Schluss mit Taxiety: Steuererklärung als Selbstständige*r selber machen

1. Müssen Selbstständige eine Steuererklärung abgeben?
2. Diese Steuersätze gelten für Selbstständige
3. Fristen und Strafen bei der Steuererklärung
4. Steuererklärung für Selbstständige in 6 Schritten
5. Wie mache ich meine Steuererklärung selbst?
6. Fazit: Steuererklärung für Selbstständige: Selber machen oder lieber nicht?

Die Steuererklärung ist wahrscheinlich für viele Selbstständige ein trockenes und leidenschaftsloses Thema. Sei es aufgrund der Bürokratie, von Zeitmangel oder einem gewissen Desinteresse – die Pflicht zählt zu den nervigen To-dos, muss jedoch einmal im Jahr erfüllt werden. Ansonsten sind nicht nur deine Finanzen falsch, sondern es gibt im schlimmsten Falle Ärger mit dem Finanzamt.

Unternehmen überlassen die Steuererklärung entweder dem*der Steuerberater*in ihres Vertrauens oder beschäftigen eigene Finanzteams. Viele Einzelpersonen entscheiden sich hingegen dafür, sie selbst zu erledigen. Aber lohnt sich das wirklich? Und wie geht man am besten vor? Dieser Leitfaden zeigt, wie Selbstständige ihre Steuererklärung selbst machen und dabei auch noch richtig effizient sind.

Müssen Selbstständige eine Steuererklärung abgeben?

Grundsätzlich gilt: Selbstständige sind laut Einkommensteuergesetz (§ 18 EStG) zur Abgabe einer elektronischen Steuererklärung verpflichtet. Neben Einkünften aus freiberuflichen Tätigkeiten (Honorare auf Rechnungsbasis) zählen hier auch Einkommensquellen wie Zinsen, Gewinnbeteiligungen und Vermietungen hinzu – auch, wenn sie nur als Nebeneinkünfte gelten.

Dafür musst du beim Finanzamt eine Erklärung folgender Steuerarten einreichen:

• Einkommensteuer: Alle Selbstständigen müssen eine Einkommensteuererklärung einreichen. Die Steuerlast richtet sich nach dem Gewinn, der nach Abzug der Betriebsausgaben verbleibt.
• Umsatzsteuer: Umsatzsteuerpflichtige Selbstständige müssen eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben. Kleinunternehmer*innen – also solche mit einem Umsatz unter 25.000 € im Vorjahr und unter 100.000 € im laufenden Jahr – sind laut § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) von der Umsatzsteuer befreit.
• Gewerbesteuer: Diese Steuer betrifft nur Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als 24.500 €. Freiberufler*innen sind laut § 18 EStG und § 2 GewStG von dieser Steuer befreit.

Diese Steuersätze gelten für Selbstständige

Welche Steuer auf dein Arbeitseinkommen zutrifft, hängt davon ab, ob du freiberuflich bist – zum Beispiel als Freelancer –, wie hoch dein Einkommen ist und ob du ein Gewerbe betreibst.

Der Umsatzsteuersatz liegt bei 19 % (ermäßigt bei 7 %), während der Gewerbesteuersatz von deiner Kommune abhängt. Der sogenannte Hebesatz (ein kommunaler Steuerzuschlag) wird auf den bundeseinheitlichen Gewerbesteuermessbetrag von 3,5 % angewendet. Je nach Stadt oder Gemeinde kann dieser Hebesatz unterschiedlich hoch ausfallen.

Als Selbstständige*r bist du (nur) einkommensteuerpflichtig. Hier richtet sich die Steuerabfuhr danach, wie hoch deine Einkünfte sind und waren. Die progressiv steigenden Sätze reichen von 0 % bei unter 10.908 € bis 45 % bei mehr als 277.826 € (Stand 2025). Entscheidend sind hier noch weitere Faktoren wie Familienstand, Status, Nebeneinkommen und Wohnort.

Fristen und Strafen bei der Steuererklärung

Wenn du dich gegen die Hilfe eines Steuerbüros entscheidest, dann ist Stichtag jeweils der 31. Juli des Folgejahres. Wenn dir ein*e Steuerberater*in hilft, verlängert sich die Frist bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres. Beispiel: Die Steuererklärung für 2023 muss dem Finanzamt entweder bis zum 01.08.24 oder bis zum 01.03.25 vorliegen.

Werden diese Fristen nicht eingehalten, können Verspätungszuschläge und sogar Bußgelder verhängt werden. Die Höhe des Zuschlags hängt davon ab, wie spät die Erklärung eingereicht wurde. Bei wiederholtem Verstoß oder grober Fahrlässigkeit sind Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung möglich.

Steuererklärung für Selbstständige in 6 Schritten

Wichtig bei deiner Steuererklärung ist, dass du von Beginn an so genau und stringent wie möglich vorgehst. Je sorgfältiger du arbeitest, desto weniger muss später nachgereicht oder korrigiert werden. Wenn du einmal im Jahr Zeit und Energie in die Steuererklärung investierst, sparst du dir später Ärger und bekommst im besten Fall sogar Geld zurück.

Folge diesen sechs Schritten, um die Steuererklärung für Selbstständige selbst zu erstellen:

1. Belege und Rechnungen sammeln

Die eigentliche Arbeit einer korrekten Steuererklärung fängt sogar schon während des laufenden Jahres an, nicht erst im Folgejahr. Alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben sollten systematisch erfasst werden. Neben der herkömmlichen Variante der Zettelwirtschaft helfen digitale Buchhaltungstools dabei, die Dokumente direkt zu kategorisieren und sicher zu speichern.

2. Gewinnermittlung

Für die Steuererklärung musst du ermitteln, wie viel Gewinn dein Business erreicht hat. In den meisten Fällen der Selbstständigkeit reicht hierfür eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Für Gewerbetreibende mit kaufmännischer Buchhaltungspflicht wird aufgrund der höheren Umsätze hingegen eine Bilanz erforderlich. In diesem Fall solltest du zusätzlich an die separate Gewerbesteuererklärung für Selbstständige denken.

3. Vorauszahlungen prüfen

Selbstständige sind in der Regel verpflichtet, vierteljährlich oder monatlich Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer und gegebenenfalls auch auf die Gewerbesteuer zu leisten. Die Höhe dieser Zahlungen basiert auf der voraussichtlichen Steuerschuld, die überwiegend aus den Zahlen des Vorjahres abgeleitet wird.

Stellt sich im Nachhinein heraus, dass die geleisteten Vorauszahlungen zu hoch waren, erstattet das Finanzamt die Differenz zurück. Waren sie hingegen zu niedrig, ist der ausstehende Betrag nachzuzahlen.

4. Relevante Formulare bereitlegen

Für eine reibungslose Bearbeitung und eine rasche Rückmeldung des Finanzamtes sollte die selbst erstellte Steuererklärung vollständig sein. Dazu ist unbedingt nötig, alle für dich relevanten Formulare zu kennen und auszufüllen:

• Mantelbogen: Das zentrale Formular (auch Hauptvordruck ESt 1 A genannt) enthält alle persönlichen Daten zu dir und deinem Unternehmen.
• Anlage S (Freiberufler*innen): Hier sind alle Einkünfte aus selbstständiger Arbeit gelistet. ⁠ODER
• Anlage G (Gewerbetreibende): Hier finden sich alle Umsätze aus gewerblicher Arbeit.

Neben diesen beiden obligatorischen Formularen gibt es weitere Anlagen – je nach Umsatz, Steuerart und Unternehmensform:

• Anlage EÜR: Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Einzelunternehmen ⁠ODER
• (Anhang) Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) als Bilanzdokument ⁠

• Anlage AV: Für die Angabe von Altersvorsorgeaufwendungen (falls zutreffend)
• Anlage USt: Für die Umsatzsteuererklärung (falls Umsatzsteuerpflicht besteht)

5. Abzugsfähige Betriebsausgaben erfassen

Im nächsten Schritt müssen die Steuerformulare vollständig und wahrheitsgemäß ausgefüllt werden. Dabei hast du als Selbstständige*r die Möglichkeit, betriebliche Ausgaben geltend zu machen. Diese mindern deinen steuerpflichtigen Gewinn und sollten sorgfältig aufgelistet werden. Dazu zählen unter anderem:

• Bürokosten (Miete, Nebenkosten, Internet, Büromaterial etc.)
• Reisekosten bei Dienstreisen
• Fahrtkosten (Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten sowie laufende Gebühren)
• Fortbildungen und Fachliteratur
• Abschreibungen für Arbeitsmittel (z. B. Laptop, Maschinen etc.)
• Beratungsgebühren und teilweise Versicherungen
• Gehälter und Löhne

6. Steuererklärung einreichen

Sobald deine Steuererklärung vollständig ausgefüllt ist, wird sie elektronisch an das Finanzamt übermittelt – in der Regel über das offizielle Online-Portal ELSTER. Dort kannst du nicht nur deine Erklärung einreichen, sondern auch den Bearbeitungsstand verfolgen und auf Bescheide oder Rückfragen reagieren.

Auch wenn viele Dokumente weiterhin postalisch vom Finanzamt verschickt werden, lohnt es sich, über ELSTER den Überblick zu behalten und deine steuerlichen Angelegenheiten zentral zu verwalten.

Wie mache ich meine Steuererklärung selbst?

Um alle steuerrelevanten Angaben fristgerecht und vollständig einzutragen sowie an das Finanzamt zu übermitteln, greifen viele Unternehmen auf die Unterstützung von Steuerberater*innen zurück. Für viele Freelancende und Selbstständige bleibt das jedoch oft ein Wunsch – denn der finanzielle Spielraum für diesen zusätzlichen Service ist nicht immer gegeben.

Wenn du deine Buchhaltung als Selbstständige*r in die Hand nehmen möchtest, hilft dir die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung. Am besten nutzt du dabei eine Buchhaltungssoftware als digitale Unterstützung. Solche Tools erleichtern nicht nur die jährliche Steuererklärung, sondern helfen auch bei laufenden Aufgaben wie der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Erstellung von Rechnungen.

Ein Beispiel dafür ist Accountable – eine benutzerfreundliche All-in-one-Lösung, die Steuern, Buchhaltung und Banking in einer Plattform vereint.

Accountable auf OMR Reviews

Funktionen im Überblick:

✔ App für die mobile Nutzung

✔ Steuern bereits im Voraus berechnen

✔ Automatische Belegerkennung und Kategorisierung

✔ Steuer-Checkliste

✔ Alles an einem Ort

✔ Intelligente Steuer-KI

✔ Geld-zurück-Garantie bei Fehlern

Accountable richtet sich nicht nur, aber insbesondere an:

• Freelancer und Kreative
• IT-Professionals und Marketing-Expert*innen
• Einzelunternehmer mit Gewerbe

Das System bietet weder doppelte Buchführung noch eine EÜR von über 60.000 € Gewinn an. Daher ist es eher für die Buchhaltung in Start-ups und für Selbstständige gedacht.

Überblick über die Funktionalitäten von Accountable: Alles in einer App

Das Unternehmen hinter dem Tool hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Angst vor Steuerthemen zu nehmen – es gibt sogar einen Begriff dafür: Taxiety. Daher gibt es Tipps zur Anmeldung der Selbstständigkeit, einen umfangreichen Starter-Guide sowie weitere praktische Features wie integrierte Bankkonten.

Fazit: Steuererklärung für Selbstständige: Selber machen oder lieber nicht?

Die Steuererklärung selbst zu machen, ist zwar lästig und anfangs etwas überwältigend. Doch es ist machbar – speziell mit der richtigen Vorbereitung und einem geeigneten Steuerprogramm. Für kleine Unternehmen und Gewerbe von Selbstständigen bietet eine digitale Lösung wie Accountable die Chance, die eigene Steuerlast zu optimieren und die Abgabe effizient zu bearbeiten.

Während Kapitalgesellschaften oder komplexe Steuerfälle eher den*die Steuerberater*in aufsuchen sollten, bedeutet die eigene Steuererklärung für Freiberufler*innen und Solo-Selbstständige oft mehr Kontrolle und finanzielle Einsparungen. Wer sich frühzeitig vorbereitet, kann steuerliche Vorteile nutzen und die eigene Finanzsituation besser verstehen – ganz ohne Taxiety.