Mobile Zeiterfassung: Zeiten überall mit einem Klick am Smartphone erfassen

Pia Heßler 31.3.2023

Wir zeigen dir, wie mobile Zeiterfassung funktioniert und wieso du nicht darauf verzichten solltest

Aktuell befasst sich fast jedes Unternehmen mit der Zeiterfassung. Einige tun das im Zuge ihrer Auftragszeiterfassung oder ihrer Personaleinsatzplanung schon länger. Andere sehen sich aufgrund des Urteils zur Zeiterfassung dazu gezwungen, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Egal, zu welcher Kategorie du gehörst, in diesem Artikel erfährst du, ob die mobile Zeiterfassung die gesetzlichen Forderungen erfüllt und wie sie dein Unternehmen bereichert. Eine Tool-Empfehlung gibt’s on top.

Was ist mobile Zeiterfassung?

Du befürchtest, für die mobile Zeiterfassung „schon wieder“ ein neues System einführen zu müssen? Nicht unbedingt, denn sie muss nicht zwangsläufig digital sein. Sie funktioniert auch analog mit Zettel und Stift. „Mobil“ steht in diesem Fall lediglich für die Räumlichkeit: Die Zeiterfassung kann von jedem beliebigen Ort erfolgen. 

Mobile Zeiterfassung Definition Clockin.png

Quelle: clockin

Die digitale Zeiterfassung ist im Prinzip nichts anderes als eine normale Stechuhr – nur digital. Oftmals loggen sich Mitarbeiter*innen per Mausklick am PC ein oder halten ihren Transponder zum Einchecken an Terminals, die am Gebäudeeingang platziert sind. In Pausen- und Abwesenheitszeiten sowie zum Feierabend loggen bzw. stechen sie sich auf die gleiche Weise wieder aus. Bei der mobilen Zeiterfassung erfolgt die Erfassung meist am Smartphone oder einem anderen mobilen Endgerät, das mittlerweile ohnehin fast jede*r benutzt. Das bedeutet, Mitarbeiter*innen können auch außerhalb der Büroräume ihre Arbeitszeiten eintragen.

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Warum ist die mobile Zeiterfassung mit einer App sinnvoll?

Elektronische Zeiterfassungsterminals sind speziell für Mitarbeiter*innen gedacht, die dauerhaft im Büro arbeiten. Für alle anderen Mitarbeiter*innen ist die Zeiterfassung am Smartphone – oder einem anderen mobilen Endgerät – einfacher. 

Die mobile Zeiterfassung 

  • erhöht die Flexibilität und den Spaßfaktor, 
  • minimiert den Verwaltungsaufwand sowie Eingabe- und Übertragungsfehler,
  • spart Mitarbeiter*innen Zeit und Unternehmen Geld,
  • ermöglicht auswertbare Ergebnisse und eine faktenbasierte Argumentation.

Manche Unternehmen verwenden für die Zeiterfassung Excel-Listen oder sogar Papier-Stundenzettel. Schon allein aus Kostengründen tun sie sich damit keinen Gefallen, wie das folgende Beispiel anhand des Eisberg-Modells zeigt:

Mobile Zeiterfassung absence.io.png

Quelle: absence.io

In welchen Branchen wird mobile Zeiterfassung besonders häufig eingesetzt?

Die mobile Zeiterfassung steigert die Effizienz sämtlicher Unternehmensbereiche, wie 

  • die Personaleinsatzplanung,
  • die Lohnabrechnung,
  • die Rechnungserstellung,
  • das Berichtswesen,
  • die Nachkalkulation und
  • das Mängelmanagement.

Sie ist daher besonders in Branchen etabliert, in denen Mitarbeiter*innen mobil sein müssen. Beispielsweise im Straßen-, Hoch- oder Tiefbau erfassen Mitarbeiter*innen ihre Daten in einer Zeiterfassungsapp fürs Handwerk. Sie können per Klick die Arbeitszeiten des gesamten Teams den entsprechenden Kostenstellen oder Projekten zubuchen. Fahr- und Rüstzeiten können per GPS-Tracking automatisch ermittelt und dokumentiert werden.

Auch Außendienstler*innen, Montage- oder Service-Mitarbeiter*innen sowie Homeoffice-Befürworter*innen, Remote-Worker und Digital-Natives haben diese Art der Zeiterfassung bereits für sich entdeckt. Für viele gehört die mobile Arbeitszeiterfassung zum Arbeitsalltag.

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Welche Vorteile bietet die mobile Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung hat für Unternehmen und ihre Mitarbeiter*innen viele Vorteile. Noch mehr Vorteile bietet aber die mobile Zeiterfassung.

1. Mobil arbeiten, egal, wo und wann

Mobile Zeiterfassung TimeTac.png

Quelle: TimeTac


Mobiles Arbeiten – on- und offline – macht Mitarbeiter*innen Spaß und verbessert die Effektivität. Manuelle und umständliche Aufgaben entfallen dank der Digitalisierung. Nutzer*innen freuen sich über den Wegfall nerviger Aufgaben, Unternehmen über reduzierte Kosten und Kund*innen über den tollen Service.


2. Reale Zahlen und Fakten

Mobile Zeiterfassung Crewmeister Auswertung.png

Quelle: Crewmeister


Durch die (mobile) Zeiterfassung entstehen messbare, auswertbare und rückverfolgbare Datensätze. Das hilft im Hier und Jetzt aber auch für die realistische Einschätzung zukünftiger Projekte. Die Zahlen bilden die Grundlage für Kalkulationen im Vertrieb- und Personalbereich. 


3. Fehlerquelle Mensch wird minimiert

Mobile Zeiterfassung Crewmeister Digitalisierung.png

Quelle: Crewmeister


Digitalisierung hat einen riesigen Vorteil: Menschen haben weniger Möglichkeiten, Fehler (z. B. Zahlendreher) zu machen. Niemand muss daran denken, auf die Uhr zu schauen oder Dinge bis zur Rückkehr im Büro im Kopf zu behalten. Mitarbeiter*innen müssen lediglich einen Button anklicken, um eine Aktion auszulösen. Digitale Leistungsnachweise lassen keinen Raum für langatmige Diskussionen und Streitereien.


4. Bessere Liquidität kann den Unternehmenserfolg maßgeblich beeinträchtigen

Mobile Zeiterfassung Clockin.png

Quelle: clockin


Daten können über mobile Endgeräte sofort eingegeben und an die entsprechende Stelle weitergeleitet bzw. vor Ort abgerufen werden. Durch Schnittstellen können Informationen intern und extern – etwa die Arbeitszeiten an DATEV – automatisch weitergeleitet werden. Zuschläge und Zulagen werden automatisiert berechnet. Das wirkt sich positiv auf die Rechnungslegung aus, was wiederum die Liquidität deines Unternehmens verbessern kann.


5. Souveräne Mitarbeiter*innen sichern souveränes Auftreten vor Geschäftspartner*innen

Mobile Zeiterfassung ZMI.png

Quelle: ZMI


Die mobile Zeiterfassung gibt einen Workflow vor, an den sich Mitarbeiter*innen halten müssen. Ob Neuling oder alter Hase, der nächste (und übernächste) Schritt ist klar. Alle notwendigen Formulare sind dabei. Soll- und Ist-Zeiten hast du stets im Blick.



6. Sinnvolle Zusatzfunktionen

Mobile Zeiterfassung TimeTac Schichtplan.png

Quelle: TimeTac


Der Funktionsumfang hängt von der Zeiterfassungsapp ab. Viele Tools umfassen neben der Zeiterfassung Funktionen wie einen Schichtplan mit Push-Benachrichtigungen, eine Chat-Funktion, einen Urlaubsplaner und eine NFC-Tag-Aufzeichnung.



Welche Nachteile hat die mobile Zeiterfassung?


Die größte Herausforderung bei der Etablierung der mobilen Zeiterfassung ist die Mitarbeiterakzeptanz. Wenn deine Mitarbeiter*innen das gewählte System nicht anständig nutzen, bringt die beste Software nichts. Du solltest ihnen daher klarmachen, dass es hierbei nicht um eine Mitarbeiterüberwachung geht, sondern um die vielen Vorteile, die eine mobile Zeiterfassung für sie selbst und dein Unternehmen hat.



Was musst du bei der GPS-Ortung beachten?


Die GPS-Ortung ist ein besonders sensibles Thema für manche Mitarbeiter*innen, denn es geht um ihre personenbezogenen Daten. Damit du als Unternehmer*in eine GPS-Ortung anwenden darfst, müssen deine Mitarbeiter*innen eindeutig zustimmen. Arbeitgeber*innen dürfen die Auswertungen nicht zu Kontrollzwecken (etwa um die Geschwindigkeit während der Fahrt zu überprüfen) verwenden.


Achte daher auf

  • klare Kommunikation und schriftliche Einverständniserklärungen deiner Mitarbeiter*innen,
  • vertrauensvolle Tool-Anbieter*innen (Wo stehen die Rechenzentren? Werden DSGVO-Vorschriften eingehalten?) und
  • verschlüsselte Datenübertragungen.


Die GPS-Zeiterfassung kann auf zwei Arten erfolgen: Die App kann den Standort durch eine manuelle Zeiterfassung festhalten. In diesem Fall kannst du beispielsweise festlegen, dass die Buchung nur getätigt werden kann, wenn sich Mitarbeiter*innen an einem bestimmten Arbeitsort befinden. Alternativ kann die App automatisch eine Zeiterfassung auslösen, sobald sich Mitarbeiter*innen am definierten Arbeitsort aufhalten.


Welche Tools eignen sich für die mobile Zeiterfassung?


Die meisten Zeiterfassungssoftwares sind auch als mobile App erhältlich. OMR Reviews hat eine umfangreiche Liste an Anbietern für dich zusammengestellt. Klicke dich einfach durch die verifizierten Nutzerbewertungen in der Kategorie Time-Tracking oder springe direkt zu den derzeit beliebtesten Zeiterfassungsapps oder den besten Zeiterfassungssoftwares.


Das passende Tool sollte

  • intuitiv sein,
  • (Arbeits-)Zeiten automatisch einem Projekt zuordnen können,
  • ggf. Fotodokumentationen ermöglichen,
  • ein Rechte-Management haben
  • in deine ERP-Lösung integrierbar sein,
  • für die Lohnverarbeitung erweiterbar sein
  • eine verschlüsselte Datenübertragung gewährleisten,
  • an deine Betriebsvereinbarungen anpassbar sein und
  • deinen Mitarbeiter*innen zusagen.


Schau dir auf jeden Fall diese Tools näher an:



Dir fehlt gerade das Budget für ein kostenpflichtiges Tool? Keine Sorge, Zeiterfassung geht auch kostenlos


Fazit zur mobilen Zeiterfassung: Du wirst sie nicht mehr missen wollen

Die mobile Zeiterfassung optimiert viele Unternehmensbereiche. Vor allem die Personalabteilung profitiert davon. Die Personalzeiterfassung ist essenziell für eine Steigerung der Produktivität und seit dem Gerichtsurteil im September 2022 Pflicht. Von kostenlosen bis zu kostenpflichtigen Lösungen ist für jede*n etwas dabei.

Pia Heßler
Autor*In
Pia Heßler

Pia war mehr als 10 Jahre im Vertrieb und Marketing verschiedenster Unternehmen aktiv. Danach gründete sie ihr eigenes Unternehmen und betreibt dieses zusammen mit ihrer Geschäftspartnerin.

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