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Die 7 besten Apps zur Zeiterfassung

Nils Martens 29.10.2021

Wir zeigen Euch, warum Zeiterfassung so wichtig ist und welche Apps Ihr dafür nutzen könnt

Wer das Klicken einer Stempeluhr noch kennt, gehört wohl zum alten Eisen oder hat zu viele alte Filme geschaut. Die mechanischen Geräte wurden mittlerweile durch Technologien ersetzt, die weniger Papier für Mitarbeiter:innen-Stempelkarten benötigen. Die erste Instanz waren Magnet-Karten, die nicht nur Einlass zum Unternehmen gewährten, sondern ebenso den Arbeitsbeginn und den Feierabend jedes:jeder Mitarbeiter:in registrierten.

Instanz Nummer zwei ist Teil der Digitalisierung: Zeiterfassung-Apps. Schließlich rennt heutzutage jeder mit einem Smartphone herum (manchmal auch mit zwei oder drei), warum also das Handy nicht benutzen, um das Berufsleben für HR, die Mitarbeiter:innen und das gesamte Unternehmen effizienter zu gestalten. Zeiterfassung-Apps lagen demnach als Lösung auf der Hand.

Diese Lösung macht ein komplexes Thema zu einem alltäglichen Kinderspiel. Neben der Erfassung der Arbeitszeiten, können diese Apps für die Urlaubsplanung, projektbezogene Zeiterfassung oder Euer Lohnbuchhaltungssystem eine große Hilfe sein.

Damit Ihr ebenfalls eine App für Zeiterfassung in Eurem Unternehmen etablieren könnt, haben wir Euch die 7 besten Apps zur Zeiterfassung auf OMR Reviews herausgesucht. Dazu liefern wir noch etwas fachliches Wissen, indem wir darauf eingehen, wer alles seine Zeiten erfassen muss und was der Gesetzgeber damit zu tun hat.

Theorie-Stunde: Wer muss seine Zeit erfassen und ist eine Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Das Wort „Müssen“ ist in Bezug auf die Zeiterfassung in Unternehmen entscheidend. Im September 2022 gab es vom Bundesarbeitsgerichts (BAG) ein Urteil zur Zeiterfassung, welches besagt, dass Unternehmen fortan die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen festhalten müssen. Davor war es eine persönliche Entscheidung der Unternehmer:innen, ob sie die Zeiten erfassen, um effizienter in der Entgeltabrechnung zu sein oder einen besseren Überblick über die Produktivität der Mitarbeiter:innen zu haben.

Demnach können mobile Zeiterfassung-Apps mehr als nur ihrer eigentlichen Bestimmung zu folgen. Pausen können dokumentiert, Urlaub eingereicht oder Schichten eingesehen werden. Der größte Vorteil spiegelt sich in der Tatsache wider, dass eine App zur Zeiterfassung das gesamte HR-System erweitert. Während die Personalabteilung die volle Übersicht durch eine Zeiterfassungssoftware hat, ergänzen die Apps auf den Smartphones der Angestellt:innen sämtliche Informationen, um Wege und Anträge auf Papier zu sparen.

Auf diese Funktionen solltet Ihr bei Zeiterfassung-Apps achten

Die richtigen Funktionen einer Mitarbeiter-Zeiterfassung-App hängt von der Größe des Unternehmens ab. Ein bisschen auch von den Kund:innen. Einige möchten den Zeitaufwand der Mitarbeiter:innen in den beauftragten Projekten für die Abrechnung dokumentiert bekommen. Die Daten aus der Zeiterfassung-App können dafür verwendet werden.

Zudem sind die Apps für iOS und Android in der Regel mit folgenden Funktionen und Schnittstellen versorgt:

  • Arbeitszeiterfassung
  • Pausenerfassung
  • Planung von Schichtplänen
  • Urlaubsplanung
  • Projektbezogene Zeiterfassung
  • GPS-Ortung für Nachweise, dass Mitarbeiter:innen tatsächlich bei dem:der Kunden:in war
  • Schnittstelle zur Zeiterfassungssoftware
  • Von dort aus könnt Ihr das System mit Eurem Rechnungs-, HR- und Lohnbuchhaltungssystem connecten, um alles zentralisiert zu haben

Noch ein kleiner Spoiler, bevor es losgeht: Eine kostenlose Zeiterfassung-App findet sich nicht in unserer Liste, da wir einen separaten Artikel zu den besten kostenlosen Zeiterfassungstools haben. Allerdings ist die Preisspanne, in der die sieben besten Zeiterfassung-Apps rangieren, groß – es sollte somit für jeden von Euch die richtige App dabei sein.

Das sind die 7 besten Zeiterfassung-Apps auf OMR Reviews

Zeiterfassung-Apps sind meist Bestandteil einer Software für Zeiterfassung. Von daher haben wir nach solchen Ausschau gehalten, die Apps in ihrem Paket inbegriffen haben.

1. Crewmeister

Crewmeister Screenshot

 

Crewmeister auf OMR Reviews

Die App von Crewmeister braucht nicht mal Internet, um die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter:innen zu messen. Mit einem Klick kann sich jeder Angestellte einloggen und nach getaner Arbeit Feierabend vermelden. Zwischendurch ist es den Mitarbeiter:innen möglich selbstständig die Pause einzuläuten. Anderenfalls kann die HR-Abteilung per Crewmeister-Software-Regeln festlegen, wobei auch feste Zeiträume für Pausen vorgesehen werden können. Um Arbeitszeitbetrug zu vermeiden, kann mit der Zeiterfassung-App von Crewmeister zusätzlich der Standort per GPS getrackt werden. Dadurch kann dem:der Kunden:in die Anwesenheit von Mitarbeiter:innen bestätigt werden.

Crewmeister Kosten

Die Preise orientierten sich bei Crewmeister an der Anzahl Eurer Mitarbeiter:innen und der Art des Paketes. Diese unterscheiden sich zwischen Zeiterfassung, Zeiterfassung Plus, Urlaubsplaner und Schichtplaner. Der günstigste Tarif beginnt bei 10 Euro pro Monat und jährlicher Zahlung. Die Pakete können wie Module beliebig kombiniert werden. Ein interaktiver Rechner zeigt Euch die genauen Kosten an, bevor Ihr Euch für Crewmeister entscheidet. Ein kleines Extra hat der Zeiterfassung-App-Anbieter noch: Zahlt Ihr jährlich, gibt es den ersten Monat gratis.

Crewmeister Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Crewmeister Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassung-App entscheiden.

2. ZMI

ZMI Screenshot

 

ZMI auf OMR Reviews

Ob vor Ort, in der Cloud, web-basiert oder per App: ZMI kann das alles. Zusammengeführt werden alle gesammelten Daten im Cockpit der Software-Lösung. Die App ergänzt sich neben der regulären Arbeitszeiterfassung mit der Erfassung von Home-Office-Zeiten und Projekt-Arbeiten. Somit ist ZMI ein Anbieter, der vor allem moderne Unternehmen anspricht, deren Mitarbeiter:innen nicht unbedingt zu jeder Zeit in der Firmenzentrale oder der Agentur sitzen. Dienstgänge, Pausen und selbst Geschäftsreisen lassen sich mit der App von ZMI erfassen. Damit wird die Personalabteilung ohne großen Aufwand, laufend mit den nötigsten Daten gefüttert. Die Liste der Dinge, welche die App beherrscht, ist lang – inklusive der Möglichkeit, die Gestaltung der App individuell anzupassen.

ZMI Kosten

Die App lässt sich mit über 10 weiteren Modulen von ZMI kombinieren, weshalb ein einheitlicher Preis schwer vorauszusagen ist. Es fängt bei 48 Euro pro Monat für bis zu 10 Mitarbeiter:innen an und kennt als Grenze erst die maximale Anzahl Eurer Mitarbeiter:innen – selbst wenn es mehr als 5.000 sind.

ZMI Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den ZMI Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassung-App entscheiden.

3. Papershift

Papershift Screenshot

 

Papershift auf OMR Reviews

Wer sich Papershift ins Unternehmen holt, bekommt abgesehen von zahlreichen Features ein ordentliches Design geliefert. Das ist selbstverständlich nicht entscheidend. Doch kann ein ordentlicher Look über Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit einer Software bzw. einer App entscheiden. Die App von Papershift kann auf einem Tablet und mobil verwendet werden. Auf dem Tablet stempelt sich der:die Mitarbeiter:in via Unterschrift oder PIN ein, während die Smartphone-App dazu dient, Arbeitszeiten unterwegs oder im Home-Office zu erfassen. Über das Dashboard der Papershift-Software könnt Ihr Regeln festlegen und die gesamte Zeiterfassung erfüllt jegliche Dokumentationspflichten.

Papershift Kosten

Nach einer 14-tägigen Testphase könnt Ihr Euch für eins der drei Pakete Core, Premium und Professional entscheiden. Diese kosten jeweils 6 Euro, 8 Euro und 10 Euro pro Mitarbeiter:in und Monat. Zusätzlich kommen 49 Euro monatlich oder 490 Euro jährlich als Grundgebühr hinzu. Benötigt Ihr ein Zeiterfassungs-Paket für mehr als 50 User:innen, fragt Ihr am besten nach einem individuellen Preis bei Papershift nach.

Papershift Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den Papershift Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassung-App entscheiden.

4. clockin

Clockin Screenshot

 

Clockin auf OMR Reviews

Eine digitale Stechuhr gibt es auch von clockin. Der Anbieter aus Münster liefert eine vollständige App für die Zeiterfassung, welche zusätzlich mit Farben und Eurem Firmen-Logo individualisiert werden kann. Dabei ist es irrelevant, wo Eure Mitarbeiter:innen sitzen, weshalb sich clockin für Unternehmen eignen, die Mitarbeiter:innen im Home-Office oder Freelancer:innen beschäftigen. Neben der Möglichkeit, die Zeiterfassung über ein Tablet laufen zu lassen, ist die App im Offline-Modus anwendbar. Und wenn Ihr es braucht, könnt Ihr die Stundenzettel aller Mitarbeiter:innen zur Dokumentation automatisch als Excel-Datei erstellen lassen.

clockin Kosten

Insgesamt bietet clockin vier unterschiedliche Preis-Pakete an, die sich in den Funktionsumfängen unterscheiden. Die PC-Zeiterfassung startet ab 0,89 €, die digitale Stechuhr ab 3,59 € und die volle Dokumentation ab 8,99 € pro Monat und User:in. Es gilt: Umso mehr Mitarbeiter:innen Ihr registriert, desto günstiger wird es.

clockin Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den clockin Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassung-App entscheiden.

5. GFOS

GFOS Screenshot

 

GFOS auf OMR Reviews

Pink verheißt oftmals etwas Aufregendes. So auch im Fall von GFOS, was für Gesellschaft für Organisationsberatung und Softwareentwicklung steht. So aufwendig der Name, so umfangreich ist das Portfolio des Anbieters. Neben der Zeiterfassung per App bietet GFOS Lösungen im Bereich Manufacturing Execution, Workforce Management und Sicherheit an. Unternehmen aus der Industrie sind somit besonders gut bei GFOS aufgehoben. Die Zeiterfassung-App fährt eine Kalender-Funktion, Antragsstellung und Push-Benachrichtigungen als zusätzliche Features auf. Dabei ist es irrelevant, ob Eure Mitarbeiter:innen auf Dienstreise, beim Kunden vor Ort, im Home-Office oder im Unternehmen sind. Die Zeiten werden minutengenau festgehalten.

GFOS Kosten

Einheitliche Preise bietet GFOS nicht an. Interessiert Ihr Euch konkret für den deutschen Anbieter, läuft alles Weitere über den persönlichen Kontakt zu einem:einer GFOS-Kundenberater:in. Es wird Euch zudem die Möglichkeit gegeben eine Demo zu testen, bevor Ihr Geld überweist.

GFOS Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den GFOS Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassung-App entscheiden.

6. clocko:do

Clockodo Screenshot

 

clocko:do auf OMR Reviews

Die Zeiterfassung-App von clocko:do gibt es sowohl für Apples iOS als auch für Android. Sie ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert. Abgesehen von der Arbeitszeiterfassung, kann die clocko:do-App Kunden- und Projektdaten speichern sowie die Zeit, die Eure Mitarbeiter:innen an den Projekten arbeiten, sekundengenau festhalten. Eine Übersicht zeigt die Arbeitszeiten der letzten sieben Tage ebenso wie die Dauer der jeweiligen Pausen. Sämtliche App-Aktivitäten werden in Echtzeit mit Eurem clocko:do-Main-Account synchronisiert.

clocko:do Kosten

Neben einer kostenlosen Einstiegsversion von clocko:do für Freelancer mit eigeschränkten Pro-Funktionen, gibt es noch drei weitere Versionen der Zeiterfassungsapp: Starter kostet 4€ pro Nutzer:in und Monat, Pro 9€ pro Nutzer:in und Monat und Enterprise 12€ pro Nutzer:in und Monat. Obendrauf kommt nur noch die Mehrwertsteuer. Bevor Ihr Euch entscheidet, könnt Ihr clocko:do 14 Tage unverbindlich testen.

clocko:do Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den clocko:do Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassung-App entscheiden.

7. timr

timr Screenshot

 

timr auf OMR Reviews

Mag sein, dass dem Namen ein Buchstabe zu einem vollständigen Wort fehlt, aber Ihre Produkte sind dafür mehr als vollständig. Die Kombination aus Zeiterfassung, App und Fahrtenbuch macht timr zu einem idealen Ansprechpartner für Unternehmen mit einem Fuhrpark. Sowohl die Webanwendung als auch die Zeiterfassung-App sind an Eure Bedürfnisse anpassbar. Im Fahrtenbuch wird per GPS automatisch jeder Kilometer erfasst, wodurch dem:der Mitarbeiter:in und Euch viel Zeit erspart bleibt. Projektzeiterfassung ist zudem ebenfalls ein Feature der Applikation. Die App mit Zeiterfassung und Fahrtenbuch gibt es für die beiden gängigen Betriebssysteme Android und iOS.

timr Kosten

Das österreichische Unternehmen hinter timr bietet drei Pakete an, wobei Ihr bei jedem pro User:in 7 Euro pro Monat bezahlt. Bei den größeren Paketen Plus und Enterprise kommen noch Grundgebühren in Höhe von 26 Euro und 71 Euro, aber auch weitere Funktionen hinzu. Die Grundausstattung Regular verlangt keine Grundgebühren und hat bereits einiges an Features an Bord. Laut timr ist es das ideale Paket für KMU.

timr Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht zu den timr Alternativen. Dort könnt Ihr Euch anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für Euch passende Zeiterfassung-App entscheiden.

Weitere Anbieter für Zeiterfassungssoftware

Weitere Anbieter für Zeiterfassungssoftware und -Apps findet Ihr auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews. Dort haben wir über 15 Zeiterfassungssoftwares für kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups und Großkonzerne gelistet, wovon die meisten auch mit Zeiterfassung-Apps funktionieren. Also schaut vorbei und vergleicht die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:

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Nils Martens

Verfolgt die Software-Welt schon seit Windows 3.1 – als Slack, Google Meets und Ahrefs noch nicht existierten. Für OMR Reviews ist Nils als Redakteur mit Hype auf Technik, Internetkultur und Software unterwegs. Außerdem kümmert er sich als Freelancer um die Content Creation & das Personal Branding von CEOs auf LinkedIn. In seiner Freizeit findet ihr ihn gerne mal beim FPS-Zocken.

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