So stellt Ihr neue Mitarbeiter:innen am besten vor und erleichtert ihnen den Einstieg

Selma Sadikovic 17.02.2022

Wir erzählen Euch, was Ihr bei der Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen beachten solltet und geben Euch eine Vorlage an die Hand

Jede:r von uns war sicherlich nicht nur einmal in seinem Leben in dieser Situation: der erste Tag im neuen Job. Spannung, Aufregung und sicherlich auch ein Funken Unbehagen dominieren die ersten Stunden auf der neuen Arbeit. Komme ich zurecht? Finde ich alles? Wie sind die Kolleg:innen? Als Arbeitgeber wollt Ihr den neuen Mitarbeiter:innen natürlich den besten Start bieten und fragt Euch sicher, was Ihr tun könnt, damit diese Spannung so gering wie möglich ausfällt – oder im besten Fall sogar komplett ausbleibt.

Hier gibt es einige Tricks und Kniffe von Selma – Teamlead HR bei Snocks – bei deren Beachtung die ersten Tage der neuen Kolleg:innen zu einer tollen Erfahrung werden. Ihr erfahrt, wo und wir Ihr neue Mitarbeiter:innen vorstellt und welche HR-Tools Euch dabei unterstützen können.

Inhaltsverzeichnis

1. Bei wem sollten neue Mitarbeiter:innen vorgestellt werden?

2. Worauf kommt es bei der Vorstellung von neuen Mitarbeiter:innen an?

3. Eine Vorlage zur Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen

4. Gibt es Tools, die bei der Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen unterstützen?

5. Die wichtigsten Punkte im Schnellcheck

Bei wem sollten neue Mitarbeiter:innen vorgestellt werden?

Generell lässt sich sagen, dass jedes Teammitglied darüber informiert werden sollte, welche Neuzugänge ins Team kommen. In welcher Art und Weise dies geschieht, ist natürlich immer unterschiedlich.

Eine sehr wertschätzende Note verleiht es, wenn die neuen Teammitglieder bei der Geschäftsführung / den CEO(s) oder Foundern vorgestellt werden und diese im besten Fall auch kurz Zeit für eine Begrüßung und einen kleinen Austausch haben.

Ebenfalls solltet Ihr Euch vor dem Start darüber Gedanken machen, welche Schnittstellen die neuen Kolleg:innen haben werden – welche Kolleg:innen außerhalb des Kernteams werden hier gemeinsam arbeiten? Wer hier die Extrameile geht und diese Personen gesondert vorstellt, sammelt Pluspunkte und erleichtert den Start der “Neuen” enorm.

Worauf kommt es bei der Vorstellung von neuen Mitarbeiter:innen an?

Die Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen beginnt schon vor dem eigentlichen ersten Tag. Das gesamte Team sollte darüber informiert sein, welche Neuzugänge es im Team gibt und wann die “Neuen” starten. Ein Foto und der Name sowie der Wohnort hilft hier meistens schon in der Einordnung, vor allem wenn ein Teil der Mitarbeiter:innen remote arbeitet. Ihr erinnert Euch an eine persönliche Anekdote aus dem Vorstellungsgespräch? Her damit! Sei das persönlich bzw. virtuell in einem gemeinsamen Meeting, welches wöchentlich abgehalten wird oder schriftlich im Slack-Channel – in der Ausgestaltung des “wie” gibt es kein Richtig und kein Falsch, solange es erledigt wird. Bittet die neuen Kolleg:innen um ein Foto und um ein, zwei Facts, sodass ihr die Vorstellung direkt etwas persönlicher gestalten könnt und die Kolleg:innen ein besseres Gefühl bekommen.

Eine Vorlage zur Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen

Eine mögliche Vorstellungs-Nachricht oder E-Mail könnte so aussehen:

“Liebes Team,

schon bald ist es soweit: 

(Name) wird uns ab dem (Datum) als (Position) in (Abteilung) unterstützen. (Name) war vorher bei (alter Arbeitgeber) tätig und bringt viel Erfahrung im (Bereich der Expertise) mit. 

Der Teamlead wird (Name der Führungskraft) sein. Aktuell lebt (Name) in (Wohnort) und (falls hier persönliche Anekdote oder ein Hobby gewünscht). Wir freuen uns schon sehr auf (Name)!

Bei Fragen wendet Euch gerne direkt an HR.

Danke und liebe Grüße wünscht

(Recruiter / zukünftige Führungskraft / zuständiger HR Manager)”

Das direkte Team sollte sich zudem vor dem ersten Tag schon zumindest per Video-Call, im besten Fall natürlich bereits persönlich, gesehen haben – das schafft Nähe und eine Art “Verbundenheit”, sodass sich der Neuzugang direkt wohlfühlt. Eine feste Ansprechperson seitens HR zu haben, kann auch nicht schaden; diese sollte sich vor dem Start bereits melden und einige hilfreiche Tipps für den ersten Tag teilen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Wie komme ich am besten ins Büro? Wie ist die Parkplatzsituation?
  • Wann werde ich erwartet?
  • Muss ich etwas mitbringen?
  • Gibt es einen Dresscode?
  • Was wird in der Mittagspause gemacht?
    • Geht man essen oder sollte man sich etwas zu Essen mitnehmen?

Der erste Tag

Ihr solltet Euch am ersten Tag ausreichend Zeit für die neuen Mitarbeiter:innen nehmen, und auch Zeit einräumen, dass sich die Neuen beim Team vorstellen können. Gebt hierzu gerne direkt ein paar Ideen an die Hand. Im besten Fall ist der Arbeitsplatz vorbereitet und eine Kleinigkeit wartet dort auf das neue Talent. Wir alle wissen: der erste Eindruck zählt. Ein Blumenstrauß ist kein Muss, auch eine handgeschriebene Karte zeigt schon: “Wir freuen uns auf dich, schön dass Du da bist.”

Eine weitere Sache, die am ersten Tag nicht fehlen sollte ist simpel: ein Büro-Rundgang.

Am besten macht dies eine ausgewählte Person, bei uns "Buddy” genannt, mit den neuen Kolleg:innen:

  • Wo ist die Kaffeemaschine?
  • Wo sind die Toiletten?
  • Welches Team sitzt wo?
  • Was für Restaurants und Cafés gibt es hier in der Umgebung?

Dieser Buddy kann beim gemeinsamen Kaffee und Socializing wertvolle Insights zur Kultur am Arbeitsplatz geben: von “typischen” Büro-Gepflogenheiten bis hin zur Mittagessenszeit sind hier alle Infos gerne gesehen, die nicht direkt von HR oder der Geschäftsführung kommen.

Eine weitere Idee, die auch einen guten Employer Branding-Effekt hat und gerne von Firmen genutzt wird, ist die Bekanntmachung der neuen Beschäftigten auf den betrieblichen Social-Media-Kanälen. Ob auf LinkedIn oder Instagram – ein Foto von HR und/oder Geschäftsführung gemeinsam mit den neuen Kolleg:innen sorgt für ein tolles Gefühl der Wertschätzung. Hierfür können direkt am ersten Tag Fotos gemacht werden. Falls die neuen Kolleg:innen dies jedoch eher nicht mögen oder kamerascheu sind, sollte auf diesen Schritt selbstverständlich verzichtet werden.

Checklisten für die Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen können Euch helfen. Generell sollten alle wichtigen Schritte, die zur Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen dazu gehören, in einer Checkliste abgehakt werden, damit es zu keinen unangenehmen Situationen kommt. Diese kann beliebig erweitert oder minimiert werden. Geht gemeinsam durch – wer erledigt was? Welchen Teil trägt HR dazu bei, welchen Teil die Abteilung, in die der neue Kollege oder die neue Kollegin arbeiten wird?

Gibt es Tools, die bei der Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen unterstützen?

Ja, es gibt verschiedene HR-Tools, die Euch unterstützen können, z.B. im Hinblick auf die oben genannten Checklisten. Viele HR-Tools haben solche Checklisten bereits integriert. Dazu zählen beispielsweise die Tools Personio oder Kenjo. Auf der Softwarebewertungsplattform OMR Reviews findet Ihr zu den beiden Tools echte Nutzerbewertungen und -erfahrungen. Außerdem gibt es eine große Übersicht weiterer HR-Tools.

Die wichtigsten Punkte im Schnellcheck

Hier nochmal eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die Ihr bei der Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen beachten solltet:

Vor dem ersten Tag:

  • Führungskraft über den Starttermin informieren
  • Vorstellungs-Nachricht formulieren und absenden
  • Buddy ernennen
  • Onboarding planen
    • E-Mail-Adressen und Zugänge anlegen
    • Termineinladungen
  • Gemeinsames Mittagessen für den ersten Tag planen und Restaurant reservieren
  • Willkommensgeschenk besorgen
  • Schreibtisch vorbereiten
  • Nötiges Equipment besorgen und vorbereiten (Laptop, etc.)

Erster Tag

  • Mitarbeiter:in abholen am Empfang / begrüßen
  • Büro-Rundgang
  • Neues Equipment einrichten
  • Vorstellungsrunde im Weekly Meeting / in der Onboarding-Runde
  • Organigramm zeigen
  • Fotos machen
  • gemeinsames Mittagessen
  • Kaffee / Socializing mit Buddy

Selma Sadikovic
Autor:In
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Selma Sadikovic

Selma Sadikovic ist 27 Jahre alt und wohnt in Mannheim. Seit 2020 ist sie bei SNOCKS als Lead Human Resources – und hat das Team in einem Jahr verdoppelt. Ihr Herz schlägt für Employer Branding, Recruiting und Culture-Themen.