Effiziente Prozesse mit Vertragsmanagement-Software: So sorgst du für weniger Papierchaos

Wie war das noch mal mit dem Kleingedruckten im Mietvertrag der Zweigstelle und bis wann galt eigentlich der Leasingvertrag für den Dienstwagen? Im beruflichen Kontext führen Verträge nicht selten zu Papierberge und Bürokratie-Chaos. 

Egal, ob in der Rechtsabteilung, Buchhaltung oder im Kundenservice – Firmen müssen zwangsläufig Verträge mit Partnern, Lieferanten, Kund*innen etc. schließen, um gewisse Handlungsabläufe zu gewährleisten. Doch wo solltest du die Dokumente möglichst einfach ablegen, sodass deine Teams schnell darauf zugreifen können? 

Stichwort hier ist die oft geforderte Digitalisierung. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Probleme im Vertragsmanagement lauern. Außerdem gibt’s Best Practices und Tipps für digitale Tools, mit denen du Prozesse des Vertragsmanagements effizienter und simpler gestalten kannst.

Wer Vertragsmanagement braucht und welche Software dafür sinnvoll ist

Es gibt Verträge, die alle Firmen unbedingt schließen müssen: Mietverträge, Gesellschafter- oder Kooperationsverträge. Contract Management und die damit verbundenen Prozesse gehen also alle etwas an. Speziell für einzelne Teams kommen dann noch bestimmte Vertragstypen on top:

Vertragsmanagement betrifft also alle, angefangen bei der Geschäftsführung und aufgehört bei einzelnen Departments, die tagtäglich mit Verträgen hantieren müssen. 

Typische Schritte im Prozess Vertragsmanagement

Um zu sehen, wobei dir eine Software unter die Arme greifen kann, solltest du die Abfolge herkömmlichen Vertragsmanagements kennen. Natürlich gibt es bereits Firmen, die vorbildlich mit den Prozessen der Contract-Verwaltung umgehen. Allerdings dümpeln immer noch viele, insbesondere mittelständische Unternehmen, zwischen Zettelwirtschaft und Archiven in Lagerräumen herum. Generell lassen sich folgende Schritte auf alle Vertragstypen übertragen.

• Du erarbeitest den Vertragsinhalt zusammen mit der anderen Partei.
• Ihr verhandelt über genaue Klauseln und Ausnahmeregelungen (Contract-Lifecycle: Leistungen, Kosten, Fristen, Bedingungen etc.).
• Der Vertrag dient euch als Dokumentation der Übereinkunft. Beide Seiten unterschreiben.
• Der Gegenstand des Vertrags wird wirksam. Nun wird konstant von beiden Seiten überwacht, ob ihr die Konditionen einhaltet.
• Ihr legt beide Seiten den Vertrag ab und archiviert ihn anschließend.
• Nach Ablauf der Vertragslaufzeit könnt ihr den Vertrag neu verhandeln und verlängern. Das heißt, wenn er nicht schon vorher von einer Partei aufgelöst wurde.

Fehler und Risiken schlechter Vertragsverwaltung

Allgemein kannst du an diesen Schritten nicht viel vereinfachen. Wenn du einen Vertrag planst, erarbeitest und nachverhandelst, kommt es immer auf den Einzelfall und die Parteien an. Während manche Firmen bereits digitales Contract Management durchführen, beharren andere Unternehmen immer noch auf die analoge Herangehensweise: Tendiert deine Firma immer zu ausgedruckter Form und Postweg, sind alle Phasen ab Vertragsschluss fehleranfällig. 

• Papierdokumente sind nicht umweltfreundlich und verursachen Arbeit beim Drucken und Scannen. 
• Das Hin- und Herschicken mit der Post führt zu mehr Kosten und längeren Wartezeiten. Außerdem können Schriftstücke verloren gehen.
• Die Lagerung in physischen Archiven erfordert Platz und Personalkapazitäten.

Gut, viele Unternehmen setzen aber inzwischen auf die elektronische Verwaltung ihrer Verträge. Doch auch hierbei kann es zu Mehrarbeit und Ineffizienz kommen: 

• Verträge müssen unterschrieben werden, um gültig zu sein. Das heißt, wenn es dir technisch nicht möglich ist, musst du wieder alles ausdrucken und einscannen.
• Selbst eine digitale Ablage kann umständlich sein, wenn niemand weiß, bei welcher Ansprechperson Verträge gespeichert sind. 
• Dementsprechend kann es lange dauern (bis zu durchschnittlich 18 Minuten), bis dir bestehende Verträge vorliegen.
• Es ist schwierig, den Überblick von individuellen Vertragsbestimmungen zu behalten. 
• Daten aus online abgelegten Verträgen müssen ggf. händisch aus Excel-Tabellen übernommen werden, damit du diese in deiner Datenbank für weitere Aktivitäten nutzen kannst.
• Du kannst nicht immer sicherstellen, dass alle Beteiligten DSGVO-konform mit sensiblen Daten umgehen bzw. beeinflussen, wer Einsicht in die Dokumente hat.
• Bei Vertragsänderungen muss der gesamte Prozess erneut ablaufen.
• Du kannst deine Prozesse in der Vertragsverwaltung kaum bis gar nicht messen, um sie zu optimieren.
• Fristen oder das Auslaufen eines Vertrags könnten untergehen, wenn das niemand aus dem Team auf dem Schirm hat.

Das sind nun viele Einzelschritte, bei denen etwas schiefgehen kann. Und was in manchen Punkten einfach nur ein unnötiger Zeitfresser ist, kann eben auch zu größeren Schwierigkeiten wie einem Datenleck oder rechtlichen Problem führen. Zum Glück gibt es eine All-in-one-Lösung für all diese Schwächen und Unannehmlichkeiten. Und zwar eine Software für digitales Vertragsmanagement. 

Das solltest du für ein erfolgreiches Vertragsmanagement beachten

Ein Vertragsschluss kann fehleranfällig sein; so weit, so gut. Kommen wir nun also zu den Vermeidungsstrategien: Mithilfe einiger Best Practices kannst du nämlich für ein effektives und günstiges Vertragsmanagement in deinem Business sorgen:

• Alle Verträge sollten nicht lokal bei deinen Mitarbeitenden, sondern in einer Cloud angelegt sein. So können immer alle Berechtigten ortsunabhängig auf sie zugreifen. Dafür ist eine Vertragsverwaltung nötig, bei der du einzelne Berechtigungen vergeben kannst. So sind nicht alle Verträge für alle zugänglich – äußerst datenschutzkonform. 

• Durch eine intelligente Suchfunktion findest du dringend benötigte Verträge schnell und ohne großen Aufwand. In einer Detailansicht kannst du dann Informationen ändern, hinzufügen oder löschen. 

• Um künftige Strategieentscheidungen basierend auf Vertragsdaten besser zu treffen, bietet es sich an, Daten regelmäßig zu tracken und zu analysieren. Nur dann kannst du bewerten, ob bestehende Prozesse des Vertragsmanagements (immer noch) sinnvoll, profitabel und rechtskräftig (Compliance) sind. 

• Automatische Erinnerungen sind zudem äußerst hilfreich, um wichtige Deadlines nicht zu verpassen und keine To-dos zu vergessen. Fristen oder ausgemachte Vertragsänderungen solltest du nicht manuell in deinen Kalender eintragen müssen.

• Nur in wirklichen Ausnahmefällen solltest du Verträge ausdrucken und physisch archivieren. Im Grunde sind dies Dokumente wie Testamente, Urkunden und Kündigungen, die ebenfalls nicht elektronisch unterschrieben werden dürfen. Verträge werden generell mit einer E-Signatur gültig. 

Diese Software unterstützt dich im Prozess des Vertragsmanagements

Am besten wäre es doch, auf alle Verträge gebündelt über eine Single-Source-of-Truth zugreifen zu können. Und genau so eine zentrale Vertragsverwaltung bietet das Tool ContractHero Vertragsmanagement. Die Server des Software-Anbieters (ISO27001-zertifiziert) stehen in Deutschland. Also kannst du dich auf eine DSGVO-konforme Verarbeitung der Vertragsdaten sowie eine generell sichere Infrastruktur verlassen. Auf OMR Reviews ist die Software schon länger mit dem Badge Top-Rated ausgezeichnet und sogar der Leader der Kategorie Vertragsmanagement.

Über eine intuitive Benutzeroberfläche kannst du allen oben gezeigten Problemen aus dem Weg gehen und die Tipps für deine Prozessverwaltung digital umsetzen:

• Digitale Vertragsverwaltung & Vertragserstellung: Nutze die Drag-and-drop-Funktion sowie den E-Mail- und Excel-Export
• Feldbaukasten: Erstelle eigene Felder und Ordner für eine individuelle Nutzung
• Intelligente Suchfunktion: Finde Verträge und ihre Infos schneller mithilfe von KI
• Datenexport einzelner Verträge: Exportiere die Details für eine weitere Verarbeitung (z. B. bei Excel)
• Rollenmanagement: Vergib unterschiedliche Berechtigungen innerhalb deiner Teams, damit sensible Daten besser geschützt sind
• Dashboards für die automatische Vertragsanalyse: Erhalte Einblicke in alle Statistiken, um dein Vertragsmanagement stetig zu optimieren
• Fristen und automatische Erinnerungen: Behalte alle zeitkritischen Tasks, Deadlines und Vertragsverlängerungen im Blick
• Digitale Signatur: Vermeide Zettelwirtschaft und postalische Kommunikation durch E-Signaturen

Um nähere Informationen zur Handhabe des Tools zu erhalten, kannst du dir Tutorials wie dieses auf YouTube ansehen. 

ContractHero kann alle Vertragsarten abdecken, richtet sich aber speziell an mittelständische B2B-Unternehmen in der DACH-Region mit 200 bis 1.000 Mitarbeitenden. Wenn du dich etwas mehr mit der Zielgruppe beschäftigen willst, gibt es einige Erfolgsgeschichten von ContractHero, die du lesen solltest.

Da du mit der Software sämtliche Verträge digitalisierst, kannst du nachhaltig wachsen und zugleich agiler werden. Zum einen ersparst du deinem Team lästige Archiv- und Sucharbeit, zum anderen bietest du deinen Kund*innen einen effizienten Service. Beides führt dann wiederum zu Umsatz- und Effizienzsteigerung.

Fazit: So verbesserst du deine Prozesse im Vertragsmanagement 

Du siehst also, Digitalisierung mag zwar in deutschen Unternehmen schon hier und da angekommen sein. Aber einen wirklichen Impact hat es, wenn du konsequent alle Verträge digitalisierst und online beispielsweise über ContractHero verwaltest. Das betrifft inzwischen nicht mehr nur Ämter, sondern im Grunde jedes Unternehmen.

Wenn du alles virtuell abgelegt hast, kannst du es mit ContractHero in Sekundenschnelle durch eine KI-gestützte Suche wiederfinden und nachbearbeiten. Mithilfe des Rollenmanagements entscheidest du, wer was sehen darf und durch die Fristenerinnerung entgeht dir kein potenzieller Folgeauftrag. Du kannst wirklich alle Best Practices einfach und praktisch mit dem Tool umsetzen und den Prozess Vertragsmanagement optimieren.

Papierberge oder private E-Mail-Accounts voller Verträge gehören schon längst der Vergangenheit an. Ebenso wie die Risiken schlechter Contract-Verwaltung. Verwaltungsprozesse wie Übereinkünfte in sämtlichen Branchen vertragen sich nämlich gut mit Automation, KI und Digitalisierung. Sei also mit einem digitalen Vertragsmanagement Held*in der Contracts.