Die 8 besten HR-Softwares für Zeiterfassung
Nils Martens25.8.2026
Wir zeigen dir, was bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten ist und wie du sie mit HR-Softwares erfolgreich umsetzt
Inhalt
- Die 8 besten Tools für Arbeitszeiterfassung im Vergleich
- Was ist die Arbeitszeiterfassung?
- Warum ist die Erfassung von Arbeitszeiten wichtig?
- Wie sieht die aktuelle Gesetzeslage aus?
- Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?
- Wie sieht es bei Arbeitszeiterfassung mit dem Datenschutz aus?
- Welche Modelle gibt es, um Arbeitszeiten zu erfassen?
- Welches Tool passt zu dir?
- Fazit: Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – die passende Lösung eine Frage des Anwendungsfalls
Stundenzettel in Excel, handschriftliche Notizen auf Zetteln oder komplizierte E-Mail-Ketten zur Urlaubsplanung – in vielen Unternehmen läuft die Arbeitszeiterfassung noch immer analog oder über improvisierte Lösungen. Das kostet Zeit, provoziert Fehler und macht spätestens bei der Lohnabrechnung oder einer Betriebsprüfung Probleme.
HR-Software für Zeiterfassung schafft hier Abhilfe: Sie dokumentiert Arbeitszeiten digital, berechnet Überstunden automatisch und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Dabei geht es längst nicht mehr nur um die reine Erfassung von Stempelzeiten. Moderne Tools integrieren Urlaubsverwaltung, Schichtplanung und Projektzeiterfassung in einer zentralen Lösung.
In diesem Artikel erfährst du, was du zur Arbeitszeiterfassung wissen solltest: Gesetzeslage, Pflichten als Arbeitgeber*in, die unterschiedlichen Modelle sowie 8 der besten HR-Softwares, die du auf OMR Reviews für die Arbeitszeiterfassung finden kannst.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem BAG-Urteil von 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch und lückenlos zu erfassen.
- Moderne HR-Software digitalisiert diesen Prozess und integriert Funktionen wie Urlaubsverwaltung, Schichtplanung und rechtssichere Lohnabrechnung.
- Die Zeiterfassung schützt Arbeitnehmer vor Überlastung und bietet Unternehmen eine transparente Basis für die Ressourcenplanung und Projektkalkulation.
- Unter Beachtung der DSGVO müssen erfasste Daten objektiv, verlässlich und für die Mitarbeiter sowie Behörden zugänglich sein.
- Die Auswahl der passenden Software reicht von spezialisierten Tools für Handwerk und Außendienst bis hin zu komplexen All-in-one-Systemen für den Mittelstand.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Die 8 besten Tools für Arbeitszeiterfassung im Vergleich
| Tool-Name | Preis pro Monat | Testversion |
|---|---|---|
| Clockodo | Ab 4,00 € / User (Kostenlose Version verfügbar) | Ja (14 Tage) |
| Crewmeister | Ab 1,40 € / User | Ja (14 Tage) |
| clockin | Ab 3,19 € / User | Ja (14 Tage) |
| timr | Ab 7,20 € / User (Kostenlose Version verfügbar) | Ja (14 Tage) |
| Aplano | Ab 0,50 € / User | Ja (14 Tage) |
| Personizer | Ab 1,00 € / User (Kostenlose Version verfügbar) | Ja (14 Tage) |
| gastromatic | Ab 69,50 € | Keine eindeutige Angabe auf der Produktseite gefunden |
| HoorayHR | Ab 7,50 € / User | Ja (14 Tage) |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. Clockodo
Clockodo ist eine in Deutschland entwickelte cloudbasierte Software für Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Projektcontrolling und Abwesenheitsmanagement. Seit 2011 unterstützt die Lösung Unternehmen dabei, Arbeitszeiten rechtskonform zu erfassen, Projekte wirtschaftlich zu steuern und Abwesenheiten zentral zu verwalten.
Warum dieses Tool?
Clockodo verbindet rechtskonforme Arbeitszeiterfassung mit differenziertem Projektcontrolling – ideal, wenn Zeiterfassung und Projektabrechnung zusammen gedacht werden sollen.
Clockodo verbindet rechtskonforme Arbeitszeiterfassung mit differenziertem Projektcontrolling – ideal, wenn Zeiterfassung und Projektabrechnung zusammen gedacht werden sollen.
Features
- Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung per Browser, Desktop- und Smartphone-App
- Stundenkonten mit Sollzeiten und Überstundenberechnung
- Projektbudgets, Stundensätze und Pauschalen verwalten
- Frei filterbare und gruppierbare Auswertungen für Controlling und Abrechnung
- Offene API sowie Schnittstellen zu Buchhaltungs-, Lohn- und HR-Systemen
Ideal für: Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister sowie Ingenieur- und Planungsbüros mit Bedarf an Projektzeiterfassung und -controlling.
Nicht ideal für: Reine Schichtbetriebe ohne Projektbezug, etwa im Einzelhandel oder in der Gastronomie.
Clockodo Preise: Das Basic-Tier startet ab 4,00 €/User/Monat, zusätzlich gibt es ein kostenloses Free-Tier für einen einzelnen Nutzer sowie eine 14-tägige Testversion.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Umfangreiche Zusatzfeatures kombiniert mit einfacher, intuitiver Bedienung | Keine Zwei- bzw. Multifaktorauthentifizierung vorhanden |
| Extrem intuitive Benutzeroberfläche ohne lange Einarbeitungszeit | Grafische Darstellung der Berichte könnte moderner und interaktiver sein |
| Erleichtert die tägliche Zeiterfassung für alle Teammitglieder | Einige Bereiche könnten aus Nutzersicht moderner wirken |
clockodo als die Lösung mit den umfangreichsten zusätzlichen Features verbunden mit einer sehr einfachen / intuitiven Bedienung – Mario, i-dentify Software Development
2. Crewmeister
Crewmeister ist eine All-in-One-Software für digitale Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Schichtplanung und Urlaubsverwaltung. Kleine und mittelständische Unternehmen erfassen Arbeitszeiten rechtskonform, planen Mitarbeitereinsätze und verwalten Abwesenheiten zentral in einer einzigen Lösung.
Warum dieses Tool?
Crewmeister ist eine schlanke, günstige All-in-One-Lösung für kleine Betriebe, die Arbeitszeiterfassung direkt mit Schichtplanung und Urlaubsverwaltung verbinden wollen.
Crewmeister ist eine schlanke, günstige All-in-One-Lösung für kleine Betriebe, die Arbeitszeiterfassung direkt mit Schichtplanung und Urlaubsverwaltung verbinden wollen.
Features
- Digitale Arbeitszeiterfassung per App, Browser oder Terminal
- Rechtskonforme Zeiterfassung gemäß aktueller gesetzlicher Vorgaben
- GPS-gestützte Zeiterfassung für mobile Teams (optional)
- Offline-Zeiterfassung ohne Internetverbindung
- DATEV- und Excel-Export für die Lohnabrechnung
Ideal für: Kleine und mittelständische Unternehmen mit etwa 2 bis 50 Mitarbeitenden, die Zeiterfassung, Schichtplanung und Urlaubsverwaltung in einer Software bündeln möchten.
Nicht ideal für: Größere Unternehmen mit komplexem Personalmanagement- oder Projektcontrolling-Bedarf.
Crewmeister Preise: Das Modul Zeiterfassung startet ab 1,40 €/User/Monat, eine dauerhaft kostenlose Version gibt es nicht, dafür aber eine 14-tägige kostenlose Testphase.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Zentrale, minutengenaue Zeiterfassung mit schnellem Überblick über Abwesenheiten | Gelegentlich nicht erfolgte Stempelungen bei mobiler Nutzung |
| Mobile Ein- und Auscheck-Funktion sowie starke Auswertungsmöglichkeiten per Knopfdruck | Auswertungen könnten visuell ansprechender gestaltet sein |
| Intuitive Bedienung mit gutem Support bei Problemen | Vereinzelt wird bemängelt, das Tool nicht schon früher entdeckt zu haben |
das System bietet eine zentrale Stelle zur digitalen, minutengenauen Arbeitzeiterfassung und bietet allen Zugriffsberechtigten einen schnellen Überblick zu Abwesenheit – Norbert, Sepio GmbH
3. clockin
clockin positioniert sich als digitales Betriebssystem für kleine Betriebe: Es verbindet Team, Büro, Aufträge und Kund*innen in einem System – von der Zeiterfassung über die digitale Projektakte bis zur mobilen Dokumentation.
Warum dieses Tool?
clockin deckt neben der reinen Arbeitszeiterfassung auch Dokumentation und Personalakte ab und ist damit besonders für Handwerk, Bau, Pflege und Gastronomie ausgelegt.
clockin deckt neben der reinen Arbeitszeiterfassung auch Dokumentation und Personalakte ab und ist damit besonders für Handwerk, Bau, Pflege und Gastronomie ausgelegt.
Features
- Zeiterfassung & digitale Stechuhr
- Digitale Projektakte
- Mobile Dokumentation & Checklisten
- Dienst- und Schichtplanung
- Abwesenheiten & Personalakte
Ideal für: Kleine Betriebe ohne eigene Verwaltungsabteilung, insbesondere auf der Baustelle, im Pflegeeinsatz oder in der Gastronomie.
Nicht ideal für: Unternehmen, die ausschließlich eine schlanke Zeiterfassung ohne Zusatzfunktionen wie Dokumentation oder Personalakte suchen.
clockin Preise: Die "Digitale Stechuhr" startet ab 3,19 €/User/Monat, eine dauerhaft kostenlose Version gibt es nicht, wohl aber eine 14-tägige Testphase.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Intuitive Bedienung ohne lange Einarbeitung | Verwaltungsbereich auf mobilen Geräten nicht optimal umgesetzt |
| Mobile Zeiterfassung von überall, auch auf Baustellen oder beim Kunden | Gelegentliche Performance-Probleme in der App |
| Automatisierte Auswertungen für die Lohnabrechnung auf Knopfdruck | Dienstplan-Funktion könnte erweitert werden |
Einfach und intuitiv, man kann direkt loslegen, ohne sich groß einarbeiten zu müssen. – David, become.1 GmbH
4. timr
timr ist eine umfassende Cloud-Lösung, um die Zeiterfassung im Unternehmen digital und rechtssicher zu machen – verfügbar auf jedem Gerät und an jedem Ort.
Warum dieses Tool?
timr punktet bei ortsunabhängiger, rechtssicherer Erfassung mit GPS-Positionsnachweis, Geofence und Fahrtenbuch – ideal für Teams zwischen Büro, Außendienst und Produktion.
timr punktet bei ortsunabhängiger, rechtssicherer Erfassung mit GPS-Positionsnachweis, Geofence und Fahrtenbuch – ideal für Teams zwischen Büro, Außendienst und Produktion.
Features
- Start/Stopp-Erfassung in Echtzeit und nachträglich per Web, App & Terminal
- Offlinefähige Apps mit optionalem GPS-Positionsnachweis & Geofence
- Aussagekräftige Auswertungen & Berichte auf Knopfdruck
- Zentrale Urlaubsverwaltung
- Finanzamtskonformes Fahrtenbuch
Ideal für: Unternehmen mit verteilten Einsatzorten – Büro, Homeoffice, Außendienst, Produktion oder Lager – mit Bedarf an GPS-Erfassung und Fahrtenbuch.
Nicht ideal für: Unternehmen, deren Fokus vor allem auf Projektabrechnung und -controlling liegt.
timr Preise: Der Regular-Plan startet ab 7,20 €/User/Monat, zusätzlich gibt es einen eingeschränkten kostenlosen Free-Plan sowie eine 14-tägige Testversion.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Trennt Arbeitszeit und Projektzeit klar, ohne die Erfassung unnötig schwer zu machen | Wunsch nach stärkerer Verbindung zwischen Ist-Zeiten, Kapazitäten und Abwesenheiten |
| Unkomplizierte Nutzung im Arbeitsalltag, auch unterwegs schnell erfassbar | Bei Auswertungen fehlen teils individuelle Darstellungsmöglichkeiten |
| Praktische Kombination aus Webanwendung und mobiler App | Bei vielen Unteraufträgen dauert die Auswahl auf dem Smartphone etwas länger |
timr verbindet die tägliche Zeiterfassung mit brauchbaren Projektauswertungen. – Aref Babaei, Avionic Design GmbH
5. Aplano
Aplano ist eine Software für Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung in kleinen und mittelständischen Betrieben. Teamleiter*innen erstellen Schichtpläne, verwalten Abwesenheiten und analysieren Arbeitszeiten, während Mitarbeitende ihre Schichten einsehen, Zeiten erfassen und Urlaub beantragen können.
Warum dieses Tool?
Aplano kombiniert Schichtplanung mit Zeiterfassung zu einem der günstigsten Einstiegspreise im Vergleich und ist dabei branchenflexibel einsetzbar.
Aplano kombiniert Schichtplanung mit Zeiterfassung zu einem der günstigsten Einstiegspreise im Vergleich und ist dabei branchenflexibel einsetzbar.
Features
- Schichtplanerstellung aus Vorlagen für Teamleiter*innen
- Arbeitszeiterfassung per Smartphone, Tablet oder PC
- Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung mit Urlaubsanträgen aus der App
- Analyse und Auswertung von Arbeitszeiten
- Download von Auswertungen in verschiedenen Dateiformaten
Ideal für: Kleine und mittelständische, branchenübergreifende Betriebe mit Schichtplanungsbedarf, die günstig einsteigen wollen.
Nicht ideal für: Unternehmen mit komplexem Projektzeit- oder Abrechnungsbedarf.
Aplano Preise: Das Core-Paket startet ab 0,50 €/User/Monat, eine dauerhaft kostenlose Version gibt es nicht, dafür eine 14-tägige Testversion.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Übersichtliche App, alle wichtigen Informationen an einem Ort gebündelt | Pausenregelung funktioniert nicht gut, muss oft manuell korrigiert werden |
| Individuelle Rollen mit Farbzuordnung für schnellen Überblick vor Ort | Bereits erfasste Zeiten lassen sich nicht nachträglich bearbeiten |
| Ein- und Ausstempeln funktioniert zuverlässig, hilfreiche Wochenplan-Übersicht | Druckansicht von Schichtplänen lässt sich nicht anpassen |
Die Dienstplanung geht schnell und einfach, weil man aus vielen Vorlagen wählen kann. – Linda, Zahnarztpraxis
6. Personizer
Personizer ermöglicht es Organisationen, Arbeitszeiten über PC oder Smartphone flexibel zu erfassen. Homeoffice, Urlaub und andere Abwesenheiten lassen sich transparent verwalten, während sensible Personaldaten sicher in der digitalen Personalakte gespeichert werden.
Warum dieses Tool?
Personizer ist eine DSGVO-konforme HR-Software "Made in Germany", die Zeiterfassung direkt mit digitaler Personalakte und Gehaltsdaten verbindet.
Personizer ist eine DSGVO-konforme HR-Software "Made in Germany", die Zeiterfassung direkt mit digitaler Personalakte und Gehaltsdaten verbindet.
Features
- Zeiterfassung per PC oder Smartphone
- Abwesenheits- und Urlaubsmanagement über den Urlaubsplaner
- Digitale Personalakte inklusive Gehaltsentwicklung
- Aufgaben- und Projekt-Zeiterfassung
- Automatische Erinnerungen und Genehmigungs-Workflows
Ideal für: HR-Teams, die Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Personalakte DSGVO-konform in einem System abbilden wollen.
Nicht ideal für: Unternehmen ohne HR-Digitalisierungsbedarf, die nur eine reine Stempeluhr suchen.
Personizer Preise: Das Modul Personalakte startet ab 1,00 €/User/Monat, es gibt eine kostenlose Version mit Basisfunktionen sowie eine 14-tägige Testversion.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Mit Abstand am einfachsten zu bedienen im Vergleich zu anderen getesteten Tools | App funktioniert nicht auf dem iPhone |
| Schnelle Einrichtung und intuitive Bedienbarkeit | Urlaubsübersicht ist noch verbesserungswürdig |
| Schnell eingerichtet, kaum Erklärungsbedarf bei Mitarbeitenden | Häufige technische Probleme, Login teils nicht möglich |
Mit Personizer konnten wir beginnen, unsere HR Prozesse zu digitalisieren. – Henning, Ashampoo
7. gastromatic
gastromatic ist eine cloudbasierte Software für Personalverwaltung, Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung, mit der Unternehmen ihre Planungs- und Verwaltungsprozesse digitalisieren.
Warum dieses Tool?
gastromatic ist am stärksten auf Gastronomie- und Hospitality-Betriebe mit Schichtdienst zugeschnitten und verbindet Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnbuchhaltung in einer Lösung.
gastromatic ist am stärksten auf Gastronomie- und Hospitality-Betriebe mit Schichtdienst zugeschnitten und verbindet Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnbuchhaltung in einer Lösung.
Features
- Cloudbasierte Personalverwaltung und Dienstplanung
- Zeiterfassung mit Anbindung an die Lohnbuchhaltung
- Automatisierte Prozesse im Personalmanagement
- Integration der Mitarbeitenden über eine eigene App
- Verfügbar als Starter-, Professional- und Enterprise-Paket über mehrere Standorte
Ideal für: Gastronomie- und Hospitality-Betriebe mit Schichtdienst und mehreren Standorten.
Nicht ideal für: Projektbasierte Dienstleister wie Agenturen oder Beratungen ohne Schichtplanungsbedarf.
gastromatic Preise: Das Starter-Paket startet ab 69,50 €/Monat, eine kostenlose Version gibt es nicht; zur Testversion liegt keine eindeutige Angabe auf der Produktseite vor.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Alles auf einen Blick, einfache und selbsterklärende Bedienung | Lange Ladezeiten bei größeren Datenmengen oder älteren Monaten |
| Übersichtlich und nach kurzer Einarbeitung von jedem nutzbar | Rechteverwaltung könnte mehr Rollen bereithalten (z. B. Regionalmanager) |
| Benutzerfreundliche Dienstplanung, spart durch Automatisierung viel Zeit | Keine Integration von Kassendaten (z. B. Orderbird) |
Wir nutzen Gastromatic seit knapp 2 Jahren und sind begeistert von der Effizienz, die es in unsere Personalplanung gebracht hat. – Julia, CCS – Catering, Consulting und Service GmbH
8. HoorayHR
HoorayHR ist ein All-in-One-HR-Tool für KMUs, mit dem sich alle Personalprozesse einfach und zentral steuern lassen – vom ersten Arbeitstag bis zur Weiterentwicklung im Team.
Warum dieses Tool?
HoorayHR liefert Zeiterfassung als Teil eines umfassenderen People-Ops-Stacks mit, inklusive Onboarding, Performance Reviews und OKR-Management – für Unternehmen, die über die reine Zeiterfassung hinausdenken.
HoorayHR liefert Zeiterfassung als Teil eines umfassenderen People-Ops-Stacks mit, inklusive Onboarding, Performance Reviews und OKR-Management – für Unternehmen, die über die reine Zeiterfassung hinausdenken.
Features
- Digitale Personalakten, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung, Vertragsverwaltung zentral gebündelt
- Self-Service Portal für Mitarbeitende
- Automatisierte Onboarding-Workflows
- Performance Reviews mit 360-Grad-Feedback
- OKR-Management sowie Feedback & 1-on-1-Meetings
Ideal für: KMU, die Zeiterfassung als Teil eines vollständigen HR-Stacks mit Onboarding, Performance-Management und OKRs wollen.
Nicht ideal für: Unternehmen, die ausschließlich eine eigenständige Zeiterfassungslösung ohne HR-Zusatzfunktionen suchen.
HoorayHR Preise: Das Core-Paket startet ab 7,50 €/User/Monat, eine dauerhaft kostenlose Version gibt es nicht, dafür eine 14-tägige Testversion sowie eine kostenlose Demoversion.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
| Stärken | Potenziale |
|---|---|
| Übersichtlicher, gemeinsamer Kalender mit Transparenz zu Homeoffice, Urlaub und Krankmeldungen | Zeiterfassung bildet rechtliche Anforderungen in Deutschland noch nicht vollständig ab |
| Einfache, schnelle Zeiterfassung, Stunden lassen sich unkompliziert nachvollziehen | Organigramm-Darstellung könnte umfangreicher und interaktiver sein |
| Intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche ohne großen Schulungsaufwand | Manche Workflows noch nicht vollständig flexibel an individuelle Prozesse anpassbar |
Die Arbeitszeiterfassung ist bei uns mittlerweile fester Bestandteil des Tages. Die Stunden sind schnell eingetragen und wir können später nachvollziehen, was tatsächlich erfasst wurde. – Markus, Behrendt UG
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Was ist die Arbeitszeiterfassung?
Arbeitszeiterfassung bedeutet, dass Unternehmen dokumentieren, wann ihre Mitarbeiter*innen arbeiten – inklusive Beginn, Ende und Pausen. Das Ziel: nachweisen, wie viele Stunden jemand tatsächlich gearbeitet hat.
Diese Dokumentation ist keine freiwillige Maßnahme mehr. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Grundlage dafür ist eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019, die eine lückenlose Zeiterfassung in allen EU-Mitgliedstaaten fordert.
Konkret müssen Unternehmen festhalten:
- Arbeitsbeginn und Arbeitsende
- Die Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Pausen (bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten)
Die Art der Erfassung ist dabei nicht vorgeschrieben. Ob Stempeluhr, Excel-Tabelle, handschriftliche Listen oder digitale Software – erlaubt ist, was die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Wichtig ist nur, dass die Aufzeichnungen objektiv, verlässlich und zugänglich sind.
Warum ist die Erfassung von Arbeitszeiten wichtig?
Die Arbeitszeiterfassung schützt sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter*innen und optimiert betriebliche Abläufe. Diese Gründe machen sie unverzichtbar:
1. Fürsorgepflicht als Arbeitgeber*in
Arbeitgeber*innen sind gesetzlich verpflichtet, die Gesundheit ihrer Beschäftigten zu schützen. Die Zeiterfassung hilft dabei, Überlastung zu erkennen und einzugreifen, bevor gesundheitliche Schäden entstehen. Sie dokumentiert, ob Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten eingehalten werden – und schützt Mitarbeiter*innen damit vor Selbstausbeutung oder übermäßiger Mehrarbeit.
Arbeitgeber*innen sind gesetzlich verpflichtet, die Gesundheit ihrer Beschäftigten zu schützen. Die Zeiterfassung hilft dabei, Überlastung zu erkennen und einzugreifen, bevor gesundheitliche Schäden entstehen. Sie dokumentiert, ob Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten eingehalten werden – und schützt Mitarbeiter*innen damit vor Selbstausbeutung oder übermäßiger Mehrarbeit.
2. Überprüfung gesetzlicher Vorgaben
Das Arbeitszeitgesetz schreibt klare Grenzen vor: maximal acht Stunden pro Tag (ausnahmsweise zehn Stunden), Pausen ab sechs Stunden Arbeit, mindestens elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen. Ohne systematische Erfassung lassen sich diese Vorgaben kaum kontrollieren. Bei Betriebsprüfungen durch Zoll, Gewerbeaufsicht oder Rentenversicherung müssen Arbeitgeber nachweisen, dass sie diese Regelungen einhalten – fehlt die Dokumentation, drohen Bußgelder.
Das Arbeitszeitgesetz schreibt klare Grenzen vor: maximal acht Stunden pro Tag (ausnahmsweise zehn Stunden), Pausen ab sechs Stunden Arbeit, mindestens elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen. Ohne systematische Erfassung lassen sich diese Vorgaben kaum kontrollieren. Bei Betriebsprüfungen durch Zoll, Gewerbeaufsicht oder Rentenversicherung müssen Arbeitgeber nachweisen, dass sie diese Regelungen einhalten – fehlt die Dokumentation, drohen Bußgelder.
3. Rechtssichere Lohnabrechnung
Die Zeiterfassung bildet die Grundlage für korrekte Gehaltszahlungen. Überstunden, Zuschläge für Nacht- oder Wochenendarbeit und Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit müssen genau dokumentiert sein. Digitale Systeme reduzieren dabei Fehler, die bei manuellen Abrechnungen entstehen können, und verhindern Streitigkeiten über geleistete Arbeitszeiten.
Die Zeiterfassung bildet die Grundlage für korrekte Gehaltszahlungen. Überstunden, Zuschläge für Nacht- oder Wochenendarbeit und Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit müssen genau dokumentiert sein. Digitale Systeme reduzieren dabei Fehler, die bei manuellen Abrechnungen entstehen können, und verhindern Streitigkeiten über geleistete Arbeitszeiten.
4. Transparenz für beide Seiten
Mitarbeiter*innen behalten durch die Zeiterfassung den Überblick über ihr Arbeitszeitkonto – sie sehen jederzeit, wie viele Überstunden sie aufgebaut haben oder wie viel Urlaub noch verfügbar ist. Für Arbeitgeber*innen schafft die Erfassung Klarheit über tatsächlich geleistete Arbeitszeiten und hilft bei der Personalplanung.
Mitarbeiter*innen behalten durch die Zeiterfassung den Überblick über ihr Arbeitszeitkonto – sie sehen jederzeit, wie viele Überstunden sie aufgebaut haben oder wie viel Urlaub noch verfügbar ist. Für Arbeitgeber*innen schafft die Erfassung Klarheit über tatsächlich geleistete Arbeitszeiten und hilft bei der Personalplanung.
5. Bessere Ressourcenplanung
Unternehmen können durch ausgewertete Zeitdaten erkennen, wo Engpässe entstehen oder Kapazitäten ungenutzt bleiben. Welche Abteilungen arbeiten regelmäßig Überstunden? Wo wäre zusätzliches Personal sinnvoll? Diese Erkenntnisse ermöglichen fundierte Entscheidungen bei der Personalplanung und verbessern die Auslastung im Betrieb.
Unternehmen können durch ausgewertete Zeitdaten erkennen, wo Engpässe entstehen oder Kapazitäten ungenutzt bleiben. Welche Abteilungen arbeiten regelmäßig Überstunden? Wo wäre zusätzliches Personal sinnvoll? Diese Erkenntnisse ermöglichen fundierte Entscheidungen bei der Personalplanung und verbessern die Auslastung im Betrieb.
6. Projektkalkulation und Nachkalkulation
Besonders in projektbasierten Branchen zeigt die Zeiterfassung, wie viel Arbeitszeit tatsächlich in einzelne Projekte oder Aufträge geflossen ist. Diese Daten sind wertvoll für die Kalkulation künftiger Projekte, die Preisgestaltung und die Analyse der Rentabilität. Ohne genaue Zeitdaten fehlt Unternehmen die Grundlage für realistische Angebote.
Besonders in projektbasierten Branchen zeigt die Zeiterfassung, wie viel Arbeitszeit tatsächlich in einzelne Projekte oder Aufträge geflossen ist. Diese Daten sind wertvoll für die Kalkulation künftiger Projekte, die Preisgestaltung und die Analyse der Rentabilität. Ohne genaue Zeitdaten fehlt Unternehmen die Grundlage für realistische Angebote.
Wie sieht die aktuelle Gesetzeslage aus?
Ein EuGH-Urteil ergänzte 2019, dass „Arbeitgeber*innen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten in einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System vollständig erfassen“ sollen. Laut europäischer Verabredung muss nationales Recht an ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes angepasst werden. Im September 2022 gab es auch vom Bundesarbeitsgericht (BAG) ein Urteil zur Zeiterfassung, welches besagt, dass Unternehmer*innen in der Pflicht stehen, die Einführung einer Zeiterfassung fristgerecht anzugehen.
Unternehmen sollten also auf jeden Fall die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen erfassen, um auf der sicheren Seite zu sein. Unlängst hat im September 2020 ein Arbeitsgericht in Emden auf Basis des Urteils des EuGH zugunsten einer Arbeitnehmerin entschieden – nicht auf Basis des deutschen Rechts. Die Beachtung des Arbeitszeitgesetzes ist also relevanter als jemals zuvor.
Die Rechtslage zur Arbeitszeiterfassung hat sich in den letzten Jahren deutlich verschärft – durch Gerichtsurteile und politische Weichenstellungen.
Das Bundesarbeitsgericht stellte am 13. September 2022 klar: Arbeitgeber*innen in Deutschland sind bereits jetzt verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Diese Pflicht leitet sich aus dem Arbeitsschutzgesetz ab und gilt unabhängig davon, ob ein spezielles Gesetz dazu verabschiedet wird.
Koalitionsvertrag 2025: Elektronische Erfassung geplant
Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD sieht vor, die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung unbürokratisch zu regeln. Geplant sind Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen sowie Erleichterungen für Kleinstbetriebe. Ein konkretes Gesetz wurde bislang aber nicht verabschiedet – ein früherer Referentenentwurf wurde nie umgesetzt.
Was muss derzeit erfasst werden?
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen mindestens folgende Zeiten aufgezeichnet werden:
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen mindestens folgende Zeiten aufgezeichnet werden:
- Überstunden über acht Stunden werktäglich
- Arbeit an Sonn- und Feiertagen
Durch das BAG-Urteil besteht faktisch die Pflicht, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit bereitzustellen – inklusive Beginn, Ende, Dauer und Pausen. Die Form ist derzeit nicht zwingend elektronisch vorgegeben.
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht des Arbeitszeitgesetzes können mit Bußgeldern geahndet werden.
Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?
Obwohl die Arbeitszeiterfassung grundsätzlich für alle Beschäftigten gilt, gibt es gesetzlich definierte Ausnahmen. Diese Personengruppen fallen nicht unter die allgemeine Erfassungspflicht:
- Leitende Angestellte: Personen mit Einstellungs- und Entlassungsbefugnis, Generalvollmacht oder Prokura bzw. regelmäßigen eigenverantwortlichen Entscheidungen von erheblicher Bedeutung für das Unternehmen.
- Chefärzt*innen: Aufgrund ihrer herausgehobenen Stellung und weitreichenden medizinischen sowie organisatorischen Entscheidungsbefugnisse im Krankenhaus.
- Mithelfende Familienangehörige: Ehegattinnen, eingetragene Lebenspartnerinnen, Kinder und Eltern der Arbeitgeber*innen, die im Betrieb mitarbeiten.
- Bestimmte Betreuungsberufe: Mitarbeiter*innen, die mit den betreuten Personen zusammenleben und diese eigenverantwortlich betreuen (z. B. in Wohngemeinschaften).
- Mitarbeiter*innen im kirchlichen Dienst: Beschäftigte im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften.
- Bestimmte Funktionen im öffentlichen Dienst: Leitende Angestellte und Mitarbeiter*innen mit Personalentscheidungsbefugnis in Behörden und öffentlichen Einrichtungen.
Wie sieht es bei Arbeitszeiterfassung mit dem Datenschutz aus?
Arbeitszeiterfassung ist rechtlich zulässig, unterliegt aber strikt der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz. Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten – Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit arbeitszeitrechtlichen Pflichten, eine Einwilligung der Beschäftigten ist nicht nötig. Erlaubt ist nur die Verarbeitung, die für gesetzliche Pflichten, Arbeitsorganisation oder Lohnabrechnung erforderlich ist. Zusatzdaten wie Standort oder Projektzuordnung müssen besonders begründet werden.
Arbeitgeber*innen müssen zentrale DSGVO-Pflichten einhalten: transparente Information der Beschäftigten, Datenminimierung (nur notwendige Daten), zeitlich begrenzte Speicherung und technische Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskonzepte und Verschlüsselung. Zeiterfassung darf nicht zur verdeckten Leistungskontrolle genutzt werden. Biometrische Verfahren wie Fingerabdruck sind nur ausnahmsweise zulässig und erfordern eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Der Betriebsrat hat bei Einführung des Systems ein zwingendes Mitbestimmungsrecht.
Welche Modelle gibt es, um Arbeitszeiten zu erfassen?
Die Bandbreite reicht von analogen Stundenzetteln bis zu cloudbasierten Systemen. Welches Modell passt, hängt von Betriebsgröße, Arbeitsorganisation und gesetzlichen Anforderungen ab.
Analoge und halbautomatisierte Modelle
- Handschriftliche Stundenzettel oder Excel-Tabellen: Kostengünstig und einfach, aber manipulationsanfällig und rechtlich unsicher für umfassende Nachweispflichten
- Mechanische Stechuhr: Zuverlässig für feste Arbeitsplätze, unflexibel für mobile Teams
Digitale Terminal-basierte Systeme
- Stationäre Terminals mit Chip, RFID oder NFC: Präzise für Schichtbetriebe und Produktion, revisionssicher und manipulationsgeschützt
- Biometrische Systeme (Fingerabdruck, Gesichtserkennung): Hohe Genauigkeit, aber datenschutzrechtlich problematisch und nur mit Folgenabschätzung zulässig
Mobile und Cloud-basierte Modelle
- Smartphone-Apps oder Web-Apps: Flexibel für Homeoffice und mobiles Arbeiten, oft mit GPS-Tracking oder Geofencing – aktuell von rund 18 % der Unternehmen genutzt
- PC-basierte Zeiterfassung: Automatische Erfassung beim Login/Logout, ideal für Büroumgebungen – bei 31 % im Einsatz
Trends für 2026
Elektronische Systeme werden zum Standard. Moderne Lösungen kombinieren oft mehrere Erfassungswege (App + Terminal), integrieren Lohnabrechnung und Projektzuordnung und erfüllen DSGVO-Anforderungen. Hybride Modelle ermöglichen maximale Flexibilität bei voller Rechtssicherheit.
Welches Tool passt zu dir?
- Wenn du als Agentur, Beratung oder IT-Dienstleister Projektzeiten erfassen und wirtschaftlich auswerten willst, ist Clockodo die beste Wahl.
- Wenn du ein kleiner oder mittelständischer Betrieb mit 2 bis 50 Mitarbeitenden bist und Zeiterfassung, Schichtplanung und Urlaubsverwaltung in einer günstigen Lösung bündeln willst, ist Crewmeister die beste Wahl.
- Wenn du ein kleiner Betrieb im Handwerk, auf dem Bau, in der Pflege oder Gastronomie bist und mehr als nur Zeiterfassung brauchst, ist clockin die beste Wahl.
- Wenn deine Mitarbeitenden an wechselnden Orten zwischen Büro, Außendienst und Produktion arbeiten und du GPS-Erfassung und ein Fahrtenbuch brauchst, ist timr die beste Wahl.
- Wenn du eine günstige Kombination aus Schichtplanung und Zeiterfassung für ein branchenübergreifendes KMU suchst, ist Aplano die beste Wahl.
- Wenn du Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Personalakte DSGVO-konform in einem HR-System abbilden willst, ist Personizer die beste Wahl.
- Wenn du einen Gastronomie- oder Hospitality-Betrieb mit Schichtdienst führst, ist gastromatic die beste Wahl.
- Wenn du Zeiterfassung als Teil eines vollständigen HR-Stacks mit Onboarding, Performance-Management und OKRs suchst, ist HoorayHR die beste Wahl.
Fazit: Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – die passende Lösung eine Frage des Anwendungsfalls
Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung lässt sich mit praktisch jedem der acht Tools erfüllen – der Unterschied liegt darin, was jeweils zusätzlich mitgeliefert wird. Wer eine schlanke, günstige Lösung sucht, ist mit Crewmeister oder Aplano gut bedient. Unternehmen mit Projektbezug profitieren von Clockodo oder timr, während clockin gezielt Handwerk, Bau und Pflege adressiert. Wer Zeiterfassung als Baustein eines größeren HR-Systems denkt, findet mit Personizer oder HoorayHR eine Lösung, die Personalakte, Onboarding und Performance-Management gleich mitbringt. Für Gastronomie- und Hospitality-Betriebe mit Schichtdienst bleibt gastromatic die naheliegendste Wahl.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen aus den jeweiligen Produktseiten (Stand: August 2026). Änderungen durch die Anbieter*innen sind möglich.
Empfehlenswerte Zeiterfassungssoftware-Anbieter
Empfehlenswerte Zeiterfassungssoftware-Anbieter kannst du auf unserer Software-Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 150 Zeiterfassungssoftwares gelistet, mit denen du deine Arbeitszeiten erfassen kannst. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
