Von Barkeeper bis Barzahlung: Kassensysteme der Gastronomie

1. Welche Kassensysteme für Gastronomie gibt es?
2. Warum brauche ich eine gute Kassensoftware für Gastronomie?
3. Was sind die Auswahlkriterien für Kassensysteme in der Gastronomie?
4. Fazit: So findest du die besten Gastronomie-Kassensysteme

Egal, ob die Imbissbude am Hauptbahnhof, die noble Rooftop-Bar eines Hotels oder dein Lieblingsitaliener um die Ecke: Alle gastronomischen Unternehmen arbeiten mit einer Art Kassensystem. Ansonsten würden Bestellungen untergehen, die Rechnungen ständig Fehler enthalten und die korrekte Buchhaltung schlicht nicht möglich sein. Doch wie so oft in der Softwarebranche gibt es einige Lösungen auf dem Markt. Wie sollst du hier das beste Kassensystem für Gastronomie finden?

Wenn du dich zunächst für eine Art entschieden hast, solltest du dir Gedanken machen, welche Vorteile solche Tools für dein Business überhaupt haben. Nur so kannst du dann im weiteren Schritt mithilfe der Funktionspaletten eine Entscheidung treffen, welches System es nun werden soll. Dieser Artikel hilft dir, nicht nur mehr über die Suche eines Kassensystems herauszufinden, sondern dir auch nahezulegen, wieso die Lösungen für die Gastronomie praktisch unverzichtbar sind.

Welche Kassensysteme für Gastronomie gibt es?

Kassensysteme (z. B. für den Einzelhandel) gibt es viele. Und viele eignen sich auch für gastronomische Betriebe. Aufgrund technologischer Architekturen und Anwendungsweisen lassen sie sich in verschiedene Arten einteilen:

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1. Stationäre Kassensysteme

Hardwarebasierte Systeme: Diese bestehen aus festen Kassenterminals, die oft mit Touchscreen-Displays, Schubladen, Bondruckern und Lesegeräten zur Kartenzahlung ausgestattet sind. Sie gelten als robust und eignen sich gut für den dauerhaften Einsatz in etwa Restaurants und Bars.

PC-basierte Systeme: Diese Kassensysteme der Gastronomie nutzen Computer oder Terminals, die mit einer spezialisierten Software betrieben werden, wodurch sie höchst flexibel einsetzbar sind.

2. Mobile Kassensysteme

Smarte Geräte: Diese Systeme nutzen mobile Geräte wie iPads, andere Tablets oder Smartphones als Kassenterminals. Sie ermöglichen es deinem Personal, Bestellungen direkt am Tisch aufzunehmen und alle Zahlungen mobil abzuwickeln.

Handheld-Geräte: Sogenannte Handheld-Terminals, die speziell für den Einsatz in der Gastronomie entwickelt wurden, zeichnen sich durch ihre robuste und funktionstüchtige Funktionsweise aus.

3. Selbstbedienungskassen

Diese Systeme ermöglichen es deinen Kund*innen, Bestellungen selbst aufzugeben und direkt zu bezahlen. Sie werden häufig in Fast-Food-Restaurants und Cafés eingesetzt, um den Bestellprozess zu beschleunigen und den eigenen Personalbedarf zu senken.

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1. Cloudbasierte Kassensysteme

Diese Systeme speichern Bestell- und Zahldaten in einer Cloud und ermöglichen den Zugriff auf das Kassensystem von überall mit Internetverbindung. Ihre Vorteile sind automatische Updates und eine konstante Datensicherung.

2. Hybride Kassensysteme

Eine Kombination aus lokalen und cloudbasierten Systemen, welche die Vorteile beider Ansätze nutzen. Daten werden sowohl auf den eingesetzten Geräten als auch in der Cloud gespeichert, was für dich eine hohe Ausfallsicherheit und Flexibilität bedeutet.

3. POS-Systeme

Diese Point-of-Sale-Systeme halten neben den Grundfunktionen eines Gastronomie-Kassensystems auch umfassende Management Tools wie Lagerverwaltung, Mitarbeitermanagement sowie detaillierte Analysen für dich bereit.

Darüber hinaus gibt es Kassensysteme der Gastronomie für ganz komplexe Unternehmens- und Prozessstrukturen, die in Hotels oder bei Großevents Eventmanagementfunktionen mit dem Kassensystem vereinen. Lieferdienste zählen bekanntlich ebenfalls zur Gastronomie und haben häufig auch speziell zugeschnittene Systeme für ihre Bestellungen und Gästebewirtung.

Warum brauche ich eine gute Kassensoftware für Gastronomie?

Sieh das Kassensystem als Investition für die Zukunft. Deine Kellner*innen oder Barverantwortlichen sollten möglichst wenig Zeit darauf verschwenden, umständlich die Bestellungen irgendwo analog aufzulisten. So haben sie mehr Zeit für die Bewirtung der Gäst*innen. Du wirst in jedem Fall von diesen Vorteilen profitieren:

• Ein Kassensystem ist zentraler Punkt für sämtliche Bestellungen und automatisiert Rechnungsstellung sowie Prozesse der Zahlungsabwicklung. So haben deine Mitarbeitenden Hilfe bei der Aufgabe der Bestellung sowie dem Bezahlen. 
• Reservierte Tische können durch das Tischmanagement ebenso gekennzeichnet werden wie belegte oder freie Plätze. Auf diese Art haben alle Beteiligten stets einen transparenten Überblick über Reservierungen und Vakanzen. 
• Bei einer gewünschten Kartenzahlung hilft die Integration mehrerer Zahlungsmethoden des Kassensystems, die Rechnungsbegleichung höchst effizient und bequem abzuwickeln. 
• Wenn du ein digitales Kassensystem in der Gastronomie nutzt, kannst du sichergehen, dass Daten safe und nach deutschem Recht verarbeitet werden. Im Sinne der Compliance bist du dann auf der sicheren Seite für Finanzamt und Betriebsprüfungen. 
• Einige Kassensysteme bestechen durch eine Integration der Lagerverwaltung. So haben deine Mitarbeitenden stets einen Einblick in die Bestände und sehen direkt, wenn ein Gericht oder ein Produkt nicht (mehr) verfügbar ist. Das vermeidet Engpässe, Kundenunzufriedenheit sowie Stress für dein Team. 
• Kassensoftware kann mitunter auch die Funktionen der Personalplanung bereitstellen, was dir das Schreiben von Dienstplänen, die Arbeitszeiterfassung sowie Teamführung erheblich erleichtern kann.
• Für umfassende Kostenberichte oder Aufstellungen der Umsätze bieten Kassensysteme Dashboards und Reportings. Das Leadership kann dann anhand dieser strategische Entscheidungen treffen und ihre Finanzen besser planen.

Der größte Vorteil liegt jedoch in der Bedienung der Softwares an sich: Dein Team wird effizienter arbeiten können und weniger Fehler machen, als es bei manueller Papierarbeit vorkommen würde. Viele Kassensysteme ermöglichen zudem eine Integration anderer Software-Lösungen (etwa ERP-Software), deren Vorzüge sich durch ein Tool für die Gastronomie-Kasse noch weiter verstärken.

Was sind die Auswahlkriterien für Kassensysteme in der Gastronomie?

Unter den Vorteilen lassen sich bereits einige wünschenswerte Features von Kassensystemen finden, die dein Team entweder entlasten oder ihre Servicezeit erhöhen können. Einzeln betrachtet kannst du bei Kassensoftware für Gastronomie u. a. auf folgende Funktionen achten, um eine Wahl zu treffen: 

• Bestellmanagement
• Reservierungsverwaltung
• Interne Kommunikation zwischen Bar, Küche, Lager usw. 
• Tischmanagement
• Rechnungsstellung (inkl. Digitaler Kassenbon)
• Zahlungsabwicklung (inkl. Zahlungsmethoden)
• Datenbank der Kundschaft
• Finanzberichte und Umsatz-Reportings
• Bestell-, Kauf- und Organisationsübersichten
• Mitarbeiterplanung
• Lagerbestand in Echtzeit
• Lieferdienst-Integrationen
• Marketingmaßnahmen
• Funktionen für Buchhaltung

Selbstverständlich spielt auch hierbei wieder eine Rolle, welche anderen Programme und Tools du beim Managen deines Gastro-Betriebs nutzt und inwieweit sich ein Kassensystem in diesem Tech Stack integrieren lässt. 

Wie bei vielen anderen Softwares ist es ratsam, wenn du im Vorfeld die Anforderungen definierst, um ein geeignetes Tool für deine Kasse zu finden. Neben speziellen Kriterien wie Gastro-Art und Gästekapazitäten ist es hier wichtig, welche Funktionen und Bedürfnisse dein Team und deine Firma genau haben. Allgemein entscheiden diese Faktoren: 

• Bedienung: Ist die Benutzung des Kassensystems Gastronomie intuitiv und schnell umsetzbar?
• Mobilität: Ist das System überhaupt mit den Geräten, sprich der Hardware, kompatibel?
• Flexibilität: Lässt sich die Software an deine exakte Situation anpassen und dein Business so skalieren?
• Integrationsmöglichkeiten: Können Daten einfach und nahtlos in andere Systeme übertragen werden?
• Zuverlässigkeit: Sind Zahlungsdaten sicher, auch bei hoher Nachfrage oder Cybergefahren?
• Datenschutz: Kannst du mit dem Tool gesetzliche und buchhalterische Vorgaben einfach einhalten?
• Support: Sind regelmäßige Software-Updates möglich und kann dir bei Bedarf ein Kundenservice helfen?

Insgesamt lohnt es sich, nach den Vorteilen und Funktionsweisen auch die Wünsche und Anforderungen der Kassensysteme für die Gastronomie festzuhalten. Dabei solltest du dein Team einbeziehen und ruhig mehrere Softwares durch Demoversionen testen. Setze dir am besten einen zeitlichen Rahmen, ein Ziel für die Kassenimplementierung und ein Budget. Erst dann kannst du dich um die Hardware und die Datenmigration deines alten Systems kümmern.

Fazit: So findest du die besten Gastronomie-Kassensysteme

(Fast) alle gastronomischen Betriebe brauchen sie, doch bei den ganzen unterschiedlichen Anwendungsmöglichkeiten ist die Auswahl eines geeigneten Kassensystems der Gastronomie sehr schwierig. Ein Lieferdienst hat eben andere Anforderungskriterien als ein Schnellimbiss oder ein schickes Restaurant. 

Alle Tools vereint die Kernaufgabe, Kauf-, Bestell- und Bezahlprozesse zu zentralisieren, damit deine Mitarbeitenden effizienter arbeiten können. Wenn sie dann möglichst wenig mit diesen administrativen Aufgaben zu tun haben, haben sie mehr Zeit für besseren Service und deine Kasse klingelt – trotz eventuellen Fachkräftemangels.

Führe dir zuerst vor Augen, welches Kassensystem am besten zu deinem gastronomischen Betrieb passt, definiere dann Wünsche und Anforderungsfaktoren und vergleiche dann Funktionen und Konditionen der Anbieter. Dass die alltägliche Arbeit durch eine Software erheblich vereinfacht werden kann, steht außer Frage. Es ist für dich nur entscheidend, welches System für deine Situation das richtige ist. Ähnlich wie auf einer Speisekarte, wo die Geschmäcker bekanntlich unterschiedlich sind.