunftsweisende Entscheidung, die zahlreiche Vorteile für dein Unternehmen bietet. Trotz anfänglicher Investitionskosten für Software, Integration und Schulung erzielen digitale Kassenzettel langfristig erhebliche Einsparungen, indem sie Materialkosten reduzieren und die Effizienz steigern. Sie erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und tragen aktiv zum Umweltschutz bei, indem sie Papiermüll und schädliche Chemikalien vermeiden.
Mit der richtigen Planung und Implementierung kannst du dein Unternehmen nachhaltiger und kundenorientierter gestalten. Digitale Kassenbons verbessern das Image deines Unternehmens und bieten zusätzliche Funktionen, die sowohl deine Kund*innen als auch dein Team zu schätzen wissen werden. Kurz gesagt: Die Investition in digitale Kassenbons macht dein Business fit für die Zukunft – wirtschaftlich, nachhaltig und kundenfreundlich.
Nils ist SEO-Texter bei OMR Reviews und darüber hinaus ein echter Content-Suchti. Egal, ob Grafik, Foto, Video oder Audio – wenn es um digitale Medien geht, ist Nils immer ganz vorne mit dabei. Vor seinem Wechsel zu OMR war er fast 5 Jahre lang als Content-Manager und -Creator in einem Immobilienunternehmen tätig und hat zudem eine klassische Ausbildung als Werbetexter.
