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SaaS-Ops-Software-Definition: Was ist SaaS-Operations-Management-Software?

SaaS-Operations-Management (häufig einfach „SaaS-Ops-Management“ oder „SaaS-Ops“ genannt) bezieht sich auf die Organisation der operativen Prozesse im Zusammenhang mit Cloud-Software-as-a-Service-Systemen in Unternehmen.

Es sind hier vor allem die vollständige Erfassung, die Verwaltung, das Monitoring, die Verwendungsoptimierung, der Nutzer-/Workflow-Support und die Sicherung entsprechender Lösungen eingeschlossen. Auch die Recherche, der Erwerb und die (langfristige) Ausgabenplanung von SaaS-Diensten werden mitunter zum SaaS-Ops-Management gezählt.

Zur effizienten Bearbeitung all dieser Aufgaben kommt gemeinhin eine SaaS-Operations-Management-Software zum Einsatz (oftmals auch einfach „SaaS-Management-Software“ oder „SaaS-App-Management-Software“ genannt). Sie bildet einen zentralen Punkt, an dem sämtliche Organisationsarbeiten zusammenlaufen, die im Zusammenhang mit den im jeweiligen Betrieb genutzten SaaS-Anwendungen stehen. Somit können die betreffenden Tasks sehr effizient und sicher erledigt werden.

Dabei bietet SaaS-Ops-Software vornehmlich Management- und Analytics-Features. Es können aber auch Komponenten von SaaS-Spend-Management-Plattformen oder SaaS- bzw. Cloud-Security-Software an Bord sein.

Weshalb sollten Unternehmen eine SaaS-Operations-Management-Plattform einsetzen?

Immer mehr Unternehmen nutzen Software in der Cloud. Statista kommt in einer umfangreichen Erhebung zu dem Schluss, dass der SaaS-Umsatz alleine in Deutschland bis zum Jahr 2027 auf knapp 18 Milliarden Euro steigen wird. Man geht von einem jährlichen Plus von 8,99 Prozent aus. Aus einer Gartner-Studie von 2022 lässt sich schließen, dass für den weltweiten Markt in den nächsten Jahren Ausgaben von mehr als 210 Milliarden US-Dollar zu erwarten sind.

Dabei verwenden Unternehmen nicht nur häufiger neue SaaS - es werden auch mehr und mehr lizenzbasierte Softwares auf die Cloud umgestellt. Software-as-a-Service entwickelt sich zielstrebig zur wichtigsten Art der Systembereitstellung, durch die Unternehmen ihre Geschäfte technologisch stützen. Die Möglichkeiten, die SaaS verschafft, bedeuten zweifelsohne sehr viele Benefits. Gleichzeitig bringt die Entwicklung aber auch neue Herausforderungen mit sich.

SaaS-Tools erleichtern Bottom-up-Einkaufsentscheidungen: Die Zeiten, in denen das IT-Team erst passende Ressourcen für eine neue Lösung freimachen und diese autorisieren musste, sind damit Geschichte. Es werden generell weniger Mittel benötigt, um SaaS-Programme anzuschaffen, zu implementieren und langfristig zu nutzen, als es beim klassischen On-Premise-Ansatz der Fall ist.

Auf der anderen Seite besteht nun aber (schlimmstenfalls) keine oder nur eine sehr ungenaue Übersicht, welche Anwendungen unternehmensweit zum Einsatz kommen. Viele Lösungen werden nämlich ohne offizielle Genehmigung gebucht, schnell eigenständig implementiert (die oft einfachen SaaS-Strukturen machen es möglich) und, wenn es ganz schlecht läuft, schließlich kaum genutzt. Solche Schatten-Software oder Schatten-IT verschlingt jährlich Unsummen an Firmenkapital. Außerdem können diese Programme Sicherheitslücken auf verschiedenen Ebenen forcieren. Je größer das Business ist, desto höher erweist sich gemeinhin das Risiko von Schatten-IT und desto umfangreicher fallen die Verluste aus.

Eine passend abgestimmte und richtig eingesetzte SaaS-Ops-Management-Software kann dem effektiv entgegenwirken. Idealerweise läuft kein Software-Kauf ohne die Beteiligung des Programms ab. Angeschaffte SaaS-Lösungen lassen sich über das System letztlich langfristig managen und ebenso konkret auf ihren Nutzen für die Firma sowie auf ihre Sicherheit kontrollieren.

Unternehmen, die mehrere SaaS-Dienste in Anspruch nehmen, sollten aber auch abseits der Gefahren, die Schatten-IT birgt, auf eine SaaS-Ops-Software setzen. Denn natürlich erleichtert es eine solche Lösung Verantwortlichen generell, alles im Blick zu haben und die Effektivität von SaaS-Produkten sowie den gefahrlosen Umgang mit diesen zu stützen.

Nicht zuletzt profitiert hier auch das Onboarding – sowohl neuer Systeme als auch neuer Mitarbeiter*innen. Eine SaaS-Operations-Management-App kann nämlich dabei helfen, standardisierte Workflows für wichtige SaaS-Anwendungen aufzusetzen. Über diese sind neue Systeme zweckmäßiger in etablierte Prozesse einzubinden. Die Mitarbeiter*innen können sich demzufolge relativ einfach und schnell auf die Tools einlassen. Selbstverständlich besteht damit ebenfalls die Chance, neue Kolleg*innen besser an den bestehenden Software-Stack heranzuführen.

Auch die Sicherheit sowie die Compliance rund um die gesamte SaaS-Infrastruktur und Programme oder Prozesse, die sonst noch damit zusammenhängen, werden optimiert. Denn über eine SaaS-Ops-Software sind idealerweise für die eingesetzten Tools geltende Sicherheitsstandards sowie betreffende Nutzungsrichtlinien festzulegen und deren Einhaltung zu überwachen.

Wie funktioniert Software für das SaaS-Operations-Management?

Wie SaaS-Operations-Management-Software funktioniert, wird selbstverständlich vor allem von den Features und Tools bestimmt, die diese umfasst. Die nachfolgenden Bereiche decken - zumindest umfangreichere Lösungen – meistens ab.

  • SaaS-Verwaltung: Mit SaaS-Ops-Software können Verantwortliche verschiedene Workflows für die Genehmigung von SaaS-Anbietern, die Erneuerung und Kündigung von Verträgen sowie das Onboarding und die Abbestellung von SaaS-Mitarbeiterlizenzen organisieren. Dabei sind ungenutzte oder doppelte Anwendungen klar herauszustellen und zu beseitigen. Idealerweise bekommen IT-Manager*innen einen vollständigen Überblick der SaaS-Landschaft und darüber, welches SaaS-Tool wann, wie und mit welchem Ergebnis eingesetzt wird. Außerdem können entsprechende Softwares Werkzeuge zur Implementierung von SaaS beinhalten.

  • Audits und Berichterstattung: Eine der wichtigsten Funktionen von SaaS-Management-Software ist das Reporting. Entsprechende Berichtsfunktionen helfen Verantwortlichen dabei, alles, was in der SaaS-Umgebung des Unternehmens geschieht, zu verfolgen. Hier werden zentrale Daten verfügbar gemacht, die Informationen über die Nutzung sowie die Zweckdienlichkeit einzelner SaaS-Lösungen und über den gesamten Stack vermitteln. Somit können Unternehmen überflüssige bzw. ungenutzte Lizenzen reduzieren und loswerden oder auch Potenziale für zusätzliche Tools erkennen. Ebenfalls können das SaaS-Ops-Programm und die dort vorgenommenen Maßnahmen selbst analysiert werden.

  • Richtlinien-Management: Spezifische Policy-Management-Funktionen ermöglichen die Erstellung und Verwaltung von SaaS-Richtlinien innerhalb des Unternehmens und deren reibungslose Etablierung. Solche Regeln helfen Mitarbeiter*innen (den Endnutzer*innen der SaaS-Programme), die SaaS-Landschaft bei ihrer täglichen Arbeit ordnungsgemäß sowie vollkommen zum Vorteil des Betriebs zu verwenden und zu pflegen.

  • Sicherheits-Funktionen: Mit SaaS-Diensten sind immer auch spezielle Sicherheitsrisiken verbunden. Gerade dann, wenn Mitarbeiter*innen Schatten-IT bzw. SaaS-Tools ohne Genehmigung nutzen, können schwerwiegende Bedrohungen entstehen. Solche Schatten-Programme können durch die Kontrolle über das SaaS-Operations-Management-System ausgeschlossen werden. Außerdem sind per SaaS-Ops-Software Zugangsrechte zu kritischen Systemen zweckmäßig zu verwalten. Manche Lösungen können sogar zusätzliche Verschlüsselungen über die Sicherheitsmaßnahmen der einzelnen SaaS-Anbieter legen.

  • Rollenbasierte Systemzuweisungen: SaaS-Ops-Management-Programme ermöglichen es Verantwortlichen, Mitarbeiter*innen von zentraler Stelle aus Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen - je nach ihrer Stellung und Abteilung, in der sie tätig sind. Sobald die Positionen und Abteilungen bzw. die Mitarbeiterrollen definiert wurden, kann die Ops-Software automatisch Workflows für die Freigabe oder Sperrung des Zugriffs auf bestimmte SaaS-Tools erstellen. Natürlich ist gemeinhin auch ein rein manuelles Vorgehen möglich.

Welche Vor- und Nachteile bieten SaaS-Ops-Tools?

Hier sind die zentralen Argumente für den Einsatz einer SaaS-Operations-Management-Software zusammengefasst.

  • Verbesserung der Transparenz: Je mehr SaaS-Produkte in einem Unternehmen genutzt werden, desto zeitaufwendiger gestaltet es sich, genau zu wissen, was mit all diesen Lösungen geschieht. Sprich, ob sie zweckmäßig eingesetzt werden, was sie kosten und ob sie überhaupt (noch) relevant sind. Mit einer SaaS-Ops-Verwaltungssoftware können Verantwortliche alle entsprechenden Informationen an einem Ort zusammenfassen und erhalten so einen besseren Überblick über den Tool-Stack.

  • Effizientere Management-Arbeitsabläufe: Viele SaaS-Produkte bedeuten viele verschiedene Arbeitsabläufe und zahlreiche involvierte Personen. Hier gilt es zum einen den Überblick zu behalten und zum anderen stets die richtigen Programme für die passenden Mitarbeiter*innen zur Verfügung zu stellen. Mit SaaS-Ops-Software können Verantwortliche diese zentralen Arbeitsabläufe stark rationalisieren. Sämtliche genutzten Programme sind an einer Stelle gelistet und die rollenbasierte Zugriffszuweisung wird von dort aus unternehmensweit optimiert. Als Ergebnis haben IT-Manager*innen mehr Freiraum für ihre Kernaufgaben und müssen weniger Zeit damit verbringen, Tools und Zuständigkeiten zu verwalten.

  • Gewährleistung passender Software-Zuweisungen: Wie im letzten Punkt bereits angedeutet, besteht eine sehr wichtige Aufgabe des SaaS-Ops-Managements darin, Mitarbeiter*innen Zugang zu den richtigen SaaS-Diensten zu vermitteln. Ob bei Neueinstellungen, bei Beförderungen von Kolleg*innen oder auch im Nachgang von Entlassungen/Änderungen in puncto Zugriffsberechtigungen stehen regelmäßig an. Gerade dann, wenn viele verschiedene SaaS-Produkte manuell und einzeln verwaltet werden müssen, kann es dabei zu erheblichen Problemen kommen. Es besteht vor allem eine erhöhte Gefahr, dass Produktivitätspotenziale nicht ausgenutzt oder Geld für unnötige Lizenzen zum Fenster hinausgeschmissen werden. Mit einer SaaS-Verwaltungssoftware ist die Organisation dagegen ein Kinderspiel, sodass gewährleistet wird, dass die SaaS-Lösungen im Unternehmen stets maximal zweckdienlich arbeiten.

  • Genauere Kostenverfolgung: Die Kosten für SaaS-Produkte können sich schnell summieren. Je mehr Programme genutzt werden, desto größer ist natürlich das Risiko, den Überblick darüber zu verlieren, wofür man wann was bezahlt. Mit einer SaaS-Ops-Verwaltungssoftware, die alle Informationen an einem Ort zusammenfasst sowie vielleicht spezielle Spend-Management-Features mitbringt, können Verantwortliche ihre Ausgaben besser verfolgen und ihre Abonnements mitunter umfassend verwalten.

  • Verbesserte Teamzusammenarbeit: Viele der eventuellen Probleme, die bisher erwähnt wurden, bringen einen weiteren Nachteil mit sich. So sind vor allem schwerfällige Management-Arbeitsabläufe und Zugangsprobleme zur richtigen SaaS-Software oft schuld an einer erschwerten Kollaboration innerhalb von Teams. Im Umkehrschluss ermöglicht die Beseitigung dieser Hindernisse eine bessere Teamarbeit und schließlich mehr Produktivität.

  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: SaaS-Anwendungen sind für Mitarbeiter*innen generell sehr attraktiv, da solche Lösungen gemeinhin einen höchst endanwenderfreundlichen Ansatz verfolgen. Sie sind schnell sowie einfach zu nutzen und notfalls auch ohne größere Fachkenntnis zu implementieren. Oft ignorieren Verantwortliche die Wünsche der Belegschaft nach spezifischer Software jedoch einfach oder setzen gerne genutzte Schatten-IT kurzerhand auf eine schwarze Liste. Es kann allerdings deutlich sinnvoller sein, diese Programme zu akzeptieren und intelligent über ein SaaS-Ops-System zu kontrollieren sowie zentral zu supporten. Die Mitarbeiter*innen werden sich freuen, wenn ihre Bedarfe akzeptiert werden und entsprechend zufrieden sein.

  • Schließung von Sicherheits- und Compliance-Lücken: Neben den Sicherheitsrisiken, die mit der unkontrollierten Nutzung von Schatten-Software einhergehen, können Unternehmen über den Einsatz eines SaaS-Ops-Programms weiteren Bedrohungen vorgebeugt. So ist der Zugriff auf sensible Daten durch die genaue Rollenzuweisung der Mitarbeiter*innen für einzelne SaaS-Systeme präzise zu steuern. Weiterhin ist es möglich, über SaaS-Ops-Software bestimmte Sicherheitsstandards bzw. -Richtlinien zu etablieren. Ohne diese einzuhalten, darf keine Anwendung im Unternehmen operieren. Auch zusätzliche Verschlüsselungen sind mit manchen Tools einzurichten.

SaaS-Operations-Management-Software kann trotz aller Vorteile durchaus auch gewisse Nachteile mit sich bringen. Es handelt sich dann jedoch eher um Anwendungsfehler oder (am häufigsten) Fehleinschätzungen bei der Planung und Auswahl eines entsprechenden Programms. Die nachfolgende Schwierigkeit kommt immer wieder vor.

  • Unterschätzter Arbeitsaufwand: SaaS-Ops-Software kann Verantwortlichen zweifelsohne sehr viele Arbeiten erleichtern und sogar diverse Bereiche automatisieren. Dennoch ist eine solche Lösung kein Selbstläufer. Die Nutzung des Programms bzw. die Verwaltung der SaaS-Anwendungen über dieses bedeutet durchaus einen erheblichen Aufwand, für den gewisse Ressourcen freigemacht werden müssen. Gerade in kleineren Betrieben, die vielleicht gar keine IT-Abteilung haben, kommt diese Erkenntnis oftmals erst spät an. Hier müssen sich mitunter Kolleg*innen um das betreffende Management kümmern, deren Kernaufgaben in einem ganz anderen Bereich liegen. Das kann schlimmstenfalls zu massiven Produktivitätseinbußen führen. Aber auch in großen Betrieben wird der Arbeitsaufwand nicht selten unterschätzt. Ein weiteres typisches damit zusammenhängendes Defizit ist, dass die jeweilige Lösung dann nicht vollständig genutzt wird und so fortlaufend viel Geld verpufft.

Wie wählt man eine passende SaaS-Operations-Software aus?

Für die Verwaltung von SaaS-Anwendungen gibt es heute unterschiedlichste Softwares. Einige davon konzentrieren sich eher auf die Sicherheit, andere auf das Management von Anwendungen sowie deren Beschaffung und wieder andere bieten umfangreiche Spend-Management-Tools.

Das Ops-Management-Programm muss selbstverständlich immer genau nach den jeweiligen Anforderungen im Betrieb ausgesucht werden. Die folgenden Komponenten bzw. Voraussetzungen sind dabei für einen großen Teil aller Unternehmen relevant und sollten zumindest in Erwägung gezogen werden.

Funktionen prüfen Alle Lösungen des obigen SaaS-Ops-Management-Software-Vergleichs unterstützen Unternehmen dabei, die Verwaltung ihrer SaaS-Anwendungen auf irgendeine Weise zu optimieren. Nicht alle sind jedoch in jedem Betriebskontext sinnvoll.

Manche Lösungen sind sehr stark spezialisiert – zum Beispiel auf das SaaS-Spend-Management – andere können eine Vielzahl von Tasks bedienen. Einige bieten zudem erweiterte Features, wie beispielsweise eine Workflow-Automatisierung, Sicherheitsfunktionen und Tools für das Aufsetzen individueller Compliance-Regeln.

Es sollte genauestens geprüft werden, welche Features wirklich erforderlich sind. Fehlt etwas, kann die SaaS-Ops-Software den angepeilten Zweck wahrscheinlich nicht komplett erfüllen. Sind auf der anderen Seite zahlreiche überflüssige Elemente vorhanden, wird zum einen zu viel Geld ausgegeben. Zum anderen leiden womöglich sogar typische Anwendungsprozesse unter dem Tool-Überfluss.

Bewertungen berücksichtigen Bewertungen von echten Käufer*innen einer SaaS-Ops-Management-Lösung sind überaus aufschlussreich. Sie bringen die wirklichen Vorteile und die eventuellen Defizite bei der praktischen Anwendung solcher Programme auf den Punkt. Abseits typischer Marketing-Informationen zeigen solche Kommentare, was eine Software tatsächlich kann und was eher nicht bzw. für welche Zwecke oder Unternehmen sie besonders geeignet ist.

Im obigen SaaS-Operations-Software-Vergleich sind vielfältige Bewertungen zu finden. Interessierte sollten diese den offiziellen Statements zum jeweils angepeilten Programm genau gegenüberstellen. Werden hier sehr große Differenzen zwischen Promotion und Wirklichkeit klar, ist generell Vorsicht angebracht.

Benutzerfreundlichkeit ist Trumpf Eine benutzerfreundliche Plattform ist das A und O. Selbst die technisch weniger erfahrenen Mitglieder des Teams sollten sich in der SaaS-Management-Lösung problemlos zurechtfinden. Eine gut gestaltete Software erleichtert aber auch die Interaktion zwischen technisch versierten Benutzer*innen und der Anwendung.

Vor allem sollte auf eine gute Übersicht und eine optimale Reaktionsfähigkeit geachtet werden. Nur dann, wenn alle betreffenden Personen bestens mit den einzelnen Tools klarkommen und die zu bearbeitenden Prozesse flüssig umzusetzen sind, wird die Lösung schließlich auch wirklich umfassend genutzt. Ansonsten bleibt wahrscheinlich viel Potenzial auf der Strecke.

Onboarding und Support Nicht alles lässt sich alleine bewältigen: SaaS-Ops-Management kann – vor allem in kleineren Unternehmen, die keine IT-Abteilung besitzen – eine große Herausforderung sein. Selbst in großen Konzernen stoßen die Verantwortlichen regelmäßig auf Schwierigkeiten, wenn sie neue Systeme einführen – so auch bei SaaS-Operations-Software.

Vor diesem Hintergrund sollten Interessierte bei der Auswahl eines Programms ein starkes Augenmerk auf die Güte des Supports und gegebenenfalls auf Schulungsangebote richten. Eine schnelle, einfache Erreichbarkeit des Kundendienstes und zumindest umfangreiche Onboarding-Dokumentationen sind ein Muss. Implementierungsservices werden ebenfalls angeboten.

Was kostet SaaS-Ops-Software?

Die Preisgestaltung hängt bei Software für das SaaS-Operations-Management in erster Linie davon ab, welche spezifischen Funktionen erworben werden. Je umfangreicher die Lösung ist und je komplexer die Aufgaben sind, die sich damit bearbeiten lassen, desto mehr müssen Unternehmen gemeinhin investieren.

Eine Unterstützung bei der Implementierung und Schulungen erhöhen die Kosten häufig erheblich. Einige Anbieter skalieren ihre Preise auch nach dem Umfang der zu verwaltenden SaaS-Dienste. 

Basis-Tasks können mit mancher Software bereits in einem kostenlosen Paket abgedeckt sein. Besser und umfangreicher ausgestattete Programme starten bei rund 50 Euro pro Monat. Geht es um stark individualisierte Enterprise-Suiten, können die Preise jedoch schnell in die Hunderte oder sogar Tausende Euro steigen.