Urteil zur Zeiterfassung: Mit diesen Tools wird die Arbeitszeiterfassung zum Kinderspiel

In diesem Artikel zeigen wir Euch, welche Änderung nach dem BAG-Urteil zur Zeiterfassung auf Euch zukommen und mit welchen Software-Lösungen Ihr die Arbeitszeiten Eurer Mitarbeiter*innen im Handumdrehen erfasst.

Vielen Unternehmer*innen ist die Arbeitszeiterfassung ein Dorn im Auge, denn in aufstrebenden Unternehmen werden sowohl Zeit als auch Nerven an anderer Stelle gebraucht. In den letzten Jahren war es noch möglich, die digitale Zeiterfassung als Nice-to-have weiter unten in der To-do-Liste aufzuführen. Doch mit dem Urteil zur Zeiterfassung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 stehen Unternehmer*innen in der Pflicht, die Einführung einer Zeiterfassung fristgerecht anzugehen. 

Alle Arbeitergeber*innen müssen von nun an die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen genau erfassen und dokumentieren. Dies beeinflusst auch aktuelle Vertrauensarbeitszeitmodelle und Mitarbeiter*innen im Home-Office. Doch vertrauensvolle Arbeitszeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit schließen sich nicht gegenseitig aus. Die IT-Welt hat auch hier eine Lösung für Euch parat.

Dank Zeiterfassungssoftware wie ZMI wird die digitale Zeiterfassung am Arbeitsplatz (und im Home-Office) sowohl für Euch als auch Eure Mitarbeiter*innen ein Kinderspiel. Doch worum genau geht es bei dem Urteil zur Zeiterfassung und was bedeutet das für Euch und Euer Unternehmen? All das und noch viel mehr erklären wir Euch in diesem Artikel. Außerdem stellen wir Euch praktische Tools und Lösungen zur Zeiterfassung vor, sodass Ihr Euch auf die wirklich wichtigen Dinge Eures Unternehmens konzentrieren könnt.

 

Worum geht es bei dem Urteil zur Zeitfassung des BAG?

Gemäß dem Urteil des BAG in Erfurt ist die Zeiterfassung in Deutschland für Unternehmen jetzt verpflichtend. Zuvor mussten nur Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit festgehalten werden. Ab jetzt muss jedoch die gesamte Arbeitszeit dokumentiert werden. Genauer gesagt, müssen Arbeitergeber*innen ein System zur Zeiterfassung für Arbeitnehmer*innen bereitstellen.

Die Präsidentin des höchsten deutschen Arbeitsgerichts, Inken Gallner, begründet die Pflicht von Arbeitgeber*innen zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten mit der Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH). Bereits im Mai 2019 beschloss der EuGH eine EU-weite Arbeitszeitmessung. Nur so könne die EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung wie die wöchentlichen Höchstarbeitszeiten und die gesetzlichen Ruhepausen kontrolliert werden.

Die Umsetzung dieses neuen Systems blieb jedem Land selbst überlassen. Bis dato war Deutschland diesbezüglich untätig. Mit dem aktuellen Urteil zur Zeiterfassung ändert sich das ab sofort. Das BAG-Grundsatzurteil (1ABR 22/21) wirkt sich damit auch auf die weitverbreiteten Vertrauensarbeitszeitmodelle und das Home-Office aus. 

Im ZMI #HR Inside Talk mit Kathrin Reitner (Fachanwältin für Arbeitsrecht, Partnerin und Leiterin des Bereichs Arbeitsrecht der Grant Thornton Rechtsanwaltsgesellschaft mbH) erfahrt Ihr noch mehr Details zum Zeiterfassungs-Urteil des BAG und seinen Auswirkungen für deutsche Unternehmen.

Ab wann gilt die Zeiterfassungs-Pflicht für Unternehmen gemäß dem Urteil des BAG?

Was der EuGH schon 2019 ankündigte, wurde jetzt vom BAG in die Tat umgesetzt. Alle deutschen Arbeitgeber*innen sind seit der Urteilsverkündung am 13. September 2019 – und damit ab sofort – für die Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter*innen verantwortlich. Bis wann genau dies in den Unternehmen umgesetzt werden muss, ist aktuell noch unklar. Dennoch gilt: Mit dem passenden Tool arbeitet Ihr bereits jetzt gesetzeskonform.

Welche Folgen hat das Urteil zur Zeiterfassung des BAG für Arbeitgeber*innen?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) muss vom deutschen Gesetzgeber in Bezug auf das Urteil des EuGH abgeändert werden. Andernfalls wird der Gesetzgeber ein neues Gesetz verabschieden und Arbeitgeber*innen zur detaillierten Aufzeichnung der Arbeitszeiten verpflichten. Insbesondere Unternehmen, die aktuell kein Zeiterfassungs-System verwenden, sollten sich so bald wie möglich mit der rechtskonformen Zeiterfassung auseinandersetzen. Welche Anforderung das Zeiterfassungssystem genau erfüllen muss, ist noch nicht definiert. Drei Kriterien stehen laut BAG jedoch bereits fest: Wichtig ist,

• dass der Zugang zum System einfach und jederzeit möglich ist.
• dass es sachlich und objektiv dokumentiert.
• dass es sich durch Verlässlichkeit auszeichnet.

Die Arbeitszeiten sollten auf einen Blick erfasst werden können und Pausen korrekt aufgezeichnet werden. Auch Überstunden sollten klar strukturiert und sowohl der Beginn als auch das Ende des Arbeitstages eindeutig markiert sein.

Arbeitgeber*innen, die bereits ein Zeiterfassungs-System verwenden, sollten dieses auf seine Aktualität prüfen und die weitere Entwicklung der Gesetzeslage im Auge behalten. Um die Kriterien des BAG zu erfüllen, sollte ein gutes Zeiterfassungstool dabei vor allem über folgende Features verfügen: 

• Erfassung von Arbeits- und Pausen-Zeiten
• Erstellung von Dienstplänen und Schichtarbeit
• Verwaltung von Urlaubstagen und krankheitsbedingten Ausfällen
• Schnittstellen zu Eurer Lohnabrechnungssoftware
• Zeiterfassung Eurer Unternehmens-Projekte
• Mobiler Zugang über eine App
• Elektronische Zutrittskontrolle

Welche Lösungen gibt es für die Zeiterfassung gemäß dem Urteil des BAG?

Speziell in den letzten Jahren hat sich das Konzept des festen Arbeitsplatzes mit der exakten Arbeitszeit-Vorgabe verändert. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter*innen profitieren mittlerweile von flexiblen Arbeitszeiten und der Option im Home-Office zu arbeiten. Da kann die verpflichtende Zeiterfassung auf den ersten Blick für viele Arbeitgeber*innen erst mal eine Herausforderung sein. Doch die Lösung ist näher, als Ihr vielleicht denkt. Mit digitalen Zeiterfassungs-Tools könnt Ihr die Arbeitszeiten Eurer Mitarbeiter*innen orts- und zeitunabhängig dokumentieren und verwalten. Dadurch schafft Ihr Transparenz und etwaige Diskussionen über Arbeitsstunden sind Schnee von gestern. Zudem sind digitale Lösungen für die Arbeitszeiterfassung stets objektiv und weniger fehleranfällig. 

Nutzer*innen des Zeiterfassungstools von ZMI loben vor allem die Benutzerfreundlichkeit und Personalisierbarkeit der Software. Es eignet sich für Wachstumsunternehmen und alle Arbeitgeber*innen, die flexibel sein möchten, denn das Tool ist modular aufgebaut. Somit gestaltet Ihr eine individuelle Zeiterfassungs-Lösung, die perfekt auf Euer Unternehmen abgestimmt ist. Ihr zahlt also nur für die ZMI-Module, die Ihr wirklich benötigt. 

Auf OMR Reviews sind außerdem folgende Zeiterfassungs-Lösungen beliebt:

• Crewmeister
• Factorial
• Clockify
• Papershift
• Personizer
• ATOSS
• Clockodo
• TimeTac
• clockin
• Staffomatic

So setzt Ihr Zeiterfassung mit dem ZMI-Tool erfolgreich um

Das 1996 gegründete Unternehmen ZMI GmbH bietet Euch eine branchenneutrale Software zur Personalzeiterfassung. Ob Ihr Euch dabei für die cloudbasierte Lösung (SaaS) oder die On-premise Version entscheidet, bleibt Euch überlassen. Mit dem ZMI-Tool erledigt Ihr und Eure Mitarbeiter*innen die tägliche Arbeitszeiterfassung im Handumdrehen.

Aber nicht nur das. Mit der Software von ZMI habt Ihr außerdem die ideale Lösung, wenn es um New Work und Employee Self Services, digitale Personalakten, Personaleinsatzplanung, Auftrags- und Projektzeiterfassung sowie Zutrittskontrollen geht. Ihr entscheidet, welche Module Teil Eures ZMI-Packages werden.

ZMI Zeiterfassung überall

ZMI ermöglicht Euch Zeiterfassung von überall. Egal, ob zu Hause, im Büro oder unterwegs. Mit ZMI behaltet Ihr stets den Überblick über die Arbeitszeiten Eurer Mitarbeiter*innen. Zudem passt sich das Tool an Eure individuellen Präferenzen als Unternehmer*innen an. Seid Ihr gerade auf dem Sprung und habt nur das Handy dabei? Oder sitzt Ihr im Home-Office gerne auf der Couch und arbeitet mit dem Tablet? Die ZMI-Software ist mit all Euren Geräten kompatibel. Laptops, Tablets, Handys – Ihr entscheidet, wo, wann und von welchem Gerät aus Ihr die Software bedient. 

Mit ZMI von überall aus

ZMI-Time

ZMI-Time heißt die Antwort auf die neue Gesetzeslage rund um die Arbeitszeiterfassung. Die DSGVO-konforme Software-Lösung ist On-premise oder als Cloud-Version verfügbar. Neben Funktionen für Zeiterfassung, Zutrittskontrollen und Personaleinsatzplanungen ist das ZMI-Tool auch mit Lohn- oder Gehalts-Systemen und ERP-Systemen kompatibel. 

Mit dem digitalen Zeiterfassungs-System könnt Ihr die Arbeitszeiten Eurer Mitarbeiter*innen auf die Minute genau auswerten und die Ergebnisse in täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen Berichten festhalten. Diese könnt Ihr anschließend in der digitalen Personalakte ablegen. Zusätzlich habt Ihr die Möglichkeit, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle anzulegen und allen Mitarbeiter*innen ein eigenes Zeitkonto zuzuteilen. Neben arbeitsrelevanten Zeiten erinnert Euch die Software von ZMI auch an Geburtstage und Jubiläen. Mit ZMI-Time habt Ihr stets alles im Blick.

ZMI Time

ZMI-App

Mit der intuitiven ZMI-App können Eure Mitarbeiter*innen per Klick den Beginn sowie das Ende ihres Arbeitstages aufzeichnen und ihre genauen Arbeitszeiten festhalten. Dies gilt sowohl für im Büro verbrachte Arbeitstage als auch für das Home-Office. Einfach „Kommen“ oder „Gehen“ auswählen und schon wird die tatsächliche Arbeitszeit aufgezeichnet. Zusätzlich können über die App Auftragsdaten wie der Beginn oder der Abschluss eines Projekts dokumentiert werden. Der Barcode-Scan unterstützt Euch bei der Projektbuchung. Darüber hinaus lassen sich HR-Prozesse, wie beispielsweise Urlaubsanträge, ebenfalls papierlos und ortsunabhängig abbilden.

ZMI App

ZMI-Zeiterfassungs-Terminal

Die Zeiterfassungs-Terminals von ZMI sind die Stempeluhren von heute. Sie können sowohl stationär als auch mobil zum Einsatz kommen. Je nach Anforderungen und Budget gibt es hier unterschiedliche Ausführungen. Die Mitarbeiter*innen erfassen ihre Arbeitszeiten im Büro ganz einfach und schnell per Chipkarte. Sowohl am Beginn als auch am Ende des Arbeitstages halten sie so auf die Minute genau ihre Arbeitszeiten fest. Diese wiederum werden automatischen in der digitalen Personaldatenbank gespeichert.

Zeiterfassungs-Terminal

Fazit: Rechtskonforme Zeiterfassung auf Knopfdruck mit der Software von ZMI

Mit dem Urteil des BAG vom 13. September 2022 ist Arbeitszeiterfassung kein Zukunftsprojekt mehr. Arbeitgeber*innen müssen jetzt handeln und ab sofort die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen festhalten. Diverse Software-Lösungen bieten eine effiziente und zeitsparende Alternative zur klassischen Stempeluhr. Zudem können mithilfe von digitaler Zeiterfassung die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter*innen automatischen in die digitale Personalakte aufgenommen und bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. 

Die Zeiterfassungssoftware von ZMI ist eine Komplettlösung, die Euch nicht nur bei der Arbeitszeiterfassung unterstützt. Dank der umfangreichen Features und den unzähligen Schnittstellen mit anderen unternehmensrelevanten Programmen könnt Ihr die ZMI-Zeiterfassungs-Software individuell auf Eure Bedürfnisse abstimmen. Also, worauf wartet Ihr noch? Bereits mehr als 1.700 Kund*innen in der DACH-Region vertrauen auf die Software-Lösungen von ZMI.