Subscription-Management Software & Tools im Vergleich

Subscription-Management-Software-Definition: Was ist Subscription-Software?

Der Ausdruck „Subscription-Management“ bedeutet auf Deutsch so viel wie „Abo-Verwaltung“. Hierbei geht es zentral um die Ausrichtung und die Kontrolle aller Aspekte von Waren oder Dienstleistungen, die wiederholt auf Abonnementbasis verkauft werden. Gängig ist ein wöchentliches, monatliches, vierteljährliches oder jährliches Preismodell.

Subscription-Software (manchmal auch fälschlicherweise „Subskription-Software“ geschrieben) wurde zur Erleichterung entsprechender Prozesse entwickelt. Sie umfasst Tools zur Automatisierung typischer Abonnement-Workflows und zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus iterativer Käufe. Software-Suiten für die Abo-Verwaltung können heute in der Regel entweder in der Cloud (SaaS-Subscription-Management-Tool) oder vor Ort installiert (Subscription-Service-Software on-premise) genutzt werden.

Die Software speichert unter anderem Kundeninformationen, organisiert optimale Pläne für unterschiedliche Abos, kann mit einem Zahlungs-Gateway verbunden werden oder selbst Zahlungsoptionen mitbringen und hilft bei der langfristigen Kundenbindung – beispielsweise durch Up- bzw. Cross-Selling. In der Regel kann eine Abonnement-Verwaltung-Software in gängige E-Commerce-Plattformen oder Katalog-/Bestandsverwaltung-Software integriert werden.

Weshalb sollten Unternehmen Subscription-Management-Software nutzen?

Abo-Modelle lassen sich tatsächlich auf sehr viele Produkte anwenden. In der Software-Branche geht der Trend seit Jahren weg von der klassischen einmalig gezahlten Lizenz und hin zu Abonnement-Modellen. Zunächst wurden insbesondere Open-Source-Systeme, um sie zu finanzieren, mit Wartungsleistungen als Abos vertrieben. Heute stehen die meisten Software-Lösungen unter entsprechenden Intervallzahlungen bereit.

Generell sind inzwischen viele digitale Produkte als Abos ausgerichtet – von Streaming-Diensten über E-Book-Anbieter bis hin zu Online-Fitnessprogrammen. Aber auch in der realen Welt bestehen Möglichkeiten, regelmäßig Waren(-Pakete) zu festen Preisen an die Frau oder an den Mann zu bringen. Lebensmittel, Bürobedarf, Arbeitsmittel, Kosmetik, Kleidung oder sogar Blumen und Spielzeug sind nur einige typische Abo-Vertriebs-Segmente. Generell eignen sich besonders Produkte, die immer benötigt werden und relativ schnell aufgebraucht oder verbraucht bzw. abgenutzt sind, optimal für Abo-Verkäufe. Wie die Auflistung zeigt, gibt im physischen Bereich durchaus vielfältige Abonnement-Chancen – sowohl für B2C- als auch für B2B-Unternehmen.

Die zentrale Frage dabei ist: Warum steigt die Anzahl an Abo-Angeboten? Einerseits werden sie von Kund:innen zunehmend gewünscht. Menschen haben durchschnittlich immer weniger Zeit. Sie können durch Abos eine Menge Zeitaufwand sparen. Andererseits können Unternehmen nicht nur durch den bloßen Bedarf vieler (potenzieller) Kund:innen von Abos profitieren.

Sie bieten ihnen darüber hinaus eine ideale Gelegenheit, Käufer:innen langfristig zu binden und zu weiteren Anschaffungen zu bringen. Wenn ohnehin schon bei einem Betrieb gekauft wird und dementsprechend ein erhöhtes Vertrauen vorliegt, ist die Wahrscheinlichkeit logischerweise deutlich größer, dass zusätzliche oder mehr Produkte erworben werden als bei einer neuen Kaufbeziehung. Grundsätzlich versprechen Abonnements zudem planbare und kontinuierliche Einnahmen.

Die Potenziale sind demnach überaus vielversprechend. Der Aufwand, der mit dem Aufsetzen und mit der fortwährenden Verwaltung von Abos einhergeht, ist aber leider nicht minder groß. Das Verfolgen des Abonnementstatus, das Generieren von Rechnungen, das Empfangen von Zahlungen, die Sammlung von Kundendaten und so viele Dinge dazwischen können nicht nur sehr anstrengend sein. Je größer der Kundenkreis ist, desto schwieriger wird es, derartige Vorgänge überhaupt manuell zu erledigen. Eine Subscription-Management-Software bietet hier umfassend Abhilfe.

Wie funktioniert Abo-Verwaltung-Software?

Zur Nutzung von Subscription-Software wird normalerweise kein spezielles Know-how benötigt. Moderne Lösungen verlangen keine Programmierkenntnisse. Sie lassen sich relativ einfach an ein Shopsystem anbinden und dann verwenden. Die typischen Schritte bei der Einrichtung sind folgende.

1. Anmeldung und Eingabe der Stamm- bzw. Tarifdaten beim Provider.
2. API-Anbindung an das genutzte Shopsystem (detaillierte Dokumentationen und Support sind hier die Regel).
3. Verbindung mit spezifischen Payment-Providern (wenn Zahlungsdienste nicht im System zur Abo-Abrechnung inbegriffen sind).
4. Aufsetzen, Test, Launch und langfristige Verwaltung des Abo-Angebots.

Die zentralen Funktionsweisen eines Subscription-Management-Tools liegen selbstverständlich in der Erstellung und in der langfristigen Organisation von Abos. Hier sind die nachfolgenden zwei Features bzw. betreffende Prozesse elementar.

• Plan-Management: Wenn ein Unternehmen ein Abonnement-Modell für Waren oder Dienstleistungen in Betracht zieht, gibt es unzählige Möglichkeiten, diese zu strukturieren. Mit Plan-Management-Tools können Benutzer:innen unterschiedliche Optionen entwerfen, die für Kund:innen wie Betrieb am sinnvollsten sind. Jeder Plan kann individuelle Vertragslängen, Preise, Leistungsumfänge und Zahlungsoptionen erhalten. Abonnenten-Software hilft Verantwortlichen bei der Erstellung und Bearbeitung dieser Pläne im Backend, bevor sie zu den Produktlisten oder Kassenseiten auf einer Website hinzugefügt werden. Die Funktionen zur Planverwaltung ermöglichen es den Benutzer:innen, ihre Abos jederzeit auf der Grundlage strategischer Entscheidungen zu aktualisieren. Sie können auch Tools für Testzeiträume und andere Planfunktionen beinhalten.

• Subscription-Lifecycle-Management: Da Kund:innen normalerweise verschiedene Abo-Pläne erwerben, sind Unternehmen mit abonnementbasierten Modellen mit einer Vielzahl von Szenarien konfrontiert, die natürlich eng mit ihrem Erfolg zusammenhängen. Der Abonnement-Lebenszyklus durchschnittlicher Kund:innen kann Änderungen der Zahlungsinformationen, Plan-Upgrades oder Downgrades sowie Verlängerungen oder Kündigungen erfordern. Die mit der Bearbeitung dieser Angelegenheiten betrauten Mitarbeiter:innen nutzen die Abo-Verwaltung-Software in diesem Zusammenhang, um auf Kundenkontoinformationen zuzugreifen und auf der Grundlage dieser Daten sowie Kundenanfragen entsprechende Aktualisierungen vorzunehmen. Es besteht die Möglichkeit, nach einer Testphase oder einem vergünstigten Abonnement ein Up-Selling von Basis- auf Premium-Abonnements vorzunehmen. Mit Funktionen zur Verwaltung des Abonnement-Lebenszyklus können Mitarbeiter:innen nicht zuletzt sinnvolle Gelegenheiten erkennen, um direkt mit Kund:innen in Kontakt zu treten und weitere Absatzmöglichkeiten zu eruieren.

Welche Vor- und Nachteile bietet Subscription-Management-Software?

Der wesentliche Vorteil, den die Nutzung von Subscription-Software bringt, ist natürlich die Möglichkeit einer enorm erleichterten Erstellung und Verwaltung von Abo-Modellen in allen erdenklichen Geschäftskontexten. Weitere zentrale Vorteile sind im Folgenden zusammengefasst.

• Zeit und Geldersparnis: Abo-Modelle sind selbstverständlich theoretisch auch ohne eine spezifische Software zu organisieren. Das Problem dabei ist allerdings, dass eine solche Umsetzung fast immer enorm viel Zeit und Geld verschlingt. Abo-Webseiten bzw. deren Features müssen relativ umständlich individuell programmiert werden und das Management der kontinuierlichen Käufe erfolgt womöglich überaus ineffizient über Excel-Listen sowie verstreute Datenbanken. Je schneller das Unternehmen wächst und je größer die Zahl der Kund:innen ist, desto schwieriger wird es. Die passende Subscription-Service-Software bietet dagegen bestenfalls alles Benötigte aus einer Hand – ganz auf die individuellen Voraussetzungen abgestimmt. Somit bleibt mehr Zeit und Budget für Dinge, die nicht per Software zu regeln sind.

• Sicherheit im Umgang mit Daten: Software für Abonnements bzw. deren Anbieter haben in aller Regel viel Erfahrung im Umgang mit personenbezogenen Daten. Bei wirklich rundum zweckdienlichen Abo-Modellen geht nichts ohne den Einsatz entsprechender Informationen – sei es zur Zuordnung der Abonnements oder für deren Optimierung. Selbstständig für die Sicherheit und allgemein die DSGVO-konforme Nutzung betreffender Daten zu sorgen, ist für Unternehmen ein erheblicher Aufwand. Diesen kann man sich durch das versierte Know-how des richtigen Providers für Abo-Software sparen.

• Herausragende Expertise: Die typischerweise große Expertise von Abo-Verwaltung-Software-Anbietern wurde im Kontext des Datenschutzes bereits angesprochen. Aber auch in anderen Bereichen besteht bei diesen Unternehmen de facto Fachwissen, dass sich Firmen, die Abos für ihre Zwecke nutzen möchten, nicht ohne Weiteres aneignen können. Warum also nicht auf die Profis vertrauen? Eine entsprechende Zusammenarbeit lässt die Chancen steigen, Kund:innen mit den eigenen Abos zielführender zu überzeugen. Dafür stellen manche Provider nicht nur ihre Tools, sondern obendrein noch einen persönlichen Support, Strategie-Ratgeber, Schulungen und/oder sogar Services zur optimalen Aufsetzung des Systems sowie andere Arbeiten mit der Software bereit.

• Schnelle und flexible Integration: In vielen Unternehmen besteht bereits eine etablierte Software-Architektur zur Commerce-, Vertriebs-, Kund:innen- und Marketing-Verwaltung. Es kommen Shopsysteme, CRM-Lösungen, Marketing-Tools und andere Helfer zum Einsatz. All diese Programme können entweder direkt mit einer Subscription-Management-Software zusammenarbeiten, um deren Leistungen zu optimieren, oder von ihr profitieren (zum Beispiel durch generierte Daten). Diese Vorzüge auszuschöpfen, ist mit einer nutzerfreundlichen Abo-Software tatsächlich gar kein Problem. Sie bietet passende API-Schnittstelle zu sämtlichen relevanten Programmen. Teilweise werden sehr gute Dokumentationen mitgeliefert, die den Einsatz von Fachkräften zur Einbindung erübrigen. Die Verwendung ist somit vielseitig, vorteilhaft und dabei einfach umzusetzen.

Die Frage, die sich nach diesen klaren Vorteilen natürlich stellt, ist: Können bei der Verwendung einer Software für Subscriptions überhaupt Nachteile aufkommen? Wird eine präzise zum Unternehmenskontext und zu den jeweiligen Anforderungen passende Anwendung gewählt, eigentlich nicht. Es gibt jedoch zwei mögliche Probleme, die Interessierte immer im Hinterkopf behalten sollten.

• Datenschutz: Der Datenschutz wurde bereits bei den Vorteilen angesprochen, er kann aber auch nachteilig für Nutzer:innen einer Subscription-Software ausfallen. Zu bedenken ist in diesem Zusammenhang, dass nicht überall auf der Welt identische Datenschutzrichtlinien gelten. Fällt die Entscheidung beispielsweise auf einen US-Anbieter, sollte man umso mehr darauf achten, dass die DSGVO-Vorgaben wirklich eingehalten werden. Häufig berücksichtigen auch die großen Provider, die außerhalb der EU ansässig sind, die europäischen Richtlinien. Bei den möglichen Negativkonsequenzen kann ein genauer Gegencheck aber nicht schaden! Auf der sicheren Seite sind Unternehmen normalerweise, wenn sie sich für Abo-System-Software aus Deutschland oder Europa entscheiden.

• Abhängigkeit von Anderen: Wer sich auf einen Anbieter von Software verlässt, ist von diesem immer auch ein Stück weit abhängig. Gerade bei so geschäftswichtigen Vorgängen, wie sie die Verwaltungsarbeiten von Abo-Käufen fraglos sind, sollten sich Verantwortliche zumindest bewusst sein, dass die Möglichkeit der Pleite eines Anbieters für die Abo-Verwaltung nicht ausgeschlossen ist. Eine dann erforderliche Umstellung auf einen vergleichbaren Service ist nicht ohne Weiteres möglich. Daher gilt ein wichtiger Blick bei der Auswahl einer Abo-Commerce-Software der Stärke bzw. Etabliertheit des jeweiligen Providers.

Wie wählt man die passende Subscription-Management-Platform aus?

Subscription-Management-Software ist nicht gleich Subscription-Management-Software. Es gibt unterschiedlich umfangreiche Lösungen für verschiedene Anforderungen. Die richtige Plattform für die eigenen Zwecke zu finden, ist nicht einfach. Mit den nachfolgenden Tipps kann die Wahl jedoch deutlich erleichtert werden. Die oben beschriebenen Standardfunktionsweisen sollte natürlich jede Anwendung bedienen.

• Flexible Änderung der Preispläne: Abonnements sollten die Wünsche und Anforderungen ihrer Zielkund:innen möglichst umfänglich erfüllen. Nur so können sie ihre volle Stärke ausspielen. Abo-Anbietern muss dabei bewusst sein, dass sich die Voraussetzungen der eigenen Kund:innen ändern. In einem solchen Fall müssen auch das Abo-System bzw. die damit generierten Pläne schnell und möglichst einfach angepasst werden können.

• Rabatte, Aktionen und Gutscheine: Oftmals möchten Abonnement-Unternehmen Sonderangebote für ihre Produkte in Form von Rabatten, Preisnachlässen oder Gutscheinen anbieten. Dadurch ändert sich der Preis eines Produkts für einen bestimmten Zeitraum und/oder eine einzelne Käufergruppe (zum Beispiel 25 Prozent Rabatt für sechs Monate). Solche Features manuell zu organisieren, ist sehr schwierig. Das gilt ebenfalls für Produktbündelungen sowie Mengen- oder Stufenrabatte. Verbrauchsabhängige Abrechnungen sind ebenfalls eine Herausforderung. Wer derartige Aktionen plant, sollte sicherstellen, dass die gewählte Subscription-Management-Platform dabei eine umfassende Unterstützung liefert.

• Rechnungsverwaltung: Ohne ein starkes, flexibles Abrechnungssystem müssten Rechnungen manuell geschrieben und versendet werden. Das nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern macht das Unternehmen auch für potenziell sehr kostspielige Fehler anfällig. Mit einer robusten Plattform zur Organisation wiederkehrender Rechnungen werden entsprechende To-dos jedoch in Sekundenschnelle automatisiert vorgenommen.

• Branding: Ein einheitliches Corporate-Branding ist für jedes erfolgreiche Unternehmen unerlässlich. Es bildet die Marke heraus und verleiht Firmen ein gewisses Maß an professioneller Ausstrahlung. Der Wiedererkennungswert wird massiv gestützt. Über ein Branding können sich Kund:innen einfacher mit einem Betrieb und dessen Produkten identifizieren. All diese Eigenschaften tragen dazu bei, die Gewinne im Abonnement-Kontext zu steigern. Deshalb sollten auch bei der Abo-Verwaltung idealerweise keine Brüche im Branding auftreten – sei es bei entsprechenden Online-Features oder auf Rechnungen.

• Zahlungsmethoden(-Integration): Kund:innen werden bei Einkäufen und anderen geschäftlichen Transaktionen immer wählerischer. Das betrifft auch die Zahlungsmethoden. Wenn ein bestimmter Kundenkreis beispielsweise die klassische Banküberweisung bevorzugt, kann es gut sein, dass viele Personen dieser Gruppe nur aufgrund einer eventuell fehlenden Überweisungsoption zu einem anderen Anbieter wechseln. Daher sollten Interessierte genau darauf achten, dass die ins Auge gefasste Lösung auch wirklich die präferierten Abo-Zahlungen-Anbieter einschließt bzw. integrieren lässt.

• DSGVO-Konformität: Für ein Unternehmen, das seinen (potenziellen) Kund:innen Abos anbieten möchte, ist die DSGVO-Konformität von entscheidender Bedeutung. Die effiziente Abwicklung wiederkehrender Abrechnungen verlangt immer den Umgang mit spezifischen Kundendaten. Wird dabei nicht im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze vorgegangen, kann das sehr negative bzw. kostspielige Konsequenzen für das Abo-Unternehmen haben.

• Automatisiertes Mahnwesen: Um langfristig sicher Erfolge zu verzeichnen, muss ein Abonnement-Unternehmen seine wiederkehrenden Rechnungen vorhersehbar eintreiben. Die manuelle Verfolgung fehlgeschlagener Zahlungen, die Verwaltung von Zahlungswiederholungen und/oder die persönliche Kommunikation mit Kund:innen über Zahlungsprobleme sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Als Ergebnis können Umsatzeinbußen, ein nicht optimales Kundenerlebnis und im schlimmsten Fall eine Kundenabwanderung sehr schädlich für die Erfolgsquote sein. Abo-Commerce-Software kann das Mahnwesen anhand von individuellen Vorgaben automatisieren.

Was kosten Subscription-Management-Systeme?

Anbieter von Subscription-Management-Systemen stellen in aller Regel mehrere Bundles bzw. Tarife für unterschiedliche Unternehmensgrößen zur Auswahl. Der Preis gestaltet sich dabei oftmals anhand folgender Kriterien:

• Kundenanzahl bzw. Rechnungsobergrenze
• Transaktionsgebühren
• Vertragslaufzeit
• Zahlungsoptionen
• Funktionsumfang
• Kundendienst
• Nutzungs- und Anpassungsrechte
• Zusätzliche Dienstleistungen, wie Schulungen

Mittlerweile sind die meisten Programme zur Abo-Verwaltung online organisiert, also als SaaS-Lösung. Sie werden ihrerseits großteilig als Abos vertrieben. Kund:innen zahlen dann pro Monat oder pro Jahr entsprechend der oben aufgeführten Kern-Kostenfaktoren einen bestimmten Betrag. Ein durchschnittliches Anwenderunternehmen muss hier für eine passende Lösung zwischen 50 und 100 Euro monatlich kalkulieren. Neben Standardtarifen gibt es bei einigen Providern auch individuelle Enterprise-Bündel oder günstige Starterangebote. Subscription-Management-Software kann sogar komplett kostenlos genutzt werden. Dann sind die Rechnungsgrenzen und die generellen Funktionsumfänge jedoch stark eingeschränkt.