Die 7 besten HR-Softwares für Zeiterfassung

1. Was ist die Arbeitszeiterfassung?
2. Warum ist die Erfassung von Arbeitszeiten wichtig?
3. Wie sieht die aktuelle Gesetzeslage aus?
4. Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?
5. Wie sieht es bei Arbeitszeiterfassung mit dem Datenschutz aus?
6. Welche Modelle gibt es, um Arbeitszeiten zu erfassen?
7. Die Top 7 der besten HR-Softwares für Zeiterfassung auf OMR Reviews
8. Die 7 besten HR Softwares für die Zeiterfassung im Vergleich
9. Fazit: Die passende HR Software für deine Zeiterfassung

Stundenzettel in Excel, handschriftliche Notizen auf Zetteln oder komplizierte E-Mail-Ketten zur Urlaubsplanung – in vielen Unternehmen läuft die Arbeitszeiterfassung noch immer analog oder über improvisierte Lösungen. Das kostet Zeit, provoziert Fehler und macht spätestens bei der Lohnabrechnung oder einer Betriebsprüfung Probleme.

HR-Software für Zeiterfassung schafft hier Abhilfe: Sie dokumentiert Arbeitszeiten digital, berechnet Überstunden automatisch und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Dabei geht es längst nicht mehr nur um die reine Erfassung von Stempelzeiten. Moderne Tools integrieren Urlaubsverwaltung, Schichtplanung und Projektzeiterfassung in einer zentralen Lösung.

In diesem Artikel erfährst du, was du zur Arbeitszeiterfassung wissen solltest: Gesetzeslage, Pflichten als Arbeitgeber*in, die unterschiedlichen Modelle sowie 7 der besten HR-Softwares, die du auf OMR Reviews für die Arbeitszeiterfassung finden kannst.

Was ist die Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung bedeutet, dass Unternehmen dokumentieren, wann ihre Mitarbeiter*innen arbeiten – inklusive Beginn, Ende und Pausen. Das Ziel: Nachweisen, wie viele Stunden jemand tatsächlich gearbeitet hat.

Diese Dokumentation ist keine freiwillige Maßnahme mehr. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Grundlage dafür ist eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019, die eine lückenlose Zeiterfassung in allen EU-Mitgliedstaaten fordert.

Konkret müssen Unternehmen festhalten:

• Arbeitsbeginn und Arbeitsende
• Die Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausen (bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten)

Die Art der Erfassung ist dabei nicht vorgeschrieben. Ob Stempeluhr, Excel-Tabelle, handschriftliche Listen oder digitale Software – erlaubt ist, was die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Wichtig ist nur, dass die Aufzeichnungen objektiv, verlässlich und zugänglich sind.

Warum ist die Erfassung von Arbeitszeiten wichtig?

Die Arbeitszeiterfassung schützt sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter*innen und optimiert betriebliche Abläufe. Diese Gründe machen sie unverzichtbar:

1. Fürsorgepflicht als Arbeitgeber*in
Arbeitgeber*innen sind gesetzlich verpflichtet, die Gesundheit ihrer Beschäftigten zu schützen. Die Zeiterfassung hilft dabei, Überlastung zu erkennen und einzugreifen, bevor gesundheitliche Schäden entstehen. Sie dokumentiert, ob Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten eingehalten werden – und schützt Mitarbeiter*innen damit vor Selbstausbeutung oder übermäßiger Mehrarbeit.

2. Überprüfung gesetzlicher Vorgaben
Das Arbeitszeitgesetz schreibt klare Grenzen vor: maximal acht Stunden pro Tag (ausnahmsweise zehn Stunden), Pausen ab sechs Stunden Arbeit, mindestens elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen. Ohne systematische Erfassung lassen sich diese Vorgaben kaum kontrollieren. Bei Betriebsprüfungen durch Zoll, Gewerbeaufsicht oder Rentenversicherung müssen Arbeitgeber nachweisen, dass sie diese Regelungen einhalten – fehlt die Dokumentation, drohen Bußgelder.

3. Rechtssichere Lohnabrechnung
Die Zeiterfassung bildet die Grundlage für korrekte Gehaltszahlungen. Überstunden, Zuschläge für Nacht- oder Wochenendarbeit und Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit müssen genau dokumentiert sein. Digitale Systeme reduzieren dabei Fehler, die bei manuellen Abrechnungen entstehen können, und verhindern Streitigkeiten über geleistete Arbeitszeiten.

4. Transparenz für beide Seiten
Mitarbeiter*innen behalten durch die Zeiterfassung den Überblick über ihr Arbeitszeitkonto – sie sehen jederzeit, wie viele Überstunden sie aufgebaut haben oder wie viel Urlaub noch verfügbar ist. Für Arbeitgeber*innen schafft die Erfassung Klarheit über tatsächlich geleistete Arbeitszeiten und hilft bei der Personalplanung.

5. Bessere Ressourcenplanung
Unternehmen können durch ausgewertete Zeitdaten erkennen, wo Engpässe entstehen oder Kapazitäten ungenutzt bleiben. Welche Abteilungen arbeiten regelmäßig Überstunden? Wo wäre zusätzliches Personal sinnvoll? Diese Erkenntnisse ermöglichen fundierte Entscheidungen bei der Personalplanung und verbessern die Auslastung im Betrieb.

6. Projektkalkulation und Nachkalkulation
Besonders in projektbasierten Branchen zeigt die Zeiterfassung, wie viel Arbeitszeit tatsächlich in einzelne Projekte oder Aufträge geflossen ist. Diese Daten sind wertvoll für die Kalkulation künftiger Projekte, die Preisgestaltung und die Analyse der Rentabilität. Ohne genaue Zeitdaten fehlt Unternehmen die Grundlage für realistische Angebote.

Wie sieht die aktuelle Gesetzeslage aus?

Ein EuGH-Urteil ergänzte 2019, dass „Arbeitgeber*innen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten in einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System vollständig erfassen“ sollen. Laut europäischer Verabredung muss nationales Recht an ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes angepasst werden. Im September 2022 gab es auch vom Bundesarbeitsgericht (BAG) ein Urteil zur Zeiterfassung, welches besagt, dass Unternehmer*innen in der Pflicht stehen, die Einführung einer Zeiterfassung fristgerecht anzugehen.

Unternehmen sollten also auf jeden Fall die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen erfassen, um auf der sicheren Seite zu sein. Unlängst hat im September 2020 ein Arbeitsgericht in Emden auf Basis des Urteils des EuGH zugunsten einer Arbeitnehmerin entschieden – nicht auf Basis des deutschen Rechts. Die Beachtung des Arbeitszeitgesetzes ist also relevanter als jemals zuvor.

Die Rechtslage zur Arbeitszeiterfassung hat sich in den letzten Jahren deutlich verschärft – durch Gerichtsurteile und politische Weichenstellungen.

Das Bundesarbeitsgericht stellte am 13. September 2022 klar: Arbeitgeber*innen in Deutschland sind bereits jetzt verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Diese Pflicht leitet sich aus dem Arbeitsschutzgesetz ab und gilt unabhängig davon, ob ein spezielles Gesetz dazu verabschiedet wird.

Koalitionsvertrag 2025: Elektronische Erfassung geplant

Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD sieht vor, die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung unbürokratisch zu regeln. Geplant sind Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen sowie Erleichterungen für Kleinstbetriebe. Ein konkretes Gesetz wurde bislang aber nicht verabschiedet – ein früherer Referentenentwurf wurde nie umgesetzt.

Was muss derzeit erfasst werden?
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen mindestens folgende Zeiten aufgezeichnet werden:

• Überstunden über acht Stunden werktäglich
• Arbeit an Sonn- und Feiertagen

Durch das BAG-Urteil besteht faktisch die Pflicht, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit bereitzustellen – inklusive Beginn, Ende, Dauer und Pausen. Die Form ist derzeit nicht zwingend elektronisch vorgegeben.

Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht des Arbeitszeitgesetzes können mit Bußgeldern geahndet werden.

Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?

Obwohl die Arbeitszeiterfassung grundsätzlich für alle Beschäftigten gilt, gibt es gesetzlich definierte Ausnahmen. Diese Personengruppen fallen nicht unter die allgemeine Erfassungspflicht:

• Leitende Angestellte: Personen mit Einstellungs- und Entlassungsbefugnis, Generalvollmacht oder Prokura bzw. regelmäßigen eigenverantwortlichen Entscheidungen von erheblicher Bedeutung für das Unternehmen.

• Chefärzt*innen: Aufgrund ihrer herausgehobenen Stellung und weitreichenden medizinischen sowie organisatorischen Entscheidungsbefugnisse im Krankenhaus.

• Mithelfende Familienangehörige: Ehegattinnen, eingetragene Lebenspartnerinnen, Kinder und Eltern der Arbeitgeber*innen, die im Betrieb mitarbeiten.

• Bestimmte Betreuungsberufe: Mitarbeiter*innen, die mit den betreuten Personen zusammenleben und diese eigenverantwortlich betreuen (z. B. in Wohngemeinschaften).

• Mitarbeiter*innen im kirchlichen Dienst: Beschäftigte im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften.

• Bestimmte Funktionen im öffentlichen Dienst: Leitende Angestellte und Mitarbeiter*innen mit Personalentscheidungsbefugnis in Behörden und öffentlichen Einrichtungen.

Wie sieht es bei Arbeitszeiterfassung mit dem Datenschutz aus?

Arbeitszeiterfassung ist rechtlich zulässig, unterliegt aber strikt der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz. Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten – Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit arbeitszeitrechtlichen Pflichten, eine Einwilligung der Beschäftigten ist nicht nötig. Erlaubt ist nur die Verarbeitung, die für gesetzliche Pflichten, Arbeitsorganisation oder Lohnabrechnung erforderlich ist. Zusatzdaten wie Standort oder Projektzuordnung müssen besonders begründet werden.

Arbeitgeber*innen müssen zentrale DSGVO-Pflichten einhalten: transparente Information der Beschäftigten, Datenminimierung (nur notwendige Daten), zeitlich begrenzte Speicherung und technische Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskonzepte und Verschlüsselung. Zeiterfassung darf nicht zur verdeckten Leistungskontrolle genutzt werden. Biometrische Verfahren wie Fingerabdruck sind nur ausnahmsweise zulässig und erfordern eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Der Betriebsrat hat bei Einführung des Systems ein zwingendes Mitbestimmungsrecht.

Welche Modelle gibt es, um Arbeitszeiten zu erfassen?

Die Bandbreite reicht von analogen Stundenzetteln bis zu cloudbasierten Systemen. Welches Modell passt, hängt von Betriebsgröße, Arbeitsorganisation und gesetzlichen Anforderungen ab.

Analoge und halbautomatisierte Modelle

• Handschriftliche Stundenzettel oder Excel-Tabellen: Kostengünstig und einfach, aber manipulationsanfällig und rechtlich unsicher für umfassende Nachweispflichten
• Mechanische Stechuhr: Zuverlässig für feste Arbeitsplätze, unflexibel für mobile Teams

Digitale Terminal-basierte Systeme

• Stationäre Terminals mit Chip, RFID oder NFC: Präzise für Schichtbetriebe und Produktion, revisionssicher und manipulationsgeschützt
• Biometrische Systeme (Fingerabdruck, Gesichtserkennung): Hohe Genauigkeit, aber datenschutzrechtlich problematisch und nur mit Folgenabschätzung zulässig

Mobile und Cloud-basierte Modelle

• Smartphone-Apps oder Web-Apps: Flexibel für Homeoffice und mobiles Arbeiten, oft mit GPS-Tracking oder Geofencing – aktuell von rund 18 % der Unternehmen genutzt
• PC-basierte Zeiterfassung: Automatische Erfassung beim Login/Logout, ideal für Büroumgebungen – bei 31 % im Einsatz

Trends für 2026

Elektronische Systeme werden zum Standard. Moderne Lösungen kombinieren oft mehrere Erfassungswege (App + Terminal), integrieren Lohnabrechnung und Projektzuordnung und erfüllen DSGVO-Anforderungen. Hybride Modelle ermöglichen maximale Flexibilität bei voller Rechtssicherheit.

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