Contract Lifecycle Management – Das Adlerauge für deine Verträge

Hast du alle Vertragslaufzeiten deines Unternehmens im Kopf oder in Excel gespeichert? Musst du Vertragsinhalte aus verschiedenen Dokumenten kopieren, wenn du einen neuen Vertrag aufsetzt? Weißt du, welche Version des Service Level Agreements aktuell gültig ist?

Wir lassen dich aufatmen. Dein Kopf muss nicht länger Repository für all diese Details sein und auch nicht deine Word- und Excel-Sheets. Die Antwort ist: Contract Lifecycle Management (CLM). Wir erklären dir die grundlegende Definition von CLM, welche Vorteile es für dein Unternehmen bietet und welche Software-Lösungen geeignet sind.

Was ist Contract Lifecycle Management?

Das Contract Lifecycle Management (CLM) ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements, der den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags standardisiert und optimiert. Von der Erstellung von Vertragsvorlagen bis zur Vertragsbeendigung durchläuft ein Vertrag verschiedene Phasen, die durch ein effektives CLM-System automatisiert und vereinfacht werden können.

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Welche Phasen durchläuft der Contract Lifecycle?

Bild: CLM Prozess

Ein effektives Contract Lifecycle Management-System unterstützt dein Unternehmen in jeder Phase des Vertragslebenszyklus, ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Vertragsparteien und sichert ein schnelles und effizientes Vertragsmanagement. Hierbei helfen euch Software Unterstützungen, wie z.B. ContractHero Vertragsmanagement

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1. Vertragsvorlagen
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   ⁠Gutes Vertragsmanagement beginnt mit guten Vorlagen bzw. einer Vorlagenbibliothek. Diese ermöglichen die digitale Erstellung des Vertragsdokumentes auf Basis von geprüften Klauseln und Templates und sichert damit den raschen und rechtssicheren Vertragsentwurf.
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2. Vertragserstellung
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   ⁠Die nächste Phase beinhaltet die Erstellung des Vertrags, die Identifizierung der Vertragsparteien, die Festlegung der Vertragsbedingungen und die Definition von Schlüsselbegriffen und -klauseln. Durch regelbasierte Verknüpfungen innerhalb deiner CLM-Software kann der Vertrag automatisch zusammengestellt werden. Beispielsweise kann eine bestimmte Region oder Dienstleistung spezielle Klauseln oder Anhänge erfordern und diese mit dem Vertrag verknüpfen.
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3. Finale Verhandlungen und Vertragsfreigabe
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   ⁠Auf Basis der Vertragsmanagement-Software wird das Vertragsdokument durch die Genehmigungsprozesse deines Unternehmens geführt. Parallel dazu können Aktualisierungen vorgenommen werden, um mit dem Vertrag eine akzeptable Vereinbarung für alle Parteien zu treffen. Ebenso können weitere Dokumente zugeordnet und Metadaten festgelegt, sowie die Verknüpfung mit ERP- oder Office-Anwendungen ergänzt werden. 
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4. Vertragsabschluss
   ⁠
   ⁠Nach erfolgter Zustimmung und Freigabe zwischen den Vertragspartner*innen, wird das endgültige Vertragsdokument unterzeichnet. Die Signatur kann dabei elektronisch erfolgen und führt dazu, dass die Daten nahtlos am zentralen Repository aktualisiert werden. Neben der digitalen Signatur werden zumeist auch manuelle Signaturen unterstützt, mit dem Vertrag verknüpft und darauffolgende Workflows automatisiert angestoßen.
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5. Durchführung des Vertrages
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   ⁠In der nächsten Phase werden die vereinbarten Vertragsinhalte umgesetzt. Mithilfe einer vollfunktionsfähigen Vertragssoftware können in dieser Zeit Einblicke in Abweichungen, Fristen und Kennzahlen gegeben werden und damit die jeweiligen Vertragsbereiche analysieren und Risiken überwacht werden. Dazu kannst du selber festlegen, welche Daten erhoben und ausgewertet werden sollen.
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6. Vertragserfüllung
   ⁠
   ⁠Wurden die Inhalte erfüllt oder muss nachverhandelt werden? Deine Entscheidungen kannst du nun auf validierte Informationen deiner CLM-Software stützen und damit deine Vertragsbeziehungen optimal steuern. Abweichungen und Verluste die während der Vertragslaufzeit entstanden sind, wurden aufgezeichnet und stehen für zukünftige Entscheidungen und Verträge bereit bzw. fließen in dein Risikomanagement mit ein.
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7. Vertragsbeendigung
   ⁠
   ⁠In dieser letzten Phase wird der Vertrag durch eine einvernehmliche Kündigung oder Ablauf der Vertragsdauer beendet. Sämtliche Vertragsakten werden archiviert bzw. GoBD-konform gesichert (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Für wen eignet sich Contract Lifecycle Management?

Wenn du überlegst, ob Contract Lifecycle Management auch für dein Unternehmen sinnvoll sein kann, dann stell dir am besten die folgenden Fragen:

• Schließt du regelmäßig Verträge ab?
• Hast du mit deinen bestehenden Verträgen einen großen Verwaltungsaufwand?
• Bist du in komplexen oder stark regulierten Branchen tätig? Z.B. im Finanzwesen, im öffentlichen Sektor oder im Gesundheitsbereich?
• Hast du mehrere Standorte, vielleicht über mehrere Länder verteilt, und musst entsprechend große Vertragsportfolios verwalten?
• Möchtest du deine Vertragsprozesse verbessern, um Zeit und Ressourcen zu reduzieren?
• Musst du dein Risikomanagement optimieren?

Insgesamt ist CLM ein sehr nützliches Tool für alle Unternehmen, die ihre Vertragsprozesse effizienter gestalten möchten. Ganz unabhängig von der Größe oder Branche deines Unternehmens kann CLM deshalb auch für dich Verbesserungen quer durch dein Unternehmen bedeuten.

Was sind die Vorteile einer CLM-Lösung?

Bild: CLM Benefits

Ein Contract Lifecycle Management-System inkludiert viele Vorteile. Hier die wichtigsten:

• Standardisierung von Vertragsprozessen
• Automatisierung von Vertragsprozessen
• Zentralisierung von Vertragsinformationen
• Verbesserung der Vertragsverwaltung und -überwachung
• Minimierung von Vertragsrisiken
• Einhaltung von Compliance-Verpflichtungen
• Beschleunigung von Vertragsverhandlungen
• Verbesserung der Genauigkeit von Vertragsdokumenten
• Optimierung von Vertragslebenszyklen
• Reduzierung von Vertragskosten und -aufwänden
• Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation bei Vertragsverhandlungen
• Erhöhung der Transparenz und Rechenschaftspflicht bei Vertragsabschlüssen
• Erhöhung der Effizienz und Effektivität der Vertragsverwaltung im Unternehmen.

CLM-Vorteile in den jeweiligen Abteilungen deines Unternehmens

Eine CLM-Software, wie ContractHero Vertragsmanagement

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Auch deine Einkaufsabteilung wird durch das CLM-Tool unterstützt, um Risiken zu minimieren und Vertragsverhandlungen zu beschleunigen. Deine Mitarbeiter*innen im Einkauf können auf eine zentrale Datenbank von Vertragsinformationen zugreifen, die es ermöglicht, schnell sämtliche Details der Vereinbarung auszulesen und Bedingungen zu vergleichen. Außerdem kann die CLM-Lösung dabei helfen, die Einhaltung von Vertragsbedingungen zu überwachen, Verlängerungen rechtzeitig einzuleiten oder zu verhindern.

In der Finanzabteilung vereinfacht die Contract-Lifecycle die Verwaltung, indem sie den Überblick über Zahlungsbedingungen und Fristen ermöglicht. Das Finanzwesen kann somit sicherstellen, dass Zahlungen nur für vertraglich vereinbarte Leistungen geleistet werden. Ebenso unterstützt CLM in der Automatisierung und Verwaltung von Vertragsänderungen und -ergänzungen, was deinen Kolleg*innen Zeit und Ressourcen spart.

Für dein Management liefert die CLM-Lösung außerdem eine bessere Übersicht über die Vertragsverwaltung. Die Geschäftsführung kann schnell auf Vertragsinformationen zugreifen und die Einhaltung von Vertragsbedingungen überwachen. Weitere Vorteile ergeben sich aufgrund der Minimierung von Risiken und der Sicherstellung der Compliance.

Welche Tools eignen sich für das Contract Lifecycle Management?

Mit welchen Systemen können nun die vielen Vorteile auch für dein Unternehmen umgesetzt werden? In dieser Recherche möchten wir dich ebenfalls unterstützen und stellen dir 11 CLM-Softwares auf Basis der OMR Reviews in der Kategorie Contract Management vor.

Ironclad

Conga Contracts

Agiloft

SAP Ariba

Inhubber

ContractPodAi

Juro

Icertis

Gatekeeper

Concord

ContractHero Vertragsmanagement

Mithilfe der OMR Reviews kannst du mit wenigen Klicks die wichtigsten Eigenschaften der CLM-Systeme herausfinden, hochwertige Nutzerbewertungen analysieren oder auf sämtliche Hersteller-Infos zugreifen. Da gibt es viel zu entdecken und sicher wirst du fündig werden.

Passend dazu haben wir außerdem noch einige Artikel zum Thema Vertragsmanagement, die dir bei der Recherche und Entscheidungsfindung helfen können: 

• Vertragsmanagement
• Die beste Vertragsmanagement-Software

Fazit: Effizientes Contract Lifecycle Management ist digital

In sämtlichen Prozessen des Vertragsmanagements lassen sich die Vorteile durch affine CLM-Software nicht von der Hand weisen. Sie tragen dazu bei sämtliche Vertragsvorgänge im Unternehmen effizienter und effektiver zu verwalten, erhöhen die Transparenz, verbessern das Risikomanagement und die Zusammenarbeit der Vertragsparteien. Selbst während der Vertragslaufzeit, werden wichtige Indikatoren überwacht und dokumentiert. 

Anstatt also über mehrere Systeme und Datensilos hinweg an deinen Verträgen zu basteln, kannst du mit einem CLM-System dem manuellen Vertragsmartyrium ein Ende setzen.