Umsatzsteuervoranmeldung selber machen – So geht’s!

Marvin Erdner 30.5.2024

Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen

Inhalt
  1. Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung und wann wird sie fällig?
  2. Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung
  3. Soll ich die Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen? 
  4. Kann ich die Umsatzsteuervoranmeldung ohne Elster-Zertifikat machen?
  5. So gelingt die automatische Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)

Den wenigsten von uns wird die jährlich fällige Steuererklärung wohl Spaß machen. Und was bereits im privaten Kontext lästig sein kann, wird im gewerblichen Umfeld häufig noch komplizierter: zum Beispiel bei der Umsatzsteuererklärung oder der noch öfter zu verfassenden Umsatzsteuervoranmeldung (kurz UStVA). Voranmeldezeiträume, Meldefristen, Dauerfristverlängerung, Vorsteuerabzug – hier wimmelt es geradezu vor Herausforderungen an Unternehmen. Dabei ist die Voranmeldung der Umsatzsteuer auch für dich als Selbstständige*r eine gute Sache.

Eine einzige Umsatzsteuererklärung ist in der Umsetzung unpraktisch, da sie weder dir noch dem Finanzamt unter dem Jahr eine Übersicht bietet. Das Finanzamt fordert somit in regelmäßigen Abständen eine solche Umsatzsteuervoranmeldung an. Mithilfe des ELSTER-Portals oder entsprechender Buchhaltungssoftware kann die UStVA ausschließlich elektronisch übermittelt werden, wobei du die Vorsteuerbeträge und die Umsatzsteuerzahllast genau dokumentieren musst.

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Voranmeldung korrekt durchführen kannst, welche Fristen für den Voranmeldezeitraum gelten und vor allem, wie du die Umsatzsteuererklärung effizient durchführst. Außerdem verraten wir dir, wie du die UStVA auch ohne ELSTER-Zertifikat abgeben kannst.

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung und wann wird sie fällig?

Während die eigentliche Umsatzsteuererklärung nach einem Geschäftsjahr alle Transaktionen und steuerlichen Abgaben preisgibt, stellt die Umsatzsteuervoranmeldung in gewisser Weise ihre Vorarbeit dar. Während das Jahr noch weiterläuft, wird monatlich oder quartalsweise aufgelistet, welche Fälligkeiten aus den Transaktionen entstehen. Diese werden dann bereits ans Finanzamt abgeführt.

Einerseits bedeutet das etwas Entlastung für das zuständige Finanzamt; schließlich muss es nach Jahresende die Zahlungen nur noch abgleichen und nicht mehr von Grund auf neu berechnen. Andererseits bietet dir eine UStVA den Vorteil, dass statt einer großen Summe mehrere kleinere Beträge in Form der Umsatzsteuervorauszahlung fällig werden. Das heißt für dich mehr Spielraum und eine bessere Finanzplanung. Zudem bietet die Umsatzsteuervoranmeldung deinem Unternehmen den Vorteil, die gezahlte Vorsteuer regelmäßig von der geschuldeten Umsatzsteuer abzuziehen, was ebenfalls die Liquidität verbessert. Dadurch erhältst du schneller eine Erstattung oder Verrechnung der Vorsteuer und musst nicht bis zum Jahresende warten, um deine Steuerlast zu reduzieren.

Für wen gilt die Umsatzsteuervoranmeldung?

Generell müssen alle Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, auch eine Umsatzsteuererklärung und fast immer eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und dem Finanzamt digital übermitteln. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regelung. Du musst eine (regelmäßige) UStVA nämlich erst dann abgeben, wenn … 

  • … dein Unternehmen mehr als 22.000 € Vorjahresumsatz erwirtschaftet hat und der Umsatz von diesem Jahr 50.000 € übersteigen wird. Ansonsten fällst du unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 des UStG (Umsatzsteuergesetz). 
  • … deine Umsatzsteuerzahllast letztes Jahr mehr als 1.000 € betrug. In diesem Fall ist nur eine jährliche Umsatzsteuervoranmeldung fällig.
  • … du nicht als Arzt*Ärztin, in der Physiotherapie oder als Versicherungsmakler*in arbeitest. 

Das heißt, dass alle Firmen, aber auch viele Solo-Selbstständige, Freiberufler*innen und teilweise sogar (nicht gewerbliche) Privatpersonen mit hoher Verkaufsaktivität ihre umsatzsteuerlichen Fälligkeiten voranmelden und begleichen müssen. 

Zudem gibt es noch eine Besonderheit in der Berechnung der Regelmäßigkeiten: 

Monatliche UStVA

Vierteljährliche UStVA
(muss durchs Finanzamt gewährt werden)

  • Zwei Jahre nach Gründung
  • Darüber hinaus, wenn die Zahllast >7.500 € beträgt
  • Ab dem dritten Umsatzjahr möglich, sofern die Zahllast zwischen 1.001 € und 7.500 € liegt

Die jeweiligen Fristen sind bei beiden Zahlungsperioden gleich. Bis zum 10. des Folgemonats (bzw. der nächste Werktag davon) werden UstVA und die abzuführende Umsatzsteuer fällig. Eine Fristverlängerung um einen Monat ist möglich, muss jedoch vorher vom Finanzamt bestätigt werden. Und das passiert nur, wenn du ein Elftel der Vorjahreslast als sogenannte Sondervorauszahlung bezahlst.

Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung

Eine Dauerfristverlängerung kann beim Finanzamt beantragt werden, um die Abgabefrist für die Umsatzsteuervoranmeldung dauerhaft um einen Monat zu verlängern. Dies erfordert eine Sondervorauszahlung in Höhe eines Elftels der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres.

Soll ich die Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen? 

Wenn du nun zu denen zählst, die eine UStVA abgeben müssen, stellt sich die Frage nach dem Wie. Die einfachste, aber teuerste Option ist die komplette Übergabe ans Steuerbüro. Alternativ kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung auch selber machen, denn anders als andere steuerliche Dokumente ist die UStVA nur zwei Seiten lang und lässt sich weitestgehend automatisieren (dazu später mehr). 

So füllst du die Umsatzsteuervoranmeldung einfach und korrekt aus

  1. Vorbereitung: Kenne alle relevanten Daten (Steuernummer, Steuersatz etc.) sowie sammle alle Belege und Quittungen innerhalb des Meldezeitraums. 
  2. Registrierung bzw. Log-in bei ELSTER: Registriere dich bei ELSTER. Dazu musst du das Elster-Zertifikat sowie einen Aktivierungscode anfordern, der dir per Post zugeschickt wird. Dies dauert einige Tage.
  3. Erstelle das Formular: Trage alle angefragten Daten korrekt ein. Hierbei ist es wichtig, steuerfreie Umsätze von steuerpflichtigen (gemäß dem korrekten Steuersatz) zu unterscheiden.
  4. Berechne die Umsatzsteuer: Du musst die Differenz aus Regelsteuersatz, ermäßigten Steuersatz und Vorsteuerbeträgen sowie Zahllast gegenrechnen.
  5. Kontrolle: Vergiss nicht, alle Angaben noch einmal zu überprüfen. 
  6. Übermittlung und Überweisung: Das Finanzamt benötigt zum einen die Voranmeldung in elektronischer Form sowie eine fristgerechte Zahlung der Steuerlast.

Natürlich gibt es bei den Schritten immer auch ein Risiko, etwas falsch zu machen oder zu vergessen. Darum solltest du dir auch im Klaren darüber sein, was passiert, wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung nicht ordnungsgemäß übergibst. Falls eine Zahlung zu spät oder gar nicht erfolgt, erhebt das Finanzamt Säumniszuschläge

Bei wiederholter unangemeldeter Fristüberschreitung drohen dir unbequeme Steuerprüfungen seitens des Finanzamtes. Wenn du gerade nicht liquide bist, kannst du um eine Stundung deiner Fälligkeiten bitten. In diesem Fall empfiehlt sich der Gang zum*zur Steuerberater*in.

Wenn du hingegen immer pünktlich zahlst und die Umsatzsteuervoranmeldung selber machst, eignet sich der Einsatz einer passenden Software, um den oben genannten Prozess teilweise zu automatisieren.

Kann ich die Umsatzsteuervoranmeldung ohne Elster-Zertifikat machen?

Es gibt zahlreiche Rechnungsprogramme und Buchhaltungssoftwares auf dem Markt. Alle Belege in Papierform abzulegen und die Bilanzen mit Tools wie Word oder Excel zu pflegen, erscheint in Zeiten von Digitalisierung und Automatisierung also etwas überholt. 

Der Anbieter FastBill bietet eine Komplettlösung für deine Buchhaltung – von Soloselbstständigen über Kleinunternehmen bis zur mittelständischen Firma oder großem Konzern. Es trägt zur digitalen Rechnungserstellung ebenso bei wie zur virtuellen Buchführung. Und deine Umsatzsteuervoranmeldung kannst du über die Software ohne Elster-Zertifikat absenden.

Die Automatisierung der Umsatzsteuervoranmeldung kannst du in FastBill vornehmen, wenn du hier deine Rechnungen schreibst und deine Belege in der App sammelst. Denn auf der Basis dieser Daten kann das Tool deine Umsatzsteuervoranmeldung automatisch ausfüllen. Darüber hinaus unterstützt dich Fastbill durch: 

  • Automatisierte Rechnungserstellung: Zeitersparnis und weniger Fehler durch automatische Übernahme aller relevanten Daten.
  • Einfache Verwaltung von Belegen: Digitale Erfassung und Speicherung von Belegen, reduziert Papierkram und manuelle Eingabe.
  • Übersichtliche Finanzberichte: Erstellen von Umsatz-, Ausgaben- undSteuerberichten für einen besseren Überblick.
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Das Formular für die UStVA in FastBill mit der Möglichkeit es automatisch ausfüllen zu lassen (Quelle: FastBill)

Insgesamt hilft dir FastBill also nicht nur bei der Automatisierung deiner UStVA, sondern auch allgemein dabei, deine Rechnungsstellung und Buchhaltung effizienter zu machen. Prozesse lassen sich nun vereinfachen und digitalisieren und deine Buchhaltung wird skalierbar.

FastBill unterstützt dich dabei, die Umsatzsteuervoranmeldung selber zu machen. Dieses Video erklärt dir, wie genau. (Quelle: FastBill)

So gelingt die automatische Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)

Egal, wie du mit deiner Buchhaltung zu Abfragen wie die Umsatzsteuervoranmeldung stehst, oft gilt bei Formularen fürs Finanzamt: Augen zu und durch. Dabei ist die Anfertigung und Versendung deiner UStVA gar nicht so schwer, wenn du auf folgende Kriterien achtest: 

  • Prüfe, ob du eventuell von der Umsatzsteuer, ihrer jährlichen Erklärung und/oder der UStVA befreit bist. 
  • Beachte Fristen und Fälligkeiten, um keine Konsequenzen zu haben. 
  • Befolge die Anleitung aus sieben Schritten, um die Umsatzsteuervoranmeldung selbst zu machen.
  • Lass dir bei Unsicherheiten stets von fachkundigen Steuerbüros helfen.
  • Nutze ein Rechnungs- und Buchhaltungstool wie FastBill, damit du möglichst viele Prozesse automatisieren, digitalisieren und effizienter gestalten kannst.

So setzt du scheinbar komplexe, aber notwendige Schritte der Buchführung zeitsparend und vereinfacht um und kannst dich auf dein Kerngeschäft und andere To-dos konzentrieren. Buchhaltung befindet sich derzeit im starken Wandel und mit einer technologischen All-in-one-Lösung wirst du von der Konkurrenz nicht abgehängt.

Marvin Erdner
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Marvin Erdner

Marvin ist Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.

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