Die 7 besten HR-Tools für die Arbeitszeiterfassung

Die Welt der Softwares hält vor allem für die HR-Abteilungen zahlreiche Lösungen parat. Der Grund ist einfach: Dort fand und findet mit der Meiste bürokratische und humane Aufwand im Unternehmen statt. Daher werden besonders dort seit Beginn der Digitalisierung neue Tools begrüßt, welche die Arbeit in der Personalabteilung effizienter und einfacher gestalten. Dazu gehören auch HR-Tools, die ganzheitlich mehrere Felder abdecken, wie die Arbeitszeiterfassung.

Aus diesem Grund beschäftigen wir uns in diesem Artikel mit allem, was Ihr zur Arbeitszeiterfassung wissen solltet: Gesetzeslage, Pflichten als Arbeitgeber*in, die unterschiedlichen Modelle sowie 7 der besten HR-Softwares, die Ihr auf OMR Reviews für die Arbeitszeiterfassung finden könnt.

Was ist die Arbeitszeiterfassung?

Wann immer von Arbeitszeiterfassung die Rede ist, geht es um die genaue Dokumentation der Arbeitszeiten aller Angestellt*innen eines Unternehmens sowie um die Erfassung von Pausen und Ruhezeiten. Damit weisen die Mitarbeiter*innen nach, dass sie den im Arbeitsvertrag vereinbarten Zeiten nachkommen. Besonders in Zeiten, in denen Homeoffice immer präsenter wird, eine nützliche Sache. Mittlerweile unterliegt die Arbeitszeiterfassung einer Art Pflicht für Arbeitgeber*innen. Wie diese Pflicht aussieht und welche in Zukunft noch dazukommen werden, erklären wir weiter unten.

Die Arbeitszeiterfassung zu beaufsichtigen und zu managen, ist dem HR bestimmt. Ist auch naheliegend, schließlich treffen hier alle Bedürfnisse beider Seiten – Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen – zusammen.

Warum die Erfassung von Arbeitszeiten wichtig ist?

Wichtig ist die Arbeitszeiterfassung nur bedingt aus der Pflicht heraus. Wenngleich seit Jahren Politik, Unternehmen, Arbeitnehmer*innen und Gerichte eine brennende Diskussion darüber auf Trab hält. Besonders werden befürwortende Gründe für eine Erfassung von Arbeitszeiten durch folgende Punkte definiert: 

• Arbeitgeber*innen können besser Ihrer Fürsorgepflicht nachkommen, wenn diese anhand der erfassten Zeiten genau nachvollziehen können, inwiefern Mitarbeiter*innen ihren Pausen und Ruhezeiten nachkommen.
• Auf der anderen Seite haben Arbeitnehmer*innen die Möglichkeit, jederzeit ihre Arbeitszeiten zu überprüfen, um die Lohnabrechnungen nachvollziehen zu können. Stimmt die Abrechnung mal nicht mit den Überstunden überein, können sie intervenieren. Laut der FAZ wurden 2020 1,7 Mrd. Überstunden in Deutschland angehäuft – bezahlt wurden davon effektiv nur drei Prozent!
• Arbeitgeber*innen können ihre Verpflichtungen mit den Arbeitnehmer*innen teilen, indem Systeme zur Arbeitszeiterfassung verwendet werden, auf die beide Seiten offen Zugriff haben.
• Neue Gründe, warum die Zeiterfassung wichtig ist, werden in Zukunft mit Sicherheit hinzukommen, sobald sich der rechtliche Rahmen als Ergebnis der großen Diskussion in Deutschland anpasst. Dann wird aller Voraussicht nach eine 100 %-ige gesetzliche Pflicht daraus, was zur Folge hat, dass Arbeitgeber*innen die Arbeitszeiterfassung umsetzen müssen. Somit wird die Erfassung unerlässlich, da sonst bei Nichteinhalten horrende Strafen drohen.

Aktuell sieht es aber noch anders aus, weswegen wir einmal genauer auf die aktuelle Gesetzeslage schauen. Außerdem erklären wir, warum wir es dennoch jedem Arbeitgeber empfehlen, die Arbeitszeiterfassung bereits jetzt als Verpflichtung anzusehen.

Wie sieht die aktuelle Gesetzeslage aus?

Theoretisch besteht in Deutschland eine Pflicht, die Arbeitszeiten von Angestellt*innen zu dokumentieren. Ein deutsches Gesetz bezieht sich dabei jedoch lediglich auf Arbeitszeiten, die 8 Stunden am Stück überschreiten – also Überstunden –, sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Die detaillierte Erfassung der Arbeitszeiten ist keine Pflicht, auch wenn es teilweise erforderlich ist, um Überstunden und Feiertagsarbeit überhaupt zu protokollieren.

Ein EuGH-Urteil ergänzte 2019, dass „Arbeitgeber*innen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten in einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System vollständig erfassen“ sollen. Laut europäischer Verabredung muss nationales Recht an ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes angepasst werden. Im September 2022 gab es auch vom Bundesarbeitsgericht (BAG) ein Urteil zur Zeiterfassung, welches besagt, dass Unternehmer*innen in der Pflicht stehen, die Einführung einer Zeiterfassung fristgerecht anzugehen.

Unternehmen sollten also auf jeden Fall die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter*innen erfassen, um auf der sicheren Seite zu sein. Unlängst hat im September 2020 ein Arbeitsgericht in Emden auf Basis des EuGH-Urteils zugunsten einer Arbeitnehmerin entschieden – nicht auf Basis des deutschen Rechts.

Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?

Lediglich die Arbeitszeiten von Minijobber*innen, die in Privathaushalten tätig sind, und beschäftigte enge Familienangehörigen müssen laut Minijobzentrale nicht erfasst werden. Ebenso müssen Arbeitszeiten von Freelancern nicht dokumentiert werden. Wenn es der Auftraggeber wünscht, kann eine entsprechende Vereinbarung getroffen werden. In diesem Fall kommen jedoch andere Tools zum Einsatz. Diese sind meist Teil von Buchhaltungssoftwares, welche Ihr ebenfalls auf OMR Reviews findet.

Wie sieht es bei Arbeitszeiterfassung mit dem Datenschutz aus?

Die eine Frage, die sich vor allem im Datenschutz-Land Nr. 1 Deutschland stellt. Da bisher keine Vorschrift im Arbeitszeitgesetz existiert, auf welche Weise Unternehmen Arbeitszeiten erfassen, stehen diesen auch alle Möglichkeiten offen: Stechuhr, Papier, Excel-Tabelle oder Software. Letzteres sollte immer der bevorzugte Ansatz sein, da gute Softwares am ehesten den Datenschutz-Anforderungen gerecht werden können. Der DSGVO nach sind Arbeitgeber*innen schließlich verpflichtet, die Daten Ihrer Angestellt*innen zu schützen – was schwierig bei handschriftlichen Listen ist.

Addiert Ihr das EuGH-Urteil, die potenzielle gesetzliche Lage und die Datenschutzbedürfnisse, sind HR-Tools die optimale Wahl, um am Ende das sicherste Ergebnis zu erhalten.

Welche Modelle gibt es, um Arbeitszeiten zu erfassen?

Im vorigen Part bereits aufgefasst, gibt es mehrere Arten der Arbeitszeiterfassung. Am gängigsten sind noch immer stationäre Systeme und Stempeluhren. Doch umso weiter die Transformation der Unternehmen zur Digitalisierung Fortschritt nimmt – vor allem mit Blick auf Homeoffice –, kommen auch modernere Lösungen zum Einsatz. Beispielsweise wird das Smartphone zukünftig die größte Rolle spielen. Mit GPS und App ausgestattet ist es der simpelste Weg für Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen die Zeiten zu erfassen. Entweder wird beim Betreten des Unternehmens das Handy automatisch erkannt oder der*die Angestellte steuert Start, Pause und Ende der Arbeitszeiten. Ein ähnliches Modell funktioniert vom Desktop aus, wobei die gleiche HR-Software wie beim Smartphone verwendet werden kann. Niederschriften sowie Excel-Tabellen sind dagegen ebenso vom Aussterben betroffen wie die Stempeluhr.

Die Top 7 der besten HR-Softwares für Arbeitszeiterfassung auf OMR Reviews

Nachdem wir ausführlich darüber gesprochen haben, was der Gesetzgeber zur Arbeitszeiterfassung sagt, welche Modelle es gibt und was ansonsten zu beachten ist, machen wir uns an die Praxis: Welche HR-Software ist für die Erfassung von Arbeitszeiten am besten geeignet?

Alle sieben von uns vorgestellten Tools findet Ihr ausführlich beschrieben und von anderen Usern bewertet auf OMR Reviews. Damit erhaltet Ihr einen gründlichen Einblick, um Euch für das richtige Tool zu entscheiden.

• Personio
• rexx systems
• Factorial
• Papershift
• Kenjo
• Zoho People
• kiwiHR

1. Personio

Die Personalsoftware Personio existiert erst seit 7 Jahren, aber ist bereits in aller Munde – ob KMU oder Großunternehmen. Mit einer großen Auswahl an Funktionen kann Personio in vielen Ecken der HR-Abteilung aushelfen. Insbesondere die Erfassung von Arbeitszeiten gehört zur Grundausrüstung. Dabei hat Personio immer einen Blick auf aktuelles Recht, die DSGVO und Automatisierung. Preise sind individuell anpassbar, richten sich somit vollkommen nach Euren Bedürfnissen.

Personio ist eine der umfassendsten und performstärksten HR-Softwares am Markt

Weitere Funktionen in Personio:

• Recruiting
• Lohnabrechnung
• Mitarbeiter-Performance
• Personaldaten
• On-/Offboarding
• Workflows automatisieren

Personio Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Preispläne von Personio sowie der Personio-Alternativen. Dort könnt Ihr Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete HR-Software mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.

2. rexx systems

Mit über 2.600 Kund*innen vertrauen rexx systems zahlreiche Unternehmen ihr HR-Management an. Dabei blickt die HR-Software auf 20 Jahre Entwicklung zurück, die immer wieder mit neuen Innovationen upgedatet wird. Auf ein bestimmtes Gebiet des HR beschränken, kennt rexx systems nicht. Dabei könnt Ihr mit dem HR-Tool in Bezug auf Zeiterfassung Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Urlaub und Pausen managen – auch für Mitarbeiter*innen im Homeoffice. Preislich geht es bei 200 € pro Monat los.

Mehr als 2.600 Kund*innen vertrauen rexx systems

Weitere Funktionen in rexx systems:

• Talent-Management
• Recruiting
• Mitarbeiter-Performance
• Azubimanagement
• E-Learning
• Lohnabrechnung

rexx systems Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Preispläne von rexx systems sowie der rexx-systems-Alternativen. Dort könnt Ihr Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.

3. Factorial

Der Wunsch der drei Factorial-Gründer Jordi, Bernat und Pau ist von Beginn an HR-Prozesse so effizient wie nur möglich zu machen. Sie haben verstanden, dass vor allem die Personalabteilung täglich mit Unmengen an Prozessen beschäftigt ist, welche teilweise zeitraubend sind. Ganze vorne mit dabei ist die Arbeitszeiterfassung. Die Konsequenz: Prioritäten setzen. Darunter leiden oft die Mitarbeiter*innen. Optimierte Prozesse haben also zufriedenere Angestellt*innen zur Folge. In Zeiten des Fachkräftemangels und War of Talents eine praktische Software. Factorial, das aus Spanien stammt, gibt es schon ab 5 € pro Mitarbeiter*in und Monat.

Factorial ist die spanische Allrounder-Lösung für Personalabteilungen weltweit

Weitere Funktionen in Factorial

• Schichtplanung
• Mitarbeiter-Performance
• Recruiting
• On-/Offboarding
• Schulungsmanagement
• OKR-Tracking
• Lohnbuchhaltung
• Spesenabrechnung

Factorial Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Preispläne von Factorial sowie der Factorial-Alternativen. Dort könnt Ihr Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete HR-Software mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.

4. Papershift

Mit Papershift sollen wilde Excel-Tabellen in der Personalabteilung endgültig der Vergangenheit angehören. Der Fokus liegt auf Arbeitszeiterfassung, digitale Personalakten, Lohnabrechnung und der Führung von Dienstplänen. Damit ist Papershift die einzige Personalsoftware in unserer Bestenliste, bei der die Erfassung von Arbeitszeiten im Mittelpunkt steht. Dafür überzeugt Papershift mit einer Stempeluhr-App (für iOS und Android) und Online-Zeiterfassung. Ihr könnt online eine Demo testen, bevor es bei 6 € pro Mitarbeiter*in im Monat losgeht.

Papershift konzentriert sich voll und ganz auf die Arbeitszeiterfassung und Lohnabrechnung

Weitere Funktionen in Papershift

• Lohnabrechnung
• Berichte & Auswertungen
• Urlaubsplaner
• Digitale Personalakte
• Add-on-Marketplace

Papershift Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Preispläne von Papershift sowie der Papershift-Alternativen. Dort könnt Ihr Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.

5. Kenjo

Die HR-Software Kenjo ist praktischerweise in zwei Bereiche aufgeteilt: Der eine kümmert sich um die Motivation der Mitarbeiter*innen und der andere um die Verwaltung des Personals. In letzteres fällt auch die Arbeitszeiterfassung. Dabei erleuchtet Kenjo mit einer übersichtlichen und grafisch attraktiven Oberfläche, die es Angestellt*innen und HR gleichermaßen einfach macht, die Anwesenheitszeiten zu dokumentieren. Zunächst könnt Ihr Kenjo kostenlos testen. Gefällt Euch, was Ihr nutzt, geht es mit dem Starter-Tarif bei 4 € pro Mitarbeiter*in im Monat los.

Kenjo teilt sich in zwei Bereiche auf: Mitarbeiter-Motivation und Mitarbeiter-Verwaltung

Weitere Funktionen in Kenjo

• Schichtplan
• Mitarbeiter-Performance
• On-/Offboarding
• Recruiting
• Lohnabrechnung
• Digitale Personalakte
• Workflows
• Reports

Kenjo Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Preispläne von Kenjo sowie der Kenjo-Alternativen. Dort könnt Ihr Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete HR-Software mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.

6. Zoho People

Weiter oben sprachen wir bereits über Datenschutz in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung. Dass dieser wichtig ist, steht außer Frage. Zoho People ist Datenschutz jedoch so wichtig, dass die Software-Lösung einen besonderen Augenmerk darauflegt. Ein weiterer Vorteil – neben zahlreichen Funktionen – ist die Konnektivität zu zahlreichen Drittanbietern und den anderen Zoho-Anwendungen. Dazu gehören unter anderem ein CRM, eine Buchhaltungssoftware oder eine Social-Media-Verwaltung. Also durchaus praktisch für Unternehmen, die gerade gründen oder den Schritt zu mehr Digitalisierung „wagen“.

Mit Zoho People lässt sich die Arbeitszeiterfassung mit einem besonderen Blick auf Datenschutz erledigen

Weitere Funktionen in Zoho People

• Onboarding
• Schichtpläne
• Mitarbeiter-Performance
• Lernverwaltungssystem für Mitarbeiter:innen
• Fallmanagement
• Selfservice
• Dokumentenverwaltung

Zoho People Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Preispläne von Zoho People sowie der Zoho People-Alternativen. Dort könnt Ihr Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.

7. kiwiHR

Kiwis sind Geschmackssache. kiwiHR sollte dagegen in jeder Endauswahl für HR-Tools kleiner und mittlerer Unternehmen stehen. Die Software ist bestückt mit den nützlichsten Personalverwaltungsfunktionen und ist darauf getrimmt, Prozesse in der HR-Abteilung zu optimieren. Zudem ist kiwiHR bereits ab 3,50 € pro Mitarbeiter*in im Monat zu haben. Im günstigsten Tarif ist die Arbeitszeiterfassung mit an Bord.

kiwiHR präsentiert sich als optimale HR-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen

Weitere Funktionen in kiwiHR

• Digitale Personalakte
• Wiki
• Spesenmanagement
• On-/Offboarding
• Reports & Analysen
• Vorbereitende Buchhaltung
• Marketplace für zahlreiche externe Add-ons

kiwiHR Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Preispläne von kiwiHR sowie der kiwiHR-Alternativen. Dort könnt Ihr Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für Euch am besten geeignete HR-Software mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.