So führt Ihr eine digitale Zeiterfassung ein

Derzeit sind viele Unternehmen auf der Suche nach einer geeigneten Möglichkeit zur Zeiterfassung. Das liegt nicht zuletzt an dem im September 2022 gesprochenen Urteil des Bundesarbeitsgerichtes in Erfurt bezüglich der Erfassung von Arbeitszeiten.

Dabei könnt Ihr aus einer Großzahl von Lösungen zur Erfassung Eurer Arbeitszeit wählen. Die Oldschool-Lösung stellen Stechuhren, Stempeluhren oder händisch auszufüllende Stundenzettel dar. Allerdings gibt es auch Terminal-Lösungen, über die Ihr mithilfe eines Chips oder einer Zugangskarte Zeitbuchungen vornehmen könnt. Und dann gibt es noch die moderne, digitale Zeiterfassung über Smartphone-Apps.

In diesem Artikel fokussieren wir uns auf die zuletzt genannte Zeiterfassungsart, da Euch die altmodischen Lösungen viele Nachteile bereiten können und die angesprochenen Terminal-Lösungen aufgrund der hohen initialen Hardware-Kosten für die meisten Unternehmen nicht infrage kommen. Zunächst erfahrt Ihr, was eine digitale Zeiterfassung ausmacht und welche Vorteile sie Euch bietet. Anschließend zeigen wir Euch anhand des Beispiels der digitalen Zeiterfassung von Crewmeister, wie Ihr die digitale Zeiterfassung Schritt für Schritt in Eurem Unternehmen umsetzt.

Was macht eine digitale Zeiterfassung aus?

Die Dokumentation der Arbeitszeiten Eurer Kolleg*innen bezeichnet man als Arbeitszeiterfassung. Diese kann Euer Unternehmen nutzen, um verschiedene Auswertungen bezüglich Produktivität und betrieblichem Erfolg zu erstellen und rechtliche Vorgaben, beispielsweise zur Einhaltung von Pausen- und Ruhezeiten, einzuhalten. Die digitale Zeiterfassung erfasst den Start- und Endzeitpunkt sowie Pausen über die App oder per Online-Buchung, die Ihr schnell, bequem und zuverlässig zum Beispiel über Euer dienstliches Smartphone erfasst. Aus den dokumentierten Zeiten ergibt sich, abzüglich der einzuhaltenden Pausenzeiten, am Ende des Tages die geleistete Arbeitszeit.

 

Das sind die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung

Die Erfassung Eurer Arbeitszeit per App oder Onlineanwendung bietet Euch gegenüber Stundenzetteln und Terminals verschiedene Lösungen. Zum einen spart Ihr Euch den Aufwand des manuellen Übertragens Eurer Stunden in Euer Lohnabrechnungsprogramm, da die Daten in Echtzeit überspielt werden können. Zum anderen könnt Ihr, wenn Ihr projektbezogen arbeitet, Eure real benötigte Zeit mit Eurer Planung abgleichen und diese laufend optimieren. Außerdem behalten Eure Kolleg*innen aus der Buchhaltung und Personalabteilung stets den Überblick über geleistete Stunden, genommene Urlaubstage und Abwesenheiten aller Mitarbeiter*innen. Dies gilt auch für alle anderen Kolleg*innen, die ihre Arbeits- und Abwesenheitszeiten durch die zunehmende Transparenz noch besser planen können. Dies ist möglich, da die Soll- und Ist-Stunden durch die intuitive und unkomplizierte Erfassung minutengenau dokumentiert werden. Über eine Schnittstelle zu Eurem Buchhaltungsprogramm verknüpft Ihr die Leistungen Eurer Kolleg*innen mit bestehenden Kunden-Aufträgen, wodurch Eure Abrechnungen noch genauer und transparenter werden. Des Weiteren schafft die digitale Arbeitszeiterfassung Flexibilität für die Mitarbeiter*innen, die im Home Office oder bei Euren Kund*innen vor Ort an Aufträgen arbeiten. Im Vergleich zu Zeiterfassungsterminals ist dieser Vorteil einer der wichtigsten von cloud-basierten Zeiterfassungen.

So setzt Ihr eine digitale Zeiterfassung mit Crewmeister um

Mit einer passenden Software könnt Ihr die digitale Zeiterfassung ganz flexibel umsetzen. In unserer Kategorie Zeiterfassung auf OMR Reviews findet Ihr über 20 Tools, die Euch genau dabei unterstützen.

Eine Zeiterfassungssoftware davon ist Crewmeister, anhand der wir Euch jetzt einmal genauer vorstellen, wie Ihr in sieben Schritten die digitale Zeiterfassung umsetzt:

1. Schritt der digitalen Zeiterfassung mit Crewmeister:

Wenn Ihr von den Vorteilen der digitalen Zeiterfassung überzeugt seid, macht Euch direkt auf die Suche nach zu Euch passenden Anbieter*innen. Diese müssen unter anderem die rechtlichen Vorgaben der DSGVO und des Arbeitszeitgesetzes erfüllen. Um sie miteinander zu vergleichen, solltet Ihr vor Einholung eines Angebotes festlegen, welche Funktionen die Software zwingend bieten muss, wie viel Geld Ihr ausgeben dürft und welche zusätzlichen Module in Eurem Arbeitsalltag nützlich sein können. Crewmeister beispielsweise ist ein SaaS-Dienstleister, der Eure täglichen Arbeitszeiten auf einfachste Art und Weise digital dokumentiert. Zusätzlich verfügt das Tool über einen integrierten Urlaubs- und Schichtplaner.

2. Schritt der digitalen Zeiterfassung mit Crewmeister:

Wenn die Software in den Startlöchern steht, könnt Ihr auch schon Eure Kolleg*innen zu Eurem neuen digitalen Zeiterfassungssystem hinzufügen. Im Beispiel von Crewmeister könnt Ihr unkompliziert und einfach, mit lediglich zwei Klicks, neue User*innen selbst anlegen oder alle Arbeitnehmer*innen über ihre Firmenmailadresse einladen.

3. Schritt der digitalen Zeiterfassung mit Crewmeister:

Bevor es losgehen kann, müsst Ihr noch die Soll-Stunden, also die täglich zu leistende Arbeitszeit in Crewmeister erfassen, damit Überstunden vernünftig dokumentiert werden. Die kann entweder einheitlich für die gesamte Belegschaft oder individuell je Mitarbeiter*in festgelegt werden. So ist es Euren Kolleg*innen dann zum Beispiel möglich, am Montag sechs Stunden und am Dienstag 8 Stunden zu arbeiten, auch wenn es bei anderen Kolleg*innen andersherum ist. So könnt Ihr gezielt auf die individuellen Bedürfnisse Eurer Belegschaft eingehen.

4. Schritt der digitalen Zeiterfassung mit Crewmeister:

Als Nächstes könnt Ihr Eure Kund*innen und Projekte in Crewmeister erfassen. So können Eure Kolleg*innen die Projekte, an denen sie arbeiten, auswählen und die benötigte Zeit für einzelne Projektschritte minutengenau dort erfassen. Dadurch wisst Ihr genau, wie viele Arbeitsstunden Ihr für bestimmte Projekte benötigt. Übrigens braucht Ihr in Crewmeister Eure Daten nicht mehr per Schnittstelle an ein Lohnbuchhaltungsprogramm weiterleiten, sondern könnt es direkt im Tools umsetzen.

5. Schritt der digitalen Zeiterfassung mit Crewmeister:

Optional könnt Ihr nun noch ein digitales Zeiterfassungsterminal einrichten. Denn im Falle von Crewmeister könnt Ihr die Zeiterfassung nicht nur über die zugehörige App oder den Computer tätigen, sondern auch über einen sogenannten Zeiterfassungsterminal am Tablet. Insbesondere für stationär arbeitende Unternehmen kann diese Art des Zeiterfassens sinnvoll sein, da nur ein Gerät benötigt wird, an dem sich alle Mitarbeiter*innen morgens ein- und abends wieder ausstempeln. Um diese Möglichkeit zu nutzen, benötigt Ihr ein Tablet Euer Wahl, auf welchem Ihr die Crewmeister-App beziehungsweise die Browser-Anmeldung hinterlegt.

6. Schritt der digitalen Zeiterfassung mit Crewmeister:

Da Ihr jetzt alle technischen Schritte erledigt habt, ist es nun an der Zeit, Eure Kolleg*innen ins Boot zu holen. Informiert sie ausführlich und einfühlsam über die Einführung Eurer Zeiterfassungssoftware. Denn oft ist die plötzliche Nutzung solcher Dokumentationsmittel mit Überwachungsängsten verbunden. Stellt daher Eure Unternehmensziele, Nutzungsregeln und die mit der Softwarenutzung einhergehenden Vorteil transparent dar, um Euren Kolleg*innen diese Ängste zu nehmen. Nennt ihnen auf jeden Fall eine*n Ansprechpartner*in, an die sie sich bei Fragen zu Eurer Zeiterfassungssoftware wenden können. Das schafft Vertrauen und beugt Widerständen entgegen. Im Anschluss hieran müsst Ihr nur noch die Zugänge zur Crewmeister-App oder Browser-Anwendung sowie die jeweiligen Zugangsdaten kommunizieren – dann kann es auch schon losgehen.

7. Schritt der digitalen Zeiterfassung mit Crewmeister:

Nehmt Kontakt mit Eurem Zeiterfassungsanbieter auf, wenn während der Einführung Fragen auftreten oder Ihr feststellt, dass Ihr zusätzliche spezifische Funktionen benötigt. Der Kunden-Support von Crewmeister steht Euch dauerhaft kostenlos bei Fragen oder für eine Einführungsberatung zur Verfügung.

Tik-Tak per Tap Tap

Eine Pflicht zur Zeiterfassung Eurer Arbeitszeit wird es zukünftig sicher geben. Daher solltet Ihr Euch frühzeitig Gedanken darüber machen, welche Art von Zeiterfassung Ihr nutzen wollt, welche*r Anbieter*in der*die richtige für Euer Unternehmen ist und wie viel Ihr für eine Zeiterfassungssoftware ausgeben möchtet. Die Nutzung einer digitalen Zeiterfassung und die damit einhergehende Flexibilität und Transparenz wird sich positiv auf die Workflows und Produktivität in Eurem Unternehmen auswirken. Und das geht zukünftig ganz einfach – mit nur zwei Taps auf Eurem Smartphone.