Mobile Zeiterfassung: Zeiten überall mit einem Klick am Smartphone erfassen

1. Was ist mobile Zeiterfassung?
2. Warum ist die mobile Zeiterfassung mit einer App sinnvoll?
3. In welchen Branchen wird mobile Zeiterfassung besonders häufig eingesetzt?
4. Welche Vorteile bietet die mobile Zeiterfassung?
5. Welche Nachteile hat die mobile Zeiterfassung?
6. Was musst du bei der GPS-Ortung beachten?
7. Welche Tools eignen sich für die mobile Zeiterfassung?
8. Fazit zur mobilen Zeiterfassung: Du wirst sie nicht mehr missen wollen

Aktuell befasst sich fast jedes Unternehmen mit der Zeiterfassung. Einige tun das im Zuge ihrer Auftragszeiterfassung oder ihrer Personaleinsatzplanung schon länger. Andere sehen sich aufgrund des Urteils zur Zeiterfassung dazu gezwungen, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Egal, zu welcher Kategorie du gehörst, in diesem Artikel erfährst du, ob die mobile Arbeitszeitfassung die gesetzlichen Forderungen erfüllt und wie sie dein Unternehmen bereichert. Eine Tool-Empfehlung gibt’s on top.

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Was ist mobile Zeiterfassung?

Du befürchtest, für die mobile Zeiterfassung „schon wieder“ ein neues System einführen zu müssen? Nicht unbedingt, denn sie muss nicht zwangsläufig digital sein. Sie funktioniert auch analog mit Zettel und Stift. „Mobil“ steht in diesem Fall lediglich für die Räumlichkeit: Die Zeiterfassung kann von jedem beliebigen Ort erfolgen. 

Quelle: clockin

Die digitale Zeiterfassung ist im Prinzip nichts anderes als eine normale Stechuhr bzw Stempeluhr – nur digital. Oftmals loggen sich Mitarbeiter*innen per Mausklick am PC ein oder halten ihren Transponder zum Einchecken an Terminals, die am Gebäudeeingang platziert sind. Am Feierabend loggen bzw. stechen sie sich auf die gleiche Weise wieder aus. Bei der mobilen Arbeitszeiterfassung erfolgt die Erfassung meist am Smartphone oder einem anderen mobilen Endgerät, das mittlerweile ohnehin fast jede*r benutzt. ZEP

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Warum ist die mobile Zeiterfassung mit einer App sinnvoll?

Elektronische Zeiterfassungsterminals sind speziell für Mitarbeiter*innen gedacht, die dauerhaft im Büro arbeiten. Für alle anderen Mitarbeiter*innen ist die Zeiterfassung am Smartphone – oder einem anderen mobilen Endgerät – einfacher. 

Die mobile Zeiterfassung 

• erhöht die Flexibilität und den Spaßfaktor, 
• minimiert den Verwaltungsaufwand sowie Eingabe- und Übertragungsfehler,
• spart Mitarbeiter*innen Zeit und Unternehmen Geld,
• ermöglicht auswertbare Ergebnisse und eine faktenbasierte Argumentation.

Manche Unternehmen verwenden für die Arbeitszeiterfassung noch eine Stempeluhr bzw. Stechuhr, Excel-Listen oder sogar Stundenzettel aus Papier. Schon allein aus Kostengründen tun sie sich damit keinen Gefallen, wie das folgende Beispiel anhand des Eisberg-Modells zeigt:

Quelle: absence.io

In welchen Branchen wird mobile Zeiterfassung besonders häufig eingesetzt?

Die mobile Arbeitszeiterfassung steigert die Effizienz sämtlicher Unternehmensbereiche, wie 

• die Personaleinsatzplanung,
• die Lohnabrechnung,
• die Rechnungserstellung,
• das Berichtswesen,
• die Nachkalkulation und
• das Mängelmanagement.

Sie ist daher besonders in Branchen etabliert, in denen Mitarbeiter*innen mobil sein müssen. Beispielsweise im Straßen-, Hoch- oder Tiefbau erfassen Mitarbeiter*innen ihre Daten in einer Zeiterfassungsapp fürs Handwerk. Sie können per Klick die Arbeitszeiten des gesamten Teams den entsprechenden Kostenstellen oder Projekten zubuchen. Fahr- und Rüstzeiten können per GPS-Tracking automatisch ermittelt und dokumentiert werden.

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Auch Außendienstler*innen, Montage- oder Service-Mitarbeiter*innen sowie Homeoffice-Befürworter*innen, Remote-Worker und Digital-Natives haben diese Art der Zeiterfassung bereits für sich entdeckt. Für viele gehört die mobile Arbeitszeiterfassung zum Arbeitsalltag.

Welche Vorteile bietet die mobile Zeiterfassung?

Die digitale Zeiterfassung hat gegenüber Stundenzettel und Co. für Unternehmen und ihre Mitarbeiter*innen viele Vorteile. Noch mehr Vorteile bietet aber die mobile Zeiterfassung.

1. Mobil arbeiten, egal, wo und wann

Quelle: TimeTac

Mobiles Arbeiten – on- und offline – macht Mitarbeiter*innen Spaß und verbessert die Effektivität. Manuelle und umständliche Dokumentation von An- und Abwesenheit entfallen dank der Digitalisierung. Nutzer*innen freuen sich über den Wegfall nerviger Aufgaben, Unternehmen über reduzierte Kosten und Kund*innen über den tollen Service.

2. Reale Zahlen und Fakten

Quelle: Crewmeister

Durch die (mobile) Zeiterfassung entstehen messbare, auswertbare und rückverfolgbare Datensätze. Das hilft im Hier und Jetzt aber auch für die realistische Einschätzung zukünftiger Projekte. Die Zahlen bilden die Grundlage für Kalkulationen im Vertrieb- und Personalbereich. 

3. Fehlerquelle Mensch wird minimiert

Quelle: Crewmeister

Digitalisierung hat einen riesigen Vorteil: Menschen haben weniger Möglichkeiten, Fehler (z. B. Zahlendreher) zu machen. Niemand muss daran denken, auf die Uhr zu schauen oder Dinge bis zur Rückkehr im Büro im Kopf zu behalten. Mitarbeiter*innen müssen lediglich einen Button anklicken, um eine Aktion auszulösen. Digitale Leistungsnachweise lassen keinen Raum für langatmige Diskussionen und Streitereien.

4. Bessere Liquidität kann den Unternehmenserfolg maßgeblich beeinträchtigen

Quelle: clockin

Daten können über mobile Endgeräte sofort eingegeben und an die entsprechende Stelle weitergeleitet bzw. vor Ort abgerufen werden. Durch Schnittstellen können Informationen intern und extern – etwa die Arbeitszeiten an DATEV – automatisch weitergeleitet werden. Zuschläge und Zulagen werden automatisiert berechnet. Das wirkt sich positiv auf die Rechnungslegung aus, was wiederum die Liquidität deines Unternehmens verbessern kann.

5. Souveräne Mitarbeiter*innen sichern souveränes Auftreten vor Geschäftspartner*innen

Quelle: ZMI

Die mobile Zeiterfassung gibt einen Workflow vor, an den sich Mitarbeiter*innen halten müssen. Ob Neuling oder alter Hase, der nächste (und übernächste) Schritt ist klar. Alle notwendigen Formulare sind dabei. Soll- und Ist-Zeiten hast du stets im Blick.

6. Sinnvolle Zusatzfunktionen

Quelle: TimeTac

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Der Funktionsumfang hängt von der Zeiterfassungsapp ab. Viele Tools umfassen neben der Zeiterfassung Funktionen wie einen Schichtplan mit Push-Benachrichtigungen, eine Chat-Funktion, einen Urlaubsplaner, Funktionen für Abwesenheiten und eine NFC-Tag-Aufzeichnung.

Welche Nachteile hat die mobile Zeiterfassung?

Die größte Herausforderung bei der Etablierung der mobilen Zeiterfassung ist die Mitarbeiterakzeptanz. Wenn deine Mitarbeiter*innen das gewählte System nicht anständig nutzen, bringt die beste Software nichts. Du solltest ihnen daher klarmachen, dass es hierbei nicht um eine Mitarbeiterüberwachung geht, sondern um die vielen Vorteile, die eine mobile Zeiterfassung für sie selbst und dein Unternehmen hat.

Was musst du bei der GPS-Ortung beachten?

Die GPS-Ortung ist ein besonders sensibles Thema für manche Mitarbeiter*innen, denn es geht um ihre personenbezogenen Daten. Damit du als Unternehmer*in eine GPS-Ortung anwenden darfst, müssen deine Mitarbeiter*innen eindeutig zustimmen. Arbeitgeber*innen dürfen die Auswertungen nicht zu Kontrollzwecken (etwa um die Geschwindigkeit während der Fahrt zu überprüfen) verwenden.

Achte daher auf

• klare Kommunikation und schriftliche Einverständniserklärungen deiner Mitarbeiter*innen,
• vertrauensvolle Tool-Anbieter*innen (Wo stehen die Rechenzentren? Werden DSGVO-Vorschriften eingehalten?) und
• verschlüsselte Datenübertragungen.

Die GPS-Zeiterfassung kann auf zwei Arten erfolgen: Die App kann den Standort durch eine manuelle Zeiterfassung festhalten. In diesem Fall kannst du beispielsweise festlegen, dass die Buchung nur getätigt werden kann, wenn sich Mitarbeiter*innen an einem bestimmten Arbeitsort befinden. Alternativ kann die App automatisch eine Zeiterfassung auslösen, sobald sich Mitarbeiter*innen am definierten Arbeitsort aufhalten.

Welche Tools eignen sich für die mobile Zeiterfassung?

Die meisten Zeiterfassungssoftwares, so auch ZEP

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Das passende Tool sollte

• intuitiv sein,
• (Arbeits-)Zeiten automatisch einem Projekt zuordnen können,
• ggf. Fotodokumentationen ermöglichen,
• ein Rechte-Management haben
• in deine ERP-Lösung integrierbar sein,
• für die Lohnverarbeitung erweiterbar sein
• eine verschlüsselte Datenübertragung gewährleisten,
• an deine Betriebsvereinbarungen anpassbar sein und
• deinen Mitarbeiter*innen zusagen.

Dir fehlt gerade das Budget für ein kostenpflichtiges Tool? Keine Sorge, Zeiterfassung geht auch kostenlos! 

Fazit zur mobilen Zeiterfassung: Du wirst sie nicht mehr missen wollen

Die mobile Zeiterfassung optimiert viele Unternehmensbereiche. Vor allem die Personalabteilung profitiert davon. Die Personalzeiterfassung ist essenziell für eine Steigerung der Produktivität und seit dem Gerichtsurteil im September 2022 Pflicht. Von kostenlosen bis zu kostenpflichtigen Lösungen ist für jede*n etwas dabei.