Urteil zur Zeiterfassung: Mit diesen Tools wird die Arbeitszeiterfassung zum Kinderspiel

1. Worum geht es bei dem Urteil zur Zeitfassung des BAG?
2. Ab wann gilt die Zeiterfassungs-Pflicht für Unternehmen gemäß dem Urteil des BAG?
3. Welche Folgen hat das Urteil zur Zeiterfassung des BAG für Arbeitgeber*innen?
4. Was bedeutet das Urteil für die Vertrauensarbeitszeit?
5. Welche Lösungen gibt es für die Zeiterfassung gemäß dem Urteil des BAG?
6. So setzt du Zeiterfassung mit dem ZMI-Tool erfolgreich um
7. Fazit: Rechtskonforme Zeiterfassung auf Knopfdruck mit der Software von ZMI

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung verändert vieles für Unternehmer*innen. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Änderungen nach dem BAG-Urteil zur Zeiterfassung auf dich zukommen und mit welchen Software-Lösungen du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen im Handumdrehen erfasst.

Vielen Unternehmer*innen ist die Arbeitszeiterfassung ein Dorn im Auge, denn in aufstrebenden Unternehmen werden sowohl Zeit als auch Nerven an anderer Stelle gebraucht. In den letzten Jahren war es noch möglich, die digitale Zeiterfassung als Nice-to-have weiter unten in der To-do-Liste aufzuführen. Doch mit dem Urteil zur Zeiterfassung und der Reform des Arbeitszeitgesetzes durch das Bundesarbeitsgerichts (BAG) und den EuGH vom 13. September 2022 stehst du in der Pflicht, die Einführung einer Zeiterfassung fristgerecht anzugehen.

Heißt konkret: Alle Arbeitgeber*innen müssen von nun an die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen genau erfassen und dokumentieren. Dies beeinflusst auch aktuelle Modelle zur Vertrauensarbeitszeit und für Arbeitnehmer*innen im Home-Office. Doch vertrauensvolle Arbeitszeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit schließen sich nicht gegenseitig aus. Die IT-Welt hat auch hier eine Lösung für dich parat.

Dank Zeiterfassungssoftware wie ZMIwird die digitale Arbeitszeiterfassung am Arbeitsplatz (und im Home-Office) sowohl für dich als auch deine Mitarbeiter*innen ein Kinderspiel. Doch worum genau geht es bei dem Urteil zur Zeiterfassung und was bedeutet das für dich und dein Unternehmen? All das und noch viel mehr erklären wir dir in diesem Artikel. Außerdem stellen wir dir praktische Tools und Lösungen zur Zeiterfassung vor, sodass du dich auf die wirklich wichtigen Dinge deines Unternehmens konzentrieren kannst.

Worum geht es bei dem Urteil zur Zeitfassung des BAG?

Gemäß dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts in Erfurt ist die Zeiterfassung in Deutschland für Unternehmen verpflichtend. Zuvor mussten nur Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit festgehalten werden. Seit Ende 2019 jetzt muss jedoch die gesamte Arbeitszeit dokumentiert werden. Genauer gesagt, müssen Arbeitgeber*innen ein System zur Zeiterfassung für Arbeitnehmer*innen bereitstellen.

Die Präsidentin des höchsten deutschen Arbeitsgerichts, Inken Gallner, begründet die Pflicht von Arbeitgeber*innen zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten mit der Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Bereits im Mai 2019 beschloss der EuGH eine EU-weite Arbeitszeitmessung. Nur so könne die EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung wie die wöchentlichen Höchstarbeitszeiten und die gesetzlichen Ruhepausen kontrolliert werden.

Die Umsetzung dieses neuen Systems blieb jedem Land selbst überlassen. Bis dato war Deutschland diesbezüglich untätig. Mit dem aktuellen Urteil zur Zeiterfassung ändert sich das ab sofort. Das BAG-Grundsatzurteil (1ABR 22/21) wirkt sich damit auch auf die weitverbreiteten Vertrauensarbeitszeitmodelle und das Home-Office aus.

Im ZMI #HR Inside Talk mit Kathrin Reitner (Fachanwältin für Arbeitsrecht, Partnerin und Leiterin des Bereichs Arbeitsrecht der Grant Thornton Rechtsanwaltsgesellschaft mbH) erfährst du noch mehr Details zum Zeiterfassungs-Urteil des BAG und seinen Auswirkungen für deutsche Unternehmen.

Ab wann gilt die Zeiterfassungs-Pflicht für Unternehmen gemäß dem Urteil des BAG?

Was der EuGH schon 2019 ankündigte, wurde vom BAG in die Tat umgesetzt. Alle deutschen Arbeitgeber*innen sind seit der Urteilsverkündung am 13. September 2019 – und damit ab sofort – für die Arbeitszeiterfassung ihrer Arbeiternehmer*innen verantwortlich.

Welche Folgen hat das Urteil zur Zeiterfassung des BAG für Arbeitgeber*innen?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) muss vom deutschen Gesetzgeber in Bezug auf das Urteil des EuGH abgeändert werden. Andernfalls wird der Gesetzgeber ein neues Gesetz verabschieden und Arbeitgeber*innen zur detaillierten Aufzeichnung der Arbeitszeiten verpflichten. Insbesondere Unternehmen, die aktuell kein Zeiterfassungs-System verwenden, sollten sich so bald wie möglich mit der rechtskonformen Arbeitszeiterfassung auseinandersetzen. Welche Anforderung das Zeiterfassungssystem genau erfüllen muss, ist noch nicht definiert. Drei Kriterien stehen laut Bundesarbeitsgericht jedoch bereits fest:

• Der Zugang zum System muss einfach und jederzeit möglich sein.

• Es sollte sachlich und objektiv dokumentieren.

• Es sollte sich durch Verlässlichkeit auszeichnen.

Die Arbeitszeiten sollten auf einen Blick erfasst werden können und Pausen korrekt aufgezeichnet werden. Auch Überstunden sollten klar strukturiert und sowohl der Beginn als auch das Ende des Arbeitstages eindeutig markiert sein. Arbeitgeber*innen, die bereits ein Zeiterfassungs-System verwenden, sollten dieses auf seine Aktualität prüfen und die weitere Entwicklung Arbeitszeitgesetzes im Auge behalten. Um die Kriterien des Bundesarbeitsgerichts zu erfüllen, sollte ein gutes Zeiterfassungstool dabei vor allem über folgende Features verfügen:

• Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten

• Erstellung von Dienstplänen und Schichtarbeit

• Verwaltung von Urlaubstagen und krankheitsbedingten Ausfällen

• Schnittstellen zu deiner Lohnabrechnungssoftware

• Zeiterfassung deiner Unternehmensprojekte

• Mobiler Zugang über eine App

• Elektronische Zutrittskontrolle

• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Was bedeutet das Urteil für die Vertrauensarbeitszeit?

Mit dem Urteil haben sich viele Arbeitgeber*innen besorgt gefragt, was dies nun für bestehende Vertrauensarbeitszeitmodelle bedeutet. Vertrauensarbeitszeit war bisher in vielen Unternehmen ein bewährtes Modell, um Mitarbeiter*innen mehr Flexibilität und Eigenverantwortung zu geben. Doch keine Sorge: Vertrauensarbeitszeit und die neue Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schließen sich nicht gegenseitig aus.

Im Kern bedeutet das BAG-Urteil, dass die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer*innen erfasst und dokumentiert werden muss. Dies betrifft sowohl klassische Bürozeiten als auch Arbeitsstunden, die im Home-Office oder mobil geleistet werden. Obwohl das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und die neuen Regelungen des BAG eine systematische Aufzeichnung der Arbeitszeiten vorsehen, bleibt das Prinzip der Vertrauensarbeitszeit weiterhin bestehen. Es kann sich für dich sogar als vorteilhaft erweisen, dass die tatsächliche Arbeitszeit deiner Mitarbeiter*innen nun transparent und nachvollziehbar ist.

Die Einführung eines Zeiterfassungssystems bedeutet nicht, dass du deinen Mitarbeiter*innen ihr Vertrauen entziehen musst. Vielmehr hilft dir die digitale Zeiterfassung dabei, die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Flexibilität der Vertrauensarbeitszeit zu bewahren. Mit modernen Zeiterfassungstools kannst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen problemlos dokumentieren, ohne deren Autonomie einzuschränken. Solche Tools ermöglichen eine einfache Datenerfassung per App, Terminal oder Computer und sorgen dafür, dass du stets den Überblick behältst.

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und die Entscheidung des BAG zielen darauf ab, den Arbeitnehmerschutz zu stärken und sicherzustellen, dass Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten eingehalten werden. Dies schließt jedoch nicht aus, dass flexible Arbeitszeitmodelle weiterhin genutzt werden können. Vertrauensarbeitszeit bietet deinen Mitarbeiter*innen weiterhin die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten eigenverantwortlich zu gestalten, solange sie diese transparent dokumentiert werden.

Noch mehr Infos zu diesem Thema findest du in diesem Video zur Neuregelung bei der Vertrauensarbeitszeit.

Welche Lösungen gibt es für die Zeiterfassung gemäß dem Urteil des BAG?

Speziell in den letzten Jahren hat sich das Konzept des festen Arbeitsplatzes mit der exakten Arbeitszeit-Vorgabe verändert. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter*innen profitieren mittlerweile von flexiblen Arbeitszeiten und der Option im Home-Office zu arbeiten. Da kann die verpflichtende Zeiterfassung auf den ersten Blick für viele Arbeitgeber*innen erst mal eine Herausforderung sein. Doch die Lösung ist näher, als du vielleicht denkst. Mit digitalen Zeiterfassungs-Tools kannst du die Arbeitszeiten deiner Arbeitnehmer*innen orts- und zeitunabhängig dokumentieren und verwalten. Dadurch schaffst du Transparenz und etwaige Diskussionen über Arbeitsstunden sind Schnee von gestern. Zudem sind die digitalen Lösungen für die Arbeitszeiterfassung stets objektiv und weniger fehleranfällig.

Das Tool ZMI ist bei OMR Nutzer*innen besonders gefragt:

ZMI auf OMR Reviews

Nutzer*innen des Zeiterfassungstools von ZMI loben vor allem die Benutzerfreundlichkeit und Personalisierbarkeit der Software. Es eignet sich für Wachstumsunternehmen und alle Arbeitgeber*innen, die flexibel sein möchten, denn das Tool ist modular aufgebaut. Somit gestaltest du eine individuelle Zeiterfassungs-Lösung, die perfekt auf dein Unternehmen abgestimmt ist. Du zahlst also nur für die ZMI-Module, die du wirklich benötigst.

Auf OMR Reviews sind außerdem folgende Zeiterfassungs-Lösungen beliebt:

• Crewmeister
• Factorial
• Clockify
• Papershift
• Personizer
• ATOSS
• Clockodo
• TimeTac
• clockin
• Staffomatic

So setzt du Zeiterfassung mit dem ZMI-Tool erfolgreich um

Das 1996 gegründete Unternehmen ZMI GmbH bietet dir eine branchenneutrale Software zur Personalzeiterfassung. Ob du dich dabei für die cloudbasierte Lösung (SaaS) oder die On-premise Version entscheidest, bleibt dir überlassen. Mit dem ZMI-Tool erledigst du und deine Mitarbeiter*innen die tägliche Arbeitszeiterfassung im Handumdrehen.

Aber nicht nur das. Mit der Software von ZMI hast du außerdem die ideale Lösung, wenn es um New Work und Employee Self Services, digitale Personalakten, Personaleinsatzplanung, Auftrags- und Projektzeiterfassung sowie Zutrittskontrollen geht. Du entscheidest, welche Module Teil deines ZMI-Pakets werden.

ZMI Zeiterfassung überall

Egal, ob zu Hause, im Büro oder unterwegs. Mit ZMI behältst du stets den Überblick über die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen. Zudem passt sich das Tool an deine individuellen Präferenzen als Unternehmer*in an. Bist du gerade auf dem Sprung und hast nur das Handy dabei? Oder sitzt du im Home-Office gerne auf der Couch und arbeitest mit dem Tablet? Die ZMI-Software ist mit all deinen Geräten kompatibel. Laptops, Tablets, Handys – du entscheidest, wo, wann und von welchem Gerät aus du die Software bedienst. Mit ZMI erfasst du zudem Kranktage direkt in der Zeiterfassung. Für sämtliche Arbeitsunfähigkeiten, die das eAU-Verfahren unterstützt, wird anschließend automatisch die entsprechende eAU bei der gesetzlichen Krankenkasse der Arbeitnehmer*innen angefragt und abgerufen.

Mit ZMI kannst du von überall aus Arbeitszeit erfassen.

ZMI-Time

ZMI-Time heißt die Antwort auf die neue Gesetzeslage rund um die Arbeitszeiterfassung. Die DSGVO-konforme Software-Lösung ist On-premise oder als Cloud-Version verfügbar. Neben Funktionen für Zeiterfassung, Zutrittskontrollen und Personaleinsatzplanungen ist das ZMI-Tool auch mit Lohn- oder Gehaltssystemen und ERP-Systemen kompatibel.

Mit dem digitalen Zeiterfassungs-System kannst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen auf die Minute genau auswerten und die Ergebnisse in täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen Berichten festhalten. Diese kannst du anschließend in der digitalen Personalakte ablegen. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle anzulegen und allen Mitarbeiter*innen ein eigenes Zeitkonto zuzuteilen. Neben arbeitsrelevanten Zeiten erinnert dich die Software von ZMI auch an Geburtstage und Jubiläen. Mit ZMI-Time hast du stets alles im Blick.

ZMI Time – das Powerhouse für Zeiterfassung

ZMI-App

Mit der intuitiven ZMI-App können deine Mitarbeiter*innen per Klick den Beginn sowie das Ende ihres Arbeitstages aufzeichnen und ihre genauen Arbeitszeiten festhalten. Dies gilt sowohl für im Büro verbrachte Arbeitstage als auch für das Home-Office. Einfach „Kommen“ oder „Gehen“ auswählen und schon wird die tatsächliche Arbeitszeit aufgezeichnet. Zusätzlich können über die App Auftragsdaten wie der Beginn oder der Abschluss eines Projekts dokumentiert werden. Der Barcode-Scan unterstützt dich bei der Projektbuchung. Darüber hinaus lassen sich HR-Prozesse, wie beispielsweise Urlaubsanträge, ebenfalls papierlos und ortsunabhängig abbilden.

Die ZMI App für mobile Zeiterfassung

ZMI-Zeiterfassungs-Terminal

Die Zeiterfassungs-Terminals von ZMI sind die Stempeluhren von heute. Sie können sowohl stationär als auch mobil zum Einsatz kommen. Je nach Anforderungen und Budget gibt es hier unterschiedliche Ausführungen. Die Mitarbeiter*innen erfassen ihre Arbeitszeiten im Büro ganz einfach und schnell per Chipkarte. Sowohl am Beginn als auch am Ende des Arbeitstages halten sie so auf die Minute genau ihre Arbeitszeiten fest. Diese wiederum werden automatisch in der digitalen Personaldatenbank gespeichert.

Das Zeiterfassungs-Terminal von ZMI in der Praxis

Fazit: Rechtskonforme Zeiterfassung auf Knopfdruck mit der Software von ZMI

Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist Arbeitszeiterfassung kein Zukunftsprojekt mehr. Arbeitgeber*innen müssen jetzt handeln und ab sofort die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen festhalten. Diverse Software-Lösungen bieten eine effiziente und zeitsparende Alternative zur klassischen Stempeluhr. Zudem können mithilfe von digitaler Arbeitszeiterfassung die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter*innen automatisch in die digitale Personalakte aufgenommen und bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Die Zeiterfassungssoftware von ZMI ist eine Komplettlösung, die dich nicht nur bei der Arbeitszeiterfassung unterstützt. Dank der umfangreichen Features und den unzähligen Schnittstellen mit anderen unternehmensrelevanten Programmen kannst du die ZMI-Zeiterfassungs-Software individuell auf deine Bedürfnisse abstimmen. Also, worauf wartest du noch? Bereits mehr als 1.700 Kund*innen in der DACH-Region vertrauen auf die Software-Lösungen von ZMI.