Die 7 besten HR-Tools für die Arbeitszeiterfassung
Wir zeigen dir, was bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten ist und wie du sie mit HR-Tools erfolgreich umsetzt.
Die Welt der Softwares hält vor allem für die HR-Abteilungen zahlreiche Lösungen parat. Der Grund ist einfach: Dort fand und findet mit der Meiste bürokratische und humane Aufwand im Unternehmen statt. Daher werden besonders dort seit Beginn der Digitalisierung neue Tools begrüßt, welche die Arbeit in der Personalabteilung effizienter und einfacher gestalten. Dazu gehören auch HR-Tools, die ganzheitlich mehrere Felder abdecken, wie die Arbeitszeiterfassung z.B. ZEP
.Aus diesem Grund beschäftigen wir uns in diesem Artikel mit allem, was du zur Arbeitszeiterfassung wissen solltest: Gesetzeslage, Pflichten als Arbeitgeber*in, die unterschiedlichen Modelle sowie 7 der besten HR-Softwares, die du auf OMR Reviews für die Arbeitszeiterfassung finden kannst. Beachte jedoch, dass sich Gesetze ändern können und dieser Artikel nur eine thematische Übersicht bietet und keine juristische Beratung ersetzt.
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Was ist die Arbeitszeiterfassung?
Wann immer von Arbeitszeiterfassung die Rede ist, geht es um die genaue Dokumentation der Arbeitszeiten aller Angestellt*innen eines Unternehmens sowie um die Erfassung von Pausen und Ruhezeiten. Damit weisen die Mitarbeiter*innen nach, dass sie den im Arbeitsvertrag vereinbarten Zeiten nachkommen. Besonders in Zeiten, in denen Homeoffice immer präsenter wird, eine nützliche Sache. Mittlerweile unterliegt die Arbeitszeiterfassung einer Art Pflicht für Arbeitgeber*innen. Wie diese Pflicht aussieht und welche in Zukunft noch dazukommen werden, erklären wir weiter unten.
Die Arbeitszeiterfassung zu beaufsichtigen und zu managen, ist dem HR bestimmt. Ist auch naheliegend, schließlich treffen hier alle Bedürfnisse beider Seiten – Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen – zusammen.
Warum die Erfassung von Arbeitszeiten wichtig ist?
Wichtig ist die Arbeitszeiterfassung nur bedingt aus der Pflicht heraus. Wenngleich seit Jahren Politik, Unternehmen, Arbeitnehmer*innen und Gerichte eine brennende Diskussion darüber auf Trab hält. Besonders werden befürwortende Gründe für eine Erfassung von Arbeitszeiten durch folgende Punkte definiert:
- Arbeitgeber*innen können besser ihrer Fürsorgepflicht nachkommen, wenn diese anhand der erfassten Zeiten genau nachvollziehen können, inwiefern Mitarbeiter*innen ihre Pausen und Ruhezeiten einhalten.
- Auf der anderen Seite haben Arbeitnehmer*innen die Möglichkeit, jederzeit ihre Arbeitszeiten zu überprüfen, um die Lohnabrechnungen nachvollziehen zu können. Stimmt die Abrechnung mal nicht mit den Überstunden überein, können sie intervenieren. Laut der FAZ wurden 2020 1,7 Mrd. Überstunden in Deutschland angehäuft – bezahlt wurden davon effektiv nur drei Prozent!
- Arbeitgeber*innen können ihre Verpflichtungen mit den Arbeitnehmer*innen teilen, indem Systeme zur Arbeitszeiterfassung verwendet werden, auf die beide Seiten offen Zugriff haben.
- Neue Gründe, warum die Zeiterfassung wichtig ist, werden in Zukunft mit Sicherheit hinzukommen, sobald sich der rechtliche Rahmen als Ergebnis der großen Diskussion in Deutschland anpasst. Dann wird aller Voraussicht nach eine 100 %-ige gesetzliche Pflicht daraus, was zur Folge hat, dass Arbeitgeber*innen die Arbeitszeiterfassung umsetzen müssen. Somit wird die Erfassung unerlässlich, da sonst bei Nichteinhalten horrende Strafen drohen.
Aktuell sieht es aber noch anders aus, weswegen wir einmal genauer auf die aktuelle Gesetzeslage schauen. Außerdem erklären wir, warum wir es dennoch jedem Arbeitgeber empfehlen, die Arbeitszeiterfassung bereits jetzt als Verpflichtung anzusehen.
Wie sieht die aktuelle Gesetzeslage aus?
Theoretisch besteht in Deutschland eine Pflicht, die Arbeitszeiten von Angestellt*innen zu dokumentieren. Ein deutsches Gesetz bezieht sich dabei jedoch lediglich auf Arbeitszeiten, die 8 Stunden am Stück überschreiten – also Überstunden –, sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Die detaillierte Erfassung der Arbeitszeiten ist keine Pflicht, auch wenn es teilweise erforderlich ist, um Überstunden und Feiertagsarbeit überhaupt zu protokollieren.
Ein EuGH-Urteil ergänzte 2019, dass „Arbeitgeber*innen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten in einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System vollständig erfassen“ sollen. Laut europäischer Verabredung muss nationales Recht an ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes angepasst werden. Im September 2022 gab es auch vom Bundesarbeitsgericht (BAG) ein Urteil zur Zeiterfassung, welches besagt, dass Unternehmer*innen in der Pflicht stehen, die Einführung einer Zeiterfassung fristgerecht anzugehen.
Unternehmen sollten also auf jeden Fall die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter*innen erfassen, um auf der sicheren Seite zu sein. Unlängst hat im September 2020 ein Arbeitsgericht in Emden auf Basis des EuGH-Urteils zugunsten einer Arbeitnehmerin entschieden – nicht auf Basis des deutschen Rechts.
Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?
Lediglich die Arbeitszeiten von Minijobber*innen, die in Privathaushalten tätig sind, und beschäftigte enge Familienangehörigen müssen laut Minijobzentrale nicht erfasst werden. Ebenso müssen Arbeitszeiten von Freelancer*innen nicht dokumentiert werden. Wenn es der Auftraggeber wünscht, kann eine entsprechende Vereinbarung getroffen werden. In diesem Fall kommen jedoch andere Tools zum Einsatz. Diese sind meist Teil von Buchhaltungssoftwares, welche Ihr ebenfalls auf OMR Reviews findet.
Wie sieht es bei Arbeitszeiterfassung mit dem Datenschutz aus?
Die eine Frage, die sich vor allem im Datenschutz-Land Nr. 1 Deutschland stellt. Da bisher keine Vorschrift im Arbeitszeitgesetz existiert, auf welche Weise Unternehmen Arbeitszeiten erfassen, stehen diesen auch alle Möglichkeiten offen: Stechuhr, Papier, Excel-Tabelle oder Software. Letzteres sollte immer der bevorzugte Ansatz sein, da gute Softwares, wie ZEP
, MyTimeTracker am ehesten den Datenschutz-Anforderungen gerecht werden können. Der DSGVO nach sind Arbeitgeber*innen schließlich verpflichtet, die Daten Ihrer Angestellt*innen zu schützen – was schwierig bei handschriftlichen Listen ist.Addierst du das EuGH-Urteil, die potenzielle gesetzliche Lage und die Datenschutzbedürfnisse, sind HR-Tools die optimale Wahl, um am Ende das sicherste Ergebnis zu erhalten.
Welche Modelle gibt es, um Arbeitszeiten zu erfassen?
Es gibt mehrere Arten der Arbeitszeiterfassung. Am gängigsten sind noch immer stationäre Systeme und Stempeluhren. Doch umso weiter die Transformation der Unternehmen zur Digitalisierung Fortschritt nimmt – vor allem mit Blick auf Homeoffice –, kommen auch modernere Lösungen zum Einsatz. Beispielsweise wird das Smartphone zukünftig die größte Rolle spielen. Mit GPS und Apps, wie ZEP
ausgestattet ist es der simpelste Weg für Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen die Zeiten zu erfassen. Entweder wird beim Betreten des Unternehmens das Handy automatisch erkannt oder der*die Angestellte steuert Start, Pause und Ende der Arbeitszeiten. Ein ähnliches Modell funktioniert vom Desktop aus, wobei die gleiche HR-Software wie beim Smartphone verwendet werden kann. Niederschriften sowie Excel-Tabellen sind dagegen ebenso vom Aussterben betroffen wie die Stempeluhr.
Die Top 7 der besten HR-Softwares für Arbeitszeiterfassung auf OMR Reviews
Nachdem wir ausführlich darüber gesprochen haben, was der Gesetzgeber zur Arbeitszeiterfassung sagt, welche Modelle es gibt und was ansonsten zu beachten ist, machen wir uns an die Praxis: Welche HR-Software ist für die Erfassung von Arbeitszeiten am besten geeignet?
Alle sieben von uns vorgestellten Tools findest du ausführlich beschrieben und von anderen Usern bewertet auf OMR Reviews. Damit erhältst du einen gründlichen Einblick, um dich für das richtige Tool zu entscheiden.
1. Clockin
Clockin ist ein modernes Zeiterfassungstool, das speziell darauf ausgelegt ist, den Prozess der Arbeitszeiterfassung zu vereinfachen und zu automatisieren. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche ermöglicht Clockin Unternehmen jeder Größe, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen effizient zu verwalten und zu überwachen. Das Tool löst das Problem ungenauer oder umständlicher manueller Zeiterfassungsmethoden, indem es eine präzise, benutzerfreundliche Lösung bietet. Ein besonderes Merkmal von Clockin im Vergleich zu anderen Zeiterfassungstools ist seine Flexibilität; es kann sowohl für Büroangestellte als auch für remote arbeitende Teams oder Außendienstmitarbeiter*innen eingesetzt werden. Darüber hinaus bietet Clockin erweiterte Analysefunktionen, die Einblicke in Arbeitsmuster und Produktivitätslevels ermöglichen, was es von anderen Tools abhebt.
Weitere Funktionen von Clockin
- Echtzeit-Überwachung der Arbeitszeiten
- Detaillierte Berichterstattung und Analysen zur Produktivität
- Mobile App für Zeiterfassung von unterwegs
- Personalisierbare Arbeitszeitmodelle und Pausenregelungen
- Integration mit anderen HR- und Projektmanagement-Tools
- Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen
- Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
- Zugriffskontrollen und Datenschutzfunktionen
Clockin Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von Clockin sowie der Clockin-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
2. ZEP
ZEP ist ein umfangreiches Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Tool, das sich insbesondere an Dienstleistungsunternehmen, Freiberufler*innen und Beratungsfirmen richtet. Es ermöglicht eine detaillierte Erfassung von Arbeitszeiten auf Projekte, Arbeitspakete oder Kunden, wodurch es die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsleistungen erheblich verbessert. Ein zentrales Problem, das ZEP löst, ist die komplexe Zuordnung von Arbeitszeiten zu spezifischen Projekten und deren effiziente Abrechnung. Im Vergleich zu anderen Zeiterfassungstools zeichnet sich ZEP durch seine starke Integration von Projektmanagement-Funktionen aus, die es Nutzer*innen ermöglicht, Projekte von der Planung bis zur Fakturierung durchgängig zu begleiten. Die Software bietet zudem eine flexible Anpassung an unternehmensspezifische Abläufe und Bedürfnisse, was sie zu einer vielseitigen Lösung für diverse Branchen macht.
Weitere Funktionen von ZEP
- Projektbezogene Zeiterfassung und Abrechnung
- Detaillierte Auswertungen und Berichte zu Projekten und Arbeitszeiten
- Integriertes Reisekostenmanagement
- Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware und CRM-Systemen
- Mobile App für die Erfassung von Zeiten und Spesen unterwegs
- Individuelle Konfigurierbarkeit von Arbeitszeitmodellen
- Erweiterte Funktionen für Ressourcenplanung und Projektcontrolling
- Anpassbare Dashboards für einen schnellen Überblick über Projekte und Produktivität
ZEP Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von ZEP sowie der ZEP-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
3. Crewmeister
Crewmeister richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen, die eine einfache und effiziente Lösung zur Arbeitszeiterfassung suchen. Das Tool überzeugt durch seine Benutzerfreundlichkeit und ermöglicht es, Arbeitszeiten digital zu erfassen, zu verwalten und auszuwerten, ohne dass dafür komplexe Schulungen oder Einarbeitungen notwendig sind. Ein besonderes Problem, das Crewmeister löst, ist die Reduktion des administrativen Aufwands für die Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung, was besonders für Unternehmen mit geringer Personaldecke von Vorteil ist. Im Vergleich zu anderen Tools besticht Crewmeister durch seine speziell für kleine Teams und Handwerksbetriebe optimierte Funktionalität, einschließlich einer mobilen App, die es Mitarbeiter*innen erlaubt, von überall ihre Zeiten zu erfassen.
Weitere Funktionen von Crewmeister
- Mobile Zeiterfassung via Smartphone-App
- Automatische Berechnung von Überstunden und Zuschlägen
- Einfache Verwaltung von Urlaub und anderen Abwesenheiten
- Digitales Schichtplanungstool
- Exportfunktion für Daten zur Lohnabrechnung
- Persönliche Kalender für Mitarbeiter*innen zur besseren Übersicht
- Datenschutzkonforme Speicherung von Arbeitszeiten
- Möglichkeit zur Standorterfassung bei der mobilen Zeiterfassung
Crewmeister Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von Crewmeister sowie der Crewmeister-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
4. TimeTac
TimeTac ist ein flexibles Zeiterfassungstool, das sich durch seine Anpassungsfähigkeit an verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen auszeichnet. Es ermöglicht die präzise Erfassung von Arbeitszeiten, Projekten und Abwesenheiten in Echtzeit, sowohl über Webbrowser als auch über mobile Apps. TimeTac adressiert das Problem der umständlichen Zeiterfassung und bietet eine Lösung, die die Produktivität steigert, indem es einfache Mechanismen zur Nachverfolgung der Arbeitszeit bietet. Einzigartig macht TimeTac die Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen, um die Software an spezifische Unternehmensprozesse anzupassen. Darüber hinaus unterstützt TimeTac Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen und bietet gleichzeitig umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, um Einblicke in Arbeitsabläufe zu gewinnen.
Weitere Funktionen von TimeTac
- Personalisierte Arbeitszeitmodelle und Pausenregelungen
- Umfangreiche Projektzeiterfassung und -kontrolle
- GPS-basierte Zeiterfassung für Außendienst und mobile Mitarbeiter*innen
- Integriertes Abwesenheitsmanagement und Urlaubsplaner
- Detaillierte Reports und Analysen zur Arbeitszeit und Produktivität
- Schnittstellen zu Lohnabrechnungs- und ERP-Systemen
- Individuell anpassbare Dashboards und Benutzeroberflächen
- Kompatibilität mit verschiedenen Endgeräten und Betriebssystemen
TimeTac Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von TimeTac sowie der TimeTac-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
5. MOCO
MOCO ist ein umfassendes Tool für das Projekt- und Agenturmanagement, das neben der Projektverwaltung auch eine intuitive Zeiterfassungsfunktion bietet. Es ist speziell für Agenturen, Kreativteams und Dienstleistungsunternehmen konzipiert, um nicht nur Arbeitszeiten zu erfassen, sondern auch Projekte effizient zu planen und zu steuern. MOCO löst das Problem der fragmentierten Arbeitsabläufe, indem es eine zentrale Plattform für Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Ressourcenplanung bietet. Ein herausstechendes Merkmal von MOCO ist die Integration von Finanzmanagement-Tools, die es Nutzer*innen ermöglicht, Projekte von der Kalkulation bis zur finalen Abrechnung zu begleiten. Die Software zeichnet sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und visuellen Darstellungen aus, die komplexe Informationen leicht verständlich aufbereiten.
Weitere Funktionen von MOCO
- Intuitive Zeiterfassung direkt in Projektkontexten
- Detaillierte Auswertungen und Reports zu Projekten, Budgets und Auslastungen
- Integrierte Angebots- und Rechnungserstellung
- Effizientes Kontakt- und Kundenmanagement
- Ressourcenplanung und -management zur Optimierung der Teamauslastung
- Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware und anderen Tools
- Personalisierbare Dashboards für einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen
- Mobile App für die Zeiterfassung und Projektübersicht unterwegs
MOCO Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von MOCO sowie der MOCO-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
6. Personizer
Personizer ist ein speziell für KMUs (kleine und mittelständische Unternehmen) entwickeltes Zeiterfassungstool, das eine einfache und effektive Lösung für die Herausforderungen der Arbeitszeit- und Abwesenheitsverwaltung bietet. Durch seine nutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht Personizer eine schnelle und unkomplizierte Erfassung von Arbeitszeiten, die sich besonders für Teams ohne tiefe IT-Kenntnisse eignet. Ein wesentliches Problem, das Personizer löst, ist die Minimierung des administrativen Aufwands bei der Zeiterfassung und -verwaltung, indem es automatisierte Prozesse und eine klare, intuitive Benutzeroberfläche bietet. Im Vergleich zu anderen Tools sticht Personizer durch seine Fokussierung auf die Benutzererfahrung und die Bereitstellung von essentiellen Funktionen ohne Überkomplexität hervor, was es zu einer optimalen Wahl für kleinere Teams macht.
Weitere Funktionen von Personizer
- Echtzeit-Erfassung von Arbeitszeiten und Überstunden
- Umfassendes Abwesenheitsmanagement inklusive Urlaubsplaner
- Automatische Erstellung von Arbeitszeitberichten und -nachweisen
- Intuitive Schichtplanung und Mitarbeiter-Einsatzplanung
- Schnittstelle für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Benutzerdefinierte Zugriffsrechte und Rollenverwaltung
- Mobile App für die Zeiterfassung von unterwegs
- Dashboard mit Übersicht über Mitarbeiteranwesenheit und -abwesenheiten
Personizer Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von Personizer sowie der Personizer-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
7. ZMI
ZMI bietet eine umfassende Lösung für die Arbeitszeiterfassung und Personalverwaltung, die sich besonders für mittelständische bis große Unternehmen eignet. Das Tool integriert Zeiterfassung, Personalplanung, Abwesenheitsmanagement und bietet zudem Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. ZMI adressiert das Problem komplexer Personalprozesse in Unternehmen, indem es eine modulare Softwarelösung bereitstellt, die flexibel an die Bedürfnisse und Anforderungen verschiedener Branchen angepasst werden kann. Ein Alleinstellungsmerkmal von ZMI ist die tiefe Integration von Personalprozessen in einem einzigen System, was die Effizienz steigert und die Datenkonsistenz sichert. Durch die umfangreiche Funktionalität und Anpassbarkeit hebt sich ZMI von einfacheren Zeiterfassungstools ab und bietet eine skalierbare Lösung für wachsende und sich verändernde Unternehmensanforderungen.
Weitere Funktionen von ZMI
- Detaillierte Arbeitszeitkonten und flexible Arbeitszeitmodelle
- Umfangreiches Abwesenheitsmanagement mit Kalenderfunktion
- Intuitive Bedienoberfläche für Mitarbeiter*innen und Management
- Mobile App für die Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
- Personalplanung und -einsatzplanung zur Optimierung der Ressourcen
- Automatisierte Prozesse für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Individuelle Berichts- und Analysefunktionen
- Erweiterbare Modulstruktur für zusätzliche Funktionalitäten
ZMI Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von ZMI sowie der ZMI-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
Empfehlenswerte Zeiterfassungssoftware-Anbieter
Empfehlenswerte Zeiterfassungssoftware-Anbieter kannst du auf unserer Software-Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 150 Zeiterfassungssoftwares gelistet, mit denen du deine Arbeitszeiten erfassen kannst. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
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- Clockodo (30 Tage kostenlos testen)
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- Clockin
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- Sawayo
- Papershift
- flair
Verfolgt die Software-Welt schon seit Windows 3.1 – als Slack, Google Meets und Ahrefs noch nicht existierten. Für OMR Reviews ist Nils als Redakteur mit Hype auf Technik, Internetkultur und Software unterwegs. Außerdem kümmert er sich als Freelancer um die Content Creation & das Personal Branding von CEOs auf LinkedIn. In seiner Freizeit findet ihr ihn gerne mal beim FPS-Zocken.
